合同管理在實(shí)施階段的重要性分析
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摘要：通過對項目建設(shè)實(shí)施階段合同管理中實(shí)際存在的問題，分析了合同管理的重要性，提出業(yè)主方項目管理團(tuán)隊加強(qiáng)合同管理的建議與方法。
建設(shè)項目法人制是我國建設(shè)工程項目管理的重要制度之一，業(yè)主方組建的PMT或項目經(jīng)理部受項目法人委托直接參與工程建設(shè)管理。在經(jīng)過設(shè)計、采購階段、進(jìn)入實(shí)施階段后，實(shí)施現(xiàn)場就成為各參建單位的主戰(zhàn)場，尤其對于大型建設(shè)項目，如何有序協(xié)調(diào)好是對項目管理團(tuán)隊的一場考驗(yàn)。建設(shè)法人以市場為載體，以合同為紐帶，把建設(shè)項目的實(shí)施主體（利益相關(guān)者）集中到工程項目中，形成了一個動態(tài)的、開放的項目組織。組織中，合同是確定各方利益關(guān)系主要的法律文件，因此合同管理在項目管理中的地位和作用尤為重要[1]。本文結(jié)合某新建大煉油項目實(shí)施階段合同管理中實(shí)際存在的一些問題，分析合同管理的重要性，提出加強(qiáng)合同管理的建議與方法。
1合同是建設(shè)項目管理的依據(jù)
項目建設(shè)的性質(zhì)與特點(diǎn)決定了其實(shí)施過程的復(fù)雜性，我國的建設(shè)管理程序?qū)ㄔO(shè)項目的實(shí)施有著嚴(yán)格的規(guī)定，項目建設(shè)單位、監(jiān)理單位、監(jiān)造、設(shè)計單位、實(shí)施單位以及政府監(jiān)督管理單位都參與其中。合同是明確各方責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)的法律文件，是約束各方履行義務(wù)并取得對應(yīng)的權(quán)利的橋梁。通過對合同履約情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查和落實(shí)，去主動控制雙方的履約過程，確保合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2項目管理人員應(yīng)具備的合同管理素質(zhì)與要求
作為業(yè)主方，在項目建設(shè)中的角色非常重要，項目管理人員不僅要具有很好的專業(yè)技術(shù)技能，還應(yīng)具備項目管理的綜合素質(zhì)。特別是工程師、項目經(jīng)理，還要對工程的合同、法律、造價、綜合協(xié)調(diào)等具備一定水平和能力。具備了這些綜合素質(zhì)，方可在日常管理中統(tǒng)籌解決好各方提出的問題，及時處理爭端、正確分析判斷項目進(jìn)度，發(fā)出正確的指令。
3合同管理中應(yīng)注意的問題
3.1強(qiáng)烈的合同意識
合同是締約雙方維護(hù)自身權(quán)益的法律依據(jù)。工程建設(shè)中的合同對承發(fā)包、買賣、委托雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，確立了合同雙方的經(jīng)濟(jì)和法律關(guān)系。在履行合同出現(xiàn)糾紛和爭端時，解決方式有協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等，但無論采取哪一種方式，都是以合同條款為依據(jù)。在履約中，合同雙方都有權(quán)利用合同來維護(hù)自身的正當(dāng)、合理的經(jīng)濟(jì)利益。項目建設(shè)合同結(jié)構(gòu)和關(guān)系復(fù)雜，尤其是大型煉化項目建設(shè)，往往有多家設(shè)計單位，十多家實(shí)施安裝單位，而且設(shè)備廠家制造的范圍也在向縱深發(fā)展，這些合同的關(guān)系出現(xiàn)的界面爭端、疏忽、遺漏等問題大都集中在實(shí)施階段爆發(fā)，常常表現(xiàn)在各單元設(shè)計之間的碰頭、單元與總體全廠性的工藝、供電、通訊之間的界面，加熱爐模塊、鋼結(jié)構(gòu)廠家制造與現(xiàn)場實(shí)施單位之間的界面和交接，安裝單位與第三方無損檢測之間的工作配合，大件集中吊裝、消防、防雷等專業(yè)實(shí)施單位與相關(guān)的土建、安裝單位之間的工序交叉和配合，甲乙供材料之間的重疊和漏項等等。由此看來，對合同的重視在擬訂合同時就要開始。合同以及合同管理在實(shí)施過程中地位非常重要，對合同的理解和應(yīng)用必須全面，而且這種意識在合同條款擬訂前就應(yīng)牢固樹立，結(jié)合管理策劃和管理方案，將各參建單位之間的界面和工序交接點(diǎn)理清，將監(jiān)督、控制和各種工作預(yù)案等管理思路在合同中系統(tǒng)的、嚴(yán)密的體現(xiàn)。否則，合同履行中引起的糾紛和爭端處理會對項目建設(shè)的工期、成本造成嚴(yán)重影響。
