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隨之而來的是重組后的集團企業(yè)最敏感地感受到了信息技術發(fā)展所帶來的競爭壓力。為了提升企業(yè)的核心競爭力,許多集團企業(yè)開始借助信息化手段來全面支持企業(yè)的業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃。信息化已成為集團企業(yè)在新的發(fā)展時期促進和帶動各項管理工作創(chuàng)新與升級的重要手段。因此希望通過探討集團企業(yè)信息化規(guī)劃和實施思路,為集團企業(yè)的信息化建設提供借鑒。
1、集團企業(yè)信息化建設現(xiàn)狀分析
集團企業(yè)一般都是從事著關系國計民生的重要行業(yè),在國民經(jīng)濟發(fā)展中占有極其重要的地位。由于歷史的原因,集團信息化水平因行業(yè)技術水平、地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平、競爭環(huán)境、效益等因素而存在差異。一般來說,技術含量高的、處在經(jīng)濟發(fā)展水平高的地區(qū)、行業(yè)競爭壓力大的,經(jīng)濟效益較好的集團企業(yè)信息化需求較為強烈,信息化建設水平也較高。如國內(nèi)石油化工、電力、航空、煙草行業(yè)的集團企業(yè)。
總體而言,我國絕大多數(shù)集團企業(yè)的信息化水平遠遠落后于跨國企業(yè),甚至與上述集團企業(yè)相比差距也較大,基本上處于將信息技術應用局限于單一功能或管理領域的初級階段,離信息技術應用于經(jīng)營管理的整個流程和應用于集團企業(yè)外部還有很長一段路要走。根據(jù)筆者在大型集團企業(yè)的實踐體會,總體來說集團企業(yè)在信息化建設方面主要存在以下問題:
(1)集團成員企業(yè)的信息化基礎差距較大。國內(nèi)新組建的集團普遍存在成員企業(yè)應用水平參差不齊,集團總部和大多數(shù)成員企業(yè)信息化基礎相對薄弱的局面。
(2)集團企業(yè)信息化建設復雜程度較高。除一些主體業(yè)務領域突出的集團企業(yè)可以圍繞如ERP這樣制造業(yè)通用軟件或行業(yè)專業(yè)管理系統(tǒng)進行信息化建設外,很多集團企業(yè)往往是跨多個行業(yè)領域,這導致集團內(nèi)部成員企業(yè)間的信息化建設模式和思路各不相同,極其容易形成“信息孤島”。
(3)集團企業(yè)較少從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的高度去考慮信息化建設問題。集團企業(yè)還未形成定期制訂或修訂中長期信息化規(guī)劃的制度,通過這一制度可以定期考慮信息系統(tǒng)能否支持企業(yè)未來的業(yè)務發(fā)展,而不是缺什么就建什么,缺乏總體規(guī)劃。
(4)集團企業(yè)缺少即懂管理又懂技術的各級復合型信息化人才。集團企業(yè)信息化復合型骨干人才匱乏且流失嚴重,使得各級信息化決策人員沒有認識到信息化的本質是管理問題,往往從技術和成本角度選擇高校和純軟件公司進行自行系統(tǒng)開發(fā),增加了項目的風險。
(5)集團企業(yè)信息標準化體系和安全保障體系建設相對滯后。信息標準體系建設的落后約束了信息資源的開發(fā)利用,同時又由于缺少系統(tǒng)的管理手段和防范措施,信息安全保障機制無法滿足應用系統(tǒng)發(fā)展的需要。
2、集團企業(yè)信息化規(guī)劃的必要性
信息化規(guī)劃是企業(yè)信息化建設的基本綱領和總體指向,是信息系統(tǒng)開發(fā)和實施的前提與依據(jù),其核心內(nèi)容是要從企業(yè)經(jīng)營目標和業(yè)務發(fā)展方向中抽取信息需求和功能需求,形成總體的、全局協(xié)調一致的信息框架和系統(tǒng)整體模型,為進一步系統(tǒng)設計和實施奠定基礎。
為了在信息化建設中有效地規(guī)避風險,集團企業(yè)在不同發(fā)展階段都要定期在集團經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃的指導下,運用信息化規(guī)劃手段來確定未來幾年信息系統(tǒng)的建設目標、發(fā)展階段、建設重點、總體方案、所需資源和實施方案。信息化規(guī)劃具有非?,F(xiàn)實的意義。通過制訂信息化規(guī)劃,集團企業(yè)可以圍繞信息共享和協(xié)調工作為目標,消除集團內(nèi)部應用系統(tǒng)間信息孤島,規(guī)避重復投資和分散投資的風險,從而提升集團的核心競爭力。所以信息化規(guī)劃的制訂和實施,已成為當前集團企業(yè)信息化建設最需要解決的核心問題之一。
3、集團企業(yè)信息化規(guī)劃的指導思想和基本原則
信息化建設以及開發(fā)應用標志著一個行業(yè)、一個企業(yè)管理工作的現(xiàn)代化水平,用信息化促進企業(yè)管理的現(xiàn)代化,用企業(yè)管理的現(xiàn)代化推動信息化工作向縱深發(fā)展,兩者之間是相互依賴、相互促進、相互提高的過程。因此要以“服務于集團發(fā)展、服務于基層應用、服務于集中管理”為目標,抓應用促發(fā)展,運用信息化手段全面支持集團企業(yè)業(yè)務發(fā)展規(guī)劃的要求。
一般來說,集團企業(yè)在制訂信息化規(guī)劃時首先應注意遵循國家、省市信息化發(fā)展戰(zhàn)略和總體部署,然后緊緊圍繞最新的集團企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標,立足于集團和行業(yè)實際情況,以超前的思路、開拓的精神和務實的規(guī)劃來推進信息化建設。對于那些信息化基礎較薄弱的新建集團企業(yè),筆者建議其集團信息化規(guī)劃指導原則應是“統(tǒng)一規(guī)劃,統(tǒng)一標準,以信息和資源共享為目標,分步實施,重點先行,基層應用和總部平臺建設并舉”。這些指導原則應貫穿于集團信息化規(guī)劃的全過程,同時也是今后集團信息化規(guī)劃實施的指導方針和政策依據(jù)。
企業(yè)信息化是以信息技術為手段,支持企業(yè)各級組織按照科學高效的管理和決策流程去實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃目標的一項持續(xù)改進的系統(tǒng)工程。因此信息化是一個長期的發(fā)展過程,必須根據(jù)信息技術在行業(yè)中應用的規(guī)律來制訂信息化規(guī)劃。根據(jù)在集團信息化規(guī)劃和建設的一些經(jīng)驗體會,筆者認為在集團企業(yè)信息化規(guī)劃和實施過程中必須把握好以下原則:
(1)堅持圍繞集團戰(zhàn)略確定目標的原則。信息化規(guī)劃一定要從集團企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略出發(fā)而不是單純地從信息系統(tǒng)的需求出發(fā),避免陷入脫離企業(yè)發(fā)展目標而進行盲目建設的困境。企業(yè)信息化規(guī)劃必須符合企業(yè)的發(fā)展水平和企業(yè)發(fā)展需求,必須與企業(yè)未來的發(fā)展戰(zhàn)略相一致。
(2)堅持關注核心業(yè)務制定建設重點的原則。信息化規(guī)劃應從經(jīng)營管理的變革出發(fā)而不是從技術的變革出發(fā),這有利于充分利用集團企業(yè)的現(xiàn)有資源來滿足關鍵需求,避免信息系統(tǒng)無法有效地支持集團企業(yè)領導的決策。企業(yè)應關心與自身核心競爭有關的核心業(yè)務的發(fā)展,優(yōu)先發(fā)展與核心業(yè)務相關的信息化系統(tǒng),并在所需的人、財、物的投入上有所傾斜。
(3)堅持信息資源共享和安全實效相結合的原則。在規(guī)劃各個核心應用系統(tǒng)建設時應選擇具有各業(yè)務領域經(jīng)驗的成熟軟件廠商為主以降低項目風險。在規(guī)劃集團統(tǒng)一平臺建設時應重點考慮各應用系統(tǒng)間信息雙向的授權互動共享和高效的協(xié)同運作。在達到信息資源共享和業(yè)務協(xié)同目標的同時,應重視信息安全問題。
(4)堅持統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調發(fā)展的原則。信息化建設是一項長期的、復雜的系統(tǒng)工程,需要集團企業(yè)制訂統(tǒng)一的中長期發(fā)展規(guī)劃。信息化規(guī)劃和建設必須強調以集團為主導,通過統(tǒng)籌規(guī)劃,經(jīng)費扶持等有力措施來加快信息化建設進程,理順各種關系,規(guī)范投資主體行為,減少不必要的重復建設。
(5)堅持需求牽引和效益驅動的原則。信息化規(guī)劃堅持以需求為牽引,應切忌盲目冒進。除了重視集團層面的信息化建設外,突出核心基層企業(yè)是信息化建設的主體和原動力,是信息之源。規(guī)劃應調動集團各方面的積極性,鼓勵各種資金投入,確保信息化建設的經(jīng)濟和社會效益。
(6)堅持先進性與經(jīng)濟實用性相結合的原則。信息化規(guī)劃應具有前瞻性,避免出現(xiàn)信息技術與管理手段跟不上企業(yè)發(fā)展的需要的局面。與此同時考慮到信息技術的發(fā)展非常迅速,在達到同樣實施效果和滿足未來三五年業(yè)務發(fā)展需求的前提下,應盡量采用成熟可靠、經(jīng)濟可行的技術和方案,切忌好高騖遠,盲目追求最新技術,增加項目風險。信息化建設采用新技術時也應考慮可實施性,切忌忽視企業(yè)管理水平和人員素質,盲目上大項目,搞面子工程。
4、信息化建設的總體目標和架構
某集團公司作為上海著名的國有大型糧油企業(yè)集團,在上海的糧油經(jīng)營和宏觀調控中發(fā)揮著重要作用,其信息化建設近幾年也取得了一定的成績,它的信息化規(guī)劃和實施思路應對其他集團企業(yè)的信息化建設具有一定的借鑒作用。
遵循國家和地方的科技發(fā)展指導方針,圍繞集團國資發(fā)展戰(zhàn)略,該集團提出了未來五年信息化發(fā)展專項規(guī)劃的總體目標是“推進四大核心業(yè)務的應用系統(tǒng)建設,綜合運用廣域網(wǎng)網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)倉庫平臺,初步建立實現(xiàn)各系統(tǒng)間信息共享的集團信息化應用平臺,為集團領導的宏觀管理提供決策依據(jù)”。
