事業(yè)科研單位人事檔案管理創(chuàng)新分析

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摘要：在事業(yè)科研單位的發(fā)展中，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，在一定程度上影響人事管理決策，而目前隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，科研事業(yè)單位人事檔案管理中的傳統(tǒng)管理模式越來越突顯出其局限性，所以檔案管理工作需要有所創(chuàng)新，使人事檔案管理工作更加科學(xué)、高效?；诖?，首先概述科研事業(yè)單位人事檔案管理及“大數(shù)據(jù)”背景的有關(guān)概念，其次分析當(dāng)前科研事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀，最后提出在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)途徑。

關(guān)鍵詞：科研事業(yè)單位；人事檔案管理；創(chuàng)新；大數(shù)據(jù)

一、人事檔案管理及“大數(shù)據(jù)”背景的有關(guān)概念

人事檔案管理指的是科研事業(yè)單位中人員的基本信息記載，反映了單位工作人員的一些基本狀況，還對(duì)工作崗位的設(shè)置和知識(shí)水平高低、工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)罰情況以及人員調(diào)動(dòng)等都有所記錄，通過人事檔案可以清楚地看到每個(gè)員工的詳細(xì)信息，可以說人事檔案管理是對(duì)人才信息的重要記錄。而所謂的“大數(shù)據(jù)”指的是在大量不同類別的樣本數(shù)據(jù)中，用戶快速獲取其需要的信息，實(shí)現(xiàn)最方便且最快捷的信息服務(wù)。

二、目前科研單位人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.科研事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊。

目前我國(guó)的科研事業(yè)單位中負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員大部分都是身兼數(shù)職，這使得事業(yè)單位的工作人員花在人事檔案管理工作上的時(shí)間和精力有所限制。有些事業(yè)科研單位中的人事檔案管理的部分工作人員的學(xué)歷不高，有的年齡也比較大，對(duì)于在新時(shí)代中新接觸的那些東西較難理解，新知識(shí)的接受速度較慢，新業(yè)務(wù)的使用比較困難，甚至在他們這些工作人員當(dāng)中有些管理人員沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)專業(yè)知識(shí)掌握不足。雖然說科研事業(yè)單位中也有一部分管理人員從事人事檔案管理工作很多年從而積累了大量經(jīng)驗(yàn)，但他們一般都是利用傳統(tǒng)的管理方法，已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)管理模式，這導(dǎo)致他們對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案管理模式接受程度較低。這些問題都是事業(yè)科研單位的人事檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下創(chuàng)新所需要注意的。

2.事業(yè)科研單位的人事檔案信息利用率不高。

在事業(yè)科研單位中，一般人事檔案管理工作的目的是通過收集鑒別及保存員工個(gè)人信息而實(shí)現(xiàn)為干部員工服務(wù)。而目前我國(guó)的大部分事業(yè)科研單位沒有在人事檔案管理工作中樹立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，對(duì)檔案材料利用不夠，即使部分事業(yè)科研單位對(duì)檔案材料的利用率較高，但其開發(fā)利用的深度以及廣度都是有限制的，一般對(duì)檔案材料的查詢都只能對(duì)員工簡(jiǎn)歷等情況有所了解，且對(duì)檔案材料的開發(fā)利用的途徑比較單一，使得人事檔案管理工作在事業(yè)科研單位中會(huì)處于被動(dòng)狀態(tài)，導(dǎo)致科研事業(yè)單位中的人事檔案管理工作沒有充分的發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.人事檔案管理技術(shù)及基礎(chǔ)設(shè)施落后。

