企業(yè)人力資源管理的人事檔案管理加強

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[摘要]企業(yè)間競爭的核心是人才競爭，所以，在一個企業(yè)中，人力資源管理工作顯得尤為重要。而要提高人力資源管理工作的水平和效率，就要提高人事檔案管理工作的水平和效率。然而，在現(xiàn)今企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理仍然存在著各種各樣的問題。文章針對企業(yè)人力資源管理工作中人事檔案管理方面存在的問題進行了分析并提出了優(yōu)化建議。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；人力資源管理；重要性

人事檔案管理的主要任務(wù)是準確合理地記錄、保存工作人員的信息檔案。這項工作在企業(yè)管理中必不可少。企業(yè)建立之初就建立人事檔案管理部門，負責(zé)對企業(yè)工作人員基本信息、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)完成、評先評優(yōu)獎項等情況進行記錄歸案，說得明白些，人事檔案管理是管理人的信息的工作。工作信息復(fù)雜多變，需要人事檔案管理人員對這些內(nèi)容進行分類整理并基于這些內(nèi)容建立數(shù)據(jù)庫，更好地服務(wù)于企業(yè)。人事檔案管理在人力資源管理中有著十分重要的作用。在企業(yè)競爭越來越激烈的今天，人力資源管理逐漸成為企業(yè)的核心工作，而人事檔案管理則是人力資源管理的基礎(chǔ)和核心，企業(yè)負責(zé)人要想提高企業(yè)的核心競爭力，就必須要重點關(guān)注人事檔案管理工作。

一、人事檔案管理與人力資源管理之間的關(guān)系

人事檔案管理和人力資源管理都是對人力物力進行分配和再管理，使企業(yè)長期處于可持續(xù)發(fā)展的狀態(tài)之中，兩者之間的關(guān)系密切相關(guān)，不可分割。人事檔案管理在人力資源管理中具有十分重要的地位，是人力資源管理體系中十分重要的組成部分，是企業(yè)管理中不可或缺的部分。通過人事檔案管理可以將工作人員系統(tǒng)化結(jié)構(gòu)化，幫助企業(yè)和人力資源部門協(xié)調(diào)好人才的使用和培養(yǎng)。

二、人事檔案在企業(yè)人力資源管理中的重要性

（一）人事檔案是人力資源開發(fā)的重要依據(jù)人事檔案的一個最重要的節(jié)點就是其真實性，人事檔案信息是否真實可靠直接決定著企業(yè)能否在人力資源管理中正確地使用員工，分配工作，提高效益。人事檔案記錄著員工的工作經(jīng)歷、員工的工作經(jīng)驗、個人素質(zhì)、性格愛好、對企業(yè)的貢獻等等。通過大數(shù)據(jù)和系統(tǒng)分析可以考量出員工的綜合素質(zhì)，考量出此員工今后在企業(yè)的發(fā)展方向和所處的位置，以及其在工作中所發(fā)揮的作用，便于企業(yè)安排工作，提高工作效率。做好人事檔案管理工作，就能避免人才浪費，使人才發(fā)揮其所長，規(guī)避可能出現(xiàn)的缺陷，人盡其用。

（二）人事檔案對人力資源管理效率提升有促進作用人事檔案記錄著員工從任職開始的各項經(jīng)歷，包括其專業(yè)能力、培訓(xùn)經(jīng)歷等，對一個企業(yè)來說，實現(xiàn)人事檔案管理中的信息統(tǒng)一是一項非常重要的工作。管理者通過人事檔案可以對員工有一個大致的了解，在工作安排上參考人事檔案可以提高員工工作分配的準確性和合理性，能夠促進人力資源價值的提升和員工工作能力的提高，進而達到對企業(yè)工作結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和調(diào)整，提高企業(yè)人力資源管理效率。

三、人事檔案管理存在的問題及其對人力資源管理的不利影響

（一）人事檔案記錄存在虛假性盡管人事檔案記錄在企業(yè)的運行和發(fā)展中起著十分重要的作用，但隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，員工數(shù)量也在不斷增加。人事檔案管理方面出現(xiàn)了一些檔案管理弄虛作假問題。企業(yè)在招聘員工時，會根據(jù)其企業(yè)特點和工作要求給出一些規(guī)定和限定。被招聘的員工可能會根據(jù)這些要求，謊報虛假信息，如工作經(jīng)歷、學(xué)歷等情況，使得人事檔案記錄出現(xiàn)虛假信息，在企業(yè)管理中存在個人信息不完善不真實情況。除此之外，人事管理的虛假性也會影響到公司正常的招聘人員調(diào)動等。

