人事檔案電子化管理精選(九篇)

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第1篇：人事檔案電子化管理范文

一、事業(yè)單位人事檔案電子化管理的好處

隨著科學技術的迅猛發(fā)展，信息技術水平逐漸提高，被社會中的各行各業(yè)廣泛地應用于生產生活當中，事業(yè)單位的檔案管理方面也自然不能例外，要加強自身與新型信息技術的融合，將信息技術充分應用到事業(yè)單位的人事檔案管理當中，注重應用創(chuàng)新手段，完善管理方式，實現(xiàn)人事檔案電子化的管理。

人事檔案電子化的好處諸多，其中比較顯著的就是方便、快捷、高效的特點。在檔案管理中融入電子化的技術手段，能夠大大減輕檔案工作人員的工作強度，并且使其對檔案的管理效率有顯著的提升。此外，應用電子化檔案能夠極大地減少單位在檔案方面的成本，電子化的檔案打破了傳統(tǒng)紙質檔案的紙張限制，都存儲于計算機當中，并且進行檔案的傳遞時，電子化檔案更加方便快捷，省時省力。

此外，在檔案信息的利用率方面，電子化檔案與傳統(tǒng)的紙質檔案相比對信息的利用率也有極大的提高。傳統(tǒng)的紙質檔案將信息都呈現(xiàn)在紙張當中，如果想要查找借閱是十分不便的，需要在龐大的信息量中進行查找，費時費力。而電子化的檔案則可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互聯(lián)網信息技術，能夠在海量的信息中快速找出所想查找的一項，并且遺漏率極低。因此，電子化檔案能夠在現(xiàn)代化的事業(yè)單位中得到廣泛的應用。

二、加強事業(yè)單位人事檔案電子化管理的策略

（一）事業(yè)單位必須完善人事檔案電子化的管理制度。事業(yè)單位檔案管理實質上是一件比較復雜的工作，完善對事業(yè)單位人事檔案管理機制是保障事業(yè)單位人事檔案電子化工作順利開展的基礎。事業(yè)單位應根據(jù)國家的有關規(guī)定，完善人事檔案管理機制，明確檔案的儲存標準和管理方法。

隨著經濟的發(fā)展，事業(yè)單位的壯大，事業(yè)單位中各部門也呈多元化的發(fā)展趨勢。因此，人事檔案管理部門也應該與時俱進，各部門之間各司其職，各管其是，對于不同部門之間的檔案要分開管理，避免混淆。如果兩個部門之間需要借鑒人事檔案時，應做到及時登記注明，以免發(fā)生電子信息錯亂或者丟失的現(xiàn)象。此外，事業(yè)單位不要盲目借鑒其他事業(yè)單位的管理方法，要針對自己單位的特點，建立一套屬于本單位特有的事業(yè)單位人事檔案管理機制。

（二）事業(yè)單位必須加強對人事檔案管理的重視。對于人事檔案管理部門，事業(yè)單位必須要加大重視程度。事業(yè)單位領導者應該轉變思維理念，如果高層領導都不重視這個理念，那么即使人事檔案員有這樣的認識，也會因為缺少技術設備或者相關人員的支持而無法實現(xiàn)合理的管理。此外，人事檔案管理人員的意識對人事檔案工作有著極其重要的影響力。人事檔案管理看似是一份輕松的工作，但人事檔案的信息錄入需要管理人員有一定的耐心與責任心，否則容易引發(fā)工作者的懶惰心理。因此，事業(yè)單位領導應該建立明確的賞罰機制，對人事檔案管理者起到激勵作用，避免人事檔案管理者出現(xiàn)消極情緒，不利于工作的進行，甚至會給整個事業(yè)單位帶來不利影響。所以要引發(fā)人事檔案管理者的工作熱情，使他們認識到自己的部門不是可有可無的，是對事業(yè)單位的發(fā)展起著重要作用的。事業(yè)單位人事檔案的管理者也應該不斷提高自身的綜合素質，成為符合事業(yè)單位標準的復合型人才，要熟練掌握自己的本職工作，在各部門來進行信息查找時，能夠迅速找到。在工作出現(xiàn)問題時能夠及時修復和改正，并給出建設性意見。

（三）事業(yè)單位必須加強對人事檔案管理的科技創(chuàng)新。對人事檔案管理進行科技創(chuàng)新，最重要的就是要利用新型的信息化手段進行人事檔案管理，將事業(yè)單位內部資料采用數(shù)字化的收集和整理，使大家能夠方便快捷地使用。這樣做也可以避免傳統(tǒng)紙質檔案年限過長導致的檔案字跡模糊、紙張腐爛受損、后期更改困難等現(xiàn)象，還可以節(jié)約儲存空間、便于快速查找等，使得事業(yè)單位資料與事業(yè)單位發(fā)展的步調一致。在運用新科技進行人事檔案管理的同時，人事檔案管理部門應注意人事檔案管理系統(tǒng)的后期維護工作，要定期更新軟件系統(tǒng)、做好硬件設備的維修工作等，使人事檔案能夠正常運行。同時各部門之間要注重溝通，做到資源共享。

第2篇：人事檔案電子化管理范文

關鍵詞:醫(yī)院;人事檔案管理;信息化

中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:1007-9599 (2010) 06-0000-01

Hospital Personnel File Management of Electronic Informatizaon

Li Kejia,Wang Li

(First Hospital of Handan City,Handan056002,China)

Abstract:The personnel management is an important basis for the selection of personnel use and management.As global economic integration and the expansion of network information,personnel file management information technology has become an inevitable trend of the times.This paper discussed the role of hospital personnel records management and analyzed the personnel file management information.