在科研事業(yè)單位中的人事管理隊(duì)伍建設(shè)中，缺乏既懂檔案管理又掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才，這就直接影響了大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，導(dǎo)致接收和傳遞以及存儲(chǔ)、利用一體化等新方法和新技術(shù)在科研事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用遭到阻礙。在科研事業(yè)單位的基礎(chǔ)設(shè)備方面，有些檔案室面積不大，設(shè)備較為簡(jiǎn)陋且管理人員數(shù)量不夠。有些科研事業(yè)單位中使用的人事檔案管理軟件及相關(guān)技術(shù)較為落后，僅在人員基本信息以及檔案目錄編輯和檔案轉(zhuǎn)遞等一些日常管理中的幾個(gè)環(huán)節(jié)中實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，而信息的存儲(chǔ)量小，且功能小、操作頻繁，使得信息的統(tǒng)計(jì)和綜合分析過于復(fù)雜，造成人事檔案管理信息化程度不高，難以在大數(shù)據(jù)背景下適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展。

4.科研人才的流失現(xiàn)象嚴(yán)重。

在目前我國(guó)的科研事業(yè)單位當(dāng)中，人事管理中的科技人才的規(guī)模和素質(zhì)是科研單位衡量其科技實(shí)力及潛力的一項(xiàng)重要指標(biāo)。而目前雖然人事檔案管理越來越受到單位管理者的重視，但科研人才的流失現(xiàn)象依然很嚴(yán)重，其主要原因是有些科研事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)及環(huán)境存在劣勢(shì)，加之科研投入不足，科研事業(yè)的工作艱苦且自身效益較低，使得科研單位的人才福利待遇相對(duì)較低，且有的科研設(shè)施相對(duì)簡(jiǎn)陋，缺乏與科研中高端研究相匹配的實(shí)驗(yàn)條件。另外，由于普通的科研單位獨(dú)立爭(zhēng)取國(guó)家、省級(jí)的重大科研項(xiàng)目比較困難，導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足。這一系列原因都使得科研人才流失，導(dǎo)致高層次人才引進(jìn)困難?？蒲腥瞬诺牧魇?dǎo)致科研單位增加成本，降低競(jìng)爭(zhēng)力，阻礙科研發(fā)展。

三、科研事業(yè)單位人事檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下的創(chuàng)新

1.提高管理人員素質(zhì)。

科研事業(yè)單位人事檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下的拓展和創(chuàng)新需要配有大量的信息處理人員及信息分析人員和信息研究人員，另外，還需要配有專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)更新人員及專業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)施維護(hù)人員等，因此，在大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的創(chuàng)新對(duì)有關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求。所以，科研事業(yè)單位的人事檔案管理工作需要不斷更新管理觀念，加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)和留住單位中現(xiàn)有的優(yōu)秀人才并引進(jìn)更多優(yōu)秀人才。檔案管理的工作人員不僅要具備有關(guān)的人事檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)對(duì)應(yīng)用信息技術(shù)知識(shí)有一定掌握。

2.制定激勵(lì)機(jī)制并保障職工利益。

在科研單位中，職工利益是構(gòu)成該單位利益的基礎(chǔ)，所以科研單位需要以員工的個(gè)人利益為出發(fā)點(diǎn)制定激勵(lì)機(jī)制，要認(rèn)識(shí)到員工的利益和本單位的利益是緊密聯(lián)系、相輔相成的。激勵(lì)機(jī)制在管理活動(dòng)中具有非常積極的意義，能夠調(diào)動(dòng)全體成員的積極性，提高個(gè)體活動(dòng)效率。所以在人事管理中，科研單位制定好科學(xué)合理的激勵(lì)機(jī)制能夠保障科研活動(dòng)的任務(wù)或目標(biāo)有效實(shí)現(xiàn)。且在管理中還可以制定好相應(yīng)的懲處制度以警告、懲罰那些違反科研管理規(guī)定、對(duì)科研工作持消極態(tài)度、侵犯他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及違背學(xué)術(shù)和職業(yè)道德等個(gè)人或部門，做到人人平等，獎(jiǎng)罰分明。