該集團的信息化建設主要目標近期將圍繞數(shù)據(jù)平臺、網(wǎng)絡平臺、應用平臺和保障體系建設來開展,以此為基礎形成數(shù)據(jù)集成模式的集團信息化總體架構;將來為配合集團集中控制的應用系統(tǒng)建設,將利用外高橋碼頭項目。信息化體系建設的成功經(jīng)驗開展集團內(nèi)外各系統(tǒng)間應用集成,形成應用集成模式的總體架構。
5、信息化建設的主要任務
數(shù)據(jù)平臺是基礎,網(wǎng)絡平臺是載體、應用平臺是核心,標準化和安全體系是保障。該集團信息化建設的內(nèi)容也是圍繞數(shù)據(jù)平臺、網(wǎng)絡平臺、應用平臺和保障體系建設來開展,并根據(jù)集團和各公司的經(jīng)營模式、產(chǎn)品特點、管理流程規(guī)劃了信息化建設的階段任務。在此基礎上,堅持分步實施、重點突破、務求實效的原則,穩(wěn)步推進信息化建設,實現(xiàn)以信息化投入促進效益增長,以效益增長加大信息化投入的良性循環(huán)。
5.1網(wǎng)絡平臺建設
信息基礎設施建設是實現(xiàn)集團信息化的根本保證。網(wǎng)絡基礎設施是所有應用的基礎,是企業(yè)信息化的第一步。未來該集團將基本形成以集團中心機房、倉儲中心機房和外高橋儲備碼頭中心機房為通信中心,以集團廣域網(wǎng)為主干,與糧油信息專用網(wǎng)、子公司局域網(wǎng)互聯(lián)的數(shù)據(jù)通信平臺。
5.2應用平臺建設
為了進一步加強該集團的集中管理和控制力度,分別進行集團層面的應用系統(tǒng)與四大業(yè)務基層應用系統(tǒng)建設,并由此構建整個集團應用平臺。這是集團信息化建設的核心,是實現(xiàn)集團現(xiàn)代化管理的保證。
基層單位的業(yè)務應用系統(tǒng)建設是集團信息化的重要組成部分,是集團數(shù)據(jù)信息之源。因此該集團圍繞四大核心業(yè)務重點進行糧油加工企業(yè)的系統(tǒng)建設、糧油儲備企業(yè)的糧油儲備信息系統(tǒng)開發(fā)建設、糧油倉儲物流企業(yè)的外高橋物流信息系統(tǒng)建設、糧油貿(mào)易和零售業(yè)務的客戶關系管理及供應鏈系統(tǒng)建設。
集團層面應用系統(tǒng)在繼續(xù)完善滿足對外宣傳和信息要求的對外信息門戶、滿足信息共享和內(nèi)部交流需要的對內(nèi)信息門戶、基于,技術的分析監(jiān)控系統(tǒng)等的同時,該集團在集團總部層面還將重點著手對人力資源系統(tǒng)、報表數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)、業(yè)務協(xié)同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的建設。
5.3數(shù)據(jù)平臺(信息資源)建設
數(shù)據(jù)平臺與網(wǎng)絡資源是集團信息化和未來經(jīng)濟發(fā)展的戰(zhàn)略資源,數(shù)據(jù)平臺的建設要與網(wǎng)絡建設和應用工程建設同步考慮,同步規(guī)劃,同步建設。該集團的數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)是集團信息化平臺進行數(shù)據(jù)采集、存儲、處理、、維護、分析的核心。未來隨著集團報表數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)、外高橋碼頭系統(tǒng)和系統(tǒng)實施完成,將進行數(shù)據(jù)平臺(數(shù)據(jù)倉庫)的二期建設,爭取將數(shù)據(jù)倉庫的經(jīng)營數(shù)據(jù)范圍覆蓋到所有二級企業(yè),報表數(shù)據(jù)范圍覆蓋到所有企業(yè)。
5.4保障體系建設
信息技術成功應用和效益最大化的一項重要條件是建立統(tǒng)一的信息保障體系。集團企業(yè)必須建立和形成符合自身管理要求的信息基礎標準體系(包括數(shù)據(jù)元素標準、信息分類編碼標準、要領和邏輯數(shù)據(jù)庫標準等)、信息管理開發(fā)利用體系和信息安全保障體系。這些標準體系的建立和執(zhí)行,是集團信息化建設避免重復投資、加速信息流通、實現(xiàn)信息授權共享、取得最大效益的基本前提和基礎。
(1)信息基礎標準體系。企業(yè)信息化建設中的信息基礎標準化工作是一項具有知識密集、資料密集、工作量大等特點的基礎性系統(tǒng)工程。它是各個信息系統(tǒng)信息共享、交換和集成的保證。該集團信息標準化體系建設步驟如下:
第一步:從基礎標準中核心的信息分類編碼標準著手,將外高橋碼頭項目乃至集團內(nèi)的各類數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一分類標準,為數(shù)據(jù)集成打下數(shù)據(jù)基礎。
第二步:制訂統(tǒng)一的平臺和數(shù)據(jù)接換標準,建立各應用系統(tǒng)集成的技術標準,為應用集成打下技術基礎。
第三步:制訂各應用系統(tǒng)和網(wǎng)絡系統(tǒng)設計開發(fā)的規(guī)范,優(yōu)化基礎設施配置規(guī)范和軟件開發(fā)的質量水平,實現(xiàn)信息化過程的標準化。
(2)安全保障體系。堅持積極防御、綜合防范的方針,在全面提高信息安全防護能力的同時,重點保障基礎網(wǎng)絡和重要應用系統(tǒng)的安全。
首先采用密碼加密、完整性校驗和實體鑒別等機制,實現(xiàn)局域網(wǎng)互聯(lián)過程的安全可信連接和安全通信。
以“管理手段信息化”的思路,從加強信息化工作管控和加快信息系統(tǒng)建設兩方面著手,強力推進信息化工作,實現(xiàn)“數(shù)字中煤”的構想,中煤集團信息化建設從“技術提供者”變成了“業(yè)務促進者”。
圍繞核心業(yè)務 開展信息化建設
中煤集團的官方網(wǎng)站和一般企業(yè)的官方網(wǎng)站有些不同,除了公司各類信息的介紹外,在中煤集團的網(wǎng)站上還有一些特別的欄目,例如電子雜志、視頻點播、在線服務等。通過在線服務欄目,就可以登錄中煤集團的網(wǎng)絡學院、中煤集團信息報送系統(tǒng)、中煤集團郵件系統(tǒng)、中煤集團煤機產(chǎn)品電子商務系統(tǒng)等等一系列信息系統(tǒng)??梢娭忻杭瘓F的官方網(wǎng)站不單單是一個信息展現(xiàn)的窗口,還是中煤集團信息化工作的一個最便捷的入口。
網(wǎng)站建設只反映了中煤集團信息化建設的一個側面。近幾年來,中煤集團公司緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標和核心業(yè)務開展信息化建設,并注重做好信息化建設與提升企業(yè)管理水平和提高企業(yè)經(jīng)濟效益的緊密結合。
幾年中,中煤集團公司按照“五統(tǒng)一”原則(統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一投資、統(tǒng)一建設、統(tǒng)一管理)先后建設了包括廣域網(wǎng)、視頻會議系統(tǒng)在內(nèi)的一批信息化基礎設施,完成了辦公自動化、綜合管理、生產(chǎn)調度報表、財務資金集中管理和人力資源管理等信息系統(tǒng)的建設工作。
針對集團公司銀行賬戶多,資金分散且利用效率低的突出問題,中煤集團建立網(wǎng)上銀行系統(tǒng),實現(xiàn)了資金的集中和監(jiān)控管理,初步形成了“統(tǒng)一銀行賬戶、統(tǒng)一銀行授信、統(tǒng)一監(jiān)管資金收支、統(tǒng)一調劑資金余缺”即“四統(tǒng)一”的資金管理機制。通過與合作銀行建立起的銀企數(shù)據(jù)信息直聯(lián)系統(tǒng),使中煤能源的資金集中統(tǒng)一在了一個平臺上,集團公司及各公司可以通過統(tǒng)一的平臺進行資金集中撥付和監(jiān)控,基本上實現(xiàn)了全面的資金集中管理。
從2007年開始,中煤集團建設完成了國內(nèi)首家三級的聯(lián)網(wǎng)安全監(jiān)控系統(tǒng),實現(xiàn)了對集團下屬平朔、大屯、太原煤氣化、華晉、龍華等礦井井下瓦斯、溫度、一氧化碳等數(shù)據(jù)的實時檢測。這套系統(tǒng)能夠提供基于地理信息系統(tǒng)的遠程監(jiān)測聯(lián)網(wǎng)、日常安全監(jiān)管和應急救援指揮等功能,建立了縱貫全集團公司總部及所屬煤礦生產(chǎn)單位的安全監(jiān)控體系,有效地對各種安全隱患實現(xiàn)了信息化管理。
打造平臺核心ERP
中煤集團制定了清晰的目標,也就是到2020年建設成具有國際競爭力的大型能源集團,進入全球領先煤炭企業(yè)行列的戰(zhàn)略發(fā)展目標。為確保目標的實現(xiàn),中煤集團總體工作思路是“1458”,即:牢固樹立以市場為導向、以客戶為中心這樣一個經(jīng)營理念,堅持生產(chǎn)規(guī)?;⒓夹g裝備現(xiàn)代化、隊伍專業(yè)化、管理手段信息化的“四化”發(fā)展方向,樹立高起點、高目標、高質量、高效率、高效益的“五高”標準,落實“調整、改進、加強、提高”。而這其中中煤集團的綜合管理系統(tǒng)(ERP)可以說為其完成目標任務提供了重要的支撐和保障。
中煤集團的綜合管理系統(tǒng),核心部分是ERP,但實際比ERP范圍要大,在這個系統(tǒng)上實現(xiàn)了三個集中,即財務、采購和銷售的集中。系統(tǒng)建設最終將實現(xiàn)以統(tǒng)一的ERP平臺為核心,縱向支持集團集中管控的財務、貿(mào)易、采購及人力資源四大核心業(yè)務,橫向支持全集團煤炭生產(chǎn)及貿(mào)易、煤化工、坑口發(fā)電、煤機制造及建設施工五大業(yè)務板塊。
中煤集團的綜合管理信息系統(tǒng)上線以后,扮演的不光是一個簡單系統(tǒng)的角色,它要求配套的基礎設施、數(shù)據(jù)、運維都要能跟上來,才能影響整個集團的管理模式。
目前,中煤集團ERP系統(tǒng)已經(jīng)初顯成效。集團負責人介紹說,這套系統(tǒng)實現(xiàn)了業(yè)務板塊財務業(yè)務的數(shù)據(jù)繼承、共享,業(yè)務部門與財務部門間的銜接越來越順暢,相互間工作效率大大提高。由于數(shù)據(jù)來源惟一,加強了財務對業(yè)務的及時反映和監(jiān)控。業(yè)務部門也可以及時了解對應的財務處理狀況,大大提高了業(yè)務處理水平。
