獨(dú)立院校人事檔案管理與高校人力資源管理分析

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摘要：民辦獨(dú)立院校發(fā)展起步較晚，在辦學(xué)條件及規(guī)模有限的情況下，更加重視的是提高教學(xué)質(zhì)量和生源，然而對(duì)人事檔案管理方面的投入要少。作為一名在民辦獨(dú)立院校從事人事管理工作人員，并在日常的人事檔案管理工作也發(fā)現(xiàn)它的重要性，如何有效的開(kāi)展民辦獨(dú)立院校人事檔案管理工作與高校人力資源管理相結(jié)合，提升人事檔案管理水平，來(lái)滿足現(xiàn)代人力資源管理的發(fā)展及需要。想必也是目前同類院校不可忽視的一項(xiàng)重中之重任務(wù)之一。

關(guān)鍵詞：民辦高校；人事檔案管理；人力資源管理

人力資源已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的第一資源，而人事檔案又是各類人才信息的縮影，是他們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的最原始的記錄。人事檔案主要是包含學(xué)院內(nèi)員工的個(gè)人基本信息、學(xué)歷經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、思想政治表現(xiàn)、才干績(jī)能、主要獎(jiǎng)懲等方面的綜合性記錄，能比較全面地記載并能反應(yīng)教職員工德能勤績(jī)的一個(gè)綜合表現(xiàn)。并能供有關(guān)部門客觀地了解和掌握學(xué)院?jiǎn)T工的綜合情況。它是民辦獨(dú)立高校人事檔案管理中聘用制人事工作的重要內(nèi)容，是人力資源管理中的重要組成部分，更是各單位人力資源管理的重要信息支柱。在師資隊(duì)伍建設(shè)中占重要的基礎(chǔ)作用，更是學(xué)院“識(shí)別人才、選拔人才、使用人才”的依據(jù)。科學(xué)有效的人事檔案管理能促使人力資源管理的開(kāi)發(fā)和利用。人事檔案管理也只有適應(yīng)現(xiàn)代的人力資源管理要求，才能為人力資源開(kāi)發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。

一、民辦獨(dú)立院校人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.民辦獨(dú)立院校對(duì)人事檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠。

由于獨(dú)立院校的發(fā)展主要是看生源和教學(xué)質(zhì)量方面，從而對(duì)人事檔案的管理的重視程度和支持力度都不夠，在對(duì)人事檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化不夠嚴(yán)格。校對(duì)檔案管理人員專業(yè)性沒(méi)有做嚴(yán)格的要求。在對(duì)人事檔案管理人員沒(méi)有專業(yè)限制，造成對(duì)人事檔案需要裝訂的材料不齊全；也不是專人負(fù)責(zé)管理，由部門員工兼職管理人事檔案，往往忽視對(duì)材料的收集和整理。

2.民辦獨(dú)立院校的檔案管理室未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求。

獨(dú)立院校不能和公立院校相比，在校舍的投建和利用方面有限制要求，導(dǎo)致在對(duì)教職員工的人事檔案管理極具簡(jiǎn)單，裝訂材料的檔案盒選用質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，放置檔案的檔案柜有限。

3.民辦獨(dú)立院校內(nèi)部機(jī)制調(diào)整使人事檔案管理復(fù)雜化。

在民辦獨(dú)立院校內(nèi)常涉及到機(jī)構(gòu)調(diào)整、部門重組、教職員工的學(xué)歷晉升、調(diào)崗、跳槽等現(xiàn)象，導(dǎo)致民辦獨(dú)立院校人事檔案管理的復(fù)雜化。加上這類院校檔案管理水平殘差不齊，及管理體制不夠規(guī)范，故人事檔案的完整性、失密和不真實(shí)、不安全等情況就凸現(xiàn)出來(lái)。

4.民辦獨(dú)立院校的檔案管理未走向信息化建設(shè)。

對(duì)人事檔案還采用手動(dòng)填寫紙質(zhì)材料，根據(jù)學(xué)院的相關(guān)要求交相關(guān)紙質(zhì)資料，再進(jìn)行甄選、整理和儲(chǔ)存；只能對(duì)教職員工的檔案材料收集在基礎(chǔ)階段，關(guān)于后期跟進(jìn)教職員工的進(jìn)修、晉升等情況無(wú)法第一時(shí)間更新檔案。以致于人事部門在提供給學(xué)院師資隊(duì)伍建設(shè)方面的資料信息不全面。不能及時(shí)有效達(dá)到人力資源信息共享。

二、優(yōu)化民辦獨(dú)立院校人事檔案與高校人力資源管理的模式

民辦獨(dú)立院校人事檔案管理與人力資源管理的彼此關(guān)聯(lián)，不可分離，且更應(yīng)同步發(fā)展。只有優(yōu)化高校人事檔案管理工作才可以極大的提高學(xué)院的人力資源管理，從而才能提升學(xué)院的教學(xué)、及科研整體水平。獨(dú)立院校的人事部門通過(guò)人事檔案提供的信息，這樣可以發(fā)現(xiàn)與識(shí)別人才、培養(yǎng)和使用人才，使他們能最大限度的發(fā)揮人才潛力，學(xué)院做到科學(xué)用人，有效地防止不講德才兼?zhèn)錀l件，僅憑主觀意識(shí)和帶個(gè)人感情色彩選用和提拔干部。

