事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新研究

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［摘要］檔案兼具經(jīng)濟(jì)性、社會性的屬性決定了其最終目標(biāo)是為黨、國家、人民提供服務(wù)。新時期，事業(yè)單位人事檔案管理工作成效顯著，但也存在一些問題。因此，文章簡要闡述了事業(yè)單位人事檔案管理與服務(wù)模式運(yùn)行現(xiàn)狀，剖析了事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的必要性。并從新公共服務(wù)層面出發(fā)，對事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的對策進(jìn)行了進(jìn)一步探究，希望為事業(yè)單位人事檔案價值的充分發(fā)揮提供參考。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位;人事檔案;新公共服務(wù)理論

新公共服務(wù)理論提出，事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)該服務(wù)于公共利益。即關(guān)注公眾的權(quán)益，整合信息資源，為公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。這一理論的提出，揭露了事業(yè)單位人事檔案管理與服務(wù)模式在當(dāng)前運(yùn)行過程中存在的管理理念滯后、管理現(xiàn)代化水平不高、服務(wù)體系不完善問題，也為事業(yè)單位人事檔案管理革新提供了良好的借鑒。因此，立足新公共服務(wù)理論，探究事業(yè)單位人事檔案管理與服務(wù)模式改革的對策具有非常重要的意義。

1事業(yè)單位人事檔案管理與服務(wù)模式運(yùn)行現(xiàn)狀

1.1管理理念滯后

雖然多年的人事檔案建設(shè)使事業(yè)單位人事檔案管理者、職工對人事檔案的重要價值產(chǎn)生了一定認(rèn)識，但是人事檔案管理仍然停留在一般的檔案接收、保存層面。部分管理者甚至認(rèn)為人事檔案管理服務(wù)與現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)不相關(guān)，沒有將檔案建設(shè)納入年度規(guī)劃，只有在單位需核查人員檔案信息、人員任免時才開啟檔案管理服務(wù)，導(dǎo)致多數(shù)人事檔案管理工作無法主動化開展。

1.2管理現(xiàn)代化水平不高

當(dāng)前，事業(yè)單位人事檔案管理與服務(wù)提供的文件與現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展存在匹配偏差。具體表現(xiàn)為單位職工人事檔案可以保存在多個部門，由地方黨委組織部門、人力資源與社會保障部門保管。因現(xiàn)行基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化水平不高，形成了信息孤島現(xiàn)象，無法滿足單位職工對人事檔案的利用需求。

1.3服務(wù)體系不完善

事業(yè)單位人事檔案管理與服務(wù)受檔案工作、公共服務(wù)的共同作用，在現(xiàn)實(shí)服務(wù)階段出現(xiàn)了一系列不完善問題。比如，缺乏與時代發(fā)展相適應(yīng)的服務(wù)制度，檔案服務(wù)流程與人員實(shí)際利用需求不平衡，無法為人員提供所需的檔案服務(wù)途徑，致使檔案管理與服務(wù)在運(yùn)行方面受到的阻力較大。

2事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的必要性

2.1激發(fā)單位人員潛能

事業(yè)單位是國家高級人才的聚集地。創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理體系，改革事業(yè)單位人事檔案服務(wù)模式，可以全面分析人事檔案中所含的每一位職工業(yè)務(wù)能力、經(jīng)驗(yàn)水平、特長以及民眾信賴度，明確人—崗匹配度，為每一位職工分配恰當(dāng)?shù)膷徫唬浞旨ぐl(fā)單位人員潛能［1］。2.2推動單位崗位間人才流動事業(yè)單位人事檔案管理與服務(wù)工作，在黨、國家干部管理中占據(jù)著舉足輕重的地位。通過推動事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革，可以從基本的檔案收集、整理細(xì)節(jié)入手，規(guī)范處理，促使事業(yè)單位人事檔案更好地為組織選拔人才服務(wù)。進(jìn)而推動單位崗位間人才良性流動，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供支持。

2.3滿足公民對優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)的要求

“服務(wù)”是新公共服務(wù)理論的核心詞匯，事業(yè)單位的職能已轉(zhuǎn)變?yōu)橐怨怖鏋槟繕?biāo)的全部公共服務(wù)。在這一理念指導(dǎo)下，開展事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革，可以整合事業(yè)單位人事檔案信息資源與社會資源，實(shí)現(xiàn)資源共享、共建，滿足公民對優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)的要求。

