企業(yè)人事檔案管理工作加強實踐思考

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摘要：人事檔案管理工作是企業(yè)開展人力資源管理的重要內(nèi)容之一，對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了重大影響?，F(xiàn)階段，隨著經(jīng)濟高速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模逐漸擴大，企業(yè)在發(fā)展同時出現(xiàn)了人才嚴重流失問題，為解決這一問題，企業(yè)需要積極開展人事檔案管理工作，做好人事檔案的接收、整理以及移交等工作，提高人事檔案管理工作效率，從而提高企業(yè)管理水平，推動企業(yè)進一步發(fā)展。但由于部分企業(yè)，其人事檔案管理工作中還存在諸多問題，例如重視程度不足以及檔案管理水平低下等，嚴重制約了企業(yè)發(fā)展。在本次研究中，首先分析人事檔案的具體內(nèi)涵以及人事檔案管理工作開展重要性，其次分析管理工作中存在的問題，最后針對具體問題，提出解決措施，完善人事檔案管理工作，提升管理質(zhì)量。

關鍵詞：企業(yè)；人事檔案；管理工作

當前在企業(yè)人力資源管理工作中，其人事檔案管理工作難度較大。檔案是個人學歷、身份資料的重要文件，而從人力資源角度闡述，檔案與員工薪酬、社會勞動保障等內(nèi)容存在密切聯(lián)系性。部分企業(yè)在人事檔案管理中，缺乏重視程度與創(chuàng)新意識，管理方式較為落后，導致工作人員工作壓力大，需要消耗大量時間在檔案整理、統(tǒng)計以及管理中。由于人事檔案數(shù)量多，工作量大，檔案管理失誤時常發(fā)生。針對這一問題，企業(yè)應當摒棄落后檔案管理模式，加強人事檔案管理工作開展，從而推動企業(yè)發(fā)展。

一、人事檔案內(nèi)涵與企業(yè)人事檔案管理重要性分析

（一）人事檔案內(nèi)涵人事檔案是中國人事管理制度中的一項重要內(nèi)容，同時人事檔案也是個人身份、學歷等方面的重要體現(xiàn)，與個人工資待遇、社會勞動保證等方面具有緊密聯(lián)系，具有一定法律效應，也是人生軌跡記錄的重要體現(xiàn)。人事檔案具有全面性、真實性、動態(tài)性、流動性以及機密性等特征。

（二）企業(yè)人事檔案管理的重要性企業(yè)的高效發(fā)展離不開人才支持，企業(yè)需要重視人事檔案管理工作開展，從人員以及資金等方面推動人事檔案管理工作開展，在最大程度上發(fā)揮其作用。企業(yè)開展人事檔案管理工作，其重要性可從以下幾方面闡述。1.幫助企業(yè)充分把握人員情況。企業(yè)在開展人事檔案管理工作中，會依據(jù)員工屬性進行存放，例如在職、離職、退伍軍人以及退休等，同時會制作分賬。按照員工屬性分類，退伍軍人檔案分類主要是為了響應國家組建退役軍人事務部管理保障體系，在通常情況下，單獨進行退伍軍人人事檔案分類管理，主要是為了便于企業(yè)掌握與利用。同時國家也提出，組建現(xiàn)役軍人管理保障機構(gòu)，能夠在最大程度上為退役軍人所服務。因此企業(yè)在開展人事檔案管理工作時，也需要依據(jù)當前社會形勢進行工作調(diào)整與創(chuàng)新，幫助企業(yè)更好掌握人員情況，并為企業(yè)提供相應服務。2.提供人事決策依據(jù)。在人事檔案中，詳細記載了員工的工作狀態(tài)、獎懲情況、工作水平以及學歷等各項信息，只需要查詢?nèi)耸聶n案，便能夠在第一時間了解員工的各項信息。首先企業(yè)在招聘新員工時，需要考察員工的學歷、專業(yè)以及品德等信息，從而幫助企業(yè)進行判斷，綜合分析是否滿足崗位要求。企業(yè)有助于人力資源管理工作的優(yōu)化，從而實現(xiàn)人力資源系統(tǒng)共享，保障企業(yè)人員流動的合理性，在最大程度上實現(xiàn)人力資源優(yōu)化，推動企業(yè)發(fā)展。最后通過人事檔案管理工作，便于企業(yè)人才選拔。企業(yè)在選拔人才時，可通過個人檔案，了解員工情況，對企業(yè)制定人才決策時提供科學化依據(jù)。同時企業(yè)部分員工在達到退休年齡時，通過查詢檔案，從而確定準確退休時間，并確定退休待遇，有助于員工退休手續(xù)的辦理與落實。