1.建立健全科學(xué)合理的適合獨(dú)立院校人事檔案管理的制度。

將獨(dú)立院校的人事檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，必須很據(jù)學(xué)院的辦學(xué)理念和發(fā)展方向，制定出更加合理且合符實(shí)際的人事檔案管理制度，這樣可以使管理更規(guī)范。在收集檔案材料時(shí)候要根據(jù)情況實(shí)地分析，人力資源管理部門要制定有較獨(dú)特的制度，如何系統(tǒng)的了解員工素質(zhì)、獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰等情況，讓人事檔案發(fā)揮出他的作用，更加重視檔案的安全性。故這就要求人事檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性，而且要及時(shí)更新內(nèi)容，更要積極主動(dòng)的去收集學(xué)院教職員工的相關(guān)資料。

2.增強(qiáng)獨(dú)立院校人事檔案內(nèi)容的個(gè)性化，注重材料反映個(gè)人綜合能力。

結(jié)合在現(xiàn)目前高校人事檔案管理的普遍現(xiàn)象：人事檔案里面材料的單一性、內(nèi)容陳舊和空洞現(xiàn)象。我們應(yīng)該在教職員工的人事檔案上能更加注重收集反應(yīng)個(gè)人的綜合能力，每一位員工的年度考核表、突出貢獻(xiàn)能力、職稱考評(píng)材料、個(gè)人專利、業(yè)績(jī)材料、誠(chéng)信等方面的材料。這可以為人事檔案在現(xiàn)代人力資源管理中的信息價(jià)值提供數(shù)據(jù)支持。

3.增強(qiáng)獨(dú)立院校人事檔案內(nèi)容的動(dòng)態(tài)信息及時(shí)更新、補(bǔ)充和定期對(duì)檔案材料進(jìn)行鑒定。

個(gè)人的人事檔案不僅可以反映一個(gè)人的過(guò)去，而且還可以反映一個(gè)人的現(xiàn)況；從他們的檔案內(nèi)能了解學(xué)識(shí)、工作能力、思想政治態(tài)度等。作為人事部門的檔案管理人員還要特別注意收集反應(yīng)教職員工的綜合能力材料，譬如包含勞動(dòng)合同、繼續(xù)教育證明、個(gè)人專利、獎(jiǎng)懲情況、社保繳納等方面。這樣的人事檔案才算是既包含了定性的結(jié)論，又包含了定量的描述，從而提高了人事檔案的利用價(jià)值，為現(xiàn)代人力資源管理提供了數(shù)據(jù)支持和服務(wù)。

4.提高獨(dú)立院校人事檔案管理信息化建設(shè)。

在民辦獨(dú)立院校的人事檔案管理工作中，我們應(yīng)該借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)這一現(xiàn)代化輔助手段，這也是改善其對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)作用的又有途徑。各個(gè)學(xué)院發(fā)展規(guī)模越來(lái)越大，人事檔案材料也就越積越多，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理也逐漸不能緊跟時(shí)展需要，花費(fèi)時(shí)間多，容易出錯(cuò)。只有借助計(jì)算機(jī)技術(shù)這一先進(jìn)手段，將教職員工的信息錄入，必要時(shí)候可以將紙質(zhì)材料燒苗上傳，將這些人事檔案做成信息數(shù)據(jù)庫(kù)，可以提高人事檔案管理的檢索效率和準(zhǔn)確性，人力資源部門在這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)中也能根據(jù)工作需要及時(shí)找到所需要的人才。從而針對(duì)這些優(yōu)秀的人才制定不同的培訓(xùn)及激勵(lì)計(jì)劃，促進(jìn)人力資源管理的價(jià)值和創(chuàng)造水平的整體提升。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，由于人事檔案是記述和反應(yīng)個(gè)人經(jīng)歷和能力的表現(xiàn)，再以單位收集和整理后保存，以備做為考察的文件材料，由此可見(jiàn)，人事檔案是人力資源管理的重重之中部分，兩者不可分開(kāi)，相對(duì)于發(fā)展起步較晚的民辦獨(dú)立院校建立完善教職員工的人事檔案資料也是鑒證學(xué)院歷史發(fā)展的一個(gè)反面，當(dāng)然更是反應(yīng)教職員工自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，為單位使用人力資源提供可靠和客觀的信息參考標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然，也只有人事檔案與人力資源管理有機(jī)結(jié)合，并同學(xué)院的其他改革同步進(jìn)行，才能適應(yīng)新形勢(shì)，才能促進(jìn)人力資源管理為學(xué)院科學(xué)發(fā)展、人才強(qiáng)效戰(zhàn)略發(fā)揮該有的作用。

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作者：張曉波 單位：成都信息工程大學(xué)銀杏酒店管理學(xué)院