中小企業(yè)會計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用
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摘要：會計(jì)電算化是提高會計(jì)工作效率，節(jié)省人力資源，降低會計(jì)成本的有效途徑，也是科技水平進(jìn)步的背景下，會計(jì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。當(dāng)前，會計(jì)電算化在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到了越來越重要的作用，但由于會計(jì)電算化在我國起步較晚，與西方國家相比，我國的會計(jì)電算化程度不深，再加上我國的中小型企業(yè)面臨著運(yùn)行資金少、規(guī)模小、內(nèi)部管理體系不完善等問題，致使會計(jì)電算化的相關(guān)措施無法得到有效實(shí)行。本文對我國企業(yè)在會計(jì)電算化過程中面臨的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)提出了相應(yīng)的解決措施。
關(guān)鍵詞：會計(jì)電算化；中小型企業(yè)；應(yīng)用
經(jīng)濟(jì)全球化是21世紀(jì)不可忽視的一個趨勢，在這一趨勢下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)獲得了更為廣泛的關(guān)注和應(yīng)用，這與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)達(dá)的信息傳遞功能是分不開的。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得信息的實(shí)時傳輸和交互成為現(xiàn)實(shí)，也使得不同地區(qū)的經(jīng)濟(jì)關(guān)系變得更加密切。在全球經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程中，我國也面臨產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，并逐漸認(rèn)識到信息技術(shù)對于產(chǎn)業(yè)升級的重要性。在會計(jì)產(chǎn)業(yè)中，信息技術(shù)的優(yōu)勢體現(xiàn)得更為明顯。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，可以將會計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而提高會計(jì)工作的效率和質(zhì)量，降低運(yùn)行成本。
一、會計(jì)電算化系統(tǒng)概述
會計(jì)電算化是信息技術(shù)發(fā)展到特定階段并在會計(jì)影響下產(chǎn)生的產(chǎn)物。從其本質(zhì)來看，會計(jì)電算化是指使用電子計(jì)算機(jī)對會計(jì)信息進(jìn)行處理和分析的領(lǐng)域，也就是通過計(jì)算機(jī)來代替人完成會計(jì)計(jì)算的工作。我國會計(jì)電算化系統(tǒng)起步較晚，在近兩年快速發(fā)展，但與西方發(fā)達(dá)國家相比，我國的會計(jì)電算化在規(guī)模和水平上仍有較大差距，特別是中小型企業(yè)的會計(jì)電算化系統(tǒng)建設(shè)面臨著更大困難。
1.會計(jì)電算化系統(tǒng)的意義
會計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用可以有效簡化一些會計(jì)核算工作，提高會計(jì)工作的效率，同時還能確保數(shù)據(jù)具有更高的準(zhǔn)確性。在傳統(tǒng)的工作方式下，會計(jì)核算工作都是通過人工計(jì)算完成的，面對大量的數(shù)據(jù)信息，人工計(jì)算的結(jié)果難免出現(xiàn)一些誤差，效率也難以得到提升。但通過會計(jì)電算化系統(tǒng)的引入，大多數(shù)的核算工作都可以通過計(jì)算機(jī)來完成，會計(jì)人員只需使用一定的程序就可以自動實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的計(jì)算、分析等，極大地節(jié)約了人工成本和核算時間。對于一些工作量較大的項(xiàng)目，還可以根據(jù)要求建立一定的數(shù)據(jù)處理模板，將所有流程都整合到一起。采用一些先進(jìn)軟件還可以將數(shù)據(jù)根據(jù)時間順序進(jìn)行展示，工作人員隨時可以調(diào)用所需數(shù)據(jù)。
2.會計(jì)電算化系統(tǒng)的發(fā)展
會計(jì)電算化系統(tǒng)的發(fā)展歷程也是信息技術(shù)的發(fā)展歷程，其具體的階段主要可以劃分為四個，分別是理論研究和設(shè)計(jì)階段、軟件開發(fā)階段、應(yīng)用推廣階段和綜合開發(fā)階段。當(dāng)前的會計(jì)電算化內(nèi)涵是通過現(xiàn)代科技與信息技術(shù)的結(jié)合，使用計(jì)算機(jī)對會計(jì)信息進(jìn)行綜合分析和處理。會計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用有效減少了對人工的需求量，使企業(yè)的會計(jì)信息實(shí)現(xiàn)了最大限度的應(yīng)用，并對相關(guān)信息進(jìn)行有效整合與分類，為企業(yè)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的會計(jì)信息基礎(chǔ)，有利于促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。
