企業(yè)管理意識(shí)檔案鑒定工作影響分析

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摘要：檔案鑒定工作就是科學(xué)合理地辨識(shí)館藏檔案的利用價(jià)值，剔除無(wú)利用價(jià)值的檔案，優(yōu)化庫(kù)存，有效降低企業(yè)管理成本。由于這項(xiàng)工作對(duì)檔案管理工作有著直接的深遠(yuǎn)影響，實(shí)踐中檔案工作者對(duì)檔案鑒定工作持非常謹(jǐn)慎的職業(yè)態(tài)度，企業(yè)的管理意識(shí)對(duì)檔案鑒定工作起著決定性影響。

關(guān)鍵詞：管理意識(shí)；檔案鑒定；影響

檔案記載著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的全過(guò)程信息，有著珍貴的歷史價(jià)值和利用價(jià)值，但是隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)年限的延續(xù)，存在著巨量無(wú)利用價(jià)值的檔案資料占據(jù)著庫(kù)存資源。企業(yè)按照國(guó)家檔案管理規(guī)定需要承擔(dān)庫(kù)房、設(shè)備、裝具、管理人員、信息存儲(chǔ)、復(fù)制、修復(fù)等多項(xiàng)費(fèi)用，并且隨保存期限延長(zhǎng)，管理成本將會(huì)呈增長(zhǎng)趨勢(shì)。因此，企業(yè)必須考慮避免冗余檔案，保持合理的庫(kù)容量，降低管理成本。檔案鑒定工作是以科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)和原則判斷館藏檔案的利用價(jià)值，將無(wú)利用價(jià)值的檔案銷(xiāo)毀，但是此項(xiàng)工作存在較大誤判風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)檔案有著深遠(yuǎn)影響。此時(shí)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理意識(shí)對(duì)檔案鑒定工作起著決定性影響[1]89。

一、企業(yè)管理意識(shí)與檔案鑒定的關(guān)系

企業(yè)通常對(duì)檔案鑒定工作持非常謹(jǐn)慎的態(tài)度，必須調(diào)配人、財(cái)、物等重要資源，協(xié)調(diào)多部門(mén)共同協(xié)作完成。這需要企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理高層的決策，與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理意識(shí)息息相關(guān)。因?yàn)槠髽I(yè)高層管理意識(shí)中是否把檔案管理作為企業(yè)管理整體中的一個(gè)環(huán)節(jié)，影響了檔案鑒定的結(jié)果。實(shí)踐中我們可以看到，絕大多數(shù)企業(yè)，特別是國(guó)企的檔案鑒定工作是以失敗告終的，因?yàn)槠髽I(yè)高層主觀(guān)上對(duì)檔案管理工作關(guān)注度不夠，不愿意調(diào)配相應(yīng)資源制定科學(xué)、合理的檔案鑒定原則和方法，開(kāi)展檔案鑒定工作。甚至為了規(guī)避檔案鑒定的管理風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)采用保守的方式，即無(wú)論檔案有無(wú)利用價(jià)值，一并保存，極大地浪費(fèi)庫(kù)存資源，直接增大了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。究其緣由，就是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理意識(shí)中缺少對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源的管理意識(shí)。企業(yè)需要重新認(rèn)識(shí)檔案的重要性，從檔案鑒定原則、標(biāo)準(zhǔn)、工作程序以及資源配置等環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理。

二、建立檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)環(huán)境、經(jīng)營(yíng)范圍和行業(yè)特點(diǎn)，加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源的統(tǒng)籌管理，并將檔案資源管理升級(jí)到知識(shí)管理層面，與當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的總要求相匹配。企業(yè)高層要對(duì)館藏情況有足夠清晰的了解，對(duì)檔案形成及類(lèi)別進(jìn)行分析，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理戰(zhàn)略目標(biāo)，確定檔案鑒的總體原則和標(biāo)準(zhǔn)，用以指導(dǎo)檔案鑒定工作。

