人事檔案管理信息化建設(shè)的強(qiáng)化對(duì)策

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【摘要】在事業(yè)單位檔案管理機(jī)制不斷發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)該以一種與時(shí)俱進(jìn)的心態(tài)積極促進(jìn)檔案管理朝向信息化建設(shè)方向發(fā)展。文章闡述了事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)，論述了檔案管理信息化存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出檔案管理信息化建設(shè)的強(qiáng)化對(duì)策，推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作長(zhǎng)久、穩(wěn)定發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化建設(shè)；問(wèn)題；策略

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)

（一）改變檔案管理方式，增加檔案管理職能。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理模式主要是以紙質(zhì)的方式作為媒介，使用人工錄入的方式，這種工作方式會(huì)導(dǎo)致工作效率下降，進(jìn)而會(huì)嚴(yán)重影響整個(gè)檔案管理信息化工作的開(kāi)展。伴隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足新時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展的需要，在信息化時(shí)代，主要使用電子錄入的信息化管理模式，在對(duì)事業(yè)單位人事檔案資料信息化管理的過(guò)程中，一定要體現(xiàn)保存資料的功能，同時(shí)還能夠完成對(duì)其他資料的收集和整理，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案資料信息管理工作的正常開(kāi)展（二）便于管理事業(yè)單位人事檔案資料。事業(yè)單位人事檔案資料種類非常多，在對(duì)其進(jìn)行管理的過(guò)程中需要消耗大量人力和物力，如果使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式不僅會(huì)產(chǎn)生很大工作量，而且整個(gè)程序也會(huì)非常繁瑣復(fù)雜。在對(duì)事業(yè)單位人事檔案資料進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，通過(guò)把檔案信息直接輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，為以后快速進(jìn)行查詢提供方便，同時(shí)還能夠提升工作效率水平，最后實(shí)現(xiàn)降低事業(yè)單位人事檔案管理成本的目標(biāo)。（三）永久保存檔案資料。以往事業(yè)單位人事檔案管理方式絕大多數(shù)都是使用紙質(zhì)檔案。然而，紙質(zhì)檔案由于受到天氣或者環(huán)境因素的影響，容易出現(xiàn)發(fā)霉或者損壞，嚴(yán)重的可能會(huì)導(dǎo)致大部分信息數(shù)據(jù)丟失，信息資料查詢也非常困難。近幾年，隨著信息化技術(shù)快速發(fā)展，事業(yè)單位通過(guò)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行信息化管理，在一定程度上能夠解決紙質(zhì)檔案中存在的問(wèn)題，為能夠永久保存人事檔案信息資料提供了一種可行的方式。

二、事業(yè)單位人事檔案管理信息化存在的問(wèn)題

（一）檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)更新速度慢。在對(duì)事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，很多事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作沒(méi)有投入太多時(shí)間和精力，導(dǎo)致檔案管理的更新速度越來(lái)越慢，同時(shí)還會(huì)導(dǎo)致工作人員人事檔案信息得不到及時(shí)更新，甚至?xí)霈F(xiàn)錯(cuò)漏等問(wèn)題。事業(yè)單位在實(shí)際工作中對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，人事檔案管理信息化平臺(tái)模塊設(shè)置更新緩慢，無(wú)法滿足人事檔案實(shí)際管理需求。（二）檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)使用率低。事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案信息化管理在一定程度上能夠降低管理成本，提升事業(yè)單位人事檔案信息資料查詢的高效性，但在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)的整體使用率并不是很高，從而影響了信息化平臺(tái)作用的發(fā)揮。（三）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)低。在對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員自身扮演著非常重要的角色，然而，有一部分事業(yè)單位人事檔案管理人員專業(yè)技能并不符合實(shí)際需要的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，綜合素質(zhì)水平有待進(jìn)一步提升。還有一部分事業(yè)單位人事檔案管理人員對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，同時(shí)缺乏相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)操作知識(shí)，導(dǎo)致他們的業(yè)務(wù)水平越來(lái)越低，由于事業(yè)單位人事檔案管理信息需求量的不斷增大，很多人事檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合能力有待于進(jìn)一步提升。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的強(qiáng)化對(duì)策

