高校人事檔案管理的問題與對策

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【摘要】實(shí)行聘用制既是高校改革的必然要求，也給高校的人事檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。目前，高校人事檔案管理還存在一些問題，如社會成員的檔案意識淡薄、檔案質(zhì)量參差不齊、檔案重建現(xiàn)象頻發(fā)、棄檔問題嚴(yán)重等。這些問題總體來說是高校人事檔案管理信息化程度低、檔案管理缺乏監(jiān)督、檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊造成的。在這種情況下，推進(jìn)檔案管理科學(xué)化、建立高校人員信息數(shù)據(jù)庫、完善檔案管理法律法規(guī)等，是高校人事檔案管理、解決問題的主要對策。

【關(guān)鍵詞】聘用制；高校；人事檔案管理；對策

一、聘用制下高校人事檔案管理面臨的主要問題

經(jīng)過幾十年的積累，我國高校人事檔案管理工作雖然取得了一定的成績，但在實(shí)行聘用制的大背景下，也面臨著不少問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案意識薄弱

檔案事業(yè)發(fā)展的動力來源于良好的檔案意識。一個成熟的社會必然對檔案高度重視，并將其納入社會發(fā)展的重要組成部分——社會系統(tǒng)建設(shè)之中。社會成員也要意識到檔案的重要性，并擁有成熟的檔案意識，主動應(yīng)用檔案信息。當(dāng)前，由于宣傳、教育、培訓(xùn)、管理、服務(wù)不到位，我國很多公民檔案意識較為薄弱。這種狀況也影響到高校人事檔案管理工作，會導(dǎo)致出現(xiàn)建檔歸檔意識、規(guī)范管理意識、優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識不強(qiáng)等問題。

（二）檔案質(zhì)量參差不齊

隨著高校人才聘用制的發(fā)展，人事檔案出現(xiàn)了無法完全適應(yīng)新要求、檔案更新速度滯后、內(nèi)容參差不齊、質(zhì)量普遍不高等問題。1.檔案內(nèi)容失實(shí)。由于人事檔案牽扯到個人利益，如職稱、晉升、退休、福利待遇等問題，各種歸檔的資料中檔案信息作假的現(xiàn)象為數(shù)不少，給高校選拔、任用人才帶來了不少麻煩，甚至造成損失。另外，某些學(xué)生就業(yè)服務(wù)部門讓學(xué)生自行保管檔案，也會導(dǎo)致檔案遺失、檔案造假等現(xiàn)象發(fā)生。2.檔案內(nèi)容不完整。人事檔案一般涵括個人的自然情況、社會經(jīng)歷、政治面貌、考核情況、職務(wù)職稱變動等情況，能較完整地反映個人狀態(tài)。如果缺少某些材料，可能會給個人利益造成損害。但同時，這些人事檔案內(nèi)容單一陳舊，反映出來的人物缺乏個性，千人一面，更不能客觀地呈現(xiàn)個人近況，給高校精確篩選人才帶來了不便。3.檔案管理范本意識薄弱?！陡刹繖n案整理工作細(xì)則》規(guī)定檔案整理工作應(yīng)做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。許多高校檔案管理部門管理混亂，在一定程度上存在資料沒有整理成冊、檔案磨損嚴(yán)重、檔案不完整、成冊后沒有按格式分類處理、接收檔案材料帶有隨意性和隨機(jī)性、缺乏信息技術(shù)管理檔案的經(jīng)驗(yàn)等問題，導(dǎo)致檔案管理工作雜亂無章，效率低下，重復(fù)做工。

（三）檔案重建現(xiàn)象頻發(fā)

一方面，許多高校為了挽留人才，以人事檔案為抓手，增加了職工跳槽的難度。另一方面，為了招納人才，某些高校承諾可幫助跳槽人才重建檔案，恢復(fù)原有身份，并連續(xù)計算工齡。這種狀況導(dǎo)致新檔案可信度低，偽造、篡改檔案的可能性大大增加。

