企業(yè)辦公自動化管理計算機(jī)軟件的運用

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【摘要】在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時，計算機(jī)技術(shù)也得到了快速的發(fā)展，在越來越多的領(lǐng)域中，計算機(jī)技術(shù)得到了廣泛且深入的應(yīng)用，這將極大地促進(jìn)社會的進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。自動化辦公是具有綜合性特點的辦公模式，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升具有顯著的促進(jìn)作用，受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以及基層工作人員的普遍歡迎。論文主要圍繞計算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的有效應(yīng)用展開了討論。

【關(guān)鍵詞】計算機(jī)軟件；企業(yè)辦公；自動化管理；有效運用

1引言

在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，信息科學(xué)技術(shù)的更新與發(fā)展速度也是十分迅速的，對民眾生活生產(chǎn)的各個方面都帶來了很大的便利。國內(nèi)企業(yè)在辦公管理方面也因為信息科學(xué)技術(shù)的支持而得到了快速發(fā)展，企業(yè)辦公自動化的發(fā)展速度不斷加快，計算機(jī)軟件將在企業(yè)辦公自動化管理中得到更為廣泛的應(yīng)用。企業(yè)辦公自動化管理作為一種高效的工作方式，符合快節(jié)奏的生活及工作需要。企業(yè)高效利用計算機(jī)軟件，為企業(yè)員工辦公效率的提升起到了促進(jìn)作用，同時也加快了企業(yè)辦公自動化的發(fā)展，為企業(yè)競爭力的提升以及持續(xù)發(fā)展提供了保障。

2企業(yè)辦公自動化的概述

所謂企業(yè)辦公自動化，其實就是企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支持下，對辦公實施自動化的一種創(chuàng)新管理方式，可以說是用機(jī)器代替人工的一種工作模式，企業(yè)內(nèi)部的大多數(shù)業(yè)務(wù)將在各種辦公設(shè)備和人機(jī)交互系統(tǒng)的支持下來完成與實現(xiàn)。在現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展成熟的過程中，企業(yè)辦公自動化應(yīng)運而生并得到快速發(fā)展，極大地促進(jìn)了企業(yè)員工在工作效率方面的提升。與此同時，企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化之后，將為企業(yè)策略的制定以及指令的提供更為科學(xué)的依據(jù)。企業(yè)辦公自動化在實際操作中主要通過四個環(huán)節(jié)來實現(xiàn)，即采集信息、加工信息、運輸信息、保存信息。企業(yè)通過辦公自動化管理，可以讓企業(yè)及時獲得準(zhǔn)確、有價值的信心，為企業(yè)效益的增加提供支持。而計算機(jī)軟件的應(yīng)用是企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化管理的基礎(chǔ)，企業(yè)辦公自動化就是應(yīng)用辦公自動化軟件。

3計算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的價值

3.1企業(yè)辦公環(huán)境得到優(yōu)化，企業(yè)之間的聯(lián)系變得更為緊密

在企業(yè)辦公管理中，計算機(jī)軟件的應(yīng)用越來越廣泛，辦公環(huán)境得到了改善與優(yōu)化，企業(yè)脫離了傳統(tǒng)的小房間辦公，逐步朝著辦公大樓以及更廣泛的范圍不斷發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部的工作人員不再單純地從事簡單化的人工作業(yè)，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，企業(yè)開始實施人機(jī)辦公自動化管理，隨著先進(jìn)計算機(jī)軟件的開發(fā)與利用，企業(yè)之間的聯(lián)系也越來越密切，不同行業(yè)之間的不同企業(yè)，也都實現(xiàn)了交流與合作。在社會不斷進(jìn)步的過程中，計算機(jī)軟件將在企業(yè)辦公自動化管理中，得到更為廣泛的應(yīng)用。

3.2企業(yè)的管理成本將得到顯著下降

計算機(jī)軟件廣泛應(yīng)用到企業(yè)辦公自動化管理中，可以在顯著降低辦公材料等各種成本的同時，辦公效率得到顯著提升，辦公程序與環(huán)節(jié)得到壓縮，企業(yè)辦公成本的投資量顯著下降，企業(yè)在辦公人員方面的投入也得到了降低。計算機(jī)軟件的應(yīng)用，讓企業(yè)內(nèi)部形成了成本節(jié)約的良好環(huán)境，企業(yè)將獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益。

3.3企業(yè)辦公管理的效率得到顯著提升

企業(yè)對計算機(jī)軟件進(jìn)行應(yīng)用，促進(jìn)了企業(yè)辦公自動化管理的發(fā)展，同時也加快了企業(yè)掙脫傳統(tǒng)辦公管理的束縛，企業(yè)在工作開展標(biāo)準(zhǔn)以及流程等方面，可以進(jìn)行更為科學(xué)、系統(tǒng)的規(guī)劃，員工的工作量大大減輕，獲得的時間與空間更為充裕，這將有利于員工為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值，企業(yè)的管理效率也將得到全面提升。

3.4企業(yè)辦公管理工作更加規(guī)范化

計算機(jī)軟件廣泛應(yīng)用于企業(yè)辦公自動化管理之中，辦公管理中的各種人為操作將得到顯著減少，各種工作的開展都將按照標(biāo)準(zhǔn)制度來實施，在計算機(jī)技術(shù)的支持下，考評系統(tǒng)也將得到有效創(chuàng)建，企業(yè)員工在工作行為意識方面將得到強化規(guī)范，各種越權(quán)行為將得到限制，企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督管理工作將得到加強，企業(yè)在運營管理中所面臨的風(fēng)險也將得到降低。