（一）增強(qiáng)工作人員專業(yè)技能培訓(xùn)。人事檔案管理工作人員專業(yè)技能與綜合素質(zhì)高低，會(huì)在一定程度上影響事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)整體進(jìn)程。所以，在對(duì)事業(yè)單位職工人事檔案信息化管理的過(guò)程中，一定要定期對(duì)工作人員專業(yè)技能進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，只有工作人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)水平得到提升之后，才能夠促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)工作穩(wěn)定開(kāi)展，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的正常穩(wěn)定。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)并不是一件容易的事情，牽扯到的因素非常多，單單依靠學(xué)習(xí)培訓(xùn)來(lái)促進(jìn)事業(yè)單位信息化建設(shè)顯然是不夠的，還應(yīng)該聘請(qǐng)更多的專業(yè)人士積極投入到事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，只有這樣才能夠推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)工作的優(yōu)化發(fā)展。（二）增強(qiáng)信息化建設(shè)平臺(tái)推廣模式創(chuàng)建。事業(yè)單位人事檔案管理信息化平臺(tái)創(chuàng)建的主要作用是為信息需求者提供更多優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以此來(lái)滿足信息需求者的實(shí)際需要，因此，在實(shí)際工作開(kāi)展的過(guò)程中，事業(yè)單位管理人員一定要增強(qiáng)檔案信息管理信息平臺(tái)的推廣和宣傳，最大限度地提升信息化建設(shè)平臺(tái)的影響力與知名度。與此同時(shí)，還應(yīng)該充分借鑒大型事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理的各方面先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)提升信息化建設(shè)平臺(tái)使用效率的方式，來(lái)更好地促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)工作的穩(wěn)定發(fā)展。（三）增強(qiáng)檔案管理人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員管理力度。事業(yè)單位人事檔案管理人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員兩者聯(lián)系非常密切，兩者之間的協(xié)調(diào)性是保證事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)正常、穩(wěn)定開(kāi)展的重要前提，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員應(yīng)該為信息化平臺(tái)建設(shè)維護(hù)工作提供高效服務(wù)。事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，通過(guò)創(chuàng)建互通機(jī)制來(lái)增強(qiáng)檔案管理人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員之間的合作，進(jìn)而保證事業(yè)單位人事檔案管理信息錄入和更新的及時(shí)性，同時(shí)還能夠提高信息化管理效率。在對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的過(guò)程中，一定要增強(qiáng)管理人員服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，使他們?cè)谌粘９ぷ髦幸材軌蚋訕?biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提供更好的服務(wù)。（四）更新設(shè)備、重視技術(shù)創(chuàng)新。在提升人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，必須明確建設(shè)規(guī)劃內(nèi)容，加強(qiáng)資金方面的投入，提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)水平。通常情況下采取的措施是更新信息化設(shè)備、引進(jìn)更多創(chuàng)新型設(shè)備，積極引進(jìn)現(xiàn)代化管理模式。假設(shè)在資金方面遇到困難，也一定要對(duì)設(shè)備與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新、升級(jí)，只有這樣才能夠保障信息化平臺(tái)的正常使用。如條件允許的情況下，應(yīng)該加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算前言技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)而為事業(yè)單位人事檔案管理工作提供重要保障。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案信息化管理并不是一件簡(jiǎn)單的事情，應(yīng)用科學(xué)、合理的方式對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息進(jìn)行管理，在一定程度上能夠促進(jìn)事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。然而，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中常常會(huì)受到各方面因素的影響，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理工作不能夠正常開(kāi)展。因此，一定要重視事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，充分把信息化和事業(yè)單位人事檔案管理各項(xiàng)工作充分結(jié)合在一起，進(jìn)而研究出適合本單位人事檔案管理信息化建設(shè)的措施，推動(dòng)事業(yè)單位健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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作者：沈超龍章延立 單位：肇慶市中心血站