信息化檔案管理論文

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一、我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀以及問題

從目前我國檔案界來看，檔案信息化建設(shè)的過程中，整觀總的形勢來講，其態(tài)度都是比較積極的；不過，在一定的程度上，其檔案管理人員的主管意識以及相關(guān)的客觀因素等所造成的仍然存在著一些問題：

1、觀念比較落后

管理人員對其檔案管理的意識比較淡薄，總是認(rèn)為檔案沒有多大的作用；因而，很難重視對檔案事業(yè)的建設(shè)和管理。加之，管理工作者對檔案信息化的注重還不到位，缺乏全方位的服務(wù)理念；加之，部分非積極投入的因素以及一些非規(guī)范化的行為正處于檔案信息化的構(gòu)建進(jìn)程中，這些不良因素就對檔案信息的交流帶來了嚴(yán)重的影響，最終延緩了檔案信息化的建設(shè)。

2、建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施相對教薄弱

通常情況下，檔案信息化建設(shè)需要具備一定的硬件條件，例如：局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等；此外，還要在一定的環(huán)境條件下對檔案的管理要開發(fā)專用的軟件，同時(shí)還要加強(qiáng)日常的維護(hù)、管理等；但是要滿足這些條件仍然是需要大量的流動資金。依照檔案管理目前的形勢來講，其檔案管理工作主要是靠“吃財(cái)政飯”的，因而，檔案管理工作是沒有足夠的能力來通過社會的服務(wù)增加其收入。所以，只要國家不重視，就算有建設(shè)藍(lán)圖也很難實(shí)現(xiàn)。

3、管理人員的素質(zhì)較低

根據(jù)當(dāng)前的檔案管理人員來看，其文化素質(zhì)較低、人員較少等現(xiàn)象。尤其是缺乏專職的檔案管理人員，并且大多數(shù)只是停留于手工操作水平上。在工作中，由于對電子文件、電子檔案的接觸較少，所以很少有人能熟練對檔案進(jìn)行信息化管理。

4、建設(shè)中的電子文件管理還處于一種無序的狀態(tài)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用于各種各樣的管理工作中。那么，檔案管理也要隨大流，其管理的方式正在由實(shí)體化向信息化逐漸轉(zhuǎn)變。但是依照目前的形勢來講，很多使用電子文件進(jìn)行管理的單位、企業(yè)等仍然沒有一套規(guī)范化的管理體系。主要是體現(xiàn)在：雙軌制、計(jì)算機(jī)的儲存量不夠等，因而，就到導(dǎo)致了我們的檔案信息不具有統(tǒng)一性和完整性。從而看出，在電子文件的管理上還并沒有像紙質(zhì)文件管理的那么規(guī)范化、完整化。

二、分析檔案信息化建設(shè)的對策

1、打破傳統(tǒng)的管理思維

以往傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)為主，整理上主要是簡單手工操作。隨著經(jīng)濟(jì)社會、計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，這種落后的思想必須要摒棄。不論是管理的方式還是管理的手段上要從過去的以手工、管庫管理為主逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理為主。那么，這就要求我們的檔案管理人員必須要對信息化的重要性、必要性進(jìn)行充分的認(rèn)識，同時(shí)還要加強(qiáng)認(rèn)識檔案信息化對檔案事業(yè)發(fā)展的重要性。因而，我們的檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)自我的工作責(zé)任感，且還要樹立正確的、現(xiàn)代化的管理思想，盡可能的使用順應(yīng)時(shí)展的需求，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段去管理檔案。在管理工作上，要逐漸的實(shí)現(xiàn)以往以強(qiáng)調(diào)安全、保密轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩粜枨鬄橹行牡墓芾恚蛔鳛闄n案管理人員，就必須要求從用戶的需求出發(fā)，開展具有針對性、目的性的社會服務(wù)，滿足用戶的需要。那么，這就為檔案以后的管理工作確定了路線、目標(biāo)，同時(shí)這也是促使工作人員管理理念轉(zhuǎn)變的重要基點(diǎn)。

2、加強(qiáng)建設(shè)數(shù)字檔案館

檔案工作本身就具有服務(wù)性和基礎(chǔ)性；構(gòu)建檔案信息化的主要是目標(biāo)就是為社會、企業(yè)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供全面、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。那么，充分的利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行管理是必然的選擇。檔案館的建設(shè)是要從多方面進(jìn)行的。第一，建設(shè)完整的數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建基于局域網(wǎng)絡(luò)的檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息管理。第二，要構(gòu)建檔案信息傳輸平臺，因?yàn)闄n案信息在傳輸?shù)倪^程中才能體現(xiàn)出本身的價(jià)值意義。第三，要借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)數(shù)字檔案館，這樣才能促使檔案信息滿足國民的經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及其他領(lǐng)域的需要。

3、檔案信息化的管理流程

工作人員在管理檔案的過程中不僅是要掌握技術(shù)問題，更重要的是體現(xiàn)出組織、理念、管理等問題。因而，在檔案信息化的建設(shè)中，必須要加強(qiáng)與本單位的基本信息進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃、統(tǒng)籌促使信息化的構(gòu)建。在信息化的建設(shè)中要將先進(jìn)的管理理念、管理方法引入管理的流程中，這樣才能促使流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、有效化、有序化。同時(shí)還能保證檔案在管理的過程中嚴(yán)謹(jǐn)，并且還能降低檔案在管理的過程中可能會出現(xiàn)的安全、保密等的風(fēng)險(xiǎn)，從而建設(shè)一套具有追溯的信息化管理流程。

4、提升管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案信息化建設(shè)中“人”作為關(guān)鍵因素。為檔案管理工作培養(yǎng)一批高素質(zhì)、專業(yè)化、現(xiàn)代化、知識化、能力化的干部隊(duì)伍，是促使檔案現(xiàn)代化管理以及信息化建設(shè)的必須。隨著時(shí)代的進(jìn)步、現(xiàn)代化的推動，以往的檔案工作的重點(diǎn)已經(jīng)逐漸向更深層次的檔案信息化發(fā)展。因此，這就要求我們的檔案管理人員必須要掌握先進(jìn)的技術(shù)、具備專業(yè)的檔案信息專業(yè)知識、具備較強(qiáng)的規(guī)劃能力，并且還要具備能夠擔(dān)當(dāng)多項(xiàng)任務(wù)的復(fù)合型的高素質(zhì)人才。

總而言之，檔案信息化的建設(shè)、管理與發(fā)展是一項(xiàng)長期而重要的任務(wù)，除了要解決問題，還要培養(yǎng)復(fù)合型的高素質(zhì)人才來擔(dān)當(dāng)此工作。我們要以積極的態(tài)度去迎接挑戰(zhàn)，提高其檔案的現(xiàn)代化管理水平，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化的全面建設(shè)。