4在企業(yè)辦公自動化管理中有效應(yīng)用計算機(jī)軟件的策略

4.1文字處理軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用

現(xiàn)階段，企業(yè)內(nèi)部常用的辦公文字處理軟件主要包括WPS辦公軟件、Office系列辦公軟件等，其中Office系列辦公軟件在功能方面最具全面性，Office系列辦公軟件與其他文字處理軟件相比，具有更高的兼容性及操作性。WPS軟件是國內(nèi)自主研發(fā)的文字處理軟件，具有占據(jù)空間小且可以提供免費版本等優(yōu)勢，所以，WPS軟件一經(jīng)問世，就獲得了很多企業(yè)的好評與認(rèn)可，得到了廣泛的應(yīng)用。在企業(yè)辦公自動化管理中，文字處理軟件的應(yīng)用具有十分重要的價值：第一，企業(yè)應(yīng)用辦公文字處理軟件，可以幫助企業(yè)員工高效開展文字編輯、打印等相關(guān)的工作；第二，現(xiàn)階段得到企業(yè)廣泛使用的文字處理軟件，普遍具有體積小、內(nèi)存占用量不大等特點，在U盤等便攜式存儲空間的幫助下，企業(yè)辦公文件可以實現(xiàn)備份和轉(zhuǎn)存。企業(yè)在計算機(jī)軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)上，工作效率及工作質(zhì)量都得到了提升，為企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化管理，提供了重要的工具支持。

4.2通訊軟件和網(wǎng)絡(luò)共享軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用

文字處理軟件是企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化管理的必備軟件之一，除此之外，還必須要應(yīng)用通訊及網(wǎng)絡(luò)共享軟件，如微信、QQ通訊軟件、E-Mail電子郵件等，這些軟件在企業(yè)各項工作的開展中，都發(fā)揮了重要作用。對于跨國企業(yè)、跨地區(qū)企業(yè)來說，企業(yè)內(nèi)部工作人員基本上都是通過微信、E-Mail電子郵件等通訊軟件來進(jìn)行及時溝通與交流的。這些通訊軟件不僅可以在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮消息傳達(dá)和的基本功能，還可以發(fā)揮文件共享、遠(yuǎn)程幫助等功能，確保信息可以得到及時的接受與處理。通訊軟件應(yīng)用的主要優(yōu)勢在于其提升了企業(yè)工作人員的工作積極性及辦事效率。在云計算技術(shù)快速發(fā)展的過程中，越來越多的文件傳輸軟件及文件共享軟件也得到了研發(fā)與應(yīng)用，如FTP、云盤等，這些軟件都為企業(yè)的辦公管理以及存儲提供了便利，企業(yè)信息數(shù)據(jù)的傳輸和存儲也將更具可靠性與安全性，企業(yè)的辦公質(zhì)量和效率將得到顯著提升。

4.3數(shù)據(jù)存儲軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用

數(shù)據(jù)存儲是企業(yè)日常辦公管理的重要環(huán)節(jié)，現(xiàn)階段，企業(yè)常用的數(shù)據(jù)存儲軟件包括三大類，三類存儲方式各具優(yōu)缺點。首先是軟件存儲，其優(yōu)點是易于上手，操作過程簡便，缺點是對后續(xù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和查找時，存在一定的難度；其次是數(shù)據(jù)庫存儲方式，這種存儲方式有效節(jié)省了數(shù)據(jù)存儲的空間，更有利于開展數(shù)據(jù)的備份及分析工作；最后是通過云盤、文件服務(wù)器來進(jìn)行存儲，這種存儲方式在分類和整理上更為簡便。不同的數(shù)據(jù)存儲軟件具有不同的特點，在不同的時間、不同的場合中，每種存儲方式所發(fā)揮的作用也是各不相同的，這就需要企業(yè)在對存儲方式進(jìn)行選擇時，要根據(jù)具體的情況來進(jìn)行合理的選擇，這樣才能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)辦公自動化管理的開展。

4.4其他計算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用

企業(yè)在應(yīng)用各種不同類型的先進(jìn)的計算機(jī)軟件的基礎(chǔ)上，才能實現(xiàn)自身的辦公自動化管理，除了前文中提到的三種計算機(jī)軟件外，還有很多不同類型的計算機(jī)軟件也得到了廣泛應(yīng)用，這對于企業(yè)辦公自動化管理的發(fā)展具有極大的推動作用。例如，企業(yè)應(yīng)用的VPN計算機(jī)軟件，該軟件具有廉價和安全的特點，企業(yè)的各種管理決策可以得到及時的傳遞與送達(dá)。企業(yè)應(yīng)用員工簽到軟件、員工考勤軟件等各種新興的計算機(jī)軟件，不僅大大節(jié)約了人工整理數(shù)據(jù)的工作量，還能提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少人為因素的干擾。企業(yè)要在結(jié)合自身實際情況的基礎(chǔ)上，對各種計算機(jī)軟件進(jìn)行合理的選擇與應(yīng)用，促進(jìn)企業(yè)員工工作質(zhì)量及工作效率的雙提升，更好地激發(fā)員工的工作熱情。

5結(jié)語

企業(yè)在日常經(jīng)營管理中，對計算機(jī)軟件進(jìn)行充分的應(yīng)用，才能加快企業(yè)自身辦公自動化管理的發(fā)展速度，提升自身的競爭實力，在激烈的市場競爭中獲得更多的經(jīng)濟(jì)效率。在未來的發(fā)展中，計算機(jī)軟件將在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用，因此，圍繞計算機(jī)軟件在企業(yè)中的應(yīng)用具有十分重要的現(xiàn)實意義。

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作者：丁黎明 單位：陜西國防工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院