（四）棄檔問題嚴(yán)重

市場經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)下，社會成員的就業(yè)觀與創(chuàng)業(yè)觀發(fā)生了很大變化。同時，也創(chuàng)造了更多的就業(yè)機(jī)會，帶來了與以往不同的人事制度。企業(yè)在招聘時，更多看重工作能力，而不關(guān)注個人身份。企業(yè)與員工講求形成契約，制定勞動協(xié)議或勞動合同，而淡化了人事檔案。聘用制下的高校亦是如此，教職工為了自由流動，往往選擇棄檔，奔向更好的崗位。在此種背景下，高校的人事檔案似乎變得可有可無。而社會人員在第三方機(jī)構(gòu)寄存或托管人事檔案時，不僅要辦理有關(guān)手續(xù)，還要繳納一定的費(fèi)用；再加上受戶籍政策的制約，人事檔案的托管目前仍按屬地原則辦理。為了省錢省事，許多人選擇了棄檔。再加之人事檔案信息單一、信息失真等原因，使棄檔人數(shù)激增。據(jù)國家人事部的統(tǒng)計，2003年全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代管的330萬份人事檔案中，有60多萬份與主人失去聯(lián)系，成為棄檔。

二、聘用制下高校人事檔案管理問題的成因

（一）檔案管理信息化程度低

雖然教育部和地方教育行政部門先后多次推出了教職工管理系統(tǒng)，但都未形成規(guī)模，由于缺乏總體規(guī)劃、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)管理，制約了我國高校人事檔案信息現(xiàn)代化管理整體水平的提高。近年來雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，但是高校的檔案管理信息化水平仍然不高。有的高校建數(shù)據(jù)庫沒有針對性，純粹為建庫而建庫，導(dǎo)致各個數(shù)據(jù)庫之間不能進(jìn)行信息共享，使用不方便。

（二）檔案管理中的監(jiān)督缺失

長期以來，上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致檔案管理部門缺乏有效的監(jiān)督指導(dǎo)，這就導(dǎo)致了部分高校檔案管理混亂，經(jīng)常發(fā)生檔案散失、檔案污損、檔案缺乏歸類、檔案受到篡改等現(xiàn)象，這為聘用制下高校的人才的進(jìn)出考核、選拔任用等造成了非常不好的影響。

（三）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

2010年，我國檔案管理科班出身的工作人員不到5%，本科以上學(xué)歷的人員不足19%，由于檔案管理從業(yè)人員整體受高等教育或檔案管理專門化教育水平不高，導(dǎo)致檔案管理工作未能在專業(yè)化、專門化、信息化道路上走下去，這對于檔案管理事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展非常不利。雖然上崗后有從業(yè)人員選擇了繼續(xù)教育培訓(xùn)，但是很多已經(jīng)評上中高級職稱的人員對檔案管理產(chǎn)生了職業(yè)懈怠，并未重視培訓(xùn)工作。加之檔案管理部門是“清水衙門”，在就業(yè)市場上缺乏優(yōu)勢，不少檔案管理出身的專業(yè)人才選擇跳槽或跨行。

三、聘用制下高校人事檔案管理策略

高校對聘用制的實(shí)施有具體的要求，高校人事檔案管理的發(fā)展必須與人力資源管理的實(shí)際要求相結(jié)合。筆者認(rèn)為，聘用制下的高校人事檔案管理應(yīng)有如下策略。

（一）推進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化建設(shè)

