高等院校檔案管理信息化建設(shè)研究
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摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸融入到日常工作和生活中，并給工作和生活帶來(lái)了天翻地覆的變化。對(duì)于高校檔案管理來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)的應(yīng)用使管理工作更加準(zhǔn)確完整、高效有序，同時(shí)對(duì)于檔案資源價(jià)值的開(kāi)發(fā)、利用起到了很大的促進(jìn)作用。本文將針對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行深入探討，并對(duì)高校檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題提出合理的改善措施，從而促進(jìn)高校檔案管理的信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞：高等院校；檔案管理；信息化建設(shè)；緊迫性
高校在開(kāi)展各項(xiàng)事業(yè)和擴(kuò)大招生規(guī)模的同時(shí)，檔案的數(shù)量、類別和載體在逐年增長(zhǎng)，高校檔案利用范圍越來(lái)越大，服務(wù)對(duì)象越來(lái)越廣泛，與之相應(yīng)的檔案管理工作的要求也在逐漸提高，加強(qiáng)高校檔案管理工作的信息化建設(shè)至關(guān)重要。隨著信息社會(huì)的不斷發(fā)展,信息化技術(shù)正逐步滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域,然而現(xiàn)階段高校檔案管理工作明顯滯后于檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)需求。新時(shí)期如何加快檔案工作的信息化進(jìn)程、推進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,成為高校檔案工作面臨的一項(xiàng)重要課題。
一、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏重視隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理的作用愈發(fā)顯著。但很多高校一直將學(xué)校建設(shè)的重點(diǎn)放在提升教學(xué)質(zhì)量上，將管理的重心投入到各項(xiàng)科研工作當(dāng)中，并未充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的重要性。由于對(duì)檔案管理的重視不夠，從而忽略了學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展。檔案管理工作作為高校管理的重要內(nèi)容，對(duì)推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作意義重大。目前，雖然很多高校在檔案管理過(guò)程中已經(jīng)開(kāi)展了信息化建設(shè)，但由于對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中投入的各項(xiàng)資源較少，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度較為緩慢。
（二）信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持高校檔案管理工作在投入建設(shè)的過(guò)程中，不僅需要管理人員的重視，還需要先進(jìn)的硬件設(shè)備以及軟件系統(tǒng)的共同支撐，但這必須有足夠的資金投入，才能夠促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的完成。相對(duì)來(lái)說(shuō)，高校資金較為緊張，因而檔案管理的人力、物力、財(cái)力投入欠缺，計(jì)算機(jī)硬件、軟件設(shè)施薄弱，檔案管理數(shù)字信息化的軟、硬件系統(tǒng)更新升級(jí)緩慢，維護(hù)不及時(shí)，導(dǎo)致檔案管理信息化程度不夠，檔案管理的現(xiàn)代化程度不高，影響了檔案管理的信息化進(jìn)程。這是很多高校的檔案管理信息化效率低的直接影響因素。
（三）高校檔案管理人員整體素質(zhì)較低為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的管理水平，通過(guò)對(duì)檔案管理理論的學(xué)習(xí)和先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，從而更加熟練地對(duì)高校的檔案資源進(jìn)行有效地管理和整合，形成清晰的管理體系。但就目前高校的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，普遍存在知識(shí)儲(chǔ)備低下，管理水平較弱的現(xiàn)象。由于檔案管理人員能力的限制，導(dǎo)致高校的檔案管理工作無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)，從而影響了高校檔案管理的信息化和專業(yè)化的開(kāi)展。
二、完善高校檔案管理信息化的措施
（一）加強(qiáng)重視，完善高校檔案管理制度為了更好地實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化管理，確保檔案信息化工作健康全面發(fā)展，應(yīng)在在思想上給予重視，改變陳舊的檔案管理理念，明確信息化管理的重要性和必要性，制定符合高校檔案發(fā)展的有效措施和管理制度，完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案的規(guī)范化管理。如果管理層在思想上缺乏對(duì)檔案管理的重視，那么在制定管理措施時(shí)，就會(huì)缺乏系統(tǒng)性或者不能從根本上提出相關(guān)的管理措施，無(wú)法對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的作用。應(yīng)根據(jù)檔案管理的新要求結(jié)合新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，研究制定結(jié)合高校現(xiàn)代化檔案管理模式，運(yùn)用新方法、新途徑把檔案信息化管理工作列入高校檔案管理的重要議事日程。