Keywords:Hospital;Personnel file management;Informatizaon

實現(xiàn)人事檔案信息化、數(shù)字化就是利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段。提高人事檔案信息的管理與利用水平,可以更好地發(fā)揮檔案信息資源作用,為醫(yī)院領導班子準確提供各類人才信息和用人依據(jù),把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉移到現(xiàn)代化的層面上來。

一、醫(yī)院人事檔案管理的作用

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分,反映了醫(yī)護人員的專業(yè)能力、思想品德、科研水平和工作業(yè)績等方面的情況,是開發(fā)人力資源的資源庫。只有在管理好人事檔案,才能加強醫(yī)院人事檔案管理,促進醫(yī)院人力資源管理工作。通過檔案,可以了解過去,總結經驗,為科學管理提供重要的依據(jù)。將查閱檔案材料與實際考察的業(yè)務水平、個人素質、思想言行、歷史情況等原始材料有機結合起來?？疾炱涞履芮诳兊惹闆r,準確地了解個人的情況,為人力資源的正確選拔和使用起到了參考作用。

二、電子信息化人事檔案管理優(yōu)點

(一)提高了管理工作效率

加強醫(yī)院人事檔案信息化建設,是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化、自動化得以實現(xiàn)的基礎。實現(xiàn)檔案信息化管理,使人事檔案管理從電子人事檔案的生成、采集、驗證、歸檔、入數(shù)據(jù)庫到電子人事檔案的利用等工作流程全部是通過自動化工作平成[1],使人事檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工化向自動化、智能化轉變,這樣大大減輕檔案工作人員的重復勞動,節(jié)省大量人力和時間,以進行事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)工作,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平,人事檔案的管理和利用方式這種質的改變是信息化的需要,也是我國社會主義現(xiàn)代化的需要。

(二)利于材料的完整保存

通過建立以現(xiàn)有人事檔案管理人員為主,多科室協(xié)作的電子文檔歸檔制度,實現(xiàn)依靠現(xiàn)有醫(yī)院中心人事檔案室紙質檔案立卷工作,利用電子信息建立管理醫(yī)院人事檔案

電子信息化人事檔案管理,最大的優(yōu)點就是有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長了檔案的壽命。而且可以在需要的時候進行上級部門的調用而實現(xiàn)長時期的保存完整。

(三)提高檢索速度和準確性

實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機化,網絡化,以檔案的原始材料為依據(jù),運用信息維護系統(tǒng),將人事檔案的信息錄入微機,建立完整、準確的醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。將信息數(shù)據(jù)庫進行分類,盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。通過數(shù)據(jù)庫建設可以進行人員信息的查詢、統(tǒng)計、整理、分析等,實現(xiàn)人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數(shù)據(jù)交換,實現(xiàn)資源共享[2]。同時,計算機的運算速度快,存儲信息量大、計算精度高,可以及時給決策人員提供準確、全面,快速的人事資料和有關數(shù)據(jù)。從而使數(shù)字化管理系統(tǒng)有足夠的信息基礎可以實現(xiàn)高效、精確的檢索,多種檢索方式的綜合查詢既適合于各種復雜條件的精確查詢,也可以滿足各種模糊查詢。

(四)滿足醫(yī)院的人力資源需求

在醫(yī)院,影響人力資源需求的因素主要來自醫(yī)院內部,有效的人事檔案管理對分析醫(yī)院內人力資源狀況是否適應醫(yī)院的改革與發(fā)展的要求有積極的作用。醫(yī)院人事科以利于醫(yī)院人才隊伍建設為立足點,做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析,為了適應新時期檔案管理工作的要求,不斷提高對人力資源的開發(fā)與管理水平,必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng),實現(xiàn)個人基本信息的微機檢索,不斷擴大人事檔案信息的內涵[3],以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人盡其才,才盡其用,進而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

三、小結

在社會信息化大潮滾滾到來之際,大力開發(fā)利用檔案信息資源己經非?，F(xiàn)實的提上了各級檔案部門的議事日程。加強檔案信息資源的開發(fā)利用迫在眉睫。努力創(chuàng)造條件讓現(xiàn)有的工作人員在實踐中學習,通過在職培訓的辦法,使在職人員補上欠缺的現(xiàn)代科學知識和管理科學知識。要加強健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng),全面推進檔案現(xiàn)代化,促進檔案事業(yè)健康發(fā)展。選用一套科學的、合理的軟件系統(tǒng)。強化領導的現(xiàn)代化意識,加大對檔案管理工作的投入實現(xiàn)人事檔案信息化管理,加強學習,建立一支高素質人事檔案管理隊伍,也要重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護。

參考文獻:

[1]歐陽潔慧.實現(xiàn)科研檔案信息化,提高管理與服務水平[J].廣東公安科技,2007,3:35

[2]譚善梅.發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理的作用[J].中國病案,2008,9,1:26-27

第3篇：人事檔案電子化管理范文

【關鍵詞】 人事檔案管理 發(fā)展方向

1 人事檔案管理現(xiàn)代化

人事檔案管理作為社會主義事業(yè)建設的一部分，其最終目標是實現(xiàn)管理的效率化和節(jié)約化，即通過現(xiàn)代化技術和思維的應用，以管理成本最小化換取管理質量和水平最大化，為人事工作提供發(fā)展和改革的前提。目前，人事檔案具有材料散、更新快、利用廣、查詢多等特點，集中處理面臨諸多問題和挑戰(zhàn)，因此可通過數(shù)字化、網絡化、多媒體化等手段實現(xiàn)存儲目標、檢索需求、異地查閱傳輸、資源共享等功能，以下做出具體闡述：其一是實現(xiàn)人事檔案管理電子化，主要指通過計算機網絡技術的運用，將原始的紙質檔案轉型為電子檔案，以計算機系統(tǒng)作為存儲載體，通過人工錄入的方式準確、完整的將檔案信息輸入人事信息數(shù)據(jù)庫，以辦公自動化網絡系作為平臺，實現(xiàn)人事信息的綜合利用，其優(yōu)點主要在于避免了紙質檔案的磨損和丟失，節(jié)約了管理成本，加速了信息傳遞和共享效率；其二是人事檔案信息網絡化，指在實現(xiàn)人事檔案電子化的基礎上，保證檔案信息使用安全性后，實現(xiàn)資源異地共享使用，人事檔案網絡化必須預先設置共享人事資源的權限，保證人事資源異地共享使用時的安全性和保密性；其三是人事檔案信息標準化，指實現(xiàn)人事信息資源的整合利用，通過人事檔案管理系統(tǒng)軟件可在線統(tǒng)計、查詢、利用共享某一機構（某一地區(qū)范圍、全國范圍）的人事信息資源，即統(tǒng)一網絡信息網和計算機軟硬件設備，實現(xiàn)人事信息收集、存儲、交換、共享的標準模式，實現(xiàn)跨區(qū)域人事信息的使用，給人事管理提供便捷。另外，在使用現(xiàn)代化管理手段提高管理效能的同時，還需提升人事檔案管理人員的綜合素質，即通過不斷的培訓和教育，使其成為熟悉傳統(tǒng)管理模式又掌握現(xiàn)代管理理論和技術的綜合型人才，保證其服務質量和工作效率。

