建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案管理思考

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摘要：文章將通過對建設(shè)工程質(zhì)量檢測活動中檔案管理的探究，明晰建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案管理存在的問題，并有的放矢地提出改進和完善的建議，以進一步提升建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標準化、信息化水平，促進建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案管理的良性、健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；建設(shè)工程；質(zhì)量檢測；科學(xué)化

建設(shè)工程與人類社會生存和發(fā)展息息相關(guān)，建設(shè)工程質(zhì)量的好壞，不僅關(guān)系到人們的正常生活，還直接關(guān)系到人民的生命財產(chǎn)安全。近年來，我省建設(shè)工程規(guī)模逐年擴大，建設(shè)工程質(zhì)量水平也越來越成為人們關(guān)注的焦點，作為建設(shè)工程質(zhì)量檢測活動真實記錄的檔案也得到了更加廣泛的認可和關(guān)注。

1建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案簡述

建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案是建設(shè)工程質(zhì)量檢測機構(gòu)在對建設(shè)工程的材料、構(gòu)配件、設(shè)備，以及工程實體質(zhì)量、使用功能等進行測試，確定其質(zhì)量特性的過程中所產(chǎn)生和積累的檔案，包括在檢測過程中形成的應(yīng)當(dāng)保存的各種文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的文字材料，如來往函件、檢測合同、檢測設(shè)備檔案、檢測標準規(guī)范、檢測原始記錄、檢測報告等，建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案記錄了項目檢測的全過程，是對建設(shè)工程質(zhì)量狀況的直觀的反映，不僅有利于促進建設(shè)工程質(zhì)量檢測工作有序推進，還對發(fā)現(xiàn)項目建設(shè)工程中存在的問題，及時改進降低施工成本，提升工程的質(zhì)量，乃至推進建設(shè)工程行業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。

2建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案管理存在的問題

2.1檔案管理意識不強

建設(shè)工程質(zhì)量檢測活動中，仍然存在檢測檔案管理意識不強、對檢測檔案的重要性認識不足、對檢測檔案重視度不高等問題，如部分人員認為檔案實質(zhì)性作用不大，所以工作中不注重檔案的收集和保存，未安排專業(yè)的人負責(zé)檔案資料的搜集和歸檔，檔案收集不系統(tǒng)、不完整，編排隨意，檢測檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、標準化管理水平亟待提升。

2.2檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

檔案用房、檔案柜、檔案管理信息系統(tǒng)等檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施是開展檔案管理工作基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)施是否完備也直接關(guān)系到檔案管理的水平。建設(shè)工程質(zhì)量檢測日常管理中，存在檢測檔案基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位問題，如檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后、硬件配備不足、檔案室環(huán)境條件不滿足要求等；隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展，檔案管理信息系統(tǒng)卻未及時更新、調(diào)整，檢索工具也未能及時進行技術(shù)升級，跟不上信息化發(fā)展的速度，無法滿足建設(shè)工程質(zhì)量檢測信息化發(fā)展的需求。

2.3檔案管理制度不健全

部分檢測機構(gòu)未建立檔案管理制度，存在按照慣例和員工個人習(xí)慣管理建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案的現(xiàn)象；有的建立了制度，明確了管理要求，但沒有得到足夠重視，未能有效實施和應(yīng)用到管理中去；有的檔案管理制度照抄照搬，沒有結(jié)合建設(shè)工程質(zhì)量檢測實際，不具備針對性，實施后未能達到標準化、規(guī)范化的目的。制度建立與否和實施的力度，導(dǎo)致了建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案管理規(guī)范化水平層次不齊，反映出來的問題主要表現(xiàn)在分類不嚴謹、標題不科學(xué)、組卷混亂、目錄不規(guī)范、歸檔資料不全、歸檔不及時、放置隨意、裝訂不符合要求等。

2.4檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案管理從業(yè)人員中，有的對檔案整理、編制、歸檔等流程以及檔案管理的相關(guān)條例等缺乏了解，有的還停留在收集、歸檔和查找階段，缺乏現(xiàn)代化管理的基本知識和現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。造成從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)不高的原因如下：一是檢測機構(gòu)本身配備的檔案管理的職數(shù)較少，多數(shù)檔案管理人員被陷入到了繁雜的整理工作中；二是聘用人員時設(shè)置的要求較低，招錄的人員未與檔案管理及相關(guān)專業(yè)對口，從業(yè)人員缺乏對檔案管理知識的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，缺乏專業(yè)的檔案管理能力；三是建設(shè)工程質(zhì)量檢測機構(gòu)在日常培訓(xùn)中，以檢測專業(yè)技術(shù)知識等的培訓(xùn)為主，為檔案管理人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)的機會較少，導(dǎo)致有的檔案管理人員入職后專業(yè)素質(zhì)得不到及時和有效的提升；四是從業(yè)人員隊伍年齡結(jié)構(gòu)偏大，自主提升自身能力的動力不足，缺乏學(xué)習(xí)新理念、新知識、新技術(shù)的主動性。五是檔案管理高素質(zhì)人才相對缺乏，尤其是欠缺既熟知檔案管理，又熟悉建設(shè)工程質(zhì)量檢測全過程，還能與時俱進的復(fù)合型管理人才。