（二）人事檔案記錄不全面受一些客觀因素和主觀因素影響，人事檔案管理中可能會存在記錄信息不全面的問題。比如說，一些員工的基本信息中可能會遺漏工作經(jīng)歷、培訓(xùn)時長、獲獎情況等情況。在今后的工作和選拔中，這些情況的缺失會影響到員工的正常工作，因為這些內(nèi)容正是企業(yè)員工需要向企業(yè)展示的。所以想要做好人事管理工作，就需要一個系統(tǒng)的規(guī)劃和監(jiān)督。有關(guān)部門要負責(zé)對人事檔案的準確性、全面性進行審核，對不全的信息及時予以補充和更新，加強各個層面的分類、記錄、存儲和分析，使企業(yè)的管理更加科學(xué)和合理地反映出員工的整體素質(zhì)和工作能力。

（三）管理水平良莠不齊企業(yè)中所出現(xiàn)的各種各樣的人事檔案管理問題，很大程度上是因為檔案管理者的能力不足、意識不到位所導(dǎo)致的。在工作之中，檔案管理人員可能會出現(xiàn)管理不到位、材料不足、擺放混亂以及有效信息損失遺漏等各種問題，針對這些問題，應(yīng)積極與檔案管理人員溝通配合，對管理人員進行針對性的培訓(xùn)，提高其管理水平，實現(xiàn)檔案管理合理化和標準化，確保能夠全方位地發(fā)揮出認識檔案的作用。從另一個方面來看，檔案管理人員能力不強、管理水平欠缺的原因也是管理者重視程度不夠、工作待遇不高等所導(dǎo)致的，企業(yè)管理者在管理企業(yè)過程中應(yīng)該重視對檔案管理人員工作價值的肯定和工作待遇的提高，使其更有效地開展管理工作。

四、提高人事檔案管理在企業(yè)管理中的作用

（一）確保人事檔案的安全、全面與真實針對人事檔案的虛假和不準確信息問題，人力資源管理工作的開展需要從人事檔案的準確性和真實性入手，因為人事檔案是否準確、真實，直接影響到人力資源工作的準確性和工作效率。人事檔案管理人員要本著對工作負責(zé)的態(tài)度，對檔案進行核實和補充，建立人才數(shù)據(jù)庫，整理分析檔案，并安排專門人員進行定期的更新和維護，確保在企業(yè)的發(fā)展過程中，人事檔案管理可以為其提供有力的保障。對員工信息的全面記錄和分析，可以為今后工作的開展打下堅實基礎(chǔ)。

（二）加強部門之間的交流，完善企業(yè)人事檔案人力資源管理和人事檔案管理之間密切相關(guān)，做好人力資源管理工作，就必須要在人事檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)之上。如果一個企業(yè)的人事檔案有信息遺漏，那么檔案管理的價值將不復(fù)存在，人力資源管理將難以開展。因此，在管理方面，各個部門之間不能單獨管理，應(yīng)該相互配合，協(xié)調(diào)發(fā)展。加強合作與溝通，確保所有員工信息的完整性、準確性和客觀性。

（三）提高人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)企業(yè)應(yīng)該更多地重視人事檔案管理。近些年來所出現(xiàn)的人事檔案管理問題，很大程度上是因為檔案管理者的能力不足，意識不到位。所以，首先應(yīng)該讓檔案管理人員意識到自身工作在企業(yè)中的重要性，提高其責(zé)任感和意識性；其次要對管理人員進行針對性的培訓(xùn)，提高其管理能力，并設(shè)置相關(guān)管理部門對檔案管理人員進行監(jiān)督和審查，確保人事檔案管理順利開展。人力資源與人事管理在企業(yè)管理中互相配合、協(xié)同發(fā)展。在企業(yè)發(fā)展中，依據(jù)人事檔案管理建立健全的人員檔案庫及其及時更新管理，對于企業(yè)新活力的保持和今后長遠發(fā)展都有其不可替代的作用。

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作者：黃穎婕 單位：中國華油集團公司