2 人事檔案管理社會化

勞動力自由流動是市場經濟穩(wěn)定、健康、有序發(fā)展的基礎要素，但是現(xiàn)在社會中存在以檔案要挾人才、擅自扣留檔案、私自建立檔案、私自修改檔案等不良現(xiàn)象，違背了尊重人才的基本規(guī)律，限制了人才流動，阻礙了人事檔案管理工作的開展，通過實行人事檔案管理社會化，可以開放管理模式，改革管理機構，解決當前存在的管理問題。

2.1 改革管理體制

社會經濟發(fā)展下的人事檔案管理體系，增加了例如認定個人工齡、（離）退休審批等工作項目，建立宏觀調控、統(tǒng)一集中、分級負責的管理模式迫在眉睫。例如在縣級人事檔案管理過程中，人事檔案應由該縣檔案館統(tǒng)一管理而非分散于各機關，在節(jié)省人力物力的同時避免責任推諉現(xiàn)象；又如傳統(tǒng)的干部檔案、工人檔案等分屬不同人事部門管理，在管理體制改革影響下，可以用職工檔案、醫(yī)生檔案等職業(yè)特色鮮明的檔案代替，管理組織則由各級組織、人事、勞動等行政管理部門組成集中機構統(tǒng)一負責、共同協(xié)調，于此會解決人事檔案管理分散問題，使人事檔案的管理工作從單位走向社會，推動人事檔案管理工作的順利進行。另外則可實行人事制度，即將人事關系管理與人員使用分離，將人事檔案交又第三方管理的機制，實現(xiàn)流動人員檔案管理的社會化，解決檔案扣留和檔案私帶的問題。

2.2 改革管理機構

改革人事檔案管理機構是實現(xiàn)人事檔案管理社會化的重要組成環(huán)節(jié)，其適用于我國市場經濟發(fā)展下流動人員增長的現(xiàn)狀，也推動了各基層單位的人事改革和聘用制度的發(fā)展。改革管理機構的措施其一是設置某一區(qū)域范圍內獨立的經濟實體或者跨區(qū)域合作團隊，在人事、檔案、勞動等部門的共同監(jiān)管下，依靠市場化企業(yè)的運作方式和管理手段，合理合法的開發(fā)人事檔案管理資源；改革管理機構的措施其二是運用互聯(lián)網技術建立全國范圍內各行業(yè)的人事檔案社會化管理機構，便捷人事檔案信息的整合和傳遞，實踐操作中，以“統(tǒng)一領導、分級管理”為前提，在某一區(qū)域內設立國家級人事檔案中心，統(tǒng)一管理該區(qū)域范圍內的人事檔案。

2.3 優(yōu)化管理職責

人事檔案管理機構改革后的職責除傳統(tǒng)的人事檔案管理義務之外，還主要是配備符合人事檔案管理規(guī)定的各項軟硬件設施、按照規(guī)定保證檔案質量、確保檔案的正確使用等。因此，人事檔案管理機構在流動人員大幅上升的情形下，一方面應該不斷聯(lián)系當事人取得最新的檔案信息，條件允許下可使用網絡技術或者追蹤軟件等；另一方面應該建立完善身份追蹤系統(tǒng)，收集和整理檔案信息，保證檔案的動態(tài)性、實效性，在保證檔案信息安全和質量的前提下，配合基礎單位的人才引進和其他工作。再者還需對先管的人事檔案進行定期的核實檢查，協(xié)調檔案與當事人之間的變化，條件允許的情況下，可主動更新檔案內容，提高檔案的使用價值。最后還應做好人事檔案補充的登記工作，為核對檢查提供便捷的同時，使人事檔案的靜態(tài)信息更加明朗直觀。

3 結語

人事檔案管理不僅影響著社會人才的優(yōu)化配置，而且影響著社會主義市場經濟和社會主義和諧社會的建立。完善人事檔案管理是一項長期性、繁雜性、艱巨性的系統(tǒng)工程，其既需要政府宏觀政策的指導，也需要微觀的實踐措施支持。未來人事檔案的管理應遵照我國的基本國情，始終貫徹“以人為本、服務社會”的原則，成為實現(xiàn)和諧社會目標的關鍵因素。目前，我國人事檔案管理應該針對我國人事檔案管理理論系統(tǒng)、規(guī)律、技能等方面存在的問題，通過改革管理體制、改革管理機構、優(yōu)化管理職責等措施，建立適合我國國情的人事檔案管理體系和機制，另外還可通過利用計算機網絡技術和其他現(xiàn)代化科技，實現(xiàn)人事檔案管理的網絡化、電子化和標準化，提高人事檔案管理工作的工作效率、工作質量和服務水平。

參考文獻：

第4篇：人事檔案電子化管理范文

一、人事檔案的重要性

1.提供基本信息

人事檔案是相關單位了解員工的重要重要手段，人事檔案承載著大量員工的基本信息，而且單位通過人事檔案可以對員工的家庭背景、工作情況、教育背景等有個初步的了解，可以掌握員工的個性、性格，了解了這些之后，可以有針對性的給員工安排合適的崗位，或者是有針對性的提升員工的素質等。

2.優(yōu)化人員配置

人事檔案是員工個人性格、個人能力以及經歷的很好展現(xiàn)，只有通過人事檔案，管理者才可以較好的獲取以及掌握員工的信息，才可以把員工放到適合的崗位上，才可以實現(xiàn)人員的優(yōu)化配置，實現(xiàn)經濟效益的最大化。

3.為長遠的戰(zhàn)略規(guī)劃作出參考

只有通過對人事檔案的詳細分析，管理者才可以獲得真實的員工信息，才可以了解單位對人才的需求，才可以掌握發(fā)展的動向，從而制定有利于發(fā)展的戰(zhàn)略計劃。

二、目前我國人事檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問題

1.政府機關以及事業(yè)單位

在政府機關以及事業(yè)單位之中人事檔案管理工作存在的主要問題有：

（1）人事檔案管理工作內容過于片面。人事檔案不僅僅需要記錄員工的基本信息、家庭背景、工作經歷等自然情況，而且還需要記錄員工的才能、品格、工作成績等后天情況，但是政府機關以及事業(yè)單位中的人事檔案大多缺乏后者，有的單位的人事檔案僅僅記錄員工的姓名、生日、出生地等情況，而完全沒有員工的工作能力、業(yè)績表現(xiàn)等。所以，這種檔案完全不能夠成為選人以及用人的參考。