3.2理解并熟練應(yīng)用合同
對合同的理解和熟練應(yīng)用，明確各方的責(zé)任、義務(wù)，是開展項目管理工作的前提。實(shí)踐中經(jīng)常出現(xiàn)對合同不熟悉、理解片面或錯誤理解，造成管理實(shí)務(wù)，有時被承包商鉆空子，有時陷入管理被動，失去業(yè)主方的權(quán)威性。而熟練的應(yīng)用合同，在一定的程度上也可及時處理好合同爭端，協(xié)調(diào)項目推進(jìn)，甚至可以降低減少經(jīng)濟(jì)損失。比如某大型煉化項目，業(yè)主方在“超限設(shè)備”運(yùn)輸合同中明確了提供港口到廠區(qū)的道路，而且滿足運(yùn)輸?shù)囊?，而運(yùn)輸承包商在使用該路段時發(fā)生了路面沉降、車輪淪陷的情況，運(yùn)輸方因此對增加的輔助手段、車軸破壞更新等進(jìn)行索賠。業(yè)主方的項目管理人員對港口至廠區(qū)道路的合同界面熟悉，該路段屬于工業(yè)園區(qū)的配套項目，對滿足運(yùn)輸?shù)某休d力要求做出過承諾，由此該項索賠最終通過園區(qū)和保險對運(yùn)輸單位進(jìn)行了補(bǔ)償，避免了業(yè)主的經(jīng)濟(jì)損失?？上驳氖?，目前建設(shè)單位對此有明顯的轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)了合同簽訂前的審核流轉(zhuǎn)、合同簽訂后的交底工作，對合同招標(biāo)過程的澄清答疑、合同訂立過程的談判記錄、合同的內(nèi)容、范圍，與其他合同包、協(xié)作單位之間的界面劃分和工序間的邏輯關(guān)系，付款和結(jié)算，工期和違約等主要的合同內(nèi)容向執(zhí)行合同的部門進(jìn)行交底，一定程度上避免了對合同的慣性思維和片面理解。
3.3變更的及時和謹(jǐn)慎處理
建設(shè)項目的特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)告訴我們，無論合同考慮的如何縝密、制定的多么詳細(xì)，都不能預(yù)計和包含在實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種各樣的問題。尤其在實(shí)施階段，是一個全方位、多兵種、立體交叉的作業(yè)場面，任何一個項目都各具特點(diǎn)，摸索出的規(guī)律就是動態(tài)的特點(diǎn)。該規(guī)律就決定了設(shè)計變更、設(shè)備材料的變化、實(shí)施程序和方法的變化等等變更的出現(xiàn)時必然的。變更的存在，對于業(yè)主方可及時對實(shí)施中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改、完善，有利于節(jié)省投資和發(fā)揮工程效益；對于承包商，可通過變更取得經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償和改變工期。但是，合同變更在實(shí)踐中往往是雙方爭執(zhí)的焦點(diǎn)，是影響工程進(jìn)展的主要因素。如，變更的價格因?yàn)樵贤袥]有，遲遲得不到業(yè)主方的確認(rèn)，承包商停工等待；變更累積到一定程度，沒有及時簽訂補(bǔ)充協(xié)議，受原合同價款約束無法支付該部分的進(jìn)度款，造成承包商資金運(yùn)轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難，影響到項目推進(jìn)。合同變更的次數(shù)、范圍和影響的大小與招標(biāo)/合同文件的完備性、設(shè)計文件的正確性，實(shí)施方案和實(shí)施計劃的科學(xué)性密切相關(guān)。實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)主要原因有：（1）釣魚工程的隱患。