3事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的對策

3.1更新管理理念

作為與單位人事管理緊密相關(guān)的人事檔案，其不僅可以為事業(yè)單位人才選拔、聘任提供充足的信息支持，而且可以為單位崗位的科學(xué)良性流動提供保障［2］。事業(yè)單位應(yīng)將以往被動服務(wù)管理理念轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)管理理念，將單一的個體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閳F(tuán)隊(duì)式的檔案管理，將基本的檔案信息管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥怀鋈瞬懦砷L路線的檔案信息管理，為人事檔案自身價值的充分發(fā)揮提供依據(jù)。(1)主動服務(wù)管理。面對單位人事檔案服務(wù)管理長時間處于被動服務(wù)狀態(tài)的情況，事業(yè)單位應(yīng)樹立積極而主動的管理理念，積極將人事檔案管理與單位人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)、年度人才引進(jìn)結(jié)合，最大程度發(fā)掘人事檔案的信息資源價值，為單位健康發(fā)展提供充足的信息保障。(2)團(tuán)隊(duì)式檔案管理。傳統(tǒng)以職工個體為單位的檔案立卷管理雖然可為職工崗位變動、信息采集、職稱變化提供依據(jù)，但是背離了新公共服務(wù)理論的基本內(nèi)涵。因此，事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)從人事檔案信息價值研發(fā)視角出發(fā)，圍繞行政崗位、專業(yè)技術(shù)崗位、管理崗位團(tuán)隊(duì)梯度建設(shè)開展信息編制，以便為團(tuán)隊(duì)發(fā)展規(guī)劃提供充足的數(shù)據(jù)參考。(3)突出人才成長路線。以往針對檔案相對人各項(xiàng)社會活動的簡單匯集僅可滿足利用者判斷檔案相對人信息真?zhèn)蔚男枨?，無法滿足檔案相對人成長路線快速提煉的要求。因此，事業(yè)單位應(yīng)立足傳統(tǒng)檔案信息匯聚集成基礎(chǔ)，結(jié)合單位職工團(tuán)隊(duì)建設(shè)特征、職工發(fā)展規(guī)劃，將檔案相對人專業(yè)技術(shù)、職務(wù)資格、崗位(管理/技術(shù))流動情況及成就演變線路納入人事檔案內(nèi)，為檔案利用者提供更加便捷化、高效率的服務(wù)。

3.2提高現(xiàn)代化管理水平

事業(yè)單位人事檔案的手工管理流程，不僅包括職工干部檔案材料收集、分類，而且涉及拆釘、裁剪、打孔、標(biāo)頁碼、目錄打印、裱糊、貼分類角、排序等多個環(huán)節(jié)，整體過程較為復(fù)雜瑣碎，且耗時較長。因此，在檔案管理過程中，事業(yè)單位人事檔案管理部門可以引入現(xiàn)代化整理手段，免除檔案手工整理的加工、裱糊、打孔等程序。即以“人事檔案數(shù)字化”為主題，結(jié)合統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求，進(jìn)行規(guī)范掃描。同時以業(yè)務(wù)協(xié)同為主導(dǎo)，結(jié)合單位與上級部門、單位與基層之間信息資源交互需求，開放公共服務(wù)的信息共享、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、收集審核端口，逐步形成網(wǎng)絡(luò)辦公、現(xiàn)場辦公雙軌道并行模式。進(jìn)而以互聯(lián)網(wǎng)為載體，以部門為中心，進(jìn)行現(xiàn)有流程的整合、優(yōu)化。在優(yōu)化后的流程中，需指派專門人員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)、線下渠道，依據(jù)材料有效性、真實(shí)性原則，進(jìn)行人員入黨時間、出生年月、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、任免情況的重點(diǎn)審核，保證人事檔案前后無偏差［3］。在進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)審核尾端，職工可以從窗口取件或者享受郵寄服務(wù)、電子傳遞打印服務(wù)，保證人事檔案管理層級的簡便性、合理性。在單位人事檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，可以黨委、政府為統(tǒng)籌，在各部門各司其職的情況下，面向更廣闊的服務(wù)范圍，發(fā)掘網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢，構(gòu)建人事檔案信息資源的遠(yuǎn)程、異地服務(wù)體系。具體建設(shè)過程中，事業(yè)單位需要以政務(wù)信息交換平臺為依托，完善人事檔案目錄，增設(shè)異地查詢、個性化信息(性別、年齡、興趣)標(biāo)識功能模塊，對檔案信息進(jìn)行有序化編排。此時，通過計(jì)算機(jī)，可以實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字采集、接收、傳遞、查閱或借閱、分析、歸檔，節(jié)約服務(wù)成本。同時為了順利實(shí)現(xiàn)“一站式”人事檔案服務(wù)，單位應(yīng)依據(jù)遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)機(jī)制，在橫方向聯(lián)通檔案室、綜合檔案館，在縱方向由人事檔案查詢點(diǎn)延伸到街道、縣鎮(zhèn)、社區(qū)事務(wù)受理中心。同時借助政務(wù)外網(wǎng)，構(gòu)建以檔案館為后臺調(diào)檔，以社區(qū)、行政服務(wù)中心為前臺查閱咨詢的遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)模式［4］。此外，在現(xiàn)代化管理體系中，事業(yè)單位應(yīng)從信息網(wǎng)絡(luò)安全視角入手，嚴(yán)格落實(shí)流程規(guī)范，嚴(yán)禁權(quán)限以外的人員拷貝檔案材料，或者對電子檔案進(jìn)行拍照，防控人事檔案管理安全隱患。