（2）人事管理的方法方式落后。最近幾年，隨著科技的發(fā)展，電子技術在辦公系統(tǒng)中的應用越來越普遍。許多單位已經跟上潮流的發(fā)展步伐，開始進入電子化、數(shù)據(jù)化管理的新時代，但是仍有一些部門管理的手段陳舊、方式落后，使得檔案的收集以及整理工作出現(xiàn)問題，檔案分散甚至丟失的情況時有發(fā)生，這些都大大降低了企業(yè)工作的效率。

（3）部分單位對于檔案管理工作重視不足。傳統(tǒng)的機關事業(yè)單位的檔案管理工作僅僅流于形式，員工的檔案也是紙質的呈現(xiàn)，歸檔之后便不再更新，甚至于檔案與員工的實際情況相差甚遠。這些都是管理者的重視程度不足造成的，檔案管理并沒有發(fā)揮實際的價值，而只是流于形式。

2.中小企業(yè)

在中小企業(yè)的人事檔案管理工作中存在的問題主要有：部分人事檔案沒有反映實際情況。與政府機關以及事業(yè)單位比起來，人事檔案失真是中小企業(yè)非常容易出現(xiàn)的問題。尤其是最近幾年科學技術的發(fā)展，電子信息技術的廣泛應用為學歷造假、身份造假、工作經歷造價等提供了條件，中小企業(yè)中個人信息失真的情況屢屢出現(xiàn)。對于這種現(xiàn)象，原因有如下的幾個方面：首先是造假者沒有本著實事求是的原則，沒有意識到造假是個違反法律的事情。其次，中小企業(yè)的人事檔案管理工作也出現(xiàn)了問題，審查工作出現(xiàn)了問題，部分的管理者個人素質有限，面對一些信息無法辨別真假，企業(yè)的管理者也沒有正確的渠道來有效地鑒別信息，從而只能被動的接受信息。這些問題不僅導致了企業(yè)對員工的評估產生偏差，而且還有可能給企業(yè)帶來一些不必要的損失。人事檔案丟失的現(xiàn)象頻繁發(fā)生。不僅僅失真的現(xiàn)象頻繁發(fā)生，而且檔案缺失的問題也廣泛存在。隨著市場經濟的出現(xiàn)，人員進入了廣泛的自由流動，這不僅打破了終身雇傭制，而且激發(fā)了市場的活力，使得資源得到優(yōu)化配置。用工期限的縮短使得管理者更加不重視人事檔案的管理。

三、人力資源管理工作當中人事檔案管理的創(chuàng)新策略

1.提升管理者對于人事檔案管理工作的重視程度

經過如上幾個部分的分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，不同的單位、部門人事檔案管理出現(xiàn)的問題都是管理者重視不足導致的，意識、觀念形態(tài)的問題是根本性的問題，管理者應該將其提高到戰(zhàn)略層面的高度上。比如我們在人事檔案中記錄員工的績效、員工的獎懲、員工的晉升等都是十分必要的，管理者通過這些有價值的信息可以很好地了解員工的個人特點、素質素養(yǎng)等，從而可以根據(jù)這些情況作出綜合分析判斷，選擇對員工進行培訓等，從而提升員工的工作能力。

2.強化人事檔案的時效性以及真實性

在人事檔案的整理中，過去我們通常是采用傳統(tǒng)的做法，采用手寫的方式來進行，所以其間隔的時間相對較長，這樣就及其容易產生失真的問題。為了改善這種情況，如今我們采用電子化的管理方式，有效地縮短檔案整理的時間，時時的進行更新，把員工最近的個人表現(xiàn)、績效考核等內容記錄下來，對檔案記錄的范圍進行合理的拓展，做好信息的分類以及補充，使得人事檔案的信息可以實現(xiàn)及時的更新。同時，還應該加強對于人事檔案真實性的鑒定工作，要及時的對人事檔案的內容進行清查，刪除一些無效的信息，保證員工人事檔案是員工情況的真實反映。

3.人事檔案管理手段的現(xiàn)代化創(chuàng)新

第5篇：人事檔案電子化管理范文

一、醫(yī)院實行人事檔案管理機制的優(yōu)勢

（一）促進醫(yī)院職位結構的合理化

眾所周知，每個事業(yè)單位的編制名額都是有限的。但是有時候有限的名額不能滿足醫(yī)院對人才的需要。而醫(yī)院實行人事檔案管理機制，就打破了編制對醫(yī)院人才納入的限制，不僅促進醫(yī)院職位結構的合理化，同時也讓醫(yī)院納入了大批的高素質的專業(yè)人才，提高了醫(yī)院的醫(yī)療水平的同時，也使醫(yī)院獲得了更高的經濟效益

（二）簡化招聘流程，促進醫(yī)院用人機制的良性發(fā)展

正如上文所述，醫(yī)院實行人事檔案管理機制，打破了編制對醫(yī)院人才招聘的限制，這樣醫(yī)院就可以根據(jù)自己的實際需要，自行招聘人才。我們都知道，正式編制人員的調動，過程非常復雜，手續(xù)相當煩瑣。而醫(yī)院在進行招聘人才的過程中，可以直接通過雙方的平等協(xié)商鑒定勞動合同，這樣就簡化了招聘流程，在辦理手續(xù)的過程中非常便捷，醫(yī)院要嚴格對招聘人員進行考核，施行優(yōu)勝劣汰的政策，從而促進醫(yī)院用人機制的良性發(fā)展。

（三）可以有效解決醫(yī)院工作人員不在其崗位卻占其編制的問題

隨著各國的頻繁交往，使得各個單位出國學習的人數(shù)逐漸增多，在這些人中不乏編制的人員。醫(yī)院實行人事檔案管理機制，就會對出國學習不歸的人員進行清理，通過主管部門的審批，就可以空出編位，從而有效地解決了這一難題。

二、現(xiàn)階段人事檔案管理存在的主要問題

（一）“人檔分離”的情況導致無法快速開展工作

我們知道，當職工遇到晉升職稱、函調政審、黨團關系等問題時，是需要查閱該職工的檔案的。而由于人員的人事檔案都是存放在人事機構的，所以，當職工需要對檔案進行查閱時，先要和人事機構聯(lián)系，要不就是認識機構去查檔案，要不就是將檔案接回來在進行查閱，這樣不緊降低了工作效率，同時也導致工作無法快速地展開。

