高等職業(yè)院校人事檔案管理的思考

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摘要：隨著文明社會的不斷進(jìn)步，人事檔案也應(yīng)運(yùn)而生，人事檔案記錄了個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作履歷、獲得的各種獎?wù)陋勴?xiàng)、還有違紀(jì)處分等，與個(gè)人今后的升遷、調(diào)遣都是息息相關(guān)的。人事檔案可以促進(jìn)文明社會的發(fā)展，有其一定的社會價(jià)值，高等職業(yè)院校要加強(qiáng)重視人事檔案的管理工作，要不斷創(chuàng)新，促進(jìn)人事檔案的信息化進(jìn)程，不斷豐富完善人事檔案的內(nèi)容，加強(qiáng)檔案管理機(jī)制，充分發(fā)揮出人事檔案的社會價(jià)值和社會作用。

關(guān)鍵詞：高等；職業(yè)院校；人事檔案；管理

高等職業(yè)院校的人事檔案與每位學(xué)生息息相關(guān)，也在學(xué)生今后的工作生活中發(fā)揮著非常重要的作用。學(xué)校對學(xué)生的個(gè)人檔案進(jìn)行綜合的管理，將學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、獲得的獎?wù)隆⑹欠裼羞`紀(jì)行為等都會放入個(gè)人檔案中統(tǒng)一管理，人事檔案反映的是個(gè)人的經(jīng)歷和道德表現(xiàn)情況，是學(xué)生今后工作、升遷的重要依據(jù)，因此在高等職業(yè)院校對人事檔案的管理也就顯得非常重要了。如何對人事檔案進(jìn)行高效的管理是高等職業(yè)院校需要認(rèn)真思考的問題，在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的發(fā)展的當(dāng)下，將人事檔案進(jìn)行信息化管理是最有效也最便捷的管理方式。

1高等職業(yè)院校人事檔案的職能

1．1具有信息記錄存儲功能：

人事檔案記錄的是一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌、工作履歷和職位變化等，詳細(xì)真實(shí)的記錄了一個(gè)人的真實(shí)面貌，是一個(gè)人參與社會活動的原始材料，也是單位用人、聘用人員的重要依據(jù)。人事檔案要確保其真實(shí)性，這與一個(gè)人今后的發(fā)展是息息相關(guān)的，一個(gè)人的品德才能如何、社會經(jīng)歷如何都會如實(shí)的記錄儲存在人事檔案中，為個(gè)人升遷提供具體的理論依據(jù)。

1．2具有社會控制功能：

人事檔案是國家規(guī)范人們遵紀(jì)守法的一種政治手段，在社會發(fā)展中具有一定的控制功能，在維護(hù)社會秩序方面發(fā)揮了重要的作用。單位在用人時(shí)都會根據(jù)人事檔案來決定是否聘用，人事檔案中還有一個(gè)人的政治面貌，反映一個(gè)人的政治取向和政治前途。人事檔案還便于組織人事部門的工作，人事調(diào)動、任免都需要組織人事部門的審核，人事部門也是通過人事檔案來全面真實(shí)的了解一個(gè)人，再決定一個(gè)人的任職情況。人事檔案還記錄一個(gè)人的獎懲情況，形成個(gè)人的自我約束、自我控制，保證與黨的方針政策相協(xié)調(diào)，也能使個(gè)人在社會活動中體現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。同時(shí)人事檔案具有一定的保密性，當(dāng)事人無法查閱自己的個(gè)人檔案，因此會注意自己的言行努力得到獎?wù)?，發(fā)揮了人事檔案的對社會成員的控制作用。

1．3具有社會記憶功能：

人事檔案記錄的是不同時(shí)期的資料，可以真實(shí)地反映歷史情況，有一定的歷史價(jià)值。人事檔案的本質(zhì)就是記錄最原始的資料，具有社會記憶的功能，可以真實(shí)全面的反映當(dāng)事人在某一時(shí)期的社會活動情況，是歷史的真實(shí)再現(xiàn)。我們作為社會活動的一份子，思想覺悟、政治觀念會隨著社會的發(fā)展而不斷進(jìn)步，人事檔案就會清楚的反映出一個(gè)人所經(jīng)歷的歷史背景和在這一背景下的思想覺悟。人事檔案的社會記憶功能可以為國家和黨提供豐富真實(shí)的原始資料，是歷史的重要憑證。

2高等職業(yè)院校人事檔案管理存在的不足

2．1檔案管理體制較為落后：

很多高等職業(yè)院校的人事檔案存放的比較散亂沒有形成統(tǒng)一的管理存放，人事檔案在人事處、學(xué)生處等都有存放，這種散亂的存放方式對人事檔案管理非常不利，無法形成統(tǒng)一規(guī)范的管理模式，也非常不利于權(quán)力部門對檔案的使用，無法發(fā)揮人事檔案的作用。目前高等職業(yè)院校的人事檔案管理的方式比較落后，大部分是采用手工整理，人事檔案信息化進(jìn)程較為緩慢。高等院校檔案信息化建設(shè)的工作沒有建立統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，很難實(shí)現(xiàn)資源的共享。很多高等職業(yè)院校對人事檔案管理觀念淡薄，檔案工作無法帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益因此很容易被忽視，導(dǎo)致人事檔案管理工作的滯后。

