企業(yè)采購(gòu)及庫(kù)存管理中ERP的重要性

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［摘要］基于公司建設(shè)管理信息化ERP系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)加強(qiáng)了公司采購(gòu)及庫(kù)存管理，助力公司企業(yè)管理提升。通過(guò)借助管理信息化ERP系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)的過(guò)程進(jìn)行了精細(xì)化管理，從采購(gòu)的源頭物資需求計(jì)劃，到采購(gòu)過(guò)程管理再到庫(kù)存管理都能可以實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的記錄，并做到及時(shí)跟蹤，大大提高了生產(chǎn)效率，降低采購(gòu)人力資源成本，最重要的是降低企業(yè)庫(kù)存資金的占用金額。

［關(guān)鍵詞］管理；erp系統(tǒng)；采購(gòu)；庫(kù)存

0引言

采購(gòu)及庫(kù)存管理是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于大中型企業(yè)來(lái)說(shuō)無(wú)論是大宗原料、材料的采購(gòu)，還是物資的管理，要靠傳統(tǒng)的手工記賬已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的需要。所以某公司從2009年開始借助管理信息化ERP系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)的過(guò)程進(jìn)行了精細(xì)化管理，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1良好的基礎(chǔ)平臺(tái)是提升ERP系統(tǒng)管理重要保障

為實(shí)現(xiàn)采購(gòu)和庫(kù)存在系統(tǒng)中的精細(xì)和可靠管理，在建立系統(tǒng)之前做好基礎(chǔ)管理工作，必須建立存貨分類和代碼標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能對(duì)物料統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，其次是對(duì)申報(bào)的物資計(jì)劃統(tǒng)一匯總平衡，庫(kù)管員了解全集團(tuán)的庫(kù)存情況，通過(guò)平衡后可以快速的調(diào)撥所對(duì)應(yīng)物資，在庫(kù)存不滿足需求數(shù)量的時(shí)候，才進(jìn)行物資采購(gòu)。

1．1建立存貨分類與代碼標(biāo)準(zhǔn)

在建設(shè)ERP之初首先要制定的就是《物資分類與代碼標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)系統(tǒng)存貨統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)一物一碼，該公司原來(lái)有22萬(wàn)條存貨，通過(guò)系統(tǒng)整理為4萬(wàn)條存貨，將一些重復(fù)和冗余的存貨進(jìn)行整理規(guī)范。如：將石灰石、碳酸鈣、大理石三種存貨統(tǒng)一為石灰石。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定出符合企業(yè)自己的物資分類與代碼標(biāo)準(zhǔn)，這是全部采購(gòu)工作的基礎(chǔ)。

1．2物資需求匯總平衡

在物資采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)后，相關(guān)的管理人員對(duì)物資需求匯總平衡，根據(jù)本次平衡的存貨＋供貨組織匹配貨源清單，如果匹配到貨源屬性為內(nèi)部的紀(jì)錄，則生成凈需求，提交組織為匹配到貨源清單紀(jì)錄上的供貨庫(kù)存組織，庫(kù)管員熟知各庫(kù)存組織的物資存儲(chǔ)情況，可以對(duì)庫(kù)存滿足需求的物資進(jìn)行物資調(diào)撥使用；如果匹配到貨源屬性為外部的紀(jì)錄，則生成請(qǐng)購(gòu)單，需求庫(kù)存組織為需求申請(qǐng)單上的需求庫(kù)存組織。比如，水泥公司庫(kù)存有300噸鋼材，化工分公司并不知道集團(tuán)其他庫(kù)存能滿足需求，但依然填報(bào)購(gòu)買計(jì)劃，采購(gòu)部門也不清楚其他庫(kù)存可以滿足需求，重復(fù)購(gòu)買，既造成了采購(gòu)工作量增加，又占用了資金。通過(guò)物資需求匯總平衡，這樣可大大降低多余，避免物資資金占用。

2通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)和庫(kù)存的管理

良好的基礎(chǔ)管理平臺(tái)建立之后，才是真正通過(guò)ERP系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)和庫(kù)存進(jìn)行管理，提升管理效率。

2．1實(shí)現(xiàn)貨位管理。

通過(guò)在ERP系統(tǒng)中實(shí)施貨位管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)存物資的精準(zhǔn)定位，只要在系統(tǒng)內(nèi)輸入任何一項(xiàng)物資的存貨編碼，就能立即看到本單位和系統(tǒng)內(nèi)該存貨的名稱、數(shù)量和存放地點(diǎn)，具體精確到庫(kù)房和區(qū)、排、層、格、號(hào)，這樣既提高了出、入庫(kù)的準(zhǔn)確性，降低倉(cāng)儲(chǔ)管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，又有利于物資整理，提高勞動(dòng)效率。原來(lái)同一種物資放置在不同的位置上，造成庫(kù)管人員尋找困難，公司通過(guò)貨位管理后，實(shí)現(xiàn)入庫(kù)自動(dòng)匹配存放位置，出庫(kù)時(shí)庫(kù)管員通過(guò)系統(tǒng)可以快速定位存放地點(diǎn)，進(jìn)行出庫(kù)。

2．2實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)存盤點(diǎn)及調(diào)整，做到賬實(shí)相符。

