信息化電子檔案管理論文

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一、電子檔案在現(xiàn)代信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

何謂電子檔案？電子檔案是由電子計(jì)算機(jī)處理的檔案。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方式可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等形式顯示出用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。電子檔案具有以下特點(diǎn)：信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統(tǒng)依賴性。使用電子檔案是適應(yīng)當(dāng)前社會形式發(fā)展的需求。要進(jìn)行信息化建設(shè)就需要使用高科技的信息設(shè)備，例如電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等。要使用這些先進(jìn)的設(shè)備就必須將現(xiàn)有的各種實(shí)體信息實(shí)現(xiàn)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案也必須由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，如果不能夠成功的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，那么必然會嚴(yán)重影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程，對信息化的推進(jìn)造成嚴(yán)重的阻礙。使用電子檔案可以打破傳統(tǒng)檔案利用的種種限制。共享信息是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要目的，然而傳統(tǒng)的檔案信息很難實(shí)現(xiàn)共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實(shí)現(xiàn)的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、電子檔案歸檔工作中存在的問題

雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有很長的一段時間，這期間電子檔案對推動信息化建設(shè)起到了不可磨滅的作用，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多的問題。

（一）電子檔案無法獨(dú)立存在

在很多企業(yè)與單位里的電子文件都只是紙質(zhì)文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中所出現(xiàn)的一種附帶的產(chǎn)品，缺少獨(dú)立存在的價值，因此也不具備取代紙質(zhì)文件的能力。也正因?yàn)檫@樣很多單位都不是很重視電子文件的保護(hù)，更有甚者可以隨意的對這些電子文件進(jìn)行增、刪、改等操作，一點(diǎn)也沒將電子文件作為檔案來對待，為此使得原始的電子稿件面貌全非，失去了成為檔案進(jìn)行歸檔保存的意義。

（二）電子檔案歸檔程序缺失，載體存在不安全因素

電子文件歸檔是根據(jù)歸檔的范圍，利用計(jì)算機(jī)對已經(jīng)處理完畢的具有一定價值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是有很多單位都對電子文件的歸檔程序缺乏明確的認(rèn)識，使得電子文件的歸檔工作變得十分的混亂，同時也使得電子文件的存儲介質(zhì)存在著安全隱患。例如許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。

（三）電子檔案歸檔的過程中缺失價值鑒定環(huán)節(jié)

電子文件的鑒定，是對電子文件的價值進(jìn)行判斷并對電子檔案真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對于電子文件而言，進(jìn)行價值鑒定就是直接決定電子文件的去留。但是現(xiàn)在電子文件在進(jìn)行歸檔時都是直接將計(jì)算機(jī)上的文件拷貝到存儲光盤上，就算是完成歸檔。這個過程中沒有對電子文件的價值與真?zhèn)芜M(jìn)行判斷。這樣的歸檔根本就無法達(dá)到去偽存真、清除糟粕的目的，最后使得大量具有珍貴價值的文件湮沒到浩瀚如海的無用信息中去了。

（四）缺少專業(yè)的人才，現(xiàn)有人員缺少足夠的專業(yè)素質(zhì)

電子文件進(jìn)行歸檔時，要求工作人員不僅僅具有過硬的檔案管理知識，還必須能夠熟練的對計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。但就目前而言，從事檔案管理的工作人員要么是具有十分過硬的檔案管理知識而不熟悉計(jì)算機(jī)的操作，要么就是很熟悉計(jì)算機(jī)卻不熟悉檔案管理。缺乏同時具有檔案管理知識與計(jì)算機(jī)信息處理能力的復(fù)合型人才，幾乎是所有的檔案管理部門所共同存在的問題。

三、改善電子檔案歸檔現(xiàn)狀的對策

針對上面所提出的問題，要做好電子檔案的歸檔工作就必須要做好以下幾點(diǎn)。

（一）樹立新的觀念，讓電子文件具有獨(dú)立存在的能力

電子檔案對信息化建設(shè)有著十分重要的作用，如果電子檔案失去了獨(dú)立存在的價值與能力，那么只會對信息化建設(shè)產(chǎn)生阻礙作用。所以作為信息時代的檔案管理工作者，要把檔案信息化建設(shè)提高到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)和促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認(rèn)識。對各種電子文件歸檔高度重視，阻止任何人對有可能成為電子檔案的電子文件進(jìn)行修改、增加、刪除，保證其原始性。

（二）積極開發(fā)新的電子檔案管理系統(tǒng)，讓電子檔案歸檔程序化

原有的各種系統(tǒng)雖然具有保存電子文件的功能，但是卻不夠?qū)I(yè)，所以應(yīng)該以電子檔案歸檔的整個程序?yàn)榛A(chǔ)開發(fā)新型的電子檔案管理系統(tǒng)，使得電子檔案歸檔程序化，防止各種意外的出現(xiàn)。利用專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)可以建立起一套完善的電子檔案保存措施，從而為電子檔案的保存介質(zhì)減少各種風(fēng)險。

（三）對電子檔案做好價值鑒定工作

檔案價值鑒定對檔案管理有著十分重要的作用，所以一定要做好電子檔案的價值鑒定。要建立專業(yè)的檔案價值鑒定工作小組，對要進(jìn)行歸檔的電子文件進(jìn)行價值鑒定，同時對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行鑒定。通過價值鑒定來確定哪些電子文件具有保存下來的必要。

（四）建立好專業(yè)的電子檔案管理隊(duì)伍

首先是對現(xiàn)有的人員要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。例如對于那些有著過硬的檔案管理知識但缺乏計(jì)算機(jī)知識的人員，要著重的培養(yǎng)他們的計(jì)算機(jī)知識，特別是與計(jì)算機(jī)相關(guān)的操作，以及信息安全技術(shù)的培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的信息安全意識。對于那些檔案管理知識缺乏的人就必須提高他們的檔案管理知識。通過培訓(xùn)讓每一個檔案管理人員都成為具有多種能力的復(fù)合型人才。其次是加大引進(jìn)復(fù)合型人才的力度。引進(jìn)人才是必須經(jīng)歷的過程，是更新檔案管理隊(duì)伍血液的必要措施。通過新引進(jìn)的人才可以帶動現(xiàn)有人員的工作。