3.推行“終身教育”制度。

科研單位應(yīng)該是不斷出成果以及出人才的一個(gè)知識(shí)性機(jī)構(gòu)，因此“終身教育”作為知識(shí)創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，能有力保障科研單位中的人才快速成長(zhǎng)。而在科研事業(yè)單位中推行“終身教育”要注意將培訓(xùn)、考核及使用結(jié)合起來，形成育人、選人及用人一體化機(jī)制，積極開展在職繼續(xù)教育，并將其納入單位領(lǐng)導(dǎo)業(yè)績(jī)考核指標(biāo)中，要使繼續(xù)教育的培訓(xùn)和考核以及任職和晉升相結(jié)合的制度落到實(shí)處，使繼續(xù)教育工作實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化。人事管理部門要注意根據(jù)科研單位的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)在職人員進(jìn)行有目的、有計(jì)劃以及多形式的教育培訓(xùn)。在科研單位中推行“終身教育”，一方面能提高事業(yè)單位中人力資源的整體素質(zhì)，充分挖掘科技人員的潛能，另一方面，則能在單位內(nèi)部營(yíng)造尊重知識(shí)和人才的良好氛圍，進(jìn)而留住現(xiàn)有的優(yōu)秀的科研人才，吸引更多優(yōu)秀科研人才進(jìn)入本科研單位，形成人力資源開發(fā)的良性循環(huán)。

4.加強(qiáng)技術(shù)支持。

在大數(shù)據(jù)背景下，我國(guó)的科研事業(yè)單位人事檔案的數(shù)據(jù)量增長(zhǎng)快速，所以在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要考慮到目前快速擴(kuò)充的數(shù)據(jù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的投資和后期維護(hù)成本的降低。應(yīng)制定好系統(tǒng)安全保護(hù)的有關(guān)制度，建立好檔案防病毒系統(tǒng)以及漏洞檢測(cè)系統(tǒng)，采用一些專業(yè)工具對(duì)單位內(nèi)的檔案系統(tǒng)進(jìn)行漏洞檢測(cè)，要注意及時(shí)安裝好補(bǔ)丁程序，另外，還可以建立防火墻技術(shù)，以阻擋外部不安全因素對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的影響，減少檔案管理系統(tǒng)中的安全隱患，確保數(shù)據(jù)安全。

5.創(chuàng)立檔案管理的新體系。

一套完善的檔案管理體系應(yīng)該是將宏觀及微觀的管理體系有機(jī)結(jié)合在一起的體系。目前我國(guó)人事檔案管理體系的分類及分層次管理方式都為檔案管理的體系創(chuàng)新提供了依據(jù)，由現(xiàn)在事業(yè)單位人事檔案的發(fā)展趨勢(shì)來看，在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理體系的建立要注意檔案管理方式的細(xì)節(jié)和整體結(jié)合，并且要注意各單位關(guān)于檔案管理的機(jī)構(gòu)統(tǒng)一。事業(yè)科研單位人事檔案管理要在統(tǒng)一的檔案管理制度指導(dǎo)下，合理有效地利用網(wǎng)絡(luò)手段，全方位掌握人才信息。即利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)和手段，使所有人才的人事檔案都能夠?qū)崿F(xiàn)社會(huì)化服務(wù)。目前，科研事業(yè)單位人事檔案管理可以充分利用現(xiàn)代科技，利用好多媒體影像、聲音及指紋等電子信息，以取代紙質(zhì)人事檔案材料的不足。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理工作中的合理有效使用，能夠很大程度上提高人事檔案管理的工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

科研事業(yè)單位人事檔案管理相對(duì)于其他檔案管理工作更具有系統(tǒng)性，在大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的創(chuàng)新和完善要求科研事業(yè)單位提高管理人員的綜合素質(zhì)，在保障職工利益的基礎(chǔ)上建立激勵(lì)機(jī)制，注重“終身教育”在科研事業(yè)單位中的實(shí)現(xiàn)，建立有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)并創(chuàng)立好檔案管理新體系，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)化，加強(qiáng)技術(shù)支持。

參考文獻(xiàn)

[1]劉高田.大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案職業(yè)的影響[J].山東檔案,2014(5).

作者：寧慧敏 單位：湖南省農(nóng)業(yè)生物資源利用研究所