物資采購(gòu)內(nèi)部控制管理探思

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摘要：在我國(guó)綜合國(guó)力不斷提升，經(jīng)濟(jì)實(shí)力飛速發(fā)展的大趨勢(shì)中，國(guó)內(nèi)企業(yè)也應(yīng)順應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷提升企業(yè)生產(chǎn)水平，擴(kuò)大企業(yè)外部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，制定規(guī)范的管理制度，貫徹企業(yè)目標(biāo)，構(gòu)建優(yōu)良的企業(yè)文化，減少成本開支，避免企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)最大利潤(rùn)。物資采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的基礎(chǔ)，它不僅是企業(yè)的“實(shí)物流”和“資金流”的重要組成部分，還與企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中的活動(dòng)密切聯(lián)系。企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展中常常需要進(jìn)行物資采購(gòu)這項(xiàng)業(yè)務(wù)，該環(huán)節(jié)不僅交易金額龐大，涉及的管理工作也十分繁多，在物資采購(gòu)中常常會(huì)出現(xiàn)管理漏洞的現(xiàn)象，這不但影響了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理，而且還提高了企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有消極作用。內(nèi)部控制作為企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)管理水平和預(yù)防經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)環(huán)節(jié)中的內(nèi)部控制，對(duì)物資采購(gòu)內(nèi)部控制進(jìn)行精細(xì)化的管理能夠有效地降低物資采購(gòu)中所出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促使企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu)；內(nèi)部控制；精細(xì)化管理

內(nèi)部控制作為確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展和預(yù)防企業(yè)發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)的重要機(jī)制，同樣也是企業(yè)管理的重要組成部分。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的過(guò)程中對(duì)物資采購(gòu)這一重要環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部控制，能夠有效地降低采購(gòu)成本，提高企業(yè)盈利水平，避免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。內(nèi)部控制能夠從內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督五個(gè)要素對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)這一項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行精細(xì)化管理與控制，使物資采購(gòu)這一環(huán)節(jié)更加結(jié)構(gòu)化，從而為企業(yè)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

一、企業(yè)物資采購(gòu)特點(diǎn)

（一）物資需求多樣化

由于各種企業(yè)的生產(chǎn)與制造方法的多樣化，市場(chǎng)對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量也愈來(lái)愈嚴(yán)格，物資采購(gòu)作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的起點(diǎn)與基礎(chǔ)，企業(yè)需要根據(jù)自身的發(fā)展與市場(chǎng)前景進(jìn)行物資采購(gòu)，但由于生產(chǎn)工藝方法和市場(chǎng)需求的不同，使企業(yè)在采購(gòu)基礎(chǔ)物資時(shí)，也面臨著多樣化的選擇。（二）物資需求量大，管理難度高隨著企業(yè)實(shí)力不斷擴(kuò)大和發(fā)展，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)制造能力的要求也越來(lái)越高，為順應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)能力的提高和市場(chǎng)需求，企業(yè)所需采購(gòu)的物資便日益增多。物資采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及了產(chǎn)品需求，供應(yīng)商選定，確定采購(gòu)計(jì)劃，制定采購(gòu)方式，采購(gòu)驗(yàn)收，采購(gòu)付款等多個(gè)環(huán)節(jié)，物資量的增多便會(huì)增加管理難度，使物資管理變的更加復(fù)雜。

（三）采購(gòu)方式多樣化

由于企業(yè)各部門的需求不同，企業(yè)在采購(gòu)物資時(shí)常需要將集中采購(gòu)與分散采購(gòu)相結(jié)合的方式進(jìn)行采購(gòu)。在需求量大，金額較多的情況下使用集中采購(gòu)；需求量較小，金額較少使用分散采購(gòu)。

二、企業(yè)在物資采購(gòu)中常出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）采購(gòu)計(jì)劃不當(dāng)

企業(yè)物資采購(gòu)部門人員在采購(gòu)物資時(shí)，沒(méi)有制定嚴(yán)格規(guī)范的計(jì)劃與方案，使得采購(gòu)環(huán)節(jié)盲目且隨意，物資管理人員往往忽略了“先利庫(kù)，后進(jìn)料”的原則，導(dǎo)致企業(yè)物資庫(kù)存超儲(chǔ)或物資量無(wú)法滿足生產(chǎn)需求等現(xiàn)象，占用大量的企業(yè)現(xiàn)金流占比。

