人事檔案管理信息化技術(shù)影響分析

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摘要：人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，隨著信息技術(shù)的不斷更新與發(fā)展，信息化技術(shù)成為影響人事檔案管理的重要因素。本文審視信息化技術(shù)為人事檔案管理帶來的各種影響，推進(jìn)信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，促進(jìn)人事檔案管理效率與質(zhì)量的不斷提高與加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；人事檔案管理；影響；應(yīng)用；探究；

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，人事檔案作為個(gè)人成長的歷史記錄逐漸成為一種重要的戰(zhàn)略資源。為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，人事檔案管理隨著信息化技術(shù)的發(fā)展逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理的過程，通過信息技術(shù)的應(yīng)用來提高人事檔案管理的效率，加強(qiáng)人事檔案管理的質(zhì)量。

1信息化技術(shù)對(duì)人事檔案管理的影響

1.1改變傳統(tǒng)人事檔案管理模式

在信息化社會(huì)中，信息資源逐漸成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中必不可少的戰(zhàn)略資源，人事檔案是個(gè)人成長的重要信息資源，它是人力資源管理的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化使時(shí)展的應(yīng)然取向[1]。傳統(tǒng)的人事檔案管理主要采用紙質(zhì)方法來承載重要的信息，導(dǎo)致大量信息丟失的現(xiàn)象，如高校的人事檔案管理中，由于高校崗位的類型較多，工作人員的數(shù)量就相應(yīng)增多，繁雜的工作量就會(huì)增加了人事檔案管理的難度，降低人事檔案管理的效率。信息化技術(shù)利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，通過電子文件來保存人事檔案信息，如使用MicrosoftOffice辦公軟件可以對(duì)人事檔案的人員進(jìn)行計(jì)算與匯總，通過表格的形式來呈現(xiàn)人事檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，可以對(duì)人事信息一目了然。

1.2提高人事檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，由于受到紙質(zhì)信息管理的影響，使得人事檔案管理的工作非常繁瑣。信息化技術(shù)的到來為人事檔案管理提供了資源共享的平臺(tái)，擴(kuò)展了人事檔案管理的范圍與領(lǐng)域，如信息化技術(shù)中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用可以使人事檔案的相關(guān)內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中共享，不需要對(duì)人事信息進(jìn)行重復(fù)的記錄，實(shí)現(xiàn)了人事數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)更新，同時(shí)，工作人員都可以通過信息化技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)共享來獲知自己的人事檔案信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息中的問題與錯(cuò)誤，并采取有效地措施解決檔案問題，消除不必要的矛盾。人事檔案管理的信息化能夠降低管理人員的工作量，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，有利于提高資源利用的有效性，提高人事檔案管理的效率與水平，真正的實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的辦公自動(dòng)化及信息化。

1.3增強(qiáng)人事檔案管理服務(wù)水平

人事檔案管理的重要功能在于檔案的查詢、編輯、修改及更新等服務(wù)方面，在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，查詢的方法主要采取的是人工查詢，這種查詢方式大大降低了查詢的效率；在編輯、修改與更新過程中，也會(huì)出現(xiàn)對(duì)原始人事檔案的破壞，造成人事檔案的客觀性受到嚴(yán)重影響，導(dǎo)致人事檔案的其權(quán)威性受到質(zhì)疑。信息化技術(shù)的出現(xiàn)則為人事檔案的管理帶來新的思路與方法，計(jì)算機(jī)技術(shù)的處理功能與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的共享功能，使得人事檔案管理的服務(wù)水平得以提高，如人事管理人員可以在電腦上迅速的調(diào)出需要查詢?nèi)藛T的姓名、職稱等相關(guān)信息，還可以及時(shí)的修改相關(guān)信息，并更新辭職或離職人員的信息資源，這樣可以保證人事檔案的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，促進(jìn)人事檔案的高效、高質(zhì)管理。