從橫向來看,ERP系統(tǒng)建立了集團和企業(yè)兩級橫向聯(lián)合體系。建立了跨區(qū)域、跨單位的大營銷協(xié)作平臺,提高了煤炭貿(mào)易鏈條中的財務結算效率和信息傳遞效率。對于獨立的企業(yè)來說,逐步建立起財務業(yè)務一體化的集成平臺,提高了企業(yè)的財務風險控制能力。在煤礦生產(chǎn)企業(yè),建立了以基礎項目管理、設備管理、采購管理為核心的設備資產(chǎn)生命周期管理體系,為煤炭生產(chǎn)企業(yè)的安全生產(chǎn)和成本控制奠定了基礎??v向來看,ERP系統(tǒng)改善了集團管控能力。通過統(tǒng)一業(yè)務流程規(guī)范,提高了以財務為核心的集團管控能力。通過組建采購中心并快速推進集中采購業(yè)務運營,構建供應商和采購業(yè)務兩級集中管理體系,搭建集中采購管理平臺,為實現(xiàn)高績效采購打下基礎;同時為進一步實施信息標準統(tǒng)一、商業(yè)智能和決策分析系統(tǒng)邁出了堅實步伐。
讓信息化再上一個臺階
從2009年開始的五年規(guī)劃中,中煤集團計劃通過了信息化戰(zhàn)略、應用構架、基礎構架、數(shù)據(jù)管控體系、信息化管控、信息化保障體系等方面的詳細規(guī)劃,對全集團信息化工作建設進行了規(guī)范和指導。對列入規(guī)劃的項目,將給予重視和支持,未列入規(guī)劃的項目,原則上不允許開工建設,以實現(xiàn)中煤集團信息化建設的統(tǒng)一和集成,使信息系統(tǒng)對主營業(yè)務的覆蓋率以及決策支持系統(tǒng)在所屬企業(yè)的普及率達到90%以上。
【關鍵詞】 會計; 信息化; 煤炭企業(yè)
會計信息化是現(xiàn)代信息技術與會計理論的相互融合,是將會計信息作為管理信息資源,全面運用計算機,網(wǎng)絡通信系統(tǒng)等為主的信息技術,對其進行獲取、加工、傳輸、應用等方面的處理,實現(xiàn)會計業(yè)務處理高度自動化、信息高度共享,能夠進行主動和實時報告會計信息,為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和經(jīng)濟運行提供充足的、全方位的信息資源,以滿足企業(yè)各管理領導層及企業(yè)外部各種會計信息需求。從會計電算化起步,歷經(jīng)三十年的歷程,我國已步入了會計信息化時代,無論是會計軟件的功能與應用,還是會計人員的職能都發(fā)生了質的變革。
一、會計信息化在煤炭企業(yè)的應用
隨著會計信息化的快速發(fā)展,煤炭作為國家的支柱產(chǎn)業(yè),煤炭企業(yè)也走進了會計信息化時代,尤其是大型煤企集團,已基本建立會計信息化網(wǎng)絡平臺。各核算單位的信息化系統(tǒng)實行統(tǒng)一標準,統(tǒng)一計算機硬件標準、統(tǒng)一采用成熟的核算軟件,會計核算信息化在日常核算中得到廣泛應用,工資、固定資產(chǎn)、材料、往來、成本等獨立核算模塊體系較為完善,基本滿足了各單位獨立核算的需求以及集團公司內(nèi)部報表匯總和合并的需求。
但是煤炭企業(yè)作為能源的生產(chǎn)基地,由于產(chǎn)品的單一性和生產(chǎn)銷售等方面的局限性,會計信息化并沒有得到領導層的充分認可。特別是在中小型煤礦,決策層的思想還停留在“產(chǎn)量是第一”的觀念上,固守著“產(chǎn)量”是企業(yè)生存發(fā)展的命脈,重生產(chǎn)輕管理,重產(chǎn)量輕產(chǎn)效,重制度輕執(zhí)行;加之企業(yè)現(xiàn)有會計軟件功能的局限性、缺乏具有綜合能力的會計人員、資金短缺、業(yè)務鏈脫節(jié)等諸多因素,會計信息化被定格在會計電算化層面上,會計軟件現(xiàn)有的功能沒能得到充分的應用,會計人員的管理決策職能被拒之門外,生產(chǎn)、供應、機電等各職能部門沒能與會計部門形成網(wǎng)絡化的信息資源,領導層的決策依據(jù)停留在財務部門的“死數(shù)據(jù)”上。有的煤炭企業(yè)甚至出現(xiàn)了“年年產(chǎn)量創(chuàng)新高,年年虧損創(chuàng)新高”的局面,剔除市場供求等外部因素,企業(yè)內(nèi)部管理虧損又是多少呢?煤炭企業(yè)走出陳舊的會計核算模式,走出會計電算化,實現(xiàn)會計管理信息化,不僅是會計人員職能的轉換,更是企業(yè)領導層思想的一次重大變革。
二、煤炭企業(yè)會計信息化建設
我國煤炭企業(yè)信息化水平雖然有了顯著提高,但與煤炭行業(yè)快速發(fā)展的現(xiàn)狀并不相適應。企業(yè)集團化發(fā)展,生產(chǎn)規(guī)模的進一步擴大以及國家對煤炭企業(yè)強大的監(jiān)管力度對煤炭企業(yè)會計信息化提出了更高更細的要求。重構傳統(tǒng)會計模式,從管理者的角度進行設計,應用網(wǎng)絡環(huán)境技術手段建立現(xiàn)代會計信息系統(tǒng),實現(xiàn)包括會計核算信息化、會計管理信息化和會計決策支持信息化在內(nèi)的會計信息化。
(一)建立公司財務業(yè)務一體化的信息化管理平臺
大多數(shù)煤炭企業(yè)的財務部門都是以一個獨立的核算中心存在,即使實現(xiàn)了財務部門內(nèi)部會計軟件的網(wǎng)絡化,也沒有實現(xiàn)企業(yè)供應、生產(chǎn)、安全、銷售等部門業(yè)務鏈溝通與網(wǎng)絡銜接。財務部門作為企業(yè)信息源中心,孤立地提供著企業(yè)經(jīng)營信息。建立財務業(yè)務網(wǎng)絡化信息平臺,就是打破財務部門現(xiàn)有的孤島形式,通過企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng),在財務部門建立企業(yè)信息源集散中心,將財務部門以外的外源信息,包括企業(yè)的采購、生產(chǎn)、計劃、庫存、銷售、項目管理等基礎信息匯集到企業(yè)的財務中心,將這些信息與企業(yè)財務核算和財務管理有機的結合起來,通過財務預算、綜合測試、對比分析等手段進行財務決策,為煤炭企業(yè)提供真實、準確、有據(jù)的經(jīng)營信息。以供應部門的儲備資金為例:在資源共享的前提下,生產(chǎn)部門依據(jù)生產(chǎn)計劃提出生產(chǎn)物資需求;供應部門根據(jù)生產(chǎn)需求及材料庫存,制定采購計劃,這些信息都通過網(wǎng)絡平臺傳輸?shù)截攧罩行?;財務中心通過這些信息制定合理的資金計劃,并將資金使用批準情況,通過信息平臺反饋給供應部門,供應部門再進行合理的采購。在這種信息平臺的支持下,財務中心實現(xiàn)了事先控制,不僅使有限資金利用價值最大化,同時可以對供應部門的儲備資金進行監(jiān)控,在遏制儲備資金超儲的同時,也防止了庫存材料儲期過長、被技術淘汰的現(xiàn)象。
(二)創(chuàng)建集團財務信息化系統(tǒng)
集團化的各煤礦子、分公司建立了自我的財務業(yè)務一體化信息網(wǎng)絡,只是解決了公司內(nèi)部的孤島現(xiàn)象,對集團公司而言,它們還是一個個信息孤島。建立集團財務信息化系統(tǒng),就是要將集團財務中心成為群島中的中心島,運用信息技術建立集團公司各子、分公司財務管理平臺。集團財務信息化系統(tǒng)應建立五大模塊:1.會計核算子系統(tǒng):集團公司規(guī)范各下屬各單位統(tǒng)一的會計核算辦法及操作系統(tǒng),完成對基層單位的賬務處理的監(jiān)控。2.資金管理子系統(tǒng):主要是將下屬各單位的資金可操作權限收歸集團所有,便于集團公司對全部資金的統(tǒng)一管理和調配,優(yōu)化資金運作。首先,要建立集團網(wǎng)銀系統(tǒng),進行分級授權,通過電子流程完成資金審批、授權、網(wǎng)上支付。然后,網(wǎng)銀系統(tǒng)自動生成資金管理系統(tǒng)信息,自動按日歸集、按日下?lián)苤苻D資金。集團內(nèi)各單位通過資金管理系統(tǒng),查詢授權范圍內(nèi)的資金賬戶。3.預算管理子系統(tǒng):通過集團公司全面預算管理,實現(xiàn)集團公司年度收支計劃。事先編制預算下達財務限額;事中主要對超標事項警示加以控制;事后分析考核預算執(zhí)行情況。4.決策支持子系統(tǒng):整合所有相關子系統(tǒng)信息,對相關數(shù)據(jù)進行不同模式的表格、圖形分析,提供不同的決策依據(jù)。5.輔助子系統(tǒng):主要是實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)與生產(chǎn)、銷售、人力資源等跨部門的共享,完成會計核算、日常管理、財經(jīng)法規(guī)、工商稅務等的輔支持。網(wǎng)絡架起集團公司與下屬單位溝通的橋梁,達到內(nèi)外數(shù)據(jù)共享,集團信息化系統(tǒng)中各子系統(tǒng)的相輔相成實現(xiàn)集團財務的集中核算。
(三)會計軟件的二次開發(fā)利用
用友、企業(yè)之魂等會計軟件為煤炭企業(yè)會計核算打開了方便之門。不同軟件有其不同的擅長領域,比如企業(yè)之魂的最大優(yōu)勢就在于它的報表功能,它將會計憑證、賬簿、報表聯(lián)結成一套完整的會計核算體系,在完成編制憑證的同時,也完成了會計報表的生成。但其預算管理子系統(tǒng)、決策支持子系統(tǒng),以及各子系統(tǒng)間的相互融通并不完善。當會計核算子系統(tǒng)和資金管理子系統(tǒng)生成數(shù)據(jù)時,無法實現(xiàn)與預算管理子系統(tǒng)中預算數(shù)據(jù)對比,判定是否超預算,對超預算部分不能得到預警提示等,都是該軟件有待開發(fā)之處。軟件的二次開發(fā)、換代升級就是要滿足企業(yè)財務管理在不同方面的需求。
(四)激發(fā)會計人員綜合潛能