（二）培養(yǎng)高校檔案管理人才為提高高校檔案管理信息化管理水平，應(yīng)要求檔案管理人員不斷提升專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。首先定期定向開(kāi)展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)能力，培養(yǎng)出能夠適應(yīng)崗位需求的實(shí)踐性人才。其次，定期開(kāi)展理論學(xué)習(xí)培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員先進(jìn)的檔案管理理念與科學(xué)的管理方法。再次，定期開(kāi)展職業(yè)素養(yǎng)、道德法規(guī)等方面的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的高效服務(wù)意識(shí)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。最后，通過(guò)開(kāi)展專題展覽和宣傳教育，增強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性和責(zé)任性的認(rèn)識(shí)，擴(kuò)大檔案在高校的影響力。加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)，打造一支數(shù)字信息化檔案管理人才隊(duì)伍，使檔案管理工作更好地為學(xué)生及社會(huì)服務(wù)。
（三）完善軟硬件設(shè)施高校檔案管理信息化建設(shè)需要資金支持。首先，需依托計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)等構(gòu)建一個(gè)多元信息傳播、存儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)備，為檔案管理信息化工作的有效進(jìn)行提供保障。其次，提高檔案管理工作的效率，需要完善、先進(jìn)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)施，定期更新計(jì)算機(jī)設(shè)備，更新優(yōu)化檔案管理信息設(shè)備，定期對(duì)檔案管理信息化軟件進(jìn)行升級(jí)，構(gòu)建符合數(shù)字化信息化時(shí)代要求的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。再次，重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。現(xiàn)代的檔案形式多以電子檔案為主，要想對(duì)其充分利用就必須統(tǒng)一高校各個(gè)部門(mén)之間的檔案存儲(chǔ)模式，進(jìn)行各部門(mén)的對(duì)接，通過(guò)流暢快捷的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，保證檔案?jìng)鬏斉c保存的順利，從而對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理。最后，建立符合高校規(guī)劃?rùn)n案管理需要的數(shù)據(jù)庫(kù)，與其他部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行對(duì)接，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用使檔案管理工作便捷有效，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。隨著時(shí)代的進(jìn)步、科技的發(fā)展，信息化技術(shù)應(yīng)用于各行各業(yè)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速崛起帶動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展，微信、微博、網(wǎng)站、App等互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)為高校檔案的信息化管理提供了更好的途徑。通過(guò)線上、線下相結(jié)合的管理模式，使檔案管理工作能夠符合時(shí)展的需求，利用在線預(yù)約和查詢的方式降低檔案管理的管理成本，從而實(shí)現(xiàn)平臺(tái)和個(gè)人相互連接的便捷程度，增強(qiáng)用戶的體驗(yàn)感，使高校的檔案管理信息化工作更好地為社會(huì)服務(wù)。高校檔案是高校發(fā)展、改革過(guò)程中重要組成部分，承載著高校成長(zhǎng)與發(fā)展的歷史軌跡。結(jié)合高校實(shí)際情況，高校檔案管理工作必須根據(jù)時(shí)代要求不斷提升管理水平，全面發(fā)揮檔案管理信息化的作用。新時(shí)期對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，因此加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)至關(guān)重要。應(yīng)加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案資源在高校建設(shè)與發(fā)展中不可替代的作用。
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作者：張紅 單位：西安建筑科技大學(xué)檔案館