企業(yè)合同管理的風險防范

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摘要：企業(yè)合同管理是企業(yè)管理工作中的一個重要組成部分。本文系統(tǒng)分析了合同管理中存在的資格審核不嚴格、條款約定不詳細、履約監(jiān)管不到位、歸檔管理不規(guī)范等方面的風險，闡述了企業(yè)合同簽訂全過程中需要完成的主要工作，提出了加強人員培訓、完善管理機構、健全管理制度、規(guī)范合同管理的對策建議。

關鍵詞：合同管理；風險；防范

隨著市場經濟的迅猛發(fā)展，合同管理在企業(yè)中的地位及重要性日益凸顯，防范合同管理中出現(xiàn)的各類風險，對企業(yè)的長期健康發(fā)展具有非常重要的意義。合同的內容及風險管理已經越來越被企業(yè)的高層管理者們所高度重視。為建立健全企業(yè)合同管理體系，提升合同管理水平，要對合同的審核、擬制、履約、歸檔等關鍵環(huán)節(jié)進行分析研究，制定規(guī)避風險的具體措施，確保企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地。

一、企業(yè)合同管理的重要性

在經濟飛速發(fā)展的今天，市場經營活動給企業(yè)帶來了無限的商機，這需要通過簽訂合同來規(guī)避其中的風險，并對合同進行有效的管理和控制，督促合同簽約各方認真自覺的履行合同相關條款，安全真實的開展經營活動，因此合同管理就顯得尤為重要。合同管理主要包括調研、談判、草擬、簽訂、履約、變更、轉讓、終止，通過對合同的審查、監(jiān)督和控制進行全過程、系統(tǒng)化、動態(tài)化的管理。合同管理能夠讓企業(yè)通過對合同條款的把控，及時調整市場策略，滿足市場競爭需求，有效應對市場競爭中的各種風險，合同管理能加強企業(yè)的自身約束力，為企業(yè)的發(fā)展提供動力，使企業(yè)各部門在各個環(huán)節(jié)中有效地配合，從而使合同得到更加高效的履行，在激烈的市場競爭中，只有維護企業(yè)信譽、提高經濟效益，加強合同管理，才能保證企業(yè)的合法權益不受侵害，有效的規(guī)避簽約雙方的各類風險，減少或避免合同各類風險給企業(yè)帶來的不必要損失。

二、企業(yè)合同管理存在的風險

企業(yè)合同管理的風險蘊含在合同管理的全過程中，在全生命周期管理中的每一個環(huán)節(jié)都可能存在，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1.企業(yè)資格審核不嚴格如果合同簽訂前不嚴格審核對方資質，就無法了解對方的經營范圍、信譽情況、履約能力、質量保證能力、是否具備特定資質、是否具備承擔合同約定項目的能力，以及經營業(yè)績是否符合國家級行業(yè)標準、經營業(yè)績是否符合招標要求，委托人是否具備權、有無越權問題等，若在未審核資質的情況下，盲目簽訂合同，對方就有可能無法按照約定履行合同中的相關條款，使企業(yè)遭受巨大的經濟損失，造成人力物力等資源的浪費。2.合同條款約定不詳細企業(yè)在簽訂合同時，經常因為合同內容及條款約定的信息缺乏明確性和完善性，或者文字不嚴密、用詞含糊不清、模棱兩可，導致存在嚴重漏洞，容易使人產生歧義，引發(fā)爭議或者重大誤解，甚至基本條款缺失、其他條款遺漏，尤其是違約責任劃分不明確、質量責任表達不清晰，造成事后扯皮現(xiàn)象。還有在合同變更時，為了圖一時的省事，沒有簽訂合同變更協(xié)議，只是口頭約定，沒有留存書面證據，一旦發(fā)生糾紛就難以取證，難以劃分責任，這些因為合同本身存在的缺陷就會給企業(yè)帶來不必要的麻煩或經濟損失。3.合同履約監(jiān)管不到位合同在執(zhí)行過程中，可能會遇到一些變化，尤其是重大項目、條款復雜且數量較多、有效期限較長的合同會因為不同原因發(fā)生一些情況和形式的變化，雖然合同在簽訂之前通過了合同審查，但合同審查僅僅是合同管理中的一部分工作，然而有很多企業(yè)認為合同管理就是合同審查，缺乏對合同執(zhí)行過程的監(jiān)管，導致企業(yè)的相關管理部門不能在合同的執(zhí)行過程中依據合同中的條款對具體實施部門進行有效的管理和控制。4.合同歸檔管理不規(guī)范合同簽訂后，合同文本應該交合同歸口管理部門登記編號，將原件進行歸檔，由檔案管理部門進行集中保管。但是在有的企業(yè)中，這些合同簽署后的管理相對比較混亂，合同簽署完成后，不能及時將合同文本交給歸口部門，導致不能及時歸檔，可能會擴大合同內容的知悉范圍或造成合同文本的丟失，甚至不進行正規(guī)的審批流程私自復印合同文本，存在失泄密等重大安全隱患；合同借閱時，借閱人必須按照借閱制度完成審批手續(xù)，否則就會存在合同中商業(yè)和技術秘密被泄露的隱患。