會計信息化的發(fā)展,不僅是會計人員職能的轉換,更是一次思想變革。僅會事中核算,不會事前預算和事后分析、決策,那你就不是一名合格的會計。長期以來煤炭國企“鐵飯碗”的思想,對會計人員來說根深蒂固,既沒有學習的壓力,也沒有學習的動力,不能熟練掌握會計軟件的人員占到70%以上,有的會計人員甚至不會軟件的基本操作。只有系統(tǒng)管理員能熟練掌握會計軟件,已不能適應企業(yè)會計信息化的快速發(fā)展,激發(fā)會計人員的綜合能力已勢在必行。首先,建立獎勵機制。能力與經(jīng)濟掛鉤,是挖掘會計人員綜合能力最為有效的手段。會計崗位無輕重之分,企業(yè)可以通過會計職稱、學術論文研究、組織專業(yè)技能比武、優(yōu)秀專業(yè)技術人員評比等多種形式評選,對選拔出的業(yè)務骨干、拔尖人才進行嘉獎。能者多得,從根源上促進會計人員自發(fā)的學習意識和自我潛能的充分發(fā)揮。其次,實行授權機制。充分賦予會計人員參與企業(yè)管理權限,從而獲得科學準確的財務分析決策數(shù)據(jù)。事前預算、事后分析決策,對煤炭企業(yè)幾乎是個盲區(qū)。只注重收入的取得,忽視成本的預算和浪費,成為多數(shù)煤企虧損的癥結。如何降低可控成本的浪費;如何納稅籌劃進行合理避稅;如何提高材料的回收復用降低原煤制造成本……已不再是信息化會計的題外話。通過授權機制,會計人員有效行使管理權限,運用扎實的理論知識,熟練的軟件操作技能,以及網(wǎng)絡信息資源,真正實現(xiàn)參與企業(yè)管理的會計職能,對企業(yè)將要發(fā)生、可能發(fā)生的事件進行事先預測;對已發(fā)生事件進行分析,如何保持有利因素良性循環(huán),對不利因素要究其原因,如何合理規(guī)避,怎樣吸納轉化,為決策層提供事前的預算數(shù)據(jù)和決策依據(jù),事后的分析結論和影響因素。最后,創(chuàng)造競爭機制,營造良好的學習環(huán)境。競爭上崗是打破煤炭企業(yè)“鐵飯碗”的思想的最佳途徑,也是企業(yè)吸納綜合性會計人才的有效方法。會計工作本身就是個學習、實踐、再學習、再實踐的過程,煤炭企業(yè)會計的“不變性”,抑制了會計人員的學習積極性。適者生存,科學的競爭機制,為煤炭企業(yè)會計新生力創(chuàng)建了展示平臺,也創(chuàng)新了壓力產(chǎn)生動力的環(huán)境機制。
21世紀是一個信息化的時代,會計信息化是現(xiàn)代會計發(fā)展的必然趨勢。作為一種全新的會計思想理念,將快速發(fā)展、逐步滲透到整個會計領域。會計信息系統(tǒng)將逐步成為:企業(yè)外部環(huán)境市場信息源的收集地;企業(yè)內(nèi)部信息資源自動化處理地,企業(yè)內(nèi)外部綜合信息分析和決策中心。會計信息化的完善,使財務中心真正成為企業(yè)管理系統(tǒng)中的一個核心系統(tǒng);會計人員從傳統(tǒng)的記賬算賬模式中解脫出來,更多的與財務管理、金融分析、風險管理、投資決策以及人力資源管理等相結合,最有效地發(fā)揮會計管理職能。煤炭企業(yè)必將在會計信息化的發(fā)展下大幅受益。
【參考文獻】
關鍵詞:會計信息化;會計軟件;會計人員素質;加強重視
一、哈爾濱高科技集團有限公司會計信息化應用現(xiàn)狀
哈爾濱高科技集團有限公司,是于1993年3月25日經(jīng)哈爾濱股份制協(xié)調領導小組批準,由哈爾濱高新技術產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)房屋建設開發(fā)總公司,哈爾濱火炬高新技術開發(fā)總公司和哈爾濱高新技術產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)對外貿(mào)易公司共同發(fā)起,采取定向募集方式,設立的股份有限公司,注冊資本8000萬元。哈爾濱高科技集團有限公司業(yè)務涉及的行業(yè)較多,各子公司上傳到集團總部經(jīng)營數(shù)據(jù)的及時性、有效性沒有得到體現(xiàn),真實性也有所折扣,使用傳統(tǒng)管理手段管理所收購的企業(yè)能不能達到有效的管理方法。雖然企業(yè)經(jīng)過多年的會計信息化建設以及卓有成效,但是還是在很多方面存在著問題。
(一)會計信息化目標不明確
哈爾濱高科技集團有限公司雖然認識到會計信息化對于企業(yè)自身發(fā)展的重要性,但是一些管理人員,特別是一些分支機構對會計信息化目標的理解有一定的偏差,對會計信息化的認識不夠深入,有時片面的露結為會計信息化就是盲目追求軟件的高檔次和高功能,而不注意本行業(yè)的一些特點和局限性??梢哉f,哈爾濱高科技集團有限公司對實施會計信息化的理解有一定偏差。盡管會計信息技術的利用會給集團帶來持續(xù)的競爭優(yōu)勢,但也不是只要進行了會計信息化,就一定能引來竟爭優(yōu)勢。會計信息化只是企業(yè)不斷發(fā)展的必要條件之一,而不是完成了會計信息化就一定能給企業(yè)帶來快速的發(fā)展和變化[1]。
(二)會計信息化程度較低
要想使會計信息化應用系統(tǒng)在企業(yè)核心競爭力中發(fā)揮積極作用,必須不斷調整與提高,以滿足企業(yè)不斷發(fā)展的需要[2]。但是公司眼前面臨的困境是:現(xiàn)有的子公司對于會計信息化在工作生產(chǎn)中的應用,仍離不開總公司的技術支持和指導,總公司最新開發(fā)的良好資源也無法與各子公司及時有效地資源共享,從而使各子公司在技術更新方面產(chǎn)生嚴重的滯后性,各子公司的會計信息化應用情況也無法及時上報給總公司,總公司對子公子的技術支持和指導也不能及時有效的提供技術幫助。因此,隨著公司業(yè)務規(guī)模及領域的日益擴大,哈爾濱高科技集團有限公司所有的分支機構對軟硬件水平的提高、財務管理模式的更新和ERP的接入速度的加快等要求愈來愈迫切。
(三)缺乏會計信息綜合管理人才
目前哈爾濱高科技集團的會計人員能力較為單一,都是會計技能較強但信息技術較弱的傳統(tǒng)會計人員居多,而缺少能夠把會計和信息技術相結合的復合型人才。哈爾濱高科技集團缺乏對企業(yè)會計人員的培訓,這必然導致影響企業(yè)會計信息化建設。
目前哈爾濱高科技集團有限公司人員僅為一般的會計人員,人員配備會出現(xiàn)不合理現(xiàn)象,不僅管理人員配備較少,會計信息化的專業(yè)人員也稀缺,所以在信息化應用過程中沒有能力滿足會計信息化建設這項專業(yè)性、技術性很強的工作。使該企業(yè)在實際工作中出現(xiàn)一些實際問題和潛在風險,影響會計信息化的實行和進一步發(fā)展。
二、哈爾濱高科技集團有限公司會計信息化應用對策
(一)完善總體規(guī)劃
在會計信息化應用建設方面,雖然哈爾濱高科技集團有限公司在會計信息化應用技術方面技術力較高,對于應用會計信息化的人才隊伍建設方面也取得較好的成績,選擇信息技術比較成熟的會計信息化的公司,對于會計信息應用建設和開發(fā)是至關重要的,專業(yè)公司不僅有比較成熟的產(chǎn)品和方案,而且有雄厚的技術力量和維護力量。
哈爾濱高科技集團必須認識到自身在實施會計信息化項目時的重要作用,在開發(fā)階段,積極主動的參與到會計信息化項目的開發(fā)與測試。在需求分析階段,更多的應該以實際應用過程中出現(xiàn)的各種情況來提出需求,如果可能,開發(fā)商應盡可能的了解本公司的業(yè)務流程,以便更好地開發(fā)軟件,對癥下藥。
(二)建立全面的綜合會計信息決策信息系統(tǒng)
哈爾濱高科技集團有限公司會計信息化在管理應用系統(tǒng)中會出現(xiàn)缺陷和不足,為了使會計信息系統(tǒng)更好的為實際的工作服務,應通過建立全面的綜合信息決策信息系統(tǒng)來達到這一目標,如:自動化監(jiān)控系統(tǒng),資產(chǎn)管理系統(tǒng),財務管理、風險管理系統(tǒng)等。
(三)培養(yǎng)會計信息專業(yè)人才
根據(jù)哈爾濱高科技集團有限公司的實際情況,公司應該對企業(yè)的原有人員在業(yè)務管理及會計信息化方面加強培養(yǎng),造就一批高素質高水平的、高素質的全方位人才,從而進行會計信息化合理的管理[3]。
會計信息化和信息技術是現(xiàn)代社會發(fā)展的產(chǎn)物,需要有懂信息技術的人才來發(fā)展,人在會計信息化系統(tǒng)中起著關鍵性的作用,高素質人對于解決會計信息化現(xiàn)有和潛在問題、推動會計信息化發(fā)展起著關鍵性的作用,隨著會計信息化的快速發(fā)展,要求會計信息化人才越來越緊迫,要不斷學習業(yè)務技能,從業(yè)增強會計人員的業(yè)務水平,特別是提高自身的會計信息化的意識,從根本上提高會計信息化的應用,要增強從業(yè)人員對于會計信息技術的開發(fā)與發(fā)展,提高自主學習和積累,對會計信息化的發(fā)展充滿責任感與使命感,也需要讓集團的高管層對會計信息化應用有足夠的重視和充分的認識,以激勵員工對會計信息化的應用產(chǎn)生充足的興趣與動力,使公司在會計信息化應用方面發(fā)展的更好。
三、結論
隨著經(jīng)濟運行的速度的加快,市場競爭越來越激烈,會計信息質量對企業(yè)的重要性越來越高,它決定了企業(yè)的發(fā)展,是企業(yè)在當今社會中立足的關鍵。[4]對于企業(yè)實施會計信息化方面,還有許多值得研究和探討的地方。隨著信息時代的不斷發(fā)展,我國的會計信息化建設雖然已經(jīng)取得了很大的成果,但是與世界先進水平還存在一定差距,我們需要找到差距,分析差距產(chǎn)生的原因,學習先進的技術。爭取讓我國的會計信息化與國際接軌,達到世界先進水平,知道擁有領先的會計信息化建設成果。
(作者單位:哈爾濱商業(yè)大學)
參考文獻:
[1] 靳翠英.我國會計信息化建設存在的問題及對策研究[J].中國商貿(mào),2016,(7)
[2] 袁靜.我國會計信息化發(fā)展的現(xiàn)狀及對策研究[J].教育學院,2014,(5)
在融合中自檢
面對兩化深度融合的新要求,五礦集團認為想要解決現(xiàn)有問題,必須從解決企業(yè)信息化的基本需求人手,將問題逐一攻克。首先,礦業(yè)企業(yè)的信息化建設還需要解決行業(yè)特殊性的問題,如礦產(chǎn)品的成本核算、礦產(chǎn)品的庫存管理、礦產(chǎn)品的以質計價等。作為一家以進出口貿(mào)易起家的大型國有企業(yè),五礦集團成功轉型為產(chǎn)融結合、上下游一體化的綜合性金屬礦產(chǎn)集團。通過實施SAP ERP和SAP GTM(全球貿(mào)易管理),五礦集團整合業(yè)務與信息系統(tǒng),建立集團公司風險管控平臺,支持運營與管理持續(xù)優(yōu)化,以統(tǒng)一的決策支持平臺實現(xiàn)集團業(yè)務的協(xié)同和創(chuàng)新發(fā)展,為五礦集團的國際化運作和長遠發(fā)展打下了堅實的基礎,幫助五礦集團在全球金屬礦業(yè)新一輪洗牌中始終具有快速反應能力和最佳運營效率,引領金屬礦業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