2信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

2.1加強(qiáng)人事檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)的思想

社會(huì)的信息化發(fā)展促使人們?cè)絹碓街匾曅畔⒌闹匾饔?，信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用實(shí)質(zhì)就是要實(shí)現(xiàn)信息管理自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，這種自動(dòng)化的人事檔案管理系統(tǒng)具有即時(shí)性、快捷性及動(dòng)態(tài)性等方面的特點(diǎn)，它能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)人事檔案管理無法實(shí)現(xiàn)的功能，如快速的查詢功能、及時(shí)的更新功能等，這就要求人事檔案的管理人員必須端正態(tài)度、擺正心態(tài)，愿意接受改變、接受新的技術(shù)，如有些人事檔案管理人員由于工作年限較長，不愿意改變已有的工作模式，或者因思想的固化而不能充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，這些都不利于信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用與推廣，因此，必須要加強(qiáng)人事檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的意識(shí)，促進(jìn)人事檔案管理人員從實(shí)際出發(fā)，立足現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，綜合考慮人事檔案信息化管理的過程與內(nèi)容，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案管理中的問題，及時(shí)尋找針對(duì)性的解決措施，增強(qiáng)信息化技術(shù)對(duì)于人事檔案管理的積極影響。

2.2推動(dòng)人事檔案信息化管理的一體化進(jìn)程

人事檔案管理的內(nèi)容包括人事檔案的建檔、歸檔、轉(zhuǎn)檔、查詢、借閱、借出、盤點(diǎn)及處理等方面，這些內(nèi)容既相互獨(dú)立，又相互影響，它們形成一體化的流程，如檔案的查詢是建立在建檔與歸檔基礎(chǔ)之上的，沒有建檔與歸檔也就無法查詢相關(guān)的人事檔案，同樣檔案的處理需要原有的檔案信息作為處理的對(duì)象與基礎(chǔ)，因此，每一個(gè)流程與環(huán)節(jié)都是相輔相成，相互促進(jìn)的關(guān)系。信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用使得檔案的每一個(gè)內(nèi)容與環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)了管理的信息化過程，管理人員可以在計(jì)算機(jī)或其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上快速的實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、盤點(diǎn)、轉(zhuǎn)檔等方面的功能，加強(qiáng)人事檔案信息資源安全、快捷的共享，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)人事檔案管理中所有業(yè)務(wù)的一體化運(yùn)作，如人事檔案信息的接收、存儲(chǔ)、提取、使用、管理等方面，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理服務(wù)一體化的職能[2]。

2.3促進(jìn)人事檔案管理中信息技術(shù)的軟件開發(fā)力度

人事檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用需要信息化操作平臺(tái)的支持，沒有信息化操作平臺(tái)的支持，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化是不可能的，這就要求人事檔案的管理人員大力研發(fā)人事檔案管理的信息化軟件或技術(shù)，對(duì)各類操作不斷進(jìn)行更新與升級(jí)，從而建立起整體的人事檔案管理信息系統(tǒng)。在人事檔案管理信息系統(tǒng)的建立過程中，要全面考慮檔案工作的實(shí)際情況，如管理系統(tǒng)需要具有查詢、傳輸、維護(hù)、處理等方面的功能，這些功能能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的安全性、實(shí)用性及科學(xué)性。

2.4提高人事檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的信息溝通

人事檔案管理部門是整個(gè)企業(yè)或高校的重要組成部分，它不是獨(dú)立存在的個(gè)體，而是關(guān)系到企業(yè)或高校整體部門的生存與發(fā)展，因此，人事檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)需要促進(jìn)不同部門之間的溝通與交流，建立各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)機(jī)制，確保人事檔案信息的完整性與規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的安全可靠，促進(jìn)人事檔案管理信息化速度的提高。

3結(jié)論

信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用是現(xiàn)代化科技發(fā)展的必然趨勢(shì)，要不斷的加強(qiáng)人事檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)人事檔案管理的安全性、可靠性，提高人事檔案管理的更新速度及利用效率。

參考文獻(xiàn)

[1]張雨薇，李鋒．人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析[J]．科協(xié)論壇，2013（3）：98.

[2]張彬．人事檔案管理的困境與出路[J]．吉林大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2011（5）：23.

作者：陳銘 單位：國網(wǎng)黑龍江省電力有限公司信息通信公司