建設(shè)單位自身原因，認(rèn)為壓低投資估算，或故意漏項少算，爭取批準(zhǔn)立項。（2）設(shè)計不足，勘察粗糙，地質(zhì)條件發(fā)生變化，規(guī)劃調(diào)整，標(biāo)高、基準(zhǔn)線、位置、尺寸變更。（3）工程量計算有誤，預(yù)算編制水平，人員對圖紙的理解、計算規(guī)則的理解、計算的偏差、圖紙自身的不確定性，造成工程實(shí)際的變更。（4）設(shè)備質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的變化。（5）各協(xié)作方的原因。如建設(shè)方或其它協(xié)調(diào)承包商原因，設(shè)備材料到貨推遲，造成現(xiàn)場停工、窩工，打亂了實(shí)施進(jìn)度，使得實(shí)施時間和進(jìn)度重新調(diào)整。因此，對于變更的處理一定要及時，在對變更進(jìn)行綜合判斷可行后，及時發(fā)出，并對計價的模式和價格做好準(zhǔn)備，以便于承包商迅速達(dá)成一致；同時，還要謹(jǐn)慎處理好合同變更，比如要考慮有些變更的影響，對某個合同的變更有無可能引起整個項目的調(diào)整；設(shè)計變更節(jié)省的投資，是否會對整個工期造成負(fù)面影響，承包商可能的返工和補(bǔ)償與節(jié)省的投資比較；一些屬于考慮操作方便的小修小改，在項目大干期間實(shí)施好，還是在中交以后的三查四定、尾項處理時更合適；新技術(shù)、新工藝、新方案的運(yùn)用上更要做好充分的技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析后再決策。
4幾點(diǎn)建議
4.1加強(qiáng)合同法制化制度建設(shè)
國內(nèi)的項目建設(shè)中，對監(jiān)理單位沒有充分的放權(quán)，造成業(yè)主方的管理工作較為繁重。利用好監(jiān)理單位這個業(yè)主的“律師”角色，使其真正處于獨(dú)立行事的第三方地位，業(yè)主方支持監(jiān)理單位依照法律、標(biāo)準(zhǔn)和合同開展工作，尊重監(jiān)理獨(dú)立、公正的處理意見。業(yè)主方項目管理團(tuán)隊的工作有時還要受到一些行政影響，如受到其上級主管部門、其公司內(nèi)部的財務(wù)、法律、質(zhì)量管理等工作上的指導(dǎo)和審核，會影響到項目管理團(tuán)隊的決策及時性和獨(dú)立性。
4.2團(tuán)隊自身建設(shè)方面進(jìn)一步加強(qiáng)
業(yè)主的項目管理團(tuán)隊能否服務(wù)好工程建設(shè)，能否協(xié)調(diào)好參建各方的關(guān)系，要求項目管理團(tuán)隊在自身建設(shè)上下功夫：避免松散型的管理，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，取得專業(yè)的項目建設(shè)管理資質(zhì)，通過行業(yè)協(xié)會加強(qiáng)溝通和交流，重點(diǎn)加強(qiáng)思想素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、道德水平、團(tuán)隊精神等方面進(jìn)行全方位的培養(yǎng)和鍛煉。形成和構(gòu)建與時俱進(jìn)的合同管理的理論和方法體系，不斷去積累合同管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)應(yīng)是業(yè)主項目管理適應(yīng)市場變化、降低風(fēng)險的主要研究課題。
4.3重視專業(yè)復(fù)合型人才的發(fā)掘和培養(yǎng)
目前工程建設(shè)存在人才缺乏、素質(zhì)有待提高的現(xiàn)象。敢于培養(yǎng)和鍛煉青年人才，更應(yīng)特別重視復(fù)合型人才的發(fā)掘和培養(yǎng)。人才的培養(yǎng)是長期的一項策略，尤其是即懂專業(yè)技術(shù)、又在實(shí)施管理統(tǒng)籌、計劃編排、費(fèi)用控制、合同條法等方面具備一定的知識和水平，才能更好地適應(yīng)工程市場日益劇烈的競爭環(huán)境。
參考文獻(xiàn)
[1]劉鵬翔，顧祥柏，編.工程合同分析與設(shè)計[M].北京：中國石化出版社，2010.
[2]FIDIC文獻(xiàn)編譯委員會.實(shí)施合同條件（新紅皮書）.北京：中國工程咨詢協(xié)會，1999.
作者：劉玉利 單位：中國種子集團(tuán)有限公司