閆曉青回憶,五礦集團建成的信息化平臺系統(tǒng),自運行以來取得了顯著成效,并成為提高企業(yè)競爭力的有力武器,是五礦實現(xiàn)國際化運作的突破口。兩化融合解決的不僅僅是企業(yè)信息化向更深更高層次發(fā)展的問題,同時也是企業(yè)認清自身信息化水平的機會。
隨著五礦業(yè)務規(guī)模的增長和發(fā)展,以及信息化建設的推進,系統(tǒng)互聯(lián)互通和信息共享已成為制約集團信息化建設健康有序發(fā)展的瓶頸。加快信息標準化進程,成為推進集團公司信息化建設的戰(zhàn)略要求,同時也是企業(yè)實現(xiàn)兩化融合發(fā)展目標的必經(jīng)之路。
在此基礎上,五礦架設了企業(yè)內(nèi)部的信息港,信息港以先進的TRS采編發(fā)及全文檢索系統(tǒng)為內(nèi)核的企業(yè)內(nèi)部綜合信息交流、展示平臺。涵蓋有色金屬、黑色金屬、非金屬礦產(chǎn)品的國際、國內(nèi)市場信息,并提供相關業(yè)務的各類歷史數(shù)據(jù)、市場分析,五礦信息港還提供了內(nèi)容廣泛的行業(yè)新聞、及時的新聞報道、金融信息、國家政策法規(guī)等宏觀信息。隨著集團公司的發(fā)展和信息化建設步伐的加快,保障集團公司核心信息資產(chǎn)的安全成為一項重要的戰(zhàn)略任務。
為保證信息港的正常運行,五礦集團啟動《信息安全規(guī)劃》項目,遵循整體規(guī)劃、分步實施、分工協(xié)作的工作思路,以風險分析為基礎,以國際信息安全標準BS7799為依據(jù),根據(jù)五礦業(yè)務發(fā)展趨勢、行業(yè)環(huán)境、技術發(fā)展狀況和資源準備度等多方面因素,對五礦集團公司的組織、信息系統(tǒng)和基礎設施架構進行了認真研究和規(guī)劃,在組織、政策、技術防護、日常運作監(jiān)控管理等幾個方面構建信息安全保障體系,建立以管理為核心,以技術為支撐的信息安全體系架構。
按照信息安全規(guī)劃的要求,集團公司建立分層分級、協(xié)同合作的組織體系,由集團公司保密委員會履行信息安全工作管理職責,在集團公司保密委員會下設立專門的信息安全管理小組,作為集團信息安全工作管理機構,負責信息安全工作整體策劃、統(tǒng)籌和推進工作;在各二級單位下設保密工作組,協(xié)助相關信息安全工作開展。
為有效保護集團公司核心信息資產(chǎn),制定了資產(chǎn)分類指導辦法,并在集團應用體系的建設中,依據(jù)信息資產(chǎn)的重要程度和業(yè)務特點劃分安全級別,采取不同的保護措施,包括根據(jù)等級明確不同的授權審批流程、采取不同力度的身份標識和鑒別力度、分級部署用戶對資源的安全訪問策略等等。通過貫徹和落實信息資產(chǎn)分類指導辦法,對信息資產(chǎn)實行等級保護,實現(xiàn)了集中資源優(yōu)先保護核心信息資產(chǎn),切實保證核心信息資產(chǎn)的保密性、完整性和可用性。
在深化中沖刺
2011年,五礦通過采用神州數(shù)碼ServiceJet-MC2運營管理中心解決方案,對自身的IT服務流程、IT資產(chǎn)管理流程、IT管理制度進行了統(tǒng)一梳理,打造起一個入口、一個平臺、一套流程的“三個一”高效服務管理體系。通過項目的實施,五礦集團IT管理效率和客戶滿意度大幅提升,成為五礦集團推進戰(zhàn)略轉型和實施管理變革的重要支撐。
促進兩化融合不是發(fā)展“工業(yè)的第二產(chǎn)業(yè)”,而是要立足工業(yè)本身,實現(xiàn)包括技術、營銷模式和資源利用在內(nèi)的一系列創(chuàng)新;提升包括成本、質量、品牌和服務在內(nèi)的一攬子工作效率;實現(xiàn)節(jié)能減排,形成循環(huán)經(jīng)濟和可持續(xù)發(fā)展。2012年五礦集團決定采用SAP ERP、SAP BusinessObjects解決方案和SAP MaxAttention支持服務,將應用從總部財務和貿(mào)易的應用推廣到采礦冶煉,以應對嚴峻的國際金屬礦業(yè)市場競爭,深化兩化融合發(fā)展。
閆曉青介紹,目前五礦集團現(xiàn)有ERP系統(tǒng)已經(jīng)成功升級到最新增強包EHP 6版本(Enhancement Package 6),在功能和平臺架構上更好地支持了業(yè)務發(fā)展。
建立統(tǒng)一的財務報表查詢平臺,通過財務庫存分析,實現(xiàn)財務及業(yè)務的一體化。
關鍵詞:產(chǎn)品分類;網(wǎng)絡模型;支撐體系
中圖分類號:TN914.53文獻標識碼:A文章編號:1005-3824(2014)04-0066-06
0引言
隨著2009年的電信重組以及全業(yè)務牌照的發(fā)放,集團客戶市場成為了各大通信運營商爭奪的焦點。2012年7月,中國移動政企客戶分公司成立,主要提供面向政府、大型企業(yè)等重要集團客戶的銷售和端到端服務,負責面向全國的集團客戶產(chǎn)品整合和產(chǎn)品推廣。在各省公司開展集團客戶市場的專業(yè)化運營的趨勢下,打通集團客戶售前、售中、售后的業(yè)務流、服務流,優(yōu)化服務支撐體系勢在必行。針對信息化拓展特點,開展集團信息化建設策略研究十分關鍵。
本文主要內(nèi)容包括:1)集團信息化產(chǎn)品分類及產(chǎn)品定義,2)集團信息化典型業(yè)務網(wǎng)絡模型,3)集團信息化支撐體系探討。
1集團信息化產(chǎn)品分類及定義
在集團客戶產(chǎn)品中,含標準化產(chǎn)品和行業(yè)定制產(chǎn)品,種類比較繁多,其運用頻率也有較大差別。本文從建設單位的建設角度考慮,選取了部分運用廣泛,具有典型代表性的幾類產(chǎn)品作為本論文的研究范圍。
本文論及的集團信息化產(chǎn)品劃分,可從以下維度分析:1)按業(yè)務類型分:專線類業(yè)務、話音類業(yè)務、視頻類業(yè)務、短彩信類和ICT類;2)按規(guī)模分:小型企業(yè)、中型企業(yè)、大型企業(yè)和聚類企業(yè);3)按行業(yè)分:政府行業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、能源行業(yè)、制造業(yè)、服務行業(yè)、交通運輸、教育行業(yè)、旅游行業(yè)和金融行業(yè)[1-3]。
1.1按業(yè)務類型劃分產(chǎn)品
1)專線類業(yè)務。
傳輸專線業(yè)務是依托中國移動的傳輸網(wǎng)絡,向企業(yè)提供數(shù)字電路的租用和維護服務,其帶寬占用方式為獨享帶寬。
① MPLS VPN專線業(yè)務是通過采用MPLS技術在中國移動IP網(wǎng)上構建企業(yè)IP互聯(lián)專網(wǎng),其帶寬占用方式為在保證業(yè)務質量情況下的共享帶寬。
② 語音專線業(yè)務是通過移動傳輸網(wǎng)絡將集團客戶接入到移動語音網(wǎng)絡,為客戶提供語音等服務的專線解決方案。
③ 互聯(lián)網(wǎng)專線業(yè)務是指為客戶提供各種速率的鏈路接入CMNet,實現(xiàn)方便快捷的高速互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)服務,帶寬可以靈活選擇。
④ APN專線業(yè)務是以中國移動現(xiàn)有的無線網(wǎng)絡為物理承載,通過隧道加密的VPN方式訪問用戶本地服務器的一種業(yè)務。
2)話音類業(yè)務。
① IMS固話。為企業(yè)提供固定電話撥打業(yè)務,目前采用接入移動IMS網(wǎng)絡實現(xiàn)。
② 呼叫中心直連。是指通過中國移動提供的語音專線,將集團客戶的呼叫中心與中國移動的語音交換網(wǎng)絡進行直聯(lián),從而使中國移動終端用戶通過中國移動的網(wǎng)絡直接撥打集團客戶的服務號碼,并享受其所提供的服務。
③ 移動400業(yè)務。中國移動為無自有呼叫中心的中小型集團客戶搭建綜合語音通信門戶,向企業(yè)提供集語音、短信、彩信為一體的信息交互服務,滿足企業(yè)營銷推廣和客戶服務的多樣需求,進而提升企業(yè)形象和客戶滿意度。
3)視頻類業(yè)務。
① 視頻監(jiān)控是通過視頻采集原始信息,經(jīng)壓縮編碼等處理后傳輸至監(jiān)控客戶端,實現(xiàn)各類現(xiàn)場移動查勘、集中監(jiān)控和遠程管理,還可以配合中國移動語音、位置定位和設備控制等服務,以短信預警、群組通話等方式幫助客戶更高效地實施安全舉措,調度應急資源。
② 視頻會議幫助分散在各地的成員完成“面對面”的實時溝通,提高企業(yè)的工作效率并節(jié)省差旅成本。集圖像、語音、數(shù)據(jù)于一體,用手機或電腦、在辦公室或在旅途中都能接入會議。
4)短彩信類。通過短彩群發(fā)方式,提供企事業(yè)單位內(nèi)部辦公信息的傳遞、營銷服務信息的、客戶需求收集和意見反饋等服務。也可按照客戶需求進行定制化開發(fā),如配合企事業(yè)單位的辦公管理、業(yè)務經(jīng)營和生產(chǎn)控制的需求,自動發(fā)送定制的短信或彩信。
5)ICT類。ICT是IT(信息業(yè))與CT(通信業(yè))2種服務的結合和交融。在中國移動為客戶提供的一站式ICT整體服務中,包含集成服務、外包服務、專業(yè)服務、知識服務以及軟件開發(fā)服務等。ICT服務不僅為企業(yè)客戶提供網(wǎng)絡構架的解決方案,還減輕了企業(yè)在建立應用、系統(tǒng)升級、運維、安全等方面的負擔,節(jié)約了企業(yè)運營成本。
1.2按規(guī)模劃分產(chǎn)品
1)小型企業(yè)。成員規(guī)模10人以下,其典型場景為寫字間類企業(yè)客戶。該類企業(yè)的信息化建設需求包括固話、互聯(lián)網(wǎng)專線等業(yè)務,業(yè)務需求單一,解決方案簡單。
2)中型企業(yè)。成員規(guī)模10-100人之間,其典型場景為酒店、醫(yī)院、商場、超市等在1個或幾個樓棟的情況。該類企業(yè)的信息化需求包括固話、互聯(lián)網(wǎng)專線、移動400等業(yè)務,業(yè)務需求較少,解決方案較簡單。
3)大型企業(yè)。成員規(guī)模100-1 000人,其典型場景為政府、金融、大型企業(yè)等存在分支機構的情況。該類企業(yè)的信息化需求包括傳輸專線/VPN專線、互聯(lián)網(wǎng)專線、固定電話、視頻會議、視頻監(jiān)控、呼叫中心以及ICT類等,業(yè)務需求具有綜合性,解決方案復雜。
4)聚類企業(yè)。成員規(guī)模1 000人以上,其典型場景為高校、園區(qū)、大型寫字樓群等。該類企業(yè)的信息化需求包括互聯(lián)網(wǎng)專線、固定電話、視頻監(jiān)控以及ICT類等,業(yè)務需求具有綜合性,解決方案復雜。