2．2檔案管理人員的素質(zhì)偏低：

很多人普遍認(rèn)為檔案管理工作不需要高學(xué)歷人員來管理，在高等職業(yè)院校中人事檔案管理工作人員的學(xué)歷普遍較低，專業(yè)分布不合理，工作的積極性較差，導(dǎo)致檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低。由于檔案管理人員素質(zhì)的偏低，無法為檔案管理提出創(chuàng)新性建議，對檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程有一定的阻礙。人事檔案信息化要求檔案管理人員掌握計(jì)算機(jī)、檔案管理等多方面的知識，而檔案管理人員素質(zhì)偏低直接影響了人事檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2．3檔案沒有及時(shí)更正：

高等職業(yè)院校中學(xué)生的人事檔案是不斷變化的，比如學(xué)生獲得了獎?wù)禄蛘呤艿教幏侄际且皶r(shí)放入檔案中，若更新不及時(shí)就會造成檔案的遺漏、信息的不完整。在電子檔案管理中還要注意檔案內(nèi)容的規(guī)范正確，檔案管理工作者在錄入信息時(shí)要認(rèn)真審核，否則很容易造成檔案信息的不正確或出現(xiàn)混淆錯(cuò)誤。

3加強(qiáng)高等職業(yè)院校人事檔案管理的措施

針對當(dāng)前我國高等職業(yè)院校在進(jìn)行人事檔案管理過程中存在的各種問題，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要給予足夠的重視，及時(shí)采取有效的解決措施，不斷完善現(xiàn)有的人事檔案管理制度，進(jìn)而為院校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)?；诖耍旅姹疚木蛯ν晟频嚷殬I(yè)院校人事檔案管理的有效措施進(jìn)行深入的分析和研究。

3．1完善檔案管理機(jī)制：

要不斷完善檔案管理機(jī)制，協(xié)調(diào)好人事檔案與各部門的關(guān)系，有力推進(jìn)人事檔案的信息化管理。高等職業(yè)院校要制定出規(guī)范的檔案管理工作流程，將檔案管理的工作分配到人，每個(gè)人都要擔(dān)負(fù)起責(zé)任，處理好檔案管理工作中的矛盾和出現(xiàn)的問題。為了防止檔案管理混亂情況的出現(xiàn)，高等職業(yè)院校盡量把檔案統(tǒng)一歸入人事處或檔案室統(tǒng)一管理，加強(qiáng)各部門與檔案管理的配合和合作，共同完成檔案的高效管理。此外還要不斷加強(qiáng)高等職業(yè)院校檔案管理的意識，認(rèn)識到檔案工作的重要性。檔案可以有效促進(jìn)國家文明的發(fā)展，其社會價(jià)值是不容忽視的。也要讓學(xué)生認(rèn)識到檔案的重要性，認(rèn)識到個(gè)人檔案與自己今后的工作、晉升都是息息相關(guān)的，從而在學(xué)校能夠更好的約束自己的行為，并以積極的態(tài)度去學(xué)習(xí)和參加學(xué)習(xí)各項(xiàng)活動。

3．2充實(shí)檔案的內(nèi)容：

傳統(tǒng)的人事檔案只是記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、獲得的獎項(xiàng)，內(nèi)容較為單一，無法適應(yīng)現(xiàn)代的應(yīng)用需求。高等職業(yè)院校應(yīng)在人事檔案中多加入一些學(xué)生的專業(yè)特長、興趣愛好、知識體系等內(nèi)容，多注重學(xué)生的個(gè)性特征和職業(yè)偏好，不斷充實(shí)人事檔案的內(nèi)容，避免所有的檔案都是千篇一律沒有個(gè)性特點(diǎn)，無法發(fā)揮其作用。只有豐富充實(shí)的檔案才能更好的為權(quán)力部門提供派遣的依據(jù)，發(fā)揮檔案的優(yōu)勢。高等職業(yè)院校要實(shí)現(xiàn)人事檔案的多樣化就要加快人事檔案信息化管理的進(jìn)程，利用計(jì)算機(jī)來采集錄入學(xué)生信息，可以方便檔案的整理和歸納，信息化管理還可以實(shí)現(xiàn)增加、刪減、檢索的功能使人事檔案應(yīng)用時(shí)更加方便。

3．3提高檔案管理人員的素質(zhì)：

不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)知識還要學(xué)習(xí)掌握信息專業(yè)知識，保證檔案管理信息化進(jìn)程的順利進(jìn)行。檔案管理人員要全面完善自己的知識結(jié)構(gòu)，能夠?yàn)闄n案管理提出有效的建議，從而加強(qiáng)檔案管理的工作。學(xué)校還可以組織檔案管理人員多出去學(xué)習(xí)交流，多借鑒其他學(xué)校的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，有效促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

4結(jié)束語

綜上所述，人事檔案反映的是個(gè)人的經(jīng)歷和道德表現(xiàn)情況，是學(xué)生今后工作、升遷的重要依據(jù)，我們要認(rèn)識到人事檔案的重—213—要性，加強(qiáng)高等職業(yè)院校的人事檔案管理工作，不斷推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，高等職業(yè)院校使檔案多樣化，充分發(fā)揮出檔案的社會價(jià)值，為促進(jìn)國家文明社會的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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作者：趙長莉 單位：棗莊職業(yè)學(xué)院