高校知識管理論文

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一、知識管理背景下高校檔案館功能拓展的表現(xiàn)

1.1檔案館由檔案信息的收集者轉變?yōu)橹R的加工者

高校檔案館在知識管理的過程中只能作為知識產(chǎn)品的創(chuàng)造者與提供者，它不直接參與知識的形成，但卻對知識賦有收集與加工的權限。知識管理所要遵循的三個原則，首先是知識積累的原則，知識積累是實施知識的管理基礎。與檔案價值發(fā)揮作用的方式相同，知識同樣是以群體形式發(fā)揮作用的，而知識群體的形成則需要通過積累的方式實現(xiàn)。高校檔案館在知識積累層面具有十分豐富的經(jīng)驗，這是因為作為高校檔案信息資源的保管場所，其主要職責是對高校每年形成各類檔案材料的歸檔、整理與服務。歸檔環(huán)節(jié)是檔案管理工作的初始環(huán)節(jié)，也是對檔案信息資源這種知識資源進行收集與積累的肇始環(huán)節(jié)。在檔案收集過程中，檔案館能夠區(qū)分入館檔案價值的大小，并依據(jù)規(guī)范的檔案整理標準對檔案進行分類、整理與裝訂。但是，知識的收集只是高校檔案館形式上的知識積累，由信息轉換為可供共享與利用的知識，則需要檔案館對歸檔的檔案信息資源進行加工，即在質(zhì)的層面對檔案信息資源進行優(yōu)化組合，使檔案館所提供的知識資源能夠以主體最為受用的方式被獲取和把握，這樣高校檔案館知識積累的功能才能實現(xiàn)。同時，高校檔案館的知識積累可以跳出高校自主形成知識資源范疇，從社會其他相關組織機構或個人征集、交換、共享相關知識，并將其轉化為可供高校自主使用的知識類型。

1.2檔案館由檔案信息的保管者轉變?yōu)橹R的分享者

知識管理所要遵循的第二個原則是共享原則，知識共享，是指一個組織內(nèi)部的信息和知識要盡可能公開，使組織中的每一個成員都能接觸和組織所收集整理的知識和信息。傳統(tǒng)高校檔案館對檔案信息資源普遍采取集中保管，內(nèi)部共享的管理策略，保管要高于利用。檔案館的這種功能定位一方面順應了當時我國各級各類檔案館管理的基本要求，另一方面出于保護館藏的目的。但從目前高校檔案館的發(fā)展來看，這種功能定位顯然效果不太理想。作為優(yōu)質(zhì)檔案信息資源的保管者，特別是一個組織內(nèi)部知識的積累者，知識在指內(nèi)部的流動與共享才是知識積累的最終目的，雖然當前高校檔案館注重對檔案信息服務內(nèi)容與質(zhì)量的考察，但僅僅局限在高校內(nèi)部的知識流動是無法真正發(fā)揮知識的價值的。現(xiàn)代高等學校是集教育和科研服務為一體的公共型機構，知識的外溢性儼然成為高校檔案信息資源的社會共享所無法避免的趨勢。因此，知識管理背景下，高校檔案館要轉型為知識的分享者，在合理合法的框架下，改變傳統(tǒng)重保管輕利用、重內(nèi)部輕社會的功能定位，這樣才能充分發(fā)揮高校檔案館的知識積累與服務的功能，并最終被社會公眾所重視。

1.3檔案館由檔案信息的維護者轉變?yōu)橹R的服務者

知識管理所要遵循的第三個原則是交流原則，知識交流，是指一個組織內(nèi)部的知識是在不同成員之間流動的，知識通過成員之間流動，產(chǎn)生知識交流過程中的群動效應，進而引發(fā)知識內(nèi)容與價值的提升。知識交流是使知識體現(xiàn)其價值的關鍵環(huán)節(jié)，它在知識管理的三個原則中處于最高層次。知識管理背景下高校檔案工作價值觀要更具開放性、外溢性和全能性。所謂開放性是指高校要打破現(xiàn)有的封閉式信息交流方式，在社會知識合理流動的前提下，走開放型管理與服務路線。一方面通過擴大高校內(nèi)部工作與檔案信息資源的交流，拓寬檔案館館藏范疇，另一方面進一步推廣高校知識資源，廣開門路，在社會層面尋求知識的需求者與接受者。所謂外溢性主要指高校檔案館要樹立一種“學術順差”的資源交流思想，即通過高校優(yōu)質(zhì)知識資源的社會共享，實現(xiàn)與社會知識資源的交換，進一步充實與完善高校知識資源庫，達到知識互補的效果。所謂全能性是指高校檔案館在知識管理流程中所承擔的職責是全方面，即檔案館不再單純的是檔案信息資源的維護者，更是建立在以共享與交流基礎上的檔案信息知識的服務者。