（二）管理人員內(nèi)部控制意識(shí)薄弱

國(guó)資委聯(lián)合財(cái)政部制定頒發(fā)了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《關(guān)于加快構(gòu)建中央企業(yè)內(nèi)部控體系有關(guān)事項(xiàng)的通知》等相關(guān)建設(shè)內(nèi)控規(guī)范體系的要求。但在企業(yè)實(shí)際發(fā)展與生產(chǎn)的過(guò)程中，大部分的企業(yè)管理人員很少能夠意識(shí)到內(nèi)控制度的建立與實(shí)施對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義，在實(shí)際的行動(dòng)上未能遵循內(nèi)部控制要求進(jìn)行執(zhí)行，使得內(nèi)控制度變得形式化，沒(méi)有形成正確規(guī)范的內(nèi)控管理理念，導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法在物資采購(gòu)這一環(huán)節(jié)實(shí)施全員化、全過(guò)程、全方位的管理，采購(gòu)人員的職業(yè)素養(yǎng)未能得到良好的提升，在采購(gòu)過(guò)程中便會(huì)出現(xiàn)徇私舞弊，采購(gòu)行為不端正等，加劇企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）供應(yīng)商的選擇不合理

企業(yè)在選擇物資供應(yīng)商時(shí)沒(méi)有制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，往往只看重供應(yīng)商所提供的物資是否符合企業(yè)所生產(chǎn)產(chǎn)品的需求和供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照與稅務(wù)登記證，忽視供應(yīng)商的企業(yè)規(guī)模和經(jīng)營(yíng)時(shí)長(zhǎng)，對(duì)是否能夠長(zhǎng)期合作與供應(yīng)商的物流運(yùn)輸能力沒(méi)有明確要求，沒(méi)有評(píng)估供應(yīng)商的資信情況，常常導(dǎo)致企業(yè)在采購(gòu)物資時(shí)與家庭式作坊的小規(guī)模廠家合作，使所采購(gòu)的物資質(zhì)量無(wú)法得到保障，采購(gòu)成本高昂。

（四）物資采購(gòu)不按規(guī)定招標(biāo)或招標(biāo)采購(gòu)不規(guī)范

企業(yè)在采購(gòu)大宗材料時(shí)常采用招標(biāo)采購(gòu)的方式進(jìn)行采購(gòu)，個(gè)別企業(yè)常會(huì)以生產(chǎn)急需等借口采用議標(biāo)采購(gòu)的方式來(lái)規(guī)避招標(biāo)。除此之外，企業(yè)為獲取某種利益，以自由競(jìng)爭(zhēng)為借口使資質(zhì)不全的潛在投標(biāo)人借用他人資質(zhì)或用他人名義參與投標(biāo)，從而出現(xiàn)“串標(biāo)”、“圍標(biāo)”等惡劣現(xiàn)象，擾亂了招標(biāo)市場(chǎng)的秩序，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)構(gòu)成風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)在生產(chǎn)制造的過(guò)程中也會(huì)存在安全隱患。

（五）物資驗(yàn)收管理制度不健全

由于企業(yè)生產(chǎn)制造過(guò)程中所需物資量龐大且多樣化，因此物資驗(yàn)收管理工作的難度也將隨之增大。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程中常常重點(diǎn)關(guān)注生產(chǎn)效率和經(jīng)濟(jì)收益等直接因素，忽視了物資驗(yàn)收的重要性，未能建立正確規(guī)范的物資驗(yàn)收管理制度和要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)松懈、驗(yàn)收監(jiān)督不嚴(yán)格，常會(huì)出現(xiàn)物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)在生產(chǎn)中存在較大的風(fēng)險(xiǎn)，生產(chǎn)產(chǎn)品無(wú)法達(dá)到市場(chǎng)需求，影響了企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。

（六）ERP系統(tǒng)應(yīng)用功能存在缺陷

ERP系統(tǒng)能夠?qū)ξ锪喜少?gòu)和項(xiàng)目進(jìn)行集成管理，是企業(yè)管理過(guò)程中不可或缺的重要手段。但在實(shí)際的企業(yè)管理過(guò)程中，管理模塊常會(huì)出現(xiàn)缺失，如，物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中沒(méi)有報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能便會(huì)出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)缺失或滯后等現(xiàn)象，便會(huì)限制企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理。除此之外，ERP系統(tǒng)中打印功能僅能打印采購(gòu)訂單明細(xì)，無(wú)法打印標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，也會(huì)加劇企業(yè)物資采購(gòu)的工作難度。