1.檔案鑒定原則。檔案鑒定原則是鑒定工作最根本的依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)檔案鑒定目標(biāo)的關(guān)鍵因素，一般包括綜合性原則、衍生性原則、整體性原則、經(jīng)濟(jì)性原則。（1）綜合性原則。全面評(píng)估檔案的綜合特征及其影響因素，從檔案收集、整理、審查及組卷等歸檔工作環(huán)節(jié)入手，全面兼顧檔案的內(nèi)外重要因素，充分考慮檔案的具體內(nèi)容、責(zé)任主體、形成時(shí)間、介質(zhì)載體等要素，綜合分析鑒定檔案實(shí)物價(jià)值。（2）衍生性原則。企業(yè)檔案是記載企業(yè)過(guò)去經(jīng)營(yíng)過(guò)程信息的媒介。從形成時(shí)間角度來(lái)說(shuō)，它屬于企業(yè)的歷史資料，鑒定檔案的價(jià)值就必須考慮到形成時(shí)的歷史環(huán)境。但檔案在不同的時(shí)間范圍內(nèi)，會(huì)體現(xiàn)出不同的利用價(jià)值，具有廣義上的不明確性，會(huì)根據(jù)環(huán)境變化衍生出新的以往未發(fā)現(xiàn)的可利用信息。因此,判斷檔案的價(jià)值應(yīng)包括但不限于檔案形成時(shí)期價(jià)值，還要注意其后續(xù)效用及企業(yè)所處行業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要。（3）整體性原則。檔案鑒定工作中整體性原則是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。檔案的形成包含著項(xiàng)目或事務(wù)計(jì)劃、設(shè)計(jì)、批復(fù)、實(shí)施和竣工等全過(guò)程的信息，是相互關(guān)聯(lián)的整體。我們?cè)u(píng)估檔案價(jià)值，需要用全局視角觀(guān)察和梳理，充分考慮檔案形成時(shí)的環(huán)境和運(yùn)用范圍的因素,準(zhǔn)確辨識(shí)檔案價(jià)值。（4）效益性原則。效益包括經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，經(jīng)濟(jì)效益可以量化，而社會(huì)效益不能完全量化，但可以定性。這可以作為企業(yè)鑒定檔案價(jià)值時(shí)的指導(dǎo)思想。企業(yè)既不能忽視冗余庫(kù)存耗費(fèi)的成本，必須保持合理的效益和成本比例，還要保留曾經(jīng)對(duì)社會(huì)產(chǎn)生重大影響的重要資料。我們要充分評(píng)估保存檔案的成本與其利用價(jià)值的關(guān)系，遵循檔案利用價(jià)值大于保存檔案的成本原則。