三、加強企業(yè)合同簽訂全過程管理

為規(guī)避企業(yè)合同擬制、簽訂和履約全過程中的安全風險，企業(yè)必須做好以下工作：1.全面提供企業(yè)資格審核資料合同簽訂需要識別和防范合同風險，簽約方需對企業(yè)資質和合同信譽等方面資料進行審查，企業(yè)應該在合同簽訂前詳細提供企業(yè)基本情況、注冊資金、財務狀況、經營范圍、經營現(xiàn)狀、銷售情況等方面的資料，確保簽約方對企業(yè)資格審查不出漏洞，獲得簽約資格。2.詳細擬制合同條款及內容企業(yè)應當根據自身業(yè)務特點和長期經營管理經驗，在合同通用條款的基礎上，修改適合本項目且用詞恰當、條款清晰、責任分明、約束條件完善的專用條款，嚴格落實合同評審及審批制度，從而規(guī)避合同風險、使合同的準確性、嚴密性、合法性、有效性、可行性得到充分的體現(xiàn)，為企業(yè)的發(fā)展帶來良好收益。3.完善合同履約監(jiān)控和管理合同管理部門必須高度重視合同履行過程中的監(jiān)管。企業(yè)在合同履約過程中，當遇到對方執(zhí)行能力發(fā)生變化、對方或者本方違約等各種突發(fā)情況時，應及時簽訂相關補充、變更協(xié)議或解除合同，確保企業(yè)權益不受侵害，努力將各類風險降到最低。

四、企業(yè)合同管理風險的防范對策

1.加強合同管理人員教育培訓教育培訓是企業(yè)管理中的一項重要基礎工作，也是企業(yè)實現(xiàn)“以人為本”管理理念的一項重要舉措，通過定期組織教育培訓，邀請相關法律專家對合同管理人員和相關業(yè)務人員進行授課指導，可以使他們的素質和管理水平在學習中得到大幅提升，掌握《合同法》的相關知識，提高法律意識和風險防范意識，也有助于強化相關業(yè)務人員對合同中存在的問題進行處理的能力和技巧，有效的規(guī)避合同實際操作中的風險，教育培訓必須長期堅持不懈的進行，才能保證培訓效果、達到教育的真實目的。2.建立完善合同管理機構有效的合同管理必須要有完善的合同管理機構作為前提保障，也是企業(yè)能夠正常經營、提高經濟效益的必備途徑，完善合同管理機構要設立專門的合同管理部門，行使法律事務咨詢、商務事務咨詢、合同日常管理、合同風險管理等職能，進行全方位、智能化的有效管理，涉及合同的審批、簽訂、履行、監(jiān)督、控制等環(huán)節(jié)，切實保證企業(yè)的相關政策、規(guī)程與合同法的法律法規(guī)相一致，企業(yè)經營活動順利進行，有效的防范合同管理風險的產生、規(guī)避企業(yè)在市場競爭中的各類風險。3.制定健全合同管理制度制定符合企業(yè)自身特點、嚴密齊全的合同管理制度是企業(yè)合同管理實施的堅實基礎，合同管理制度包含企業(yè)合同管理制度和合同風險防范內控制度兩方面內容，合同管理制度使合同管理的全過程有法可依、有據可循，明確劃分合同管理機構職責、確立合同審批及評審制度、完善法人授權書制度及合同專用章申請使用制度，有效的規(guī)范合同管理過程中各步驟的操作，而完善的防范合同風險內部控制制度則可以對企業(yè)經營的全過程進行監(jiān)管和控制，通過改善企業(yè)內部管控的優(yōu)良環(huán)境，使企業(yè)合同管理制度持續(xù)不斷地完善和創(chuàng)新，為企業(yè)發(fā)展壯大創(chuàng)造有利條件。4.落實合同規(guī)范化管理合同的規(guī)范化管理，是提升合同管理效率的主要途徑，只有規(guī)范化的管理，才能使合同有效、如期履行，因此就要求企業(yè)內部相關部門嚴格落實合同管理的相關制度和規(guī)定，任何人都有合同保密工作的義務。在合同歸檔時，應該及時，確保合同安全完好的交給檔案管理部門，借閱使用時，必須認真辦理借閱審批手續(xù)，使用完畢及時歸還，控制合同內容的知悉范圍，杜絕失泄密事件的發(fā)生。

參考文獻

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[3]肖志英.淺析合同管理流程及其主要風險分析與控制研究[J].科技創(chuàng)新導報，2016，13（35）：214-215.

作者:范瑋 單位:中國電子科技集團公司第三十九研究所