二、知識管理背景下高校檔案館未來發(fā)展思路

2.1以知識組織與加工帶動高校檔案館的社會影響力

對檔案館所蘊含的知識的組織與加工是高校檔案館未來尋求服務創(chuàng)新的必然選擇，也是高校檔案館向社會知識文化服務功能定位的基礎性環(huán)節(jié)，高校社會影響力不僅表現(xiàn)在高校中整體所反映出的人文氣息，還表現(xiàn)在高校為社會實踐發(fā)展所提供的各種知識服務。知識管理背景下高校檔案館功能定位需要建立在傳統(tǒng)高校檔案管理經(jīng)驗基礎上進行功能的拓展，這種功能的拓展并不影響檔案信息資源保管的集中性與安全性，反而能夠使更多的優(yōu)質(zhì)知識資源通過檔案館的知識組織與加工成為社會實踐活動所依賴的知識資源，進而實現(xiàn)檔案館的社會服務功能。為了擺脫傳統(tǒng)的對高校檔案館的教學輔助型機構的定位，尋求高校內(nèi)部的認同和社會組織或個人的關注，高校檔案館要切實圍繞知識管理理念與方法，以優(yōu)質(zhì)高校檔案信息資源為基礎，通過科學的知識組織與加工方法，為高校內(nèi)部和社會公眾提供合適的知識和知識群。以此提升高校檔案館的社會影響力。如哈佛檔案館充分利用其館所藏的優(yōu)秀教師授課視頻，通過專業(yè)性視頻加工與網(wǎng)絡維護平臺，創(chuàng)建了國際上首個教學視頻資源共享平臺，該資源庫以免費獲取的方式將優(yōu)秀教學檔案資源向社會公眾開放，獲得了國內(nèi)外學術界的普遍好評。

2.2以知識的系統(tǒng)化增加高校在知識經(jīng)濟時代的競爭力

大多數(shù)現(xiàn)代型高等學校的學科、專業(yè)分類界限明晰，研究內(nèi)容相對獨立，這造成了歸入到檔案館的優(yōu)質(zhì)檔案知識資源呈現(xiàn)出相對分散的特點。這種分散性一方面增加了高校檔案館知識組織與加工的難度，使知識資源難以統(tǒng)一、規(guī)范；另一方面知識的不系統(tǒng)性使檔案館很難納入到社會知識體系。未來高?？沙掷m(xù)發(fā)展不僅需要高校在學術科研領域尋求創(chuàng)新、尋求協(xié)同合作，更需要高校依托相對完整的科學知識群或學科知識鏈在高?？蒲懈偁幹斜３謨?yōu)勢。因此，知識的系統(tǒng)化、完整化與規(guī)范化成為今后高校檔案館在知識管理過程中需要特別關注。高校檔案館作為高校內(nèi)部的知識產(chǎn)品開發(fā)與供應者，需要清楚地了解自己有什么樣的知識和需要什么樣的知識，學會區(qū)分館藏檔案體系的優(yōu)劣勢；善于區(qū)分不同知識元素與知識需求者，使知識能夠傳遞給那些日常工作中只適合需要這些知識的人；不斷地組織與加工新的知識產(chǎn)品，并使高校內(nèi)部與社會公眾能夠準確地獲取它們；對可靠的、有生命力的知識的引入進行控制；對高校知識資源的知識產(chǎn)權進行定期的檢測和合法化等，并最終實現(xiàn)以知識的系統(tǒng)性帶動高校內(nèi)部的學習氛圍，以知識的規(guī)范性提升高校的社會競爭力。

2.3以知識的共享建立高校與社會之間的知識平臺

經(jīng)過組織與加工的知識產(chǎn)品需要相對穩(wěn)定的展示平臺或互動平臺進行傳播與交流。為了提高高校知識產(chǎn)品的社會轉化效率，最大限度的實現(xiàn)知識的價值，高校檔案館可以與社會專業(yè)化組織合作構建知識共享與服務平臺，使之成為高校知識產(chǎn)品組織、加工、展示、傳播與交流的媒介。筆者認為社會知識平臺應由三個層次構成：其一，高校檔案館個體層次；其二，高校與高校之間合作層次；其三，高校群與高校群之間的協(xié)同層次。檔案館個體層次的知識平臺是高校知識傳播與交流的基礎，也是高校開展知識管理，保持組織平穩(wěn)發(fā)展與創(chuàng)新的工具；高校與高校之間知識共享平臺側重高校間的協(xié)同合作創(chuàng)新，目的在于調(diào)配不同高校之間的知識資源分配關系，發(fā)揮高校之間知識共享與交流的便捷特點，實現(xiàn)高校之間知識的互惠互利；高校群與高校群之間知識平臺是未來社會知識平臺的主要層次，高校群知識平臺的建構一方面通過不同高校同一學科知識的整合，發(fā)揮學科的整體優(yōu)勢；另一方面為高?？茖W交流與成果評價提供平臺，有助于知識的合理流動與科學的監(jiān)管。如我國多部門聯(lián)合提出了高等學校創(chuàng)新能力提升計劃（即2011計劃），高校之間、高校與社會科研機構之間紛紛達成協(xié)同關系，創(chuàng)建了科技、人文協(xié)同創(chuàng)新中心，每個中心都配備有檔案信息管理與知識服務平臺，該平臺的功能與作用與筆者提出的社會知識平臺十分相似，且已開始發(fā)揮效用。

三、結語

高校檔案館作為社會優(yōu)質(zhì)知識資源的擁有者不能停留在傳統(tǒng)的檔案管理思維中，固步自封，而要順應當下社會組織管理的趨勢，在創(chuàng)新中求生存，在生存中尋求發(fā)展。知識管理理念對高校檔案工作僅僅起到轉變觀念、更新管理思維的作用，在現(xiàn)實的管理活動中，高校檔案館仍要立足于館藏知識資源基礎上，有步驟、有選擇的完成職能的轉型與功能的拓展。只有這樣高校檔案館的未來才會絢麗多彩，高校檔案館的發(fā)展才能得以延續(xù)。

作者：姜媛 單位：天津科技大學應用文理學院