1.3按行業(yè)劃分產(chǎn)品
根據(jù)前面幾節(jié)的分類,可對集團信息化行業(yè),按照企業(yè)規(guī)模和業(yè)務類型進行歸類,從而在進行集團信息化建設中,能夠事先進行業(yè)務推介,做到有準備的產(chǎn)品營銷。表1為集團信息化各行業(yè)業(yè)務需求分析。
行業(yè)類型企業(yè)規(guī)模業(yè)務類型需求政府行業(yè)大型企業(yè)傳輸專線/VPN專線、互聯(lián)網(wǎng)專線、固定電話、視頻會議、視頻監(jiān)控、呼叫中心以及ICT類等醫(yī)療衛(wèi)生大、中型
企業(yè)傳輸專線/VPN專線、互聯(lián)網(wǎng)專線、固定電話、視頻會議、視頻監(jiān)控、呼叫中心以及ICT類等能源行業(yè)大型企業(yè)傳輸專線/VPN專線、互聯(lián)網(wǎng)專線、固定電話、視頻會議、視頻監(jiān)控、呼叫中心以及ICT類等制造行業(yè)中、小
型企業(yè)固話、互聯(lián)網(wǎng)專線、移動400服務行業(yè)中型企業(yè)固話、互聯(lián)網(wǎng)專線、移動400交通運輸大型企業(yè)傳輸專線/VPN專線、互聯(lián)網(wǎng)專線、固定電話、視頻會議、視頻監(jiān)控、呼叫中心以及ICT類等教育行業(yè)大型、
聚類企業(yè)傳輸專線/VPN專線、互聯(lián)網(wǎng)專線、固定電話、視頻會議、視頻監(jiān)控、呼叫中心以及ICT類等旅游行業(yè)大、中
型企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)專線、固定電話、視頻會議、視頻監(jiān)控、呼叫中心、移動400以及ICT類等金融行業(yè)大型傳輸專線/VPN專線、互聯(lián)網(wǎng)專線、固定電話、視頻會議、視頻監(jiān)控、呼叫中心以及ICT類等
2集團信息化典型網(wǎng)絡模型
2.1專線
移動專線目前可選擇的技術眾多,對于業(yè)務匯聚點可選用的技術方案包括:PTN,SDH和PON;客戶側可選的技術方案則包括:PTN,SDH、裸纖/協(xié)轉/光收和PON。對于上述技術在不同等級客戶、不同場景下的選擇將作為本課題專線網(wǎng)絡模型研究的亮點。
首先,對專線的組網(wǎng)模型概覽總結如圖1所示。
其次,對于場景模型選擇的分析如表2和表3。
2.2話音
中國移動集團固話是中國移動全業(yè)務發(fā)展的重要組成部分,是拓展市場和發(fā)展新業(yè)務的有效利器。當前階段,移動固話主要依靠移動IMS核心平臺,采用融合通信技術為集團客戶提供語音接入業(yè)務服務,實現(xiàn)固話、手機的虛擬集群網(wǎng),實現(xiàn)號碼統(tǒng)一接入、統(tǒng)一管理和內(nèi)部短號互撥等功能。
總的來說,IMS話音實現(xiàn)方案通過在用戶側建設局域網(wǎng),局域網(wǎng)用戶側通過RJ45/語音雙絞線接入SIP電話/普通電話,局域網(wǎng)出口通過傳輸專線上聯(lián)移動互聯(lián)網(wǎng),從而實現(xiàn)與移動IMS核心平臺的連接,并采用VoIP方式直接向IMS核心網(wǎng)注冊,實現(xiàn)用戶放號。
集團固話在實際建設中,需要分場景建設,分析如下:
1)小企業(yè)新建場景。小企業(yè)新建場景如圖2所示。
圖2小企業(yè)新建場景場景說明如下:
(1)無內(nèi)部呼叫控制需求小企業(yè),可優(yōu)先考慮IAD;(2)0IAD容量1至幾百個,可以根據(jù)需要進行組合,為了管理方便,一般盡量采用同種型號;(3)大容量IAD一般部署在企業(yè)機房,連接配線架。小容量IAD一般部署在辦公室/桌面,直接出模擬線連接電話機;(4)IAD支持級聯(lián)組網(wǎng),當用戶需要擴容時,可以通過IAD的冗余下行LAN口進行級聯(lián),不需要額外增加網(wǎng)絡交換機或占用相應端口(一般不超過4級)。
2)大企業(yè)新建場景。大企業(yè)新建場景如圖3所示。
3)小企業(yè)替換場景。小企業(yè)替換場景如圖4所示。
4)大企業(yè)替換場景。大企業(yè)替換場景如圖5所示。
2.3視頻
隨著多媒體技術的應用日益廣泛,企業(yè)對于視頻業(yè)務的需求廣泛增加,視頻業(yè)務成為與數(shù)據(jù)、話音并存的第三種基礎業(yè)務,在現(xiàn)代企業(yè)的信息化建設中被廣泛采用,應用范圍很廣,如視頻監(jiān)控、視頻會議、網(wǎng)上可視電子商務、網(wǎng)上政務、網(wǎng)上購物、網(wǎng)上學校、遠程醫(yī)療、網(wǎng)上研討會、網(wǎng)上展示廳、個人網(wǎng)上聊天等。視頻技術研究點分別如下:
1)視頻壓縮技術。
視頻壓縮技術對于視頻清晰度、存儲量(帶寬)和穩(wěn)定性有重要意義。目前主流采用H.264和MPEG4兩種,其區(qū)別如下:
MPEG4標準成熟、對多媒體數(shù)據(jù)壓縮編碼提供了廣闊的平臺,特別是多媒體信息基于內(nèi)容的檢索和訪問等,應用范圍包括實時視聽通信、多媒體通信、遠地監(jiān)測/監(jiān)視、VOD、家庭購物/娛樂等;其缺點是由于系統(tǒng)設計過于復雜,難以完全實現(xiàn)兼容,且對于中國企業(yè)來說還要面臨高昂的專利費問題。
H.264設計簡潔,高效壓縮比(H.264的數(shù)據(jù)壓縮率在MPEG2的2倍以上、MPEG4的1.5倍以上),在不同分辨率、不同碼率下都能提供較高的視頻質量,采用“網(wǎng)絡友善”的結構和語法,使其更有利于網(wǎng)絡傳輸。H.264比MPEG4更容易推廣,更容易在視頻會議、視頻電話中實現(xiàn),更容易實現(xiàn)互連互通,且專利費用低廉。
2)攝像機分類。
攝像機的關鍵性能指標包括傳感器類型、分辨力、信噪比和最低照度等。從外觀結構分為槍機、球機、半球機和針孔等;從最低照度分普通型、月光型、星光型和紅外照明型;從輸出信號分模擬攝像機、網(wǎng)絡攝像機和數(shù)字攝像機等。從分辨力分標情、高清和超高清攝像機。因此,在進行攝像機選擇時,應根據(jù)具體的環(huán)境和客戶需求進行具體選擇。
3)不同高清視頻技術選擇。
不同高清視頻技術選擇如表4所示。
前端攝像機包括數(shù)字攝像機、模擬攝像機和網(wǎng)絡攝像機等,其中,數(shù)字攝像機通過光纖直連視頻距陣,實現(xiàn)視頻的短距離傳輸;模擬攝像機通過同軸電纜連接視頻距陣,實現(xiàn)視頻短距離傳輸;網(wǎng)絡攝像機通過以太網(wǎng)雙絞線接入IP網(wǎng)絡,實現(xiàn)視頻的遠程傳輸。
后端視頻中心平臺,則包括視頻距陣,實現(xiàn)視頻切換、管理和存儲等功能;電視墻,實現(xiàn)視頻呈現(xiàn);存儲設備,實現(xiàn)視頻的大容量存儲;管理終端PC,實現(xiàn)視頻監(jiān)控系統(tǒng)的日常維護等工作。表4不同高清視頻技術指標對比表
4)視頻組網(wǎng)。
以視頻監(jiān)控系統(tǒng)為例,其組網(wǎng)拓撲如圖8所示。
近年來,雖然移動公司在集團信息化的拓展上有較大的進展,但隨著電信、聯(lián)通等在集團客戶市場競爭力的提升,移動仍處于較弱的地位,下面就以下幾點建議進行探討:
1)梳理產(chǎn)品,積極開發(fā)拳頭產(chǎn)品,提高企業(yè)品牌效應。
相比電信,移動公司的集團信息化產(chǎn)品在產(chǎn)品細分、針對各行業(yè)的定制產(chǎn)品開發(fā)上尚存在諸多的不完善,導致其在市場競爭中處于劣勢地位。目前,電信的“商務領航”已經(jīng)深入人心,各種行業(yè)的針對性產(chǎn)品開發(fā)也日益完善;相比之下,移動的“動力100”則顯得動力不足,大多數(shù)產(chǎn)品在與電信比較的時候,并沒有探索出移動自己的拳頭產(chǎn)品。因此,在進行集團信息化推廣時,應積極開發(fā)拳頭產(chǎn)品,提高品牌效應,才能使得信息化道路走得更加平坦。
2)從投入和產(chǎn)出角度,綜合分析產(chǎn)品效益,為未來產(chǎn)品選擇提供商務參考依據(jù)。
目前移動集團信息化建設采用“收、支”兩條線的考核辦法,即市場口只關心收益,網(wǎng)絡口只關心投資,這導致在項目支撐之初的導向上會出現(xiàn)重大分歧,最終憑領導判斷決策,這對項目的建設成敗,對公司是否有效益可圖,將產(chǎn)生重大的不確定性。建議集團信息化建設應從公司整體利益、社會名聲和效益名聲均參考的角度出發(fā)。另外,相關數(shù)據(jù)表明,集團信息化建設的收益多集中在少數(shù)重要行業(yè),A類集團客戶占比10%,創(chuàng)造70%的信息化收益。可見,對于政府、金融等部門,仍是需要重點爭取的信息化市場。
3)積極加強網(wǎng)絡儲備,準確定位預覆蓋,既要提高業(yè)務開通速度,又要避免由于覆蓋無效帶來的投資浪費。
“良好的光纖和管道資源,以及有序的資源管理”是電信在專線競爭中的優(yōu)勢。而移動則存在網(wǎng)絡建設不完善和資源管理不清楚的問題,需要積極優(yōu)化。對于網(wǎng)絡儲備建設,將是提高集團信息化服務質量,加快網(wǎng)絡建設進程的關鍵點,需要有規(guī)劃、有重點、有步驟的建設。
4)回收集團信息化產(chǎn)品資源,設立統(tǒng)一歸口部門,避免因部門間大量的協(xié)調工作所引起的產(chǎn)品開發(fā)周期過長的問題。
目前,移動運營商集團信息化產(chǎn)品資源分散于不同部門,例如:數(shù)據(jù)部掌握各種信息平臺產(chǎn)品,包括千里眼等;市場部掌握個人客戶產(chǎn)品,包括駐地網(wǎng)、WLAN等;集客部掌握固話和ICT產(chǎn)品;物聯(lián)網(wǎng)掌握物聯(lián)產(chǎn)品;而在工程建設職能上,又有工程建設部、集響中心和分公司網(wǎng)絡部等。這些產(chǎn)品和資源的分離,都不利于集團信息化整體解決方案的提出,一旦出現(xiàn)綜合解決方案需求時,需要協(xié)調大量的部門和資源,甚至需要召開多次會議才能解決,這無疑將復雜的問題更加復雜化。因此,建議將復雜的問題簡單化,資源統(tǒng)一回收、統(tǒng)一分配,設立統(tǒng)一歸口部門,協(xié)調部門間分歧,快速響應市場。
5)梳理集團信息化產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)鏈,積極和廣大產(chǎn)品提供商合作,從源頭控制產(chǎn)品價格,避免價格競爭時處于不利地位。