3.會計(jì)電算化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)
會計(jì)電算化系統(tǒng)在企業(yè)的會計(jì)工作得以應(yīng)用后，可以從根本上改變企業(yè)的會計(jì)核算方式，使得會計(jì)部門內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)和工作方式也發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)會計(jì)工作隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高，減少會計(jì)工作的時間，提高會計(jì)工作的質(zhì)量和效率。此外，會計(jì)電算化系統(tǒng)，相比傳統(tǒng)的手工會計(jì)，有著更準(zhǔn)確的信息處理特點(diǎn)，不僅能夠減少會計(jì)信息處理過程中的錯誤，而且還能借助電算化系統(tǒng)來保障會計(jì)信息保存的長期穩(wěn)定性。
二、我國中小企業(yè)會計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題
會計(jì)電算化系統(tǒng)的發(fā)展應(yīng)當(dāng)遵循企業(yè)發(fā)展的趨勢和要求，起到提升企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)效率提高的作用。要達(dá)到這些要求，我國當(dāng)前的會計(jì)電算化系統(tǒng)還需要進(jìn)一步完善和發(fā)展，當(dāng)前的會計(jì)電算化系統(tǒng)中還存在一些明顯的缺陷。
1.會計(jì)電算化制度不夠完善
我國會計(jì)電算化應(yīng)用面臨的主要問題就是沒有建立起科學(xué)完善的制度，對電算化過程中的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范。會計(jì)電算化與傳統(tǒng)的會計(jì)工作方式存在明顯差異，相應(yīng)的，在管理制度上也需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。在傳統(tǒng)的管理制度下，會計(jì)電算化系統(tǒng)的許多功能和價值無法得到有效發(fā)揮。但我國企業(yè)，尤其是中小型企業(yè)尚未對會計(jì)工作制度進(jìn)行改革，在許多企業(yè)中仍然以人工處理為主，在會計(jì)工作方式上沒有進(jìn)行根本轉(zhuǎn)變，之前制定的新的制度也沒有得到有效執(zhí)行。還有一些企業(yè)存在內(nèi)部會計(jì)制度與國家要求不符的現(xiàn)象。造成這一現(xiàn)象的主要原因是企業(yè)對計(jì)算機(jī)技術(shù)的把握存在問題，對會計(jì)電算化這一概念的把握也存在偏差，導(dǎo)致在進(jìn)行制度建設(shè)時無法把握正確方向。
2.企業(yè)對會計(jì)電算化的認(rèn)識不足
我國的會計(jì)電算化進(jìn)程是從20世紀(jì)70年代后期開始的，盡管發(fā)展過程中在理論和實(shí)踐上都取得了一定成效，但許多企業(yè)還存在對這一概念認(rèn)識不足或出現(xiàn)偏差的現(xiàn)象。許多員工將會計(jì)電算化簡單地看做用計(jì)算機(jī)完成記賬工作，事實(shí)上，這兩個概念存在很大區(qū)別。而這種認(rèn)識上的偏差則容易在會計(jì)工作過程中產(chǎn)生很多問題。在會計(jì)電算化發(fā)展前期，絕大多數(shù)企業(yè)都沒有對電算化這一概念進(jìn)行充分了解，再加上大多數(shù)企業(yè)只關(guān)注會計(jì)工作是否能夠給企業(yè)帶來足夠的經(jīng)濟(jì)收益，而忽視了對會計(jì)電算化工作流程的優(yōu)化。很多時候，會計(jì)電算化被看做是節(jié)省計(jì)算時間的一種工具，其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析整理能力被長期忽略，會計(jì)電算化的真正功能沒有得到發(fā)揮，是對資源的極大浪費(fèi)。事實(shí)上，合理應(yīng)用會計(jì)電算化系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)更好地分析和處理會計(jì)信息，幫助管理者制定更為科學(xué)合理的決策，將企業(yè)在會計(jì)信息上的資源和優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為市場競爭力，從而幫助企業(yè)獲得更多經(jīng)濟(jì)效益。
3.會計(jì)電算化系統(tǒng)軟件開發(fā)不到位
企業(yè)的會計(jì)電算化系統(tǒng)軟件應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息的共享、提高會計(jì)工作的效率、建立會計(jì)管理網(wǎng)絡(luò)等。但在實(shí)際工作過程中，許多企業(yè)都面臨著會計(jì)軟件開發(fā)的瓶頸，軟件功能的開發(fā)不到位，電算化功能薄弱，無法滿足實(shí)際工作的需要。許多企業(yè)現(xiàn)階段采用的會計(jì)電算化系統(tǒng)只能進(jìn)行簡單的企業(yè)財(cái)務(wù)信息管理，無法將這些數(shù)據(jù)應(yīng)用到實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，更無法建立模型對企業(yè)的運(yùn)行情況進(jìn)行合理的分析和評價。
4.會計(jì)從業(yè)者專業(yè)素質(zhì)不高