3.3完善服務(wù)體系

完善的服務(wù)體系是事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的關(guān)鍵，涉及服務(wù)流程、服務(wù)方式、服務(wù)制度多個方面內(nèi)容。在服務(wù)體系完善過程中，事業(yè)單位人事檔案管理與服務(wù)部門應(yīng)以《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》為依據(jù)，以《機(jī)關(guān)檔案工作條例》為準(zhǔn)則，進(jìn)行服務(wù)流程、服務(wù)方式、服務(wù)制度的逐一完善［5］。(1)規(guī)范服務(wù)流程。為了同步規(guī)范單位人事檔案線下服務(wù)行為、線上管理模式，事業(yè)單位可以《業(yè)務(wù)手冊》《辦事指南》為主體，進(jìn)行規(guī)范性文件的編制印刷，奠定服務(wù)流程規(guī)范的政策基礎(chǔ)。在這個基礎(chǔ)上，強(qiáng)化對檔案管理人員培訓(xùn)，落實(shí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、管理精準(zhǔn)化方針，優(yōu)化檔案服務(wù)對象體驗(yàn)。(2)革新服務(wù)方式。事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)牽頭組織區(qū)域各檔案部門，以人事檔案為試點(diǎn)，全面收集與職工、民眾切身需求密切相關(guān)且具有較高利用率的人事檔案，為后續(xù)在部門開通“就地查詢”“跨館出證”“全區(qū)通辦”“館社聯(lián)動”途徑奠定資源基礎(chǔ)。同時與區(qū)域內(nèi)其他人事檔案管理機(jī)構(gòu)開展強(qiáng)化聯(lián)動，進(jìn)一步突破檔案利用的屬地限制，拓展檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，讓數(shù)據(jù)“跑腿”，促使人事檔案數(shù)據(jù)惠及更多人。(3)完善服務(wù)制度。基于新公共服務(wù)理念下的事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化要求，單位應(yīng)以《中華人民共和國檔案法》為綱領(lǐng)，強(qiáng)化《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》所涉及的服務(wù)制度建設(shè)［6］。比如，檔案安全保管、檔案利用體系等。

4結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案在管理與服務(wù)過程中存在管理理念滯后、管理現(xiàn)代化水平不高、服務(wù)體系不完善等問題，對人事檔案價值的發(fā)揮造成了阻礙。因此，事業(yè)單位應(yīng)立足新公共服務(wù)視角，從以人員為單位的基本檔案信息管理轉(zhuǎn)向以團(tuán)隊(duì)為單位的凸顯人才成長路線的檔案信息管理，落實(shí)高效性、統(tǒng)一性、合理性方針，構(gòu)建多元化人事檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。同時發(fā)揮宏觀調(diào)控作用，促使單位人事檔案管理更加規(guī)范，進(jìn)而激發(fā)公眾對事業(yè)單位人事檔案制度的認(rèn)同感，發(fā)揮人事檔案的管理價值。

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作者:應(yīng)曉紅 單位:浙江交通技師學(xué)院