在ERP系統(tǒng)中對(duì)庫(kù)存盤點(diǎn)及調(diào)整。對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)和實(shí)物數(shù)據(jù)進(jìn)行全面盤點(diǎn)，保證三者數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確統(tǒng)一。根據(jù)盤點(diǎn)情況月底做差額調(diào)整，方便使用部門查詢實(shí)時(shí)庫(kù)存量并支持?jǐn)?shù)據(jù)共享。在ERP系統(tǒng)中實(shí)時(shí)出庫(kù)，由原來(lái)的紙質(zhì)出庫(kù)單改為ERP系統(tǒng)中實(shí)時(shí)出庫(kù)單，物資領(lǐng)用人員只需在系統(tǒng)內(nèi)填寫所需物資編碼，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)內(nèi)審批后，直接傳至庫(kù)房，物資出庫(kù)后，單據(jù)及時(shí)上傳財(cái)務(wù)進(jìn)行核算，既減少了紙質(zhì)版簽字帶來(lái)的不便，又避免了因積壓紙質(zhì)出庫(kù)單出現(xiàn)賬實(shí)不相符等情況，為財(cái)務(wù)適時(shí)結(jié)賬和當(dāng)日出報(bào)表創(chuàng)造了有利條件。

2．3實(shí)現(xiàn)庫(kù)存定額預(yù)警與庫(kù)齡分析

通過(guò)核定常用物資的庫(kù)存限額，在ERP系統(tǒng)中對(duì)安全庫(kù)存數(shù)據(jù)設(shè)置，當(dāng)實(shí)際庫(kù)存小于設(shè)定的安全庫(kù)存時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警，提示庫(kù)管員申報(bào)計(jì)劃，上報(bào)采購(gòu)人員采購(gòu)，既降低庫(kù)存資金占用額，又確保生產(chǎn)系統(tǒng)正常運(yùn)行。通過(guò)庫(kù)齡分析，可以隨時(shí)了解某項(xiàng)物資的存放年限，根據(jù)生產(chǎn)的實(shí)際需求對(duì)積壓的庫(kù)存物資進(jìn)行處理，從而為采購(gòu)和處理積壓物資提供依據(jù)。

2．4調(diào)撥管理

通過(guò)ERP系統(tǒng)，公司所有人員可以查詢集團(tuán)公司旗下所以企業(yè)的庫(kù)存情況，如有物資需求，可以通過(guò)系統(tǒng)查詢并調(diào)撥，調(diào)撥過(guò)程直接在系統(tǒng)中走相應(yīng)的審批流程，這樣就簡(jiǎn)化了調(diào)撥人員在不同公司之間找相應(yīng)管理人員完成簽字手續(xù)才能調(diào)撥，大大降低了采購(gòu)成本，提高了工作效率。

2．5建立物資寄售體系

在ERP系統(tǒng)中設(shè)置寄售物資核算體系，在該體系下實(shí)現(xiàn)訂單、入庫(kù)、出庫(kù)等相關(guān)單據(jù)的錄入，準(zhǔn)確記錄各種寄售物資名稱、數(shù)量、價(jià)格。適時(shí)將出、入庫(kù)單據(jù)上傳財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算。寄售物資體系的啟用，把寄售物資視同自有物資進(jìn)行核算，強(qiáng)化了對(duì)寄售物資的管理。

3ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)采購(gòu)和庫(kù)存管理的重要性

通過(guò)在ERP系統(tǒng)中對(duì)庫(kù)存貨位管理、賬務(wù)管理、調(diào)撥管理、庫(kù)存預(yù)警及庫(kù)齡分析管理和寄售物資管理，加強(qiáng)了對(duì)采購(gòu)和庫(kù)存的管理，保障了生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)物資的供應(yīng)，降低了人力和資金成本，提高了工作效率。

3．1實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)和庫(kù)存的精細(xì)化管理

通過(guò)ERP系統(tǒng)的管理，可以對(duì)采購(gòu)的物資計(jì)劃申報(bào)，申報(bào)內(nèi)容、采購(gòu)供應(yīng)商和金額、庫(kù)存管理、領(lǐng)用管理和調(diào)撥管理等每個(gè)細(xì)節(jié)都做到精細(xì)化管理，管理人員對(duì)系統(tǒng)的賬務(wù)清晰可見，同時(shí)方便財(cái)務(wù)核算，ERP系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)日、月和年賬務(wù)結(jié)賬，保障了賬務(wù)與實(shí)物的統(tǒng)一管理。

3．2降低人力成本

在傳統(tǒng)的手工管理模式下，需要很多管理人員，每天對(duì)庫(kù)房物資管理、庫(kù)房盤點(diǎn)和物資出入庫(kù)等操作，且物資堆放位置隨意性較大，人員尋找起來(lái)困難。通過(guò)ERP系統(tǒng)，人員可以很快定位到具體貨位的存放位置，實(shí)現(xiàn)對(duì)物資的管理，這樣就大大的精簡(jiǎn)了人員，降低了人力管理成本。

3．3庫(kù)存占有資金成本降低

通過(guò)對(duì)貨位管理和庫(kù)齡分析管理，管理人員可以對(duì)冗余的物資合并整理，具體貨物定位在具體位置，管理有章可循，庫(kù)齡時(shí)間較長(zhǎng)的物資進(jìn)行及時(shí)處理，做到保障生產(chǎn)最低需求的最佳庫(kù)存要求，大大降底了庫(kù)存占用資金，加快了資金的周轉(zhuǎn)和流動(dòng)。

3．4生產(chǎn)效率提高

通過(guò)對(duì)庫(kù)存預(yù)警，可以對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)貨，保障生產(chǎn)系統(tǒng)的供求物資。對(duì)于緊急物資的需求可以及時(shí)從其他已有該物資的庫(kù)房中調(diào)撥，加快了物資的供應(yīng)，降低了采購(gòu)不及時(shí)對(duì)生產(chǎn)帶來(lái)的影響。

主要參考文獻(xiàn)

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作者：梁金忠 姬愛(ài)玲 苗亞飛 單位：陜西北元化工集團(tuán)有限公司