（二）人事制度不夠完善

由于醫(yī)院和人事機構的工作職責不夠明確，這在一定程度上降低了人事檔案管理的工作效率。目前來看，人事機構對醫(yī)院人員的人事檔案的管理工作僅僅停留在保管的層面，致使人事檔案管理的工作并沒有真正發(fā)揮它的作用，所以，完善人事制度是大勢所趨，勢在必行的。

（三）加大了醫(yī)院檔案管理人員的工作強度

通過以上的敘述我們知道，醫(yī)院把人員的人事檔案都是放在人事機構的。所以，醫(yī)院的人事檔案管理人員除了做好本職工作外，還要辦理人員在人事機構的檔案移送、查檔等工作。這樣就加大了醫(yī)院檔案管理人員的工作強度。

（四）人事機構的人事檔案信息更新不及時

人檔分離，直接導致人事檔案信息更新不及時，因為人事機構保存的所有檔案都是最初的原始資料檔案，但是我們知道職工的職位、職稱是在不斷變化的，所以，這種情況下，人事檔案的內容就顯得非常的滯后。

三、人事檔案管理的有效路徑

對人事檔案進行有效管理是時展的必然需求，加速推進醫(yī)院人事檔案管理機制，不僅能提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，更為醫(yī)院的高校發(fā)展打下良好的基礎。所以，探索人事檔案管理的有效途徑是非常有必要的，具體內容如下：

（一）促進檔案管理人員綜合素質的提升

可以說提高檔案管理人員的綜合素質是順利開展人事檔案管理工作的前提，只有提高了檔案管理人員綜合素質，才能促進他們工作效率和工作能力的提升。促進檔案管理人員綜合素質的提升，不僅提高了他們的工作速度，更使在資料的收集和傳遞的方式上，實現(xiàn)和人事機構的快速連接。

（二）建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度

眾所周知，制度是約束行為的準繩，要想對人事檔案進行規(guī)范管理，就必須建立健全人事管理的規(guī)章制度，這也是能夠順利開展人事檔案管理工作的前提，這樣就可以讓人事檔案管理工作有法可依，有章可循。加速推進醫(yī)院的人事檔案管理向著良性的軌道發(fā)展。

（三）加快推進人事檔案的電子化進程

醫(yī)院應緊跟形勢，加快推進人事檔案的電子化進程。首先，積極開發(fā)人事檔案管理的系統(tǒng)軟件。其次，建立人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫以及檔案材料傳遞、接收的數(shù)據(jù)庫。再次，建立政審證明材料數(shù)據(jù)庫。最后，就是加強人事檔案工作法制化監(jiān)督力度。這樣就加速了醫(yī)院人事檔案的電子化進程。

（四）對人員的業(yè)績記錄在案

醫(yī)院想要獲得長久健康的發(fā)展，就必須在做好人事檔案管理工作的前提下，對這些人員進行有效的管理，對這個群體的情況要有一個全局的把握。比如，醫(yī)院可以對人員的業(yè)績記錄在案，具體內容就是他們的技術水平、工作能力、研究成果等。我們知道，人事機構的檔案信息是否完整取決于醫(yī)院對這些資料的收集是否到位和及時。因此，醫(yī)院應加大人力以及財力的投入，以保證對人事人員的資料收集、傳遞的及時。

四、結束語

完善醫(yī)院人事檔案袋里管理機制，對醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有非常重要的意義。醫(yī)院想要實現(xiàn)對人事檔案進行有效的管理，就必須建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度，同時還要提高管理人員的綜合素質，加快推進人事檔案的電子化進程。只有這樣，才能讓人事檔案管理機制發(fā)揮其真正的作用，從而促進醫(yī)院經濟效益的快速提升。

第6篇：人事檔案電子化管理范文

（一）有利于醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化

目前，醫(yī)院人事檔案的管理仍然以紙質存檔為主，由于檔案室空間有限，加之檔案數(shù)量龐大，導致醫(yī)院檔案的整理、更新工作開展十分不便。而且由于檔案表格填寫內容缺乏制度規(guī)范，導致不同醫(yī)院填寫的檔案資料不同，增加了醫(yī)院檔案實施規(guī)范化管理的難度?，F(xiàn)代信息技術的應用給醫(yī)院人事檔案管理升級帶來新思路，對于減少檔案占用空間，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化極為有利。

（二）有利于醫(yī)院人力資源的合理配置

人事檔案是記載個人經歷、德才水平、品德作風、工作表現(xiàn)、獎懲情況、歷史背景及其經歷等的重要文件。大多數(shù)醫(yī)院僅將人事檔案作為人力入職的憑證，忽視了人事檔案在人力資源配置方面的作用。實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的管理信息化，有利于醫(yī)院人力個人檔案信息的動態(tài)更新，有利于醫(yī)院人力資源的合理配置及考評機制的不斷完善。

（三）有助于改善檔案的管理方式

傳統(tǒng)的紙質檔案管理不僅占用大量的空間，而且在檔案的歸檔、整理、更新、查閱等方面都存在很大難度，加之紙質檔案容易破損，日常維護工作較為繁瑣。實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，不僅可以節(jié)省空間，而且可以大大提高醫(yī)院人事檔案的記錄和檢索效率。只要借助于電腦軟件就可以實現(xiàn)檔案信息的更新和查找，省去了以往重新填寫、謄抄表格的一系列繁瑣程序，改善了醫(yī)院人事檔案的管理方式。

二、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的風險

目前，醫(yī)院人事檔案信息化管理仍處于初級階段，在技術處理、專業(yè)人員配備等方面還存在一些難題，尤其醫(yī)院人事檔案涉及個人隱私，如何確保醫(yī)院人事檔案在信息化的過程中不受到非法侵害，是醫(yī)院人事檔案管理信息化建設中的重點和難點。為此，要全面了解醫(yī)院人事檔案信息化管理的各種風險，具體如下：