二、企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）對人事檔案管理缺乏重視企業(yè)在發(fā)展過程中，只注重企業(yè)運營中的經(jīng)濟效益，忽視人事檔案管理的重要性。造成這一現(xiàn)象的主要原因是由于在人事檔案管理過程中，經(jīng)濟效益體現(xiàn)不明顯，同時也并未對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生貢獻，因此企業(yè)管理者忽視人事檔案管理的重要性。而企業(yè)員工則認為人事檔案管理工作十分簡單，只需要在日常工作中對相關資料進行整理與分類即可，并不需要浪費大量時間以及精力去分析檔案的真實性與完整性。正是由于當前企業(yè)管理者以及企業(yè)員工對人事檔案認識不夠深入，缺乏重視程度，導致人事檔案管理工作中存在諸多問題，制約企業(yè)發(fā)展。

（二）人事檔案管理理念不夠深入在企業(yè)實際運營過程中，出現(xiàn)部分檔案管理人員逐漸向其他崗位流動的現(xiàn)象，人事檔案管理人員流向其他崗位，則會導致大量經(jīng)驗豐富的檔案管理工作人員流失，同時由于人員調(diào)動問題，導致檔案內(nèi)容無法及時更新與完善。存在新入職的檔案管理者，其工作經(jīng)驗相對缺乏，無法獨立完成人事檔案管理工作，在工作過程中，往往會依據(jù)書本知識開展工作，創(chuàng)新能力不足，嚴重制約了工作效率。最后，由于部分單位其人事檔案管理工作仍舊采用傳統(tǒng)管理方式，例如手動整理資料與歸類。我國目前已經(jīng)步入信息化時代，在多個行業(yè)中都運用了信息技術，工作效率大大提升。在人事檔案管理中，也應當積極采用先進管理方式，提高工作效率，傳統(tǒng)管理方式工作效率低下，極易出現(xiàn)錯誤，這一管理方式已經(jīng)逐漸被淘汰。

（三）人事檔案管理人員管理水平有限當前，我國人事檔案管理人員的專業(yè)技術相對較低，而企業(yè)管理者在企業(yè)運用過程中，為有效節(jié)約成本，通常會選擇一部分未接受過專業(yè)培訓的人員從事檔案管理工作。由于檔案管理人員專業(yè)能力不足，同時專業(yè)不對口，這部分因素嚴重制約了企業(yè)人事檔案管理工作開展。同時由于企業(yè)檔案管理部門對企業(yè)的貢獻相對較小，且沒有業(yè)績成績，導致檔案部門中的員工紛紛選擇調(diào)崗，檔案管理部分人手不足，便會從其他科室借調(diào)人員輔助檔案管理工作開展。這一現(xiàn)象則會導致檔案管理工作十分混亂，在人事檔案管理過程中，極易出現(xiàn)差錯，導致檔案管理工作效率低下，嚴重影響企業(yè)高效發(fā)展。

（四）人事檔案管理不夠規(guī)范性存在部分企業(yè)，雖然認識到人事檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性，也采取了多種措施推動人事檔案管理工作開展，但由于在企業(yè)內(nèi)部，缺乏管理制度，導致在實際工作開展過程中，出現(xiàn)分工不明確等問題，同時由于管理流程不清晰，管理工作過程中缺乏統(tǒng)一標準，人事檔案管理工作開展效率低下。存在部分企業(yè)，其管理者自身觀念落后，不了解人事檔案管理工作開展作用，企業(yè)內(nèi)部對人事檔案管理不夠重視，因而其工作人員在日常工作中，并未樹立責任意識，在人事檔案管理中，信息收集與整理缺乏完整性，甚至還存在隨意放置檔案材料的現(xiàn)象，嚴重影響人事檔案管理工作效率，不利于企業(yè)人事工作開展。