盡管會計(jì)電算化系統(tǒng)可以較好地實(shí)現(xiàn)電算化工作的自動化管理，但在實(shí)際工作過程中仍需要人工參與，尤其是一些關(guān)鍵信息，需要進(jìn)行檢查和核對，還需要人工輸入原始的數(shù)據(jù)。這對會計(jì)從業(yè)人員的計(jì)算機(jī)操作能力和信息整合能力提出了更高要求。但當(dāng)前的會計(jì)從業(yè)考試還沒有將電算化操作能力納入考試范圍中，與實(shí)際工作要求產(chǎn)生脫節(jié)，導(dǎo)致大多數(shù)會計(jì)從業(yè)人員缺乏基本的電算化操作能力，對會計(jì)電算化的操作流程和原則都沒有充分掌握，更無法將相關(guān)的要求落實(shí)到日常工作中。這一問題在中小型企業(yè)中尤其嚴(yán)重。大多數(shù)中小型企業(yè)中的會計(jì)從業(yè)人員并沒有經(jīng)過嚴(yán)格的篩選和崗前培訓(xùn)，掌握的計(jì)算機(jī)知識也十分匱乏，一旦在工作過程中設(shè)備出現(xiàn)故障或程序出現(xiàn)問題，工作人員無法進(jìn)行及時維修，將導(dǎo)致會計(jì)工作受到很多阻礙，工作效率下降，影響企業(yè)的正常運(yùn)行。企業(yè)要真正實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化就必須對相關(guān)的工作人員進(jìn)行有效的崗前培訓(xùn)，使會計(jì)人員掌握一定的計(jì)算機(jī)知識和操作技能。在工作過程中，也要定期組織對會計(jì)人員的培訓(xùn)，使其掌握最先進(jìn)的會計(jì)電算化操作技能，為企業(yè)的會計(jì)工作提供一定的技術(shù)保障。
5.資金短缺
會計(jì)電算化系統(tǒng)的維護(hù)和升級等都需要一定的資金支持，但由于中小型企業(yè)自身在資金上的缺陷，導(dǎo)致企業(yè)的會計(jì)電算化系統(tǒng)無法得到良好的維護(hù)和開發(fā)，給信息處理造成了一定阻礙。會計(jì)電算化系統(tǒng)起到了信息存儲、數(shù)據(jù)傳輸?shù)裙δ?，其中包含著大量的企業(yè)機(jī)密，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，或者出現(xiàn)安全隱患，就會出現(xiàn)信息泄露的危險(xiǎn)，造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。再加上系統(tǒng)的外在威脅和操作人員在維護(hù)能力上的不足，企業(yè)的會計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)際上十分脆弱，企業(yè)的會計(jì)信息時刻面臨著泄露的危險(xiǎn)，給不法分子以可乘之機(jī)。
三、中小企業(yè)中會計(jì)電算化應(yīng)用策略
我國企業(yè)的會計(jì)電算化系統(tǒng)建設(shè)還存在許多問題，會計(jì)信息的處理尚不完善。提高會計(jì)信息處理的質(zhì)量有利于提高會計(jì)核算的效率，減少數(shù)據(jù)處理誤差。其次，會計(jì)電算化的應(yīng)用還能促進(jìn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的整體建設(shè)和發(fā)展。
1.完善企業(yè)對會計(jì)電算化的管理制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定完善的會計(jì)電算化管理制度，對每一個階段的工作流程進(jìn)行詳細(xì)的制定和劃分。每一天的核算工作完成后，都應(yīng)當(dāng)對當(dāng)前的信息做好詳細(xì)記錄，做好信息備份，并對系統(tǒng)功能進(jìn)行確認(rèn)，防止系統(tǒng)受到侵入和破壞。在日常工作過程中也要對會計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，嚴(yán)格防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。為提高數(shù)據(jù)的安全性，應(yīng)當(dāng)做到雙重備份，多渠道保存，對于一些數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化保管。管理制度建立應(yīng)當(dāng)建立在分工明確的原則上，數(shù)據(jù)的輸入人員和管理人員應(yīng)當(dāng)做好職能劃分，并各自設(shè)置好登陸系統(tǒng)的密碼和權(quán)限，以確保信息的安全性。對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)做好定期刪減和調(diào)整，減少系統(tǒng)維護(hù)的工作量，確保系統(tǒng)中有充足的存儲空間。在數(shù)據(jù)保存后對數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)，確保數(shù)據(jù)的完整性。
2.加強(qiáng)企業(yè)對會計(jì)電算化的認(rèn)識
要加強(qiáng)企業(yè)對會計(jì)電算化的認(rèn)識就應(yīng)當(dāng)將這一概念融入到企業(yè)的文化建設(shè)中，使其成為企業(yè)文化的一部分。對會計(jì)電算化的應(yīng)用和重視應(yīng)當(dāng)自上而下展開。首先，企業(yè)的管理者應(yīng)當(dāng)對會計(jì)電算化引起高度重視，加大對會計(jì)電算化建設(shè)的投入力度，在企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)中設(shè)置專門的會計(jì)電算化管理部門和相應(yīng)的監(jiān)管人員，并對會計(jì)電算化工作人員實(shí)行完善的考評制度，以提高會計(jì)人員的工作效率和質(zhì)量。會計(jì)工作人員自身也要加強(qiáng)思想覺悟和專業(yè)能力，充分熟悉和掌握企業(yè)的會計(jì)電算化工作流程，嚴(yán)格按照制度的相關(guān)規(guī)定展開工作，并定期學(xué)習(xí)、接受培訓(xùn)，不斷提高專業(yè)能力，為企業(yè)發(fā)展打好基礎(chǔ)。