1.推進(jìn)檔案管理工作信息化。第一，廣泛應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。經(jīng)過20世紀(jì)80年代至今多年的努力，國家與各級組織人事管理部門在研發(fā)與推廣人事檔案管理系統(tǒng)上獲得了長足進(jìn)步。其中比較突出的是，深圳市委組織部研發(fā)的《全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)》和江蘇省委組織部推廣的《干部人事檔案信息系統(tǒng)》。這些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能將所屬人員建庫管理，提高了人事檔案管理部門的工作效率。但同時，檔案管理部門仍需聯(lián)同軟件開發(fā)單位繼續(xù)改良信息系統(tǒng)。特別是在當(dāng)前高校聘用制改革的形勢下，信息系統(tǒng)的更新更要適應(yīng)體制的具體要求，并要適應(yīng)不同高校的不同需求，體現(xiàn)個性化、差異化，便于推動人事檔案管理信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用。第二，創(chuàng)造良好的檔案儲存條件。確保檔案的完整性是檔案管理部門的首要任務(wù)，雖然常說“紙壽千年”，但是如何保證檔案面貌如初，這就需要檔案管理部門繼續(xù)探討與研究，要給檔案創(chuàng)造一個良好的貯存環(huán)境與條件，達(dá)到利用與保護(hù)相結(jié)合的目的。第三，促使檔案形式的多樣性。隨著數(shù)字化技術(shù)的興起與發(fā)展，形形色色的數(shù)據(jù)庫如雨后春筍般展現(xiàn)在人們眼前，人們不再拘泥于平面化的視覺資料，還對聲像資料提出要求。在高校聘用制改革的當(dāng)下，扁平化的德勤能績考量已無法全面體現(xiàn)個體的特點(diǎn)，高校人事檔案管理應(yīng)順應(yīng)數(shù)字建檔的要求，既要收納書面材料，也要收集聲像材料，從而逐步實(shí)現(xiàn)“紙質(zhì)檔案”到“數(shù)字檔案”的轉(zhuǎn)變。2.建立高校人員信息數(shù)據(jù)庫。建立高校人員信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)將其重要的材料數(shù)字化，如學(xué)歷學(xué)位、科研成果、業(yè)績等。另外，檔案管理部門還應(yīng)對資料進(jìn)行分類整理，以便組織人事部門考核、選拔人才。因此，檔案管理部門的工作應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)向資料管理、數(shù)字建設(shè)、咨詢服務(wù)，檔案管理要從傳統(tǒng)的整理、存儲到資料收集、信息處理、利用和提供更全面、完善的職能服務(wù)上來。另外，檔案管理部門還應(yīng)與時俱進(jìn)，借著信息技術(shù)發(fā)展的契機(jī)，依靠先進(jìn)技術(shù)解決信息泄密、信息造假、用戶識別等問題。3.完善人事檔案管理法律法規(guī)。1987年，《中華人民共和國檔案法》誕生，這部法律結(jié)束了在中國檔案沒有法律保護(hù)的歷史，結(jié)束了中國檔案工作無法可依的歷史。高校檔案管理必須遵循檔案法的要求，做到有法可依、有法必依。但是，高校人員數(shù)據(jù)庫的建立，人事材料的傳輸，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的開放性，與檔案的保密原則有一定的沖突。因此，學(xué)校的人事檔案管理規(guī)章應(yīng)順應(yīng)當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)發(fā)展形勢，進(jìn)行一定的修訂與完善，讓高校人事檔案管理與之配套。

（二）促進(jìn)高校人事檔案管理部門的功能分化

高校的人事檔案管理制度應(yīng)結(jié)合集中統(tǒng)一管理和“人檔分離”的改革思路，將高校所屬的人事檔案管理部門、政府人事部門所屬的人才流動機(jī)構(gòu)、勞動部門所屬的就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬的畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其他部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的高校人事檔案管理職能剝離出來，成立政府所屬的統(tǒng)一的高校人事檔案中心。高校人事檔案中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來源方面，應(yīng)從初始設(shè)置的“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費(fèi)”逐步過渡到由公共財政全額提供經(jīng)費(fèi)，以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無償性為基礎(chǔ)，逐步發(fā)展成為社會公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。高校人事檔案管理部門是人事檔案的管理機(jī)構(gòu)，其任務(wù)是確保檔案的安全性與完整性，服務(wù)于單位或個人查閱檔案的需求，為單位提供分析統(tǒng)計，為師生提供職業(yè)咨詢、生涯規(guī)劃、市場供求等信息。另外，檔案管理部門還應(yīng)制定檔案處置時間表，檔案或長期保存或予以銷毀都應(yīng)經(jīng)過上級主管部門批準(zhǔn)。

（三）實(shí)行開放式人事檔案管理模式

隨著公共服務(wù)型政府的建設(shè)，政府公務(wù)越加陽光、透明。公民也能上網(wǎng)查閱行政機(jī)關(guān)的相關(guān)文件，互聯(lián)網(wǎng)為公民參政議政提供了技術(shù)保障，從而推動了國家的民主政治進(jìn)程。在這種背景下，再加之市場經(jīng)濟(jì)的影響，隨著高校聘用制度的發(fā)展，人才流動加劇，人事檔案中非隱私部分走向開放成為可能。在計劃經(jīng)濟(jì)時代，人事檔案管理注重隱秘性、封閉性。而在市場經(jīng)濟(jì)時代，人事檔案的政治色彩與神秘色彩逐漸弱化，開放式檔案管理模式更適應(yīng)人才求職應(yīng)聘的要求，可以利用互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)各種社會機(jī)構(gòu)與個人，但這種模式也存在泄密的危險。因此，在實(shí)行開放式人事檔案管理模式的同時，應(yīng)更加注重信息的加密。總之，人事檔案管理工作的發(fā)展并非易事，除了要以國家有關(guān)檔案的法律法規(guī)為保障以外，還應(yīng)依靠信息技術(shù)與監(jiān)督機(jī)制保障其發(fā)展。

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作者：羅艷麗 單位：嶺南師范學(xué)院檔案館