（一）檔案管理系統(tǒng)的安全風險

醫(yī)院人事檔案信息化管理固然方便快捷，但是檔案管理系統(tǒng)的安全風險不容忽視。由于醫(yī)院人事檔案信息化管理建設處于初級階段，尚未開發(fā)專門的檔案管理系統(tǒng)軟件，多是借用現(xiàn)成的系統(tǒng)軟件經過改良后進行檔案信息處理，檔案尚未實現(xiàn)全部信息化，先進的加密技術、訪問控制技術、防火墻技術尚未應用，導致檔案管理系統(tǒng)容易受到計算機病毒、惡意軟件、黑客等的襲擊，檔案管理系統(tǒng)一旦癱瘓所造成的損失將是不可估量的，所以，充分認識檔案管理信息化建設中存在的安全風險，并加以防范乃當務之急。

（二）檔案信息化管理中的人為風險

有些單位對于檔案管理重視不夠，在人員配置方面不足，經常調用護士充當臨時檔案管理人員。但在檔案信息化管理建設過程中，任務繁重，臨時調用的檔案管理人員由于業(yè)務水平不高，導致檔案在信息化處理過程中內容不完善、遺漏、錯誤的現(xiàn)象頻頻發(fā)生，影響了檔案信息化管理升級的步伐。另外，一些檔案管理人員，利用職務之便，在檔案信息化的過程中，進行信息造假，謀取私利，增加了檔案信息化管理中的人為風險。

（三）檔案信息化管理的技術風險

醫(yī)院人事檔案的信息化管理不是簡單的將紙質的人事檔案資料電子化，而是在人事檔案規(guī)范化、標準化、電子化的基礎上，運用先進的數(shù)據(jù)倉庫技術、數(shù)據(jù)挖掘技術，建立分層檔案資源中心，進而對數(shù)據(jù)進行相關分析，為各部門提供有價值的數(shù)據(jù)報告。而現(xiàn)在醫(yī)院人事檔案的信息化管理僅僅處于檔案資料的電子化和簡單統(tǒng)計階段，檔案管理人員在技術處理方面缺乏經驗，甚至不知道如何進行檔案數(shù)據(jù)的信息化處理，在數(shù)據(jù)處理技術的選擇和應用上還存在一定難度，同時也增加了操作風險。

三、應對醫(yī)院人事檔案信息化管理風險的有效策略

針對醫(yī)院人事檔案信息化管理建設中存在的風險，可采取如下措施：

（一）樹立醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理理念，健全檔案管理系統(tǒng)

醫(yī)院管理人員首先要明確醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性，樹立現(xiàn)代化的管理理念，同時明確醫(yī)院人事檔案管理信息化是醫(yī)改的必經之路。其次，投入必要的人力、物力，健全檔案管理系統(tǒng)，引入加密技術、防火墻技術、訪問控制技術等，將檔案管理系統(tǒng)遭受計算機病毒、惡意軟件、黑客等襲擊的可能性降到最低。最后，提高檔案管理人員的安全防范意識，定期進行軟件系統(tǒng)升級及病毒的查殺，提高醫(yī)院人事檔案信息化管理的安全性。

（二）加強醫(yī)院人事檔案管理人員培訓，減少檔案管理人為風險

醫(yī)院人事檔案管理信息化的過程中任務繁重，需要大量的人力支持，但原有的檔案管理人員由于年齡、學歷等原因，在檔案信息化建設工作中有些力不從心。因此，可通過開展培訓、參加講座、業(yè)余學習等方式，積極組織職工學習《檔案法》及人事檔案升級工作一系列文件精神等，提高檔案管理人員的信息化管理能力。同時，增強檔案管理人員的職業(yè)責任感，在檔案信息化過程中，務必保證人事檔案信息的真實性和完整性，有效抵制各種非法利益賄賂，減少檔案管理的人為風險。

第7篇：人事檔案電子化管理范文

一、衛(wèi)生專業(yè)技術人員檔案信息化的內容

因為醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的特殊性，專業(yè)技術人員的檔案應當改變人事檔案“千人一面”的傳統(tǒng)模式，突出反映人的個性特點和專業(yè)能力，具體內容應包括如下幾類:考核類，包括專業(yè)技術人員年度考核表、工作人員年度職業(yè)道德考核表；教育培訓類，包括學歷、學位、各類培訓證明材料；獎懲類，包括獎勵、懲處結果證明材料；論著成果類，包括論著期刊、成果獎勵證明材料。此外，還有在工作中不斷形成的有關聘用、獎懲、政治思想、職業(yè)道德、業(yè)績水平以及履行崗位職責情況等真實記錄。如上涵蓋了職業(yè)能力、職業(yè)生涯和職業(yè)信譽的衛(wèi)生專業(yè)技術人員檔案，在體現(xiàn)醫(yī)院的人才梯隊、結構比例、技術力量等方面實力的同時，還能更好地為組織上選拔、使用人才、晉升職稱、年度考核等提供依據(jù)、憑證和參考。

二、衛(wèi)生專業(yè)技術人員檔案信息化的途徑

（一）建立專門的信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)應至少包含檔案檢索管理系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、信息綜合開發(fā)系統(tǒng)。其中信息綜合開發(fā)系統(tǒng)要結合各醫(yī)院工作實際需求設置，具有統(tǒng)計功能、分析功能、預測功能，同時做到：基礎性信息突出準確性，嚴格信息的審查制度；動態(tài)性信息突出時效性，錄入、變更及時；經驗性信息突出指導性，盡量具有探索性和超前性，強化檔案編研能力；政策性信息突出針對性，保證信息為決策和執(zhí)行服務。

（二）建立個人電子檔案系統(tǒng)。利用計算機、掃描儀、照相機等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將衛(wèi)生專業(yè)技術人員的基本信息，常用的檔案資料、表格等制成PDF文件或JPG格式的圖片文件，形成電子檔案，使檔案信息數(shù)據(jù)化、信息化，以便于查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作。

（三）多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，對信息進行深度開發(fā)和加工。例如對專業(yè)技術人員職業(yè)能力、職業(yè)信譽等項目進行綜合統(tǒng)計、量化分析，并將所得信息資源及時編寫匯總，提供給領導及職能部門，作為相關人事工作的參考依據(jù)；還可以將檔案信息數(shù)據(jù)庫進行分類，根據(jù)工作實際需要，制成不同的表格，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。

（四）發(fā)揮檔案信息在醫(yī)、教、研工作中的輔助作用。以科研為例，如在課題申報結束后，檔案人員了解課題項目情況后，通過檔案信息數(shù)據(jù)庫，將本院相關的科技成果匯集起來，經過綜合分析、整理，提供給課題組，使研究者及時獲取相關資料，避免重復勞動。