2.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。檔案鑒定人員從不同的專(zhuān)業(yè)角度考慮檔案的價(jià)值，難免會(huì)存在主觀(guān)意識(shí)，因此確定檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)是保證符合客觀(guān)實(shí)際和鑒定質(zhì)量的關(guān)鍵。可依據(jù)保存從寬、銷(xiāo)毀從嚴(yán),孤本從寬、復(fù)本從嚴(yán),本單位文件從寬、外單位文件從嚴(yán),年久的從寬、近期的從嚴(yán)的思路，以經(jīng)營(yíng)管理的發(fā)展為目標(biāo)，分析檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，結(jié)合檔案形成單位行文時(shí)的目的、范圍和最終實(shí)施結(jié)果，考慮全宗的完整程度、責(zé)任者、產(chǎn)生時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)和外形特征等因素,確定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的量化和定性指標(biāo)。（1）檔案實(shí)質(zhì)性標(biāo)準(zhǔn)。檔案實(shí)質(zhì)內(nèi)容是鑒定檔案價(jià)值的基本標(biāo)準(zhǔn)。檔案內(nèi)容直接記錄著企業(yè)項(xiàng)目或主營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程管理重要信息。企業(yè)檔案實(shí)際利用的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，檔案的借閱需求很多集中在檔案的前期立項(xiàng)、批復(fù)和設(shè)計(jì)等文件中的具體數(shù)據(jù)內(nèi)容,可以將檔案需求作為鑒定檔案價(jià)值的量化指標(biāo)，例如借閱人次、關(guān)注的具體內(nèi)容以及調(diào)卷次數(shù)等。（2）檔案實(shí)用性標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)性質(zhì)和范圍不同，檔案的具體需求和利用就有所不同。特別是國(guó)企，在注重效益的同時(shí)，還賦予了特定的社會(huì)效益。應(yīng)重點(diǎn)保存記載重大政策（事件）、重要人物、特殊產(chǎn)品及成果等方面的檔案。應(yīng)充分了解自身館藏總體格局和特色，在準(zhǔn)確掌握各類(lèi)檔案案卷的調(diào)閱次數(shù)、利用需求量基礎(chǔ)上，將具體檔案案卷標(biāo)記出來(lái)，篩選后作為實(shí)用性量化指標(biāo)，并結(jié)合檔案形成的時(shí)間、單位的具體目的等要素制定定性指標(biāo),例如具體案卷（件）題名、行文單位性質(zhì)及目的、頁(yè)數(shù)、保管期限等。（3）檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際工作中，通常會(huì)在檔案到期時(shí)重新鑒定保管期限，這也是檔案鑒定的工作之一。關(guān)于檔案的保管期限，國(guó)家檔案相關(guān)管理制度以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（T28）等都明確規(guī)范了保管期限，即永久、30年和10年，可以作為量化指標(biāo)[2]。

三、檔案鑒定工作程序

1.專(zhuān)設(shè)檔案鑒定管理組?？蓺w口管理或獨(dú)立；檔案鑒定工作需要跨部門(mén)聯(lián)合工作，建議由企業(yè)副總經(jīng)理級(jí)別的人分管，其權(quán)限有利于調(diào)動(dòng)多部門(mén)協(xié)作工作；檔案鑒定管理組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)和督促鑒定工作；負(fù)責(zé)鑒定工作的資源配置；負(fù)責(zé)編制檔案鑒定工作方案及實(shí)施；明確相關(guān)配合部門(mén)的責(zé)任等。

2.編制檔案鑒定工作方案。編制工作方案時(shí)必須明確鑒定工作基本原則、工作計(jì)劃、具體范圍、鑒定工作程序和方法、鑒定后的預(yù)處理、檔案銷(xiāo)毀審批以及完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)等要素。

3.合理規(guī)劃鑒定資源配置。檔案鑒定工作涉及企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)范圍、專(zhuān)業(yè)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)狀況、人力資源、行業(yè)環(huán)境等方面資源，必須在鑒定工作啟動(dòng)前提前進(jìn)行規(guī)劃管理、資金預(yù)算和人力調(diào)配，以保證資金充沛和人員到位[3]。檔案鑒定工作直接影響企業(yè)檔案館藏整體結(jié)構(gòu)，也關(guān)系檔案的最終歸宿。此項(xiàng)工作也存在較大風(fēng)險(xiǎn)，每個(gè)企業(yè)對(duì)檔案鑒定工作基本上是慎之又慎,但是冗余庫(kù)存形成的管理成本將會(huì)逐年呈倍增長(zhǎng)，我們往往容易忽略這部分的成本因素。因此,企業(yè)必須站在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的大局高度，開(kāi)展檔案鑒定工作，提高檔案利用價(jià)值，有效控制檔案保存成本與經(jīng)營(yíng)管理成本的比例。這也是企業(yè)檔案總體管理水平乃至綜合管理水平的體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]王傳寧，張斌.科技檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2009.

[2]科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2008）[S].北京：國(guó)家檔案局，2009.

[3]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005.

作者：何軍勇 蔣明 單位：中核四川環(huán)保工程有限責(zé)任公司研究館員