2.5檔案管理模式和處理方式落后

當(dāng)今科技發(fā)展日新月異，從過去的單機應(yīng)用到聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，再到大數(shù)據(jù)時代，當(dāng)今的信息化建設(shè)已經(jīng)進入了新時期，大數(shù)據(jù)、信息化以及移動終端等已經(jīng)廣泛應(yīng)用到了生產(chǎn)、生活的方方面面，信息化、大數(shù)據(jù)應(yīng)用的水平直接體現(xiàn)和決定了一個行業(yè)、企業(yè)的發(fā)展水平。目前，有的檢測機構(gòu)檔案管理方式較為落后，依然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，對先進技術(shù)應(yīng)用不夠充分，沒有跟緊跟信息化、大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，創(chuàng)新檢測檔案管理形式。因為檔案管理的隨意性和信息化程度不高，檔案進行統(tǒng)計、分析和編研費時費力，導(dǎo)致編制的層次低、質(zhì)量差，編研的成果更是少之又少，檔案利用效果欠佳。

3建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案管理的建議

3.1提升全員檔案管理意識

建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案是檢測活動中核心工作的完整記錄，凝聚了檢測人員的智力，是智慧的結(jié)晶，同時客觀、真實的記載了建設(shè)工程的質(zhì)量情況，具有一定的法律效用,能為建設(shè)工程活動的開展提供參考，也是建設(shè)工程科學(xué)研究的基礎(chǔ)和前提條件。要充分認識建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案的價值和作用，在思想上予以重視，加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，要定期召開會議或開展宣傳活動，加深廣大職工對建設(shè)工程檔案的認識，提升全員檔案管理意識；要建立檔案管理責(zé)任制和激勵機制，激發(fā)廣大檔案工作者搞好檔案工作的責(zé)任感。

3.2完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

要加大資金投入，加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，逐步完善檔案管理的硬件設(shè)施，配全電腦、打印機、掃描儀、檔案密集架、空調(diào)、窗簾、溫濕度計、防蟲藥劑等必要的設(shè)備和用品，使檔案室的硬件建設(shè)基本符合科學(xué)管理和八防（防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲）的要求，以便有效地保管和利用檔案信息資源，使檔案工作更好地服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營等各項工作。此外，還要加大對相關(guān)軟件、管理系統(tǒng)等的開發(fā)和利用，不斷對檢測檔案檢索工具進行技術(shù)升級，讓檢索變得更加高效、便捷，適應(yīng)時展的步伐。

3.3健全檔案管理相關(guān)制度

制度建設(shè)是企業(yè)管理的一項重要工作，要實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范管理、高效運作，就離不開制度建設(shè)，建設(shè)工程檔案管理亦是如此。只有建立并不斷完善檔案管理制度和相關(guān)管理細則，明確管理要求和實施方法，才能指引檔案管理人員按照統(tǒng)一的標準，科學(xué)的開展建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案的接收、征集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計等工作，促進建設(shè)工程檔案管理的科學(xué)化、標準化、規(guī)范化水平的提升；要將檔案管理工作貫穿到建設(shè)工程質(zhì)量檢測活動的全過程，從檔案的收集、組卷、整理、保管、歸檔、借閱、銷毀和保密等環(huán)節(jié)入手，細化檔案管理制度，根據(jù)《檔案管理條例》等有關(guān)法律法規(guī)，明確檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和保管期限，制定檔案庫房管理、保管、利用、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度，并不斷根據(jù)實際加以創(chuàng)新與完善，滿足檢測項目開展和生產(chǎn)經(jīng)營的實際需求；要明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，上墻公示，提高檔案管理的透明度和利用率；要通過制度加強對檔案管理的監(jiān)督，如將檔案管理納入績效考核中去，提升檔案管理人員的責(zé)任意識，不斷提升檔案管理和服務(wù)質(zhì)量。

3.4提升檔案管理人員素質(zhì)

建設(shè)工程檔案管理是一項長久、復(fù)雜且艱巨的工作，資料眾多，工作量大，需要耐心、細心且有一定專業(yè)素質(zhì)的人才隊伍持續(xù)開展相關(guān)工作。在檔案管理中，檔案管理人員既是參與者，又是執(zhí)行者，其業(yè)務(wù)能力和檔案管理工作質(zhì)量息息相關(guān)。建設(shè)工程質(zhì)量檢測機構(gòu)在招聘時盡可能聘用與所學(xué)專業(yè)與檔案管理相近的專業(yè)的人員；在工作人員上崗前，應(yīng)進行專業(yè)的入職培訓(xùn)；上崗后，要進行定期考察，有獎有罰，激發(fā)工作人員的工作熱情；要加大對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)與繼續(xù)教育，確保檔案管理人員在邊學(xué)習(xí)邊實踐，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提升業(yè)務(wù)水平；檔案管理從業(yè)人員要加強自學(xué)，及時更新自身的檔案管理知識，掌握檔案管理的新知識和新技能，提升自身的綜合素質(zhì)和服務(wù)意識。

3.5提高檔案管理信息化水平

檔案管理需要對大量信息進行收集與整理，在當(dāng)今信息化飛速發(fā)展的大背景下，建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案管理工作離不開技術(shù)支持，通過應(yīng)用新的信息技術(shù)，將突破時間和空間的限制，有效提升檔案的利用率和信息獲取的方便性。要改變傳統(tǒng)檔案處理的模式，充分利用政府部門、協(xié)會和檢測機構(gòu)建立起來的信息化管理系統(tǒng)，將檔案按照一定的標準分類，有序的儲存；要加強檔案的電子化，解決紙質(zhì)檔案儲存中檔案丟失的問題以及檔案查找困難的問題，提高檔案錄入的準確性，實現(xiàn)授權(quán)范圍內(nèi)的資源共享；要建立完備的、系統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，為檔案編研奠定基礎(chǔ)，進一步發(fā)揮檔案的利用價值。

參考文獻：

[1]葉靖.信息化在建筑地基基礎(chǔ)質(zhì)量檢測檔案管理中的應(yīng)用研究[J].低碳世界，2017，7（5）：129-130.

作者：付才玲 單位：湖北省建筑科學(xué)研究設(shè)計院股份有限公司