（五）建立規(guī)范的管理體系。采取有效措施和技術手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份、恢復機制，以及訪問安全管理制度，防止出現(xiàn)非法訪問以及對檔案作非法添加、修改等，處理好檔案信息的保密與開發(fā)利用間的關系，解決好使用權和管理權問題。

三、衛(wèi)生專業(yè)技術人員檔案信息化需注意的事項

（一）加強對電子文件原始性、真實性的認定和管理。對于紙質文件來說，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性，但電子文件的內容與形式是相對獨立的，沒有相對固定的形式，要對采集的電子文件進行全面、認真的檢查可通過電子信息加密技術、簽署技術、身份驗證和防改寫等技術措施，提高電子文件的可靠性。

（二）防止工作中的盲目性和隨意性。要結合工作實際，不斷完善信息化建設的體系，以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲等各方面工作有章可循，職責明確，以保證數(shù)據(jù)準確、真實、規(guī)范、統(tǒng)一。

（三）加強檔案信息動態(tài)化管理，提升使用價值。不斷完善充實有價值的檔案材料和信息，添加反映人的個性特點、專業(yè)能力和信用記錄等方面的資料，加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉的速度相協(xié)調。

（四）嚴肅檔案信息化管理的工作紀律。嚴格執(zhí)行有關網絡信息安全保密方面的各項規(guī)定，嚴格限定上網信息的內容和范圍，嚴禁處理專業(yè)技術人員檔案信息的計算機與網絡連接，確保信息安全。切實抓好網絡信息安全保密教育，增強人事檔案管理人員網絡信息安全防護意識，提高安全防護的技術水平，防止失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

四、衛(wèi)生專業(yè)技術人員檔案信息化的優(yōu)勢

（一）檔案信息化屬于一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，會造成人力、物力、財力和時間上的極大浪費；檔案信息電子化、低成本，滿足了人事檔案需求的多樣性，拓寬了服務范圍。

（二）可以大大減輕人事檔案工作者的勞動強度。由于人事檔案是動態(tài)性的，需要人對發(fā)生變動的人事信息進行及時記載，實現(xiàn)檔案信息電子化管理以后，檔案管理人員可以快速及時地進行人事檔案的處理調整，保持人事檔案的動態(tài)性與連續(xù)性。

（三）檔案信息具有備忘提醒功能，可及時提醒人事管理部門對職稱晉升、工資調整、退休等人員辦理手續(xù)，防止因工作繁忙造成疏忽或耽誤。

（四）信息化的查詢功能。傳統(tǒng)檔案管理方式，想在短時間內快速了解全面或個人的人事檔案信息是一件非常困難的事，而信息化的查詢功能就可以有效解除這一煩惱，相關搜索功能提高了查閱速度，為領導擬定職工培訓計劃、實施績效管理、合理組合人才等提供了翔實的依據(jù)。

第8篇：人事檔案電子化管理范文

[關鍵詞] 人事?lián)醢?；管理；無紙化；辦公自動化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 103

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0216- 02

信息技術的高速發(fā)展，對人事檔案管理工作提出了更高要求。無紙化辦公是指利用現(xiàn)代化的網絡技術進行辦公，可以實現(xiàn)不用紙張和筆進行各種業(yè)務以及事務處理，它對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用，提高對信息的利用率和辦事效率，降低辦公成本，提高執(zhí)行力。在人事檔案管理工作中探索無紙化辦公模式，是促進檔案管理工作信息化、加強人事檔案管理工作的重要發(fā)展方向。

1 人事檔案管理無紙化辦公現(xiàn)狀分析

目前，我國對電子檔案的利用水平還比較低，這給檔案管理部門帶來了許多新的挑戰(zhàn)。在人事檔案管理工作中，雖然勞動就業(yè)手續(xù)已經基本實現(xiàn)了電子信息化管理。通過聯(lián)網，可以查閱就業(yè)人員的就業(yè)信息。極大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了辦事人員，不用往返各地辦理相關手續(xù)。辦事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事檔案還沒有實現(xiàn)無紙化管理，勞動從業(yè)人員與用人單位還需簽訂書面的勞動合同并辦理備案手續(xù)，這就造成了人事檔案的管理不可能完全實現(xiàn)無紙化辦公。目前的管理模式是電子化和紙制化雙重管理，合同鑒訂手續(xù)是通過電子化管理并留存紙制花名冊，鑒訂備案完后書面合同單位自己保存，失業(yè)人員檔案存放在人社局檔案室管理。退休和失業(yè)金的發(fā)放還必須要求提供原始紙質檔案審查，所以目前人事檔案管理與無紙化辦公的要求還有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段還很單一，不能為人事檔案管理提供信息支撐，在某種程度上影響到了信息化社會對檔案管理的要求。

2 人事檔案無紙化辦公存在的問題分析

人事檔案管理由于事關人們的切身利益而具備很大的嚴肅性，在管理過程中不容出錯，而無紙化辦公由于信息的易變性而存在不確定性。因此，人事檔案管理無紙化辦公在推進過程中存在著以下問題。

2.1 對電子檔案歸檔的重要性認識不足

隨著計算機技術的發(fā)展，辦公已由傳統(tǒng)的紙質辦公向自動化辦公發(fā)展，因此電子檔案越來越多，電子檔案的作用不再停留在草稿性電子文檔、輔電子文檔的階段中，而是轉向為正式性電子檔案。然而在工作過程中，檔案管理部門沒有深刻意識到電子檔案歸檔的重要性，信息化管理意識落后，對電子檔案管理工作不夠重視，或者是對于信息技術手段掌握不充分，對于大量產生的電子檔案沒有及時采取處理措施，而是抱著回避的態(tài)度，電子檔案的作用只是停留在備份、草稿階段，沒有對其進行合適的管理加以利用。

2.2 對電子檔案的法律效力需要進一步完善

檔案作為文件的法律作用就是基于檔案憑證本身的原始性，傳統(tǒng)紙質檔案文件是受到法律保護的，強調只有原件才有法律效力。而電子檔案沒有固定的載體，導致電子檔案歸檔的過程中缺乏原始性及憑證性，從而導致電子檔案難以真正地取代傳統(tǒng)紙質文檔，真正發(fā)揮其檔案的作用，因此難以制定具有法律效力的檔案依據(jù)。工作過程中電子檔案易被修改，并且經改動后難以發(fā)現(xiàn)，無法從字跡分辯出文件的原始性。這些特點造成了電子檔案的效力尚沒有在法律層面得到進一步規(guī)范，這也造成了電子檔案管理過程中的困惑。