三、強化企業(yè)人事檔案管理舉措

（一）強化檔案管理意識企業(yè)管理者在日常工作中，應當起到一定榜樣作用，積極轉(zhuǎn)變自身思想認知，重視認識管理作用，重視檔案管理工作開展。而人事檔案管理人員，需要樹立一定職業(yè)認知與職業(yè)觀念，在日常檔案管理工作中，需要遵守企業(yè)規(guī)章制度，同時還需要樹立正確職業(yè)觀念，提升工作效率。為有效提升企業(yè)人事檔案管理的意識，可從三方面采取措施。首先需要責任到人，設立專門監(jiān)督人員，負責檔案管理工作開展，制定完善獎懲制度，并與員工工資、獎金相關聯(lián)，調(diào)動員工工作積極性。一旦檔案管理人員在工作中出現(xiàn)檔案管理所失誤等，需要采取一定懲罰措施。其次需要鼓勵企業(yè)各部門員工提出意見與建議，從而推動改進管理工作開展。最后企業(yè)需要加大對檔案管理部門的資金投入，及時更新硬件設備。

（二）全面引入信息技術當前我國已經(jīng)步入了信息時代，信息技術高速發(fā)展，因此企業(yè)需要跟隨時展步伐，將信息技術運用在企業(yè)人事檔案管理工作中，其工作效率以及工作質(zhì)量將得到進一步提升。例如在日常檔案管理工作中，其工作人員可依據(jù)檔案性質(zhì)進行分類，繼而將完成分類的檔案錄入到信息庫中，運用計算機技術的準確性以及便捷性特征，對檔案進行篩選，使得管理者能夠快速找到相應人員信息，工作時間大大縮減，工作效率得以提升，還能夠提升人事檔案管理工作的有效性。此外由于檔案管理工作具有一定參考與借鑒作用，因此檔案管理部門的工作人員需要將整理好的檔案進行打印，從而留檔，便于后期使用。高速發(fā)展的信息技術運用在人事檔案管理工作中，改善傳統(tǒng)管理方式中存在的不足，保證檔案管理的科學性以及準確性，提升工作質(zhì)量，對企業(yè)發(fā)展起到一定推動作用。

（三）構(gòu)建檔案管理機制為保證企業(yè)人事檔案管理工作高效開展，企業(yè)應當構(gòu)建人事檔案管理機制，運用制度規(guī)范員工行為，推動工作高效開展。企業(yè)在開展檔案管理工作時，需要完善自身管理機制，保證在工作中做到有章可循。檔案管理部門要想制定出科學管理制度，需要做好兩方面工作。首先企業(yè)需要積極建立目標責任制。為有效激發(fā)人事檔案管理人員的工作積極性，企業(yè)可針對表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予物質(zhì)獎勵，例如提高薪資待遇等，通過這一方式，能夠從根本上調(diào)動員工積極性。其次企業(yè)需要構(gòu)建監(jiān)督機制，保證人事檔案管理工作開展更加正規(guī)與合理。企業(yè)通過創(chuàng)新檔案管理機制，對檔案管理工作進行進度，能夠從根本上推動檔案管理工作開展。

（四）提高認識檔案管理工作規(guī)范化水平企業(yè)在開展人事檔案管理工作時，其基礎工作內(nèi)容為檔案信息收集與整理，當企業(yè)員工出現(xiàn)變化時，需要以及實際員工情況進行檔案補充，使得檔案內(nèi)容十分完。工作人員在檔案歸檔處理工作時，應當認真審核，避免虛假信息存在，同時還需要審核檔案信息與員工實際信息是否一致。此外工作人員在對檔案進行分類時，需要按照分類標準進行分類，便于檔案取用以及整理。最后企業(yè)應當對當前檔案管理制度進行完善，從而保證其規(guī)范性，在這一基礎上，企業(yè)還需要采取獎懲制度，針對檔案管理中出現(xiàn)失誤的員工需要進行懲罰，針對表現(xiàn)優(yōu)異的員工，則可進行獎勵。通過這一方式，員工工作積極性被調(diào)動，同時還能夠保證檔案管理工作的規(guī)范性。

四、總結(jié)

企業(yè)應當重視人事檔案管理工作的重要性，并創(chuàng)新檔案管理模式，順應時展潮流，將高速發(fā)展的信息技術運用在檔案管理工作中，對企業(yè)內(nèi)部制度進行完善，實現(xiàn)人事檔案管理工作順利開展，同時帶動企業(yè)進一步發(fā)展。

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作者：尹云飛 單位：中石化石油工程地球物理有限公司華北分公司