三、加強(qiáng)物資采購(gòu)內(nèi)部控制精細(xì)化管理的有效措施

（一）建立良好的內(nèi)部環(huán)境

內(nèi)部環(huán)境的建設(shè)是企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)實(shí)施內(nèi)部控制的首要措施，它能夠影響著全體企業(yè)員工實(shí)施和履行內(nèi)控制度的態(tài)度、行為和認(rèn)識(shí)，與企業(yè)核心價(jià)值觀一樣是企業(yè)文化建設(shè)的核心，決定了企業(yè)的基調(diào)與企業(yè)員工工作氛圍。建設(shè)良好的內(nèi)部環(huán)境能夠使企業(yè)管理人員與基層員工對(duì)內(nèi)控制度形成正確的認(rèn)識(shí)，建立更加規(guī)范的內(nèi)控制度，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。建立良好的內(nèi)部環(huán)境需要強(qiáng)化內(nèi)部控制制度建設(shè)，以被集團(tuán)集約式所管控的上市公司舉例，其內(nèi)部環(huán)境和內(nèi)控制度能夠配合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，物資采購(gòu)管理制度、人力資源、風(fēng)險(xiǎn)管控等方面也在不斷地強(qiáng)化與創(chuàng)新。管理層對(duì)大宗物資及設(shè)備采購(gòu)能夠遵守內(nèi)控制度有意識(shí)地控制，但對(duì)于一些需要分散采購(gòu)的三類零星物資常常不能合理按照相關(guān)內(nèi)控制度進(jìn)行約束與控制。企業(yè)員工在采購(gòu)物資完畢對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)便會(huì)繞過(guò)內(nèi)控制度，對(duì)物資的質(zhì)量問(wèn)題不嚴(yán)格追究，為獲取某種私利，收取供應(yīng)商的好處費(fèi)，對(duì)物資缺斤少兩的現(xiàn)象充耳不聞，嚴(yán)重影響了企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，直接造成企業(yè)損失，阻礙了企業(yè)發(fā)展。因此，要在企業(yè)內(nèi)部建立全面的內(nèi)部控制制度，提高物資采購(gòu)部門員工的職業(yè)素養(yǎng)，使企業(yè)員工樹立風(fēng)險(xiǎn)控制至上的管理理念，將“軟約束”與“硬制度”有機(jī)結(jié)合，定期對(duì)員工進(jìn)行內(nèi)控制度培訓(xùn)，使企業(yè)員工對(duì)自身崗位制度和操作規(guī)程有更加明確的認(rèn)識(shí)，擴(kuò)大企業(yè)員工的參與度，提高員工實(shí)行內(nèi)部控制制度的自覺(jué)性，構(gòu)建完善的企業(yè)文化體系與內(nèi)部環(huán)境，提升企業(yè)的管理與控制能力。

（二）重視物資采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估能夠科學(xué)分析與評(píng)價(jià)影響內(nèi)控目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的因素并及時(shí)給出相應(yīng)策略，是企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是企業(yè)持續(xù)發(fā)展過(guò)程中制定適應(yīng)市場(chǎng)需求和自身發(fā)展戰(zhàn)略方針的有效手段。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展中進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估能夠有效地規(guī)避對(duì)企業(yè)發(fā)展的不利因素，并對(duì)未能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)進(jìn)行分析與應(yīng)對(duì)。因此，企業(yè)應(yīng)重視風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的重要性，有針對(duì)性地建立內(nèi)控制度。企業(yè)在開展物資采購(gòu)工作中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題具體表現(xiàn)在以下三點(diǎn)：首先，采購(gòu)計(jì)劃不合理，無(wú)法準(zhǔn)確判斷市場(chǎng)變化，使企業(yè)物資庫(kù)存積壓或缺失，導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法滿足市場(chǎng)需求或造成資源浪費(fèi)現(xiàn)象；其次，供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購(gòu)方式不合理，招標(biāo)機(jī)制不科學(xué)，導(dǎo)致企業(yè)所采購(gòu)的物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，物資成本高，出現(xiàn)徇私舞弊受騙等現(xiàn)象；最后，物資驗(yàn)收不規(guī)范，采購(gòu)物資的付款方式不嚴(yán)格，導(dǎo)致企業(yè)信譽(yù)和資金受損。物資采購(gòu)這項(xiàng)業(yè)務(wù)與眾多環(huán)節(jié)緊密相連，管理工作繁多，面臨著不同程度的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，因此企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)防范，使物資采購(gòu)人員嚴(yán)格遵守內(nèi)控制度，對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行精細(xì)化管理，將物資采購(gòu)活動(dòng)細(xì)化分解，建立關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展將物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)分成不同等級(jí)，并針對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)設(shè)置相關(guān)解決方案，更加系統(tǒng)與細(xì)致化地管理物資采購(gòu)工作，有針對(duì)性地對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行內(nèi)控管理，有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)效率。