3.開發(fā)專業(yè)的會計(jì)電算化軟件
會計(jì)電算化系統(tǒng)的建立是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的，因此，提高會計(jì)電算化系統(tǒng)的軟件功能是提高企業(yè)會計(jì)電算化系統(tǒng)功能的有效途徑。要達(dá)到這一目標(biāo)，首先要提高計(jì)算機(jī)軟件的安全性，降低系統(tǒng)軟件運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)，排除會計(jì)電算化過程中的安全隱患，從而防止企業(yè)在會計(jì)電算化工作中出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)損失。財(cái)務(wù)軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是企業(yè)會計(jì)電算化工作中最主要的設(shè)備，要確保其工作效率，在配置上應(yīng)當(dāng)注重品質(zhì)和水平，同時也要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)濟(jì)能力考慮經(jīng)濟(jì)性。企業(yè)在系統(tǒng)運(yùn)行的過程中還要根據(jù)技術(shù)發(fā)展和工作需求，定期進(jìn)行軟件升級和更新，管理人員則要做好系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)做好及時的備份和處理。為增強(qiáng)系統(tǒng)對病毒的抵御能力，應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)中安裝一定的殺毒軟件，并采用加鎖程序?qū)υO(shè)備進(jìn)行保護(hù)，設(shè)置防火墻對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全預(yù)防。隨著我國信息技術(shù)水平的不斷提高，在會計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的開發(fā)上也將有更大進(jìn)步，將進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)信息建設(shè)。
4.對會計(jì)從業(yè)者定期展開培訓(xùn)
在會計(jì)電算化的進(jìn)程下，會計(jì)工作人員的重要性有一定程度的下降，但在會計(jì)核算的過程中，會計(jì)人員的素質(zhì)和能力仍對會計(jì)工作的質(zhì)量產(chǎn)生較大影響。要提高會計(jì)從業(yè)人員的整體素質(zhì)，就要展開定期培訓(xùn)，從計(jì)算機(jī)操作能力、數(shù)據(jù)的分析處理、會計(jì)電算理論等方面展開教學(xué)，使會計(jì)人員充分掌握會計(jì)工作過程中應(yīng)有的技能。會計(jì)人員還應(yīng)具備一定的管理能力，對工作過程中出現(xiàn)的各種意外情況進(jìn)行合理有效的處理，使得專業(yè)知識結(jié)構(gòu)更加完善，綜合素質(zhì)不斷提高。
5.加大對會計(jì)電算化的投資力度
任何制度的建立、實(shí)行和完善都需要一定的資金支持，會計(jì)電算化系統(tǒng)的建立也不例外。企業(yè)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變過于關(guān)注短期經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展方式，將更多注意力放在內(nèi)部系統(tǒng)的建立和完善上，只有確保內(nèi)部工作體制的完善，才能提高企業(yè)的綜合實(shí)力和市場競爭力，才能在長遠(yuǎn)的競爭中樹立優(yōu)勢，從而獲得更好發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在會計(jì)電算化建設(shè)中投入更多資金，加強(qiáng)系統(tǒng)的升級和完善，引入先進(jìn)的技術(shù)和程序加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和高效性。
四、結(jié)語
近年來，會計(jì)電算化系統(tǒng)在我國的中小型企業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用和推廣，并且取得了良好的應(yīng)用效果，但當(dāng)前中小型企業(yè)的會計(jì)電算化系統(tǒng)建設(shè)還存在較多問題，尤其是安全隱患的存在給系統(tǒng)應(yīng)用帶來了阻礙。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視會計(jì)電算化系統(tǒng)建設(shè)的重要性，制定合理的管理制度，提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)，為企業(yè)的會計(jì)電算化建設(shè)提供保障。
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作者：孟佳琪 單位：渤海大學(xué)管理學(xué)院