2.3 對檔案管理人員的信息素質需要進一步提高

人事檔案的信息化管理需要有專業(yè)的人才參與，管理人員需要有先進的管理水平及較高的信息文化素質。目前相關的檔案管理部門缺乏現(xiàn)代化管理水平的人才，尤其是信息處理及檔案信息化利用的人才。大部分檔案管理人員對現(xiàn)代化管理工作缺乏了解及認識，因此不能充分地發(fā)揮其作用，從而影響到人事檔案無紙化管理工作的推動。

2.4 對人事檔案無紙化辦公的安全性需要進一步強化

電子文件具有傳遞快捷、操作簡便、存儲空間小等優(yōu)點，但其欠缺安全性，從而影響其長遠的保管及存儲。如電子文件過度依賴軟件設備，不能進行直讀，容易被更改，數(shù)據(jù)容易丟失，文件容易受到病毒的破壞，這些都給電子文檔長期保管帶來了很多的問題。

3 對加強人事檔案無紙化辦公的思考

3.1 加強人事檔案管理的安全性管理

人事檔案的無紙化管理涉及的范圍很廣，應當制定切實可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔離的措施，即人事檔案保管子系統(tǒng)必須是完全獨立的網絡系統(tǒng)，采取存儲與利用分離的技術策略，人事檔案通過離線歸檔的方法歸入保管子系統(tǒng)，在保管子系統(tǒng)鑒定、整理的不同開放范圍的電子文件信息，以離線方式提交到電子文件信息管理系統(tǒng)的利用子系統(tǒng)，提供不同利用權限范圍的利用。二是采取數(shù)據(jù)管理安全措施。要設置嚴格的管理權限，特別是“系統(tǒng)管理員”必須合理授權，人事檔案信息管理系統(tǒng)功能設計上應當設置功能授權、數(shù)據(jù)審核權、數(shù)據(jù)操作權三權分離的方式，可以有效提高電子文件數(shù)據(jù)的安全性。電子文檔在上傳、下載過程中需要設定安全等級及訪問權限。三是規(guī)范電子文件歸檔范圍。需要對電子文件建立積累制度，保證電子文件不損毀、不失散。同時應對電子人事檔案質量進行把關，對于存在的安全漏洞應及時對其進行修補，對病毒軟件及防火墻實行全天候的監(jiān)管及自動升級。

3.2 加強檔案法律建設

目前電子檔案的法律問題還有待解決，為了做好電子檔案管理相關工作，必須從電子檔案的職能、管理機制、法律效力等方面進行強化。一是要明確電子檔案在文件管理中的位置，確定電子檔案的職能。二是要明確電子檔案制作過程、保全要求，提供利用制度，在利用時可加強電子簽名制度的管理。三是要明確電子檔案的法律效力。電子檔案在轉化為程序之后需要通過法律的形式加強電子文檔在法律上的效力，其證據(jù)效力應獲得法律的認可。

3.3 探索并完善紙質和電子檔案并行管理機制

紙質文件適合水久保存，不適合將來的反復檢索和利用，而電了文件則相反。根據(jù)二者特點，應使兩種載體文件在一定階段內并存。當前普遍采用的方法是制定并實行雙套管理機制，即將電了文件存入硬盤或光盤后，又打印輸出紙質文件并保存。兩種不同載體的檔案應保證內容完全相同的，即在著錄、署名、編碼、史改、更新時，特別注意電子檔案要與紙質檔案一一對應。由于電了文件的虛擬性，缺少原有管理中的驗證環(huán)節(jié)，囚此，應深入研究電子文件中信息的長期保存問題。當前，針對需長期保存的電子文件，要進行定時定期備份，防止信息丟失。

3.4 提高檔案管理工作者的職業(yè)素質與修養(yǎng)

在實現(xiàn)檔案無紙化辦公的要求下，檔案管理工作者要提高自身的職業(yè)素質，熱愛檔案管理工作，努力學習專業(yè)知識，提高專業(yè)技能，發(fā)揮個人的主觀能動性。在檔案的無紙化辦公條件下，檔案管理工作者需要做許多檔案的預處理工作，應使這些工作標準化、系統(tǒng)化，提高計算機對檔案檢索的效率和準確性。因此，檔案管理工作者除了要學習掌握檔案管理中的檢索學、目錄學以及主題著錄標引等知識外，還要掌握一些計算機與網絡的相關知識。在使用計算機前應了解其對檔案管理工作的影響，對檔案管理工作中引入無紙化辦公系統(tǒng)而引起的變化有一定的思想準備和知識儲備。對此，機關要強化對檔案管理人員進行計算機方面的知識培訓，合理編設計算機管理方面的崗位，充實一些具有一定計算機應用水平的年輕人員進入檔案管理隊伍。

主要參考文獻

[1]蔣永香.無紙化辦公與檔案管理[J].湘潭師范學院學報，2006（4）.

第9篇：人事檔案電子化管理范文

論文摘要：由于人事檔案真實地記載和反映干部個人經歷、政治思想，品德作風、業(yè)務能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為學校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為學校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，學校人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時俱進，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務，筆者結合幾年來檔案管理的實踐，就學校人事檔案的管理工作談談幾點體會。

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內容的文字材料，并按有關規(guī)定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。

二、人事檔案管理存在的問題

人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，作為一項常規(guī)性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺?！八罊n棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負功能愈加顯現(xiàn)，在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此，傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結，新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。根據(jù)全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制，發(fā)展人事業(yè)務，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統(tǒng)。作者認為，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。

內容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。

使用上，技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

三、筆者關于人事檔案管理的建議

保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發(fā)展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：

1、實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

2、改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。超級秘書網

3、分類管理。國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統(tǒng)一管理。

4、人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執(zhí)法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統(tǒng)一服務標準和收費標準。

5、利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實行聯(lián)網，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發(fā)而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經濟的發(fā)展提供強有力的保障。

參考文獻：

（1）王云慶苗壯《現(xiàn)代檔案管理學》青島：青島出版社2002年220