（三）有效地開展控制活動(dòng)

控制活動(dòng)能夠有效地幫助企業(yè)管理層將相關(guān)的政策與程序?qū)嵤┑骄唧w的工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，在物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中，有效地開展控制活動(dòng)能夠通過(guò)預(yù)防性和發(fā)現(xiàn)性的控制方法提供相應(yīng)的控制措施控制和預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。在物資采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)遵循權(quán)利分散化和公開化的原則，將采購(gòu)的物資劃分等級(jí)，分權(quán)管理，使決策程序公開化、民主化?？刂脐P(guān)鍵點(diǎn)可分為以下四點(diǎn)：第一，采購(gòu)物資環(huán)節(jié)職責(zé)要分工，要分設(shè)詢價(jià)、比價(jià)、審核、采購(gòu)、驗(yàn)收等職責(zé)，使各職責(zé)之間相互制衡與約束，對(duì)各職責(zé)間的權(quán)限范圍和審批程序進(jìn)行規(guī)范的管理，合理配備員工；第二，請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)與依據(jù)要合理充分；第三，采購(gòu)行為要合法規(guī)范，驗(yàn)收流程及措施應(yīng)具體；第四，付款方式與供應(yīng)商對(duì)賬要清楚，并建立相關(guān)規(guī)定。

（四）信息溝通要高效

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以計(jì)算機(jī)為核心的信息技術(shù)也不斷應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，在企業(yè)運(yùn)行與發(fā)展中使用信息技術(shù)能夠更加高效與便捷地掌握市場(chǎng)趨勢(shì)，企業(yè)在物資采購(gòu)的過(guò)程中也應(yīng)使用更加先進(jìn)的方式為企業(yè)提供具有前瞻性的服務(wù)，優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程。強(qiáng)化與完善ERP系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，增加報(bào)表實(shí)時(shí)查詢功能，完善合同文本的打印功能，提高企業(yè)的管理水平。

（五）持續(xù)內(nèi)部監(jiān)督

內(nèi)部監(jiān)督是企業(yè)實(shí)施內(nèi)控管理的保障，能夠有效地提高內(nèi)控質(zhì)量和效率，促使企業(yè)員工形成完善的內(nèi)控意識(shí)，構(gòu)建良好的內(nèi)部環(huán)境，避免在物資采購(gòu)環(huán)節(jié)企業(yè)人員所出現(xiàn)的不規(guī)范行為對(duì)企業(yè)造成的風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)建立規(guī)范的物資采購(gòu)內(nèi)部監(jiān)督制度，對(duì)物資需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)渠道、采購(gòu)人員、采購(gòu)成本、物資質(zhì)量等進(jìn)行評(píng)估與分析，針對(duì)薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，建立健全采購(gòu)人員的評(píng)價(jià)與獎(jiǎng)懲制度，發(fā)生防范物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，將采購(gòu)環(huán)節(jié)與生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)有效地銜接，提高采購(gòu)物資質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，加大采購(gòu)效率。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，物資采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的起點(diǎn)與基礎(chǔ)，強(qiáng)化物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理制度，能夠有效地減少企業(yè)生產(chǎn)成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益，預(yù)防企業(yè)經(jīng)營(yíng)中所發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)企業(yè)發(fā)展百利而無(wú)一害。企業(yè)應(yīng)從自身發(fā)展與實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行內(nèi)部控制的精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

作者:鐘媛 單位:自貢市委會(huì)議服務(wù)中心