集團信息化產(chǎn)品的產(chǎn)業(yè)鏈不僅是運營商本身,更關鍵的是各大產(chǎn)品提供商、系統(tǒng)集成商和施工方,因此需要建立起廣泛的合作機制。目前,移動對于集團信息化建設多采用租賃模式和購買模式,無論哪種商務模式,對于信息化產(chǎn)品的價格控制是最重要的,除了集采設備價格可參考外,對于非集采設備,應該從源頭控制產(chǎn)品供貨商和價格,這樣當遇到項目競爭時,至少可以做到價格不處于劣勢地位。
6)積極適應從通信運營商向全業(yè)務運營商的角色轉變,不斷積累全業(yè)務運維經(jīng)驗,加強支撐體系的IT設施建設。
全業(yè)務運營時代的中國移動面臨著戰(zhàn)略轉型:業(yè)務上從單一的無線業(yè)務運營商轉向全業(yè)務運營商轉型;運維上從經(jīng)營個人移動及增值業(yè)務轉向經(jīng)營集團、家庭、個人的語音、數(shù)據(jù)及融合業(yè)務轉型;網(wǎng)絡上在核心網(wǎng)、無線接入網(wǎng)基礎上增加了多種類型的用戶接入網(wǎng)絡。為了面對這個戰(zhàn)略轉型,公司在組織架構、支撐流程以及IT基礎設施等方面,均需要進行相應的調整,而不能由現(xiàn)有的架構、流程和IT系統(tǒng)僅做少許改造來適應這個轉型[4-5]。
4結束語
集團信息化的建設是個不斷完善的過程,隨著集團客戶產(chǎn)品更加細分、新的網(wǎng)絡技術的出現(xiàn)以及新的運維流程的制定,對集團信息化的建設策略也將有更多的要求。本人將會在今后的工作中不斷加強研究深度,從細節(jié)上為推動移動運營商集團信息化的發(fā)展貢獻自己的力量。
參考文獻:
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從2004年開始,陳鋼便以統(tǒng)一的“基于Web的多媒體出版綜合業(yè)務系統(tǒng)”代替原有的發(fā)文件管理方式,將山東出版集團下屬的圖書編輯、印刷、發(fā)行、供應等業(yè)務融入一體化管理體系。
山東出版集團在其網(wǎng)絡信息部副主任陳鋼的帶領下,實現(xiàn)了諸多業(yè)界首創(chuàng)――在統(tǒng)一信息平臺的基礎上發(fā)展網(wǎng)上競價系統(tǒng); 在業(yè)內(nèi)首個將招標模式引入印刷廠招標工作中,僅一個季度的圖書印刷就能為出版社節(jié)省500萬元的成本; 重新定義了書的定價系統(tǒng),可以精確計算出每本書各印次的成本,達到目前業(yè)內(nèi)最精確的成本核算程度; 集團下屬各企業(yè)可利用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心實現(xiàn)跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換,當一本書編輯完成后,所有數(shù)據(jù)在統(tǒng)一平臺上進行交換,以便繼續(xù)接下來的印刷、發(fā)行等流程,管理層可以通過平臺對整個編輯流程進行嚴格控制,是全國唯一一家以IT覆蓋全產(chǎn)業(yè)鏈管理的出版集團。
工作之余,陳鋼酷愛釣魚,尤其享受每個周末獨自垂釣的時光。談到在“轉企改制”的形勢下,出版企業(yè)信息化的出路,這位“姜太公”的智慧,不時靈光閃現(xiàn)。
以數(shù)據(jù)中心
消除“信息孤島”
從最初的單機應用到目前的Internet應用,山東出版集團的信息化歷程已走過了20年。從編、印、發(fā)、供、貿(mào)各個環(huán)節(jié)來看,每個環(huán)節(jié)基本上都存在著各類應用系統(tǒng),主要有出版業(yè)務管理系統(tǒng)、印刷廠生產(chǎn)管理系統(tǒng)、教材征訂及圖書發(fā)行系統(tǒng)、出版紙張管理系統(tǒng)等,同時也具備了簡單、基本的內(nèi)外網(wǎng)信息門戶。這些系統(tǒng)在不同的時期,都對生產(chǎn)和管理發(fā)揮過重要的作用。但隨著信息技術的進步和各類應用需求的進一步深入,這些系統(tǒng)也逐漸顯現(xiàn)出局限性,甚至成為集團管理和集約化經(jīng)營的瓶頸。
由于最初缺乏信息化規(guī)劃,而造成信息化建設的盲目性和隨意性,直接導致各個系統(tǒng)是割裂的,各系統(tǒng)僅僅是從局部的應用去考慮,難以顧及系統(tǒng)之間的交換和共享,形成了一個個“信息孤島”,數(shù)據(jù)重復錄入、資金重復投入等現(xiàn)象屢見不鮮。這些系統(tǒng)雖然暫時替代了手工勞動,也在一定程度上提高了生產(chǎn)效率,但并未真正體現(xiàn)信息技術帶來的種種便利,投入產(chǎn)出的效率也大打折扣,并非信息化建設的理想結果。
消除“信息孤島”是山東出版集團信息化工作的一項主要任務,從山東出版集團的實踐來看,數(shù)據(jù)中心成為實現(xiàn)這一目標的有效手段。各業(yè)務系統(tǒng)的日常業(yè)務可以獨立運行,跨系統(tǒng)或跨平臺的數(shù)據(jù)交換則通過數(shù)據(jù)中心來完成,從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)流的平滑、順暢,有效避免了“信息孤島”現(xiàn)象。同時,作為系統(tǒng)整合平臺的數(shù)據(jù)中心,也成為整個集團信息系統(tǒng)的決策支持中心。
陳鋼認為,數(shù)據(jù)中心的作用主要體現(xiàn)在以下三個方面。
一是數(shù)據(jù)交換平臺。通過數(shù)據(jù)中心來進行跨系統(tǒng)和跨平臺的數(shù)據(jù)交換,是在互相關聯(lián)的多系統(tǒng)、多平臺并存的情況下,一種最有效和便捷的數(shù)據(jù)交換方式,可以極大地降低系統(tǒng)的復雜度,實現(xiàn)系統(tǒng)的“松散藕合”。
二是公共數(shù)據(jù)共享平臺。集團信息化會涉及到大量的、需要共享的公共數(shù)據(jù)(公共字典),這是集團信息化“統(tǒng)一標準”原則的必然結果,這些數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)中心來存儲和維護,可以保證不同業(yè)務系統(tǒng)之間所共享的公共數(shù)據(jù)的同步,保持其統(tǒng)一性和唯一性。
三是決策支持平臺。通過“推”或“拉”的方式,將不同業(yè)務系統(tǒng)日常數(shù)據(jù)的處理結果存儲在數(shù)據(jù)中心,并對這些數(shù)據(jù)進行全方位的多維分析和處理,既構成了集團決策支持信息,又可以通過數(shù)據(jù)中心方便、快捷地提供給決策者。同時,隨著時間的推移,逐漸積累的各類數(shù)據(jù)構成了集團“數(shù)據(jù)倉庫”的基礎。
強化IT規(guī)劃
信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程,不是單純的技術問題,更多的是管理問題,這一點人們目前已達成共識。但在信息技術應用的早期,人們的觀念和意識尚處于“朦朧”階段,信息技術本身也并沒有為信息系統(tǒng)的規(guī)劃提供強有力的技術支持。因此,缺乏規(guī)劃既有主觀原因,也有客觀原因,“但不論原因如何,缺乏規(guī)劃的信息化建設總是難以避免其盲目性和隨意性?!?/p>
“山東出版集團有自己事業(yè)發(fā)展的長期規(guī)劃及不同階段的戰(zhàn)略目標,信息化建設亦應如此,這就是出版集團的IT規(guī)劃。其目的是根據(jù)集團事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和目標,制定集團信息化建設的思路和發(fā)展規(guī)劃,是一個時期內(nèi)集團信息化建設的指導性文件。”陳鋼認為,完整的IT規(guī)劃一般應包括如下內(nèi)容:
IT規(guī)劃的戰(zhàn)略、業(yè)務和技術目標; 信息化建設思路和具體任務; 信息化現(xiàn)狀及評價(基礎設施、應用系統(tǒng)、安全體系、組織架構等); 集團業(yè)務流程(生產(chǎn)和管理)梳理、評估及優(yōu)化; 信息系統(tǒng)規(guī)劃(數(shù)據(jù)規(guī)劃及管理機制、數(shù)據(jù)中心規(guī)劃、信息交換及共享規(guī)則、IP規(guī)劃及管理、應用系統(tǒng)規(guī)劃等); 信息系統(tǒng)運行環(huán)境規(guī)劃(機房建設及部署、通信線路、網(wǎng)絡平臺、服務器及存儲備份平臺、操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫平臺、安全體系等); 信息化工程建設實施規(guī)范(招投標組織及管理、項目管理方法、監(jiān)理機制、確定合作伙伴的原則、軟硬件選型原則等); 信息系統(tǒng)分步實施計劃; 保障措施(組織、人力、資金、運營維護、IT部門的職責與作用、CIO機制等); 實施風險分析(管理、技術、工期、資金、組織變革等)。
與其他行業(yè)不同,出版信息化的過程和結果均與數(shù)字出版有著密不可分的聯(lián)系,是出版單位今后從事數(shù)字出版工作的基礎,因此,出版集團的IT規(guī)劃還應當包括與數(shù)字出版相關的內(nèi)容,如數(shù)字資源歸集原則及管理機制、數(shù)字資源庫的建設及管理、數(shù)字出版流程框架規(guī)劃、數(shù)字出版運營及管理機制規(guī)劃等。
從上述內(nèi)容可以看出,這些不是單純的技術部門所能完成的,一個好的、適合自己單位實際情況的信息化規(guī)劃,需要技術和管理兩方面的力量才能完善?!凹瘓FIT規(guī)劃并非單純的技術問題,而是與集團運營模式、管理機制密切相關的全局性工作?!标愪搹娬{。
轉變觀念
[關鍵詞] 辦公自動化;多元化集團;信息化;協(xié)同管理
[中圖分類號] F272 [文獻標識碼] A
一、引言
多元化集團大多由不同業(yè)務的子公司組成,在多個相關或不相關的產(chǎn)業(yè)領域同時經(jīng)營多項不同業(yè)務,由于跨地域、部門多、業(yè)務信息量大,經(jīng)營發(fā)展中經(jīng)常遭遇信息不暢、管控乏力、工作效率低下等集團化管理困境。如何利用近年來興起的OA辦公系統(tǒng)解決目前普遍存在的信息化瓶頸,提高企業(yè)控制能力以及與外部合作協(xié)同能力,確保集團決策的準確性和整體運作的高效率,是每個多元化集團迫切需要考慮的核心戰(zhàn)略問題。金蝶OA辦公系統(tǒng)是金蝶公司開發(fā)的基于“工作流+表單”的綜合管理軟件,能夠幫助多元化集團實現(xiàn)分層管控、全員協(xié)同、信息流暢和規(guī)范運作。因此,促進金蝶OA辦公系統(tǒng)在多元化集團信息化管理中的應用對于推動企業(yè)跨越式發(fā)展具有重要的意義。
二、多元化集團辦公特點
從發(fā)展歷程來看,多元化集團一般是由一個主業(yè)起家,然后通過兼并、重組和增加產(chǎn)品線等迅速擴大公司規(guī)模,形成由多個子公司組成的集團型企業(yè)。
多元化集團在運行管理中主要有五個方面辦公特點。一是多元化集團企業(yè)機構龐大,組織結構復雜,審批層級較多,事物處理流程復雜。二是集團企業(yè)越來越需要提高辦事效率,規(guī)范公司管理。辦事效率低下急需通過有效的管理創(chuàng)新解決,而管理的創(chuàng)新需要借助于信息化來實現(xiàn)。三是多元化集團典型管控模式有財務管控模式、戰(zhàn)略管控模式和經(jīng)營管控模式三種。無論采用哪種管控模式,由多個跨地域、跨行業(yè)的子公司構成的多元化集團大多存在信息上傳下達緩慢、信息不能及時到達、辦公效率較低的問題。四是子公司信息系統(tǒng)建設不統(tǒng)一,每個子公司使用的操作平臺、數(shù)據(jù)庫各不相同,信息資源都是相對分散的,總部與子公司以及各子公司之間信息沒有實現(xiàn)互通互聯(lián),形成了一個個信息孤島。集團規(guī)模越大,產(chǎn)業(yè)越是多元化,信息資源就越分散,信息孤島現(xiàn)象就越嚴重。這些信息孤島的存在削弱了集團管控能力。五是集團信息化建設發(fā)展不平衡,對財務控制投入較多,對管理控制投入較少。
三、多元化集團企業(yè)信息化建設的必要性
(一)有必要規(guī)范文件審批流程,提高文件審批速度。多元化集團存在著大量流程化工作,例如文件審批、收發(fā)文、請示、匯報等。傳統(tǒng)的流程審批多為手工方式,審批一個文件,少則3-5天,多則超過一個星期,流轉周期長,流程無法有效管理和控制;一旦遇到審批人外出,審批流程便無法繼續(xù),在一定程度上影響辦事效率;大量紙質文件的傳遞,不但浪費辦公經(jīng)費,也不便日后搜利用。因此,有必要建立一個協(xié)同辦公平臺,將日常需要審批的內(nèi)部行政類、事物類、財務類等待審批事項在管理軟件中搭建好,預設好審批流程,根據(jù)審批條件,自動發(fā)起審批流轉方向,在手機端建立快速審批系統(tǒng),隨時異地辦公,從而提高文件審批速度。
(二)必需解決信息共享差,溝通效率低的問題。傳統(tǒng)企業(yè)溝通方式主要采用電話、會議、口頭溝通和一些簡單的局域網(wǎng)溝通軟件等實現(xiàn),不能很好地實現(xiàn)多樣化溝通交流,溝通效率較低。多元化集團有必要搭建一個協(xié)同辦公平臺,建立一個有效的信息和交流場所,例如:公告、通知、論壇、規(guī)章制度、行業(yè)動態(tài)、新聞等,促使信息在集團或下屬子公司內(nèi)部得到廣泛傳播,確保信息數(shù)據(jù)的及時性和準確性。
(三)必需解決文檔共享問題。傳統(tǒng)辦公模式下,文檔資料或存放于檔案柜中,或存放于各職能部門電腦中,沒有實現(xiàn)文檔資料互聯(lián)互通。想要查找某個文件費時費力,跨部門查找資料更是不易,一旦有人員流動還會造成資料流失,文檔的保存、共享、使用和再利用存在很多障礙和問題。如果能夠搭建一個協(xié)同辦公平_,可以利用辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化,通過電子文件柜的方式保管文檔資料,并設定文檔使用權限。由管理員對相關人員進行授權,各層級員工根據(jù)身份文件和口令按相應權限使用符合他身份的權限范圍內(nèi)的文檔信息。這樣不僅保證了企業(yè)信息資料的安全性,也便于查閱,能夠有效地加快知識的傳播及共享。
四、金蝶OA辦公系統(tǒng)架構與主要功能
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大,業(yè)務范圍的不斷拓展,越來越多的企業(yè)需要協(xié)同辦公軟件解決企業(yè)管理中的實際問題。由此也促進了軟件行業(yè)的發(fā)展,誕生了非常多的軟件廠商,比如金蝶、泛微、用友、浪潮等,先后推出了基于“工作流+表單”的綜合管理軟件,能夠滿足客戶更加靈活的新需求。以金蝶OA辦公自動化系統(tǒng)為例,可以根據(jù)用戶特點和需求定制信息化管理平臺架構(見下圖),輕松實現(xiàn)協(xié)同審批管理、公文處理、流程管理、知識中心、檔案管理、資源管理、互動溝通等諸多功能。
(一)協(xié)同審批管理。完成企業(yè)的日常審批管理,包括合同審批、采購申請、費用報銷、請假申請等,用戶也可以自定義審批單據(jù)。
(二)公文處理。將的公文集中處理,可以設置督辦,提醒等。
(三)流程管理。除了正常表單審批外,金蝶OA可以自定義審批流程,并且根據(jù)權限定義審批流向。
(四)知識中心。將日常的公司制度、人力資源、營銷知識、產(chǎn)品知識、財務知識等統(tǒng)一,實現(xiàn)共享。
(五)檔案管理。針對大型企業(yè)公司的檔案結構復雜問題,金蝶OA提供檔案分錄管理、權限控制、定期銷毀等功能。
(六)資源管理。主要完成日常的會議室管理、用車管理、圖書管理、辦公用品管理等。
(七)互動溝通。消息中心、論壇、通訊錄、文件傳閱、手機app等模塊為員工日常辦公溝通提供便利條件。
五、金蝶OA辦公系統(tǒng)在多元化集團企業(yè)信息化管理中的應用效果
金蝶OA辦公系統(tǒng)自問世以來,不斷優(yōu)化升級,幫助眾多企業(yè)建立了以人為本,以流程為驅動的工作方式,實現(xiàn)了k文、辦事、溝通、協(xié)作、共享上的高效管理。
(一)金蝶協(xié)同申批平臺的搭建,以“表單+流程”的方式來固化審批流,成功實現(xiàn)了內(nèi)部行政類、事務類、財務類等各種審批事項的流轉自動化、流程文件多維度統(tǒng)計。移動應用的使用,更是讓審批人能夠打破時間地點的局限,隨時隨地進行審批。這不僅提高了多組織管理的規(guī)范性和可控性,更提升了工作質量、辦公效率,強化了執(zhí)行力,節(jié)約了大量的辦公資源。
(二)利用單位文檔模塊,建立了單位文檔和各部門文件共享。各部門知識管理員把重要資料上傳到各部門的共享文檔,并對相關人員進行授權,系統(tǒng)文檔管理員會及時存檔,并嚴格監(jiān)督文檔各類權限控制。不僅有效保證了文檔信息資料的安全性,也提高了查閱速度。集團所有紙質文檔全面實現(xiàn)電子化后,更是加快了知識的傳播及共享。
(三)通過金蝶協(xié)同平臺強大的工作流引擎,實現(xiàn)各部門業(yè)務的電子流轉,各層級員工能實時了解辦事進度和狀態(tài),分析具體環(huán)節(jié)的辦事時間和結果,極大地提升了從業(yè)務部門到管理層的辦事效率及集團的管控力度。
(四)公司公務車、會議室等行政資源采取的是透明的管理模式,管理者能及時了解車輛申請審批情況、使用情況等,提高了行政資源利用效率。
六、OA辦公系統(tǒng)在多元化集團企業(yè)信息化管理中的實施策略與建議
(一)企業(yè)領導重視。協(xié)同OA是近年來才發(fā)展起來的信息化管理軟件,對于企業(yè)來說它是一個融入高科技的新生事物,而企業(yè)普遍缺乏相關專業(yè)人才和經(jīng)驗,信息化建設過程中不可避免地遇到各種問題,有的企業(yè)能夠及時解決問題,順利實現(xiàn)信息化升級,有的企業(yè)則是以失敗告終。作為企業(yè)領導者必須高度重視,積極協(xié)調,并帶頭學習和實踐,真正把軟件各項功能運用到日常管理中去。
(二)事前做好規(guī)劃設計。每個企業(yè)各有特點,經(jīng)營規(guī)模和業(yè)務范圍各不相同,因此對信息化平臺協(xié)同軟件的功能需求也有所不同。企業(yè)用戶與軟件公司雙方必須共同組建調研小組,從梳理制約企業(yè)管理效率的瓶頸入手,將企業(yè)的整體發(fā)展目標和信息化建設有機地結合起來,事前做好規(guī)劃設計。企業(yè)購買軟件產(chǎn)品時,應充分考慮產(chǎn)品的可擴展性,確保系統(tǒng)能夠提供靈活的業(yè)務定制功能,以適應企業(yè)未來發(fā)展需要。切忌只顧眼前利益,貪圖便宜,導致剛投入使用的軟件沒過多久就因企業(yè)規(guī)模擴大和業(yè)務升級而失靈。
(三)建立一支技術過硬的信息化管理人才隊伍。多元化集團企業(yè)很少有專業(yè)的計算機技術人才,使得復雜度高、有難度的信息化解決方案無法成功實施。即便是簡單的事項也會因管理不到位而降低軟件使用效率。因此,企業(yè)必須組建一支技術過硬的信息化管理人才隊伍,相關人員需具備扎實的信息科學理論基礎和良好的管理能力,能夠運用信息科學的理論技術解決各層次的管理者和用戶面臨的實際問題。
(四)完善相關硬件設施。建設辦公自動化信息平臺的先決條件是具備相關硬件與電信基礎設施。大多數(shù)企業(yè)都配有計算機等硬件設備,主要用于文字、表格處理、排版編輯等。建設辦公自動化系統(tǒng)則需進一步完善相關硬件設施,確保存儲空間充足和數(shù)據(jù)傳輸速度。
(五)重視信息化平臺日常維護。多元化集團企業(yè)信息化平臺一旦建立,合作的軟件公司一般都會提供免費的培訓和質保期內(nèi)的免費維護。企業(yè)應該抓住機會,鼓勵全員參加培訓,盡快掌握信息化平臺操作流程和方法,及時發(fā)現(xiàn)問題與不足。質保期過后一般軟件公司會提供有償維護服務,有的企業(yè)投入了幾十萬、數(shù)百萬建設信息化平臺,但往往忽視日常維護投入,導致因一些很容易解決的小問題而影響軟件使用效率,因此建議企業(yè)與軟件公司持續(xù)保持聯(lián)系,做好信息化平臺日常維護。
七、結語
多元化集團企業(yè)隨著市場業(yè)務范圍的不斷拓展和業(yè)務量的不斷增長,對管理信息系統(tǒng)建設提出了更高的要求,需要不斷獲取知識,提升創(chuàng)新能力和深化管理。信息化的深入應用能夠極大的提高運轉效率,節(jié)約運營成本。信息化手段,勢在必行。
[參 考 文 獻]
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行業(yè)信息化
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