事業(yè)單位檔案管理工作建議

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一、傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作的弊端

1.事業(yè)單位的檔案管理工作混亂。

由于事業(yè)單位的領導以及工作人員對事業(yè)單位檔案管理工作的認識還局限在比較低的層次，因此沒有制定比較規(guī)范的條例和規(guī)程來使檔案管理規(guī)范化。很多工作人員認為事業(yè)單位的工作重點并不是檔案管理工作，對相關的日常安排僅僅是草率記錄。再加上部門領導的不重視，不能夠有事業(yè)單位監(jiān)督檔案管理工作，更加導致了檔案管理工作的混亂。因此，檔案管理工作的混亂狀態(tài)，嚴重制約著事業(yè)單位的服務質量，不利于事業(yè)單位的進一步發(fā)展。

2.事業(yè)單位的檔案管理人員技能偏低。

從事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)性和技術性等角度分析來看，該項工作的工作難度和對從業(yè)人員的技能要求并不落后于事業(yè)單位的其他工作。但是由于部門領導和工作人員傳統(tǒng)認識的不足，對檔案管理工作并不上心。很多工作人員的專業(yè)素質和責任心都不能滿足檔案管理的需要。即使工作人員進行了相關的技能培訓，也由于其自身不能充分認識到檔案管理工作重要性，也導致檔案管理工作出現(xiàn)了的很多錯誤，嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

3.事業(yè)單位進行檔案管理的設施簡陋。

俗話說，巧婦難為無米之炊。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，計算機技術必將助力事業(yè)單位的檔案管理工作，也只有充分利用計算機技術使檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化，才能保證事業(yè)單位的檔案管理工作跟上時代的步伐，促進事業(yè)單位的發(fā)展。但是，從目前的情況來看，很多事業(yè)單位的辦公條件簡陋，不能夠進行有效的檔案管理工作。有的部門即使配備了計算機，工作人員也僅僅是簡單的文字錄入，并沒有發(fā)揮計算機的優(yōu)點將檔案管理信息化。

4.事業(yè)單位的檔案管理資源得不到有效利用。

很多事業(yè)單位受傳統(tǒng)觀念的影響，在進行檔案管理時，僅僅是進行資料的收集、整理和保管，并沒有認識到檔案管理工作的真正目的。檔案管理的目的在于檔案資源的開發(fā)利用，即根據(jù)已有的信息，為事業(yè)單位的下一步發(fā)展提供參考資料。由于事業(yè)單位對檔案管理工作認識上的偏差，缺乏對檔案資源的開發(fā)利用的意識，導致檔案管理的資源利用率比較低。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理工作的建議

1.提高事業(yè)單位對檔案管理工作的認識水平。

若想實現(xiàn)檔案管理工作的高效運轉，必須改變事業(yè)單位的領導以及工作人員對檔案管理工作認識上的偏差，使他們認識到檔案管理工作的重要性，才能保證事業(yè)單位檔案管理工作的質量。第一，應該使事業(yè)單位的領導明確檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展所能起到的重要作用。只有領導對檔案管理工作足夠重視，相關的工作人員才會加強檔案管理工作。第二，要對進行檔案管理的工作人員進行相關的培訓，提高他們對檔案管理工作的認識水平，讓他們以極大的熱情的投入到工作當中去?？傊?，為了加強事業(yè)單位的檔案管理工作，必須從根本上改變工作人員的傳統(tǒng)觀念，讓他們明白檔案管理工作的重要性，明確自己身上所肩負的責任。

2.健全事業(yè)單位的檔案管理制度。

之所以當前的檔案管理工作非常混亂，原因之一在于沒有與檔案管理相配套的管理制度。因此，加快建立健全事業(yè)單位的檔案管理制度，能夠有效保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利進行。事業(yè)單位的領導要加大對檔案管理工作的重視程度，促進相關管理制度的制定和完善。只有在科學有效的管理制度下，才能促進檔案管理工作向著科學、合理的方向發(fā)展。

3.提高事業(yè)單位進行檔案管理工作的技能水平。

事業(yè)單位的檔案管理工作并不僅僅是單純的資料錄入、整理和保存，它對相關工作人員的專業(yè)技能要求極高。為了提高檔案管理工作的水平，必須嚴格挑選從事檔案管理工作的人員，并對他們進行全面的技能培訓。第一，事業(yè)單位的領導應挑選技能過關的人員從事檔案管理工作，并對他們進行定期的培訓，以適應新的發(fā)展要求。第二，做好新進員工的培訓工作，讓他們熟悉檔案管理的工作流程，對培訓不及格的人員不允許上崗工作。第三，鼓勵員工進行大膽創(chuàng)新，提出新的工作思路，借助先進的管理思想提高整個團隊的服務水平?？傊?，在對檔案管理人員進行培訓時，還要結合本單位的具體情況，用行之有效的方法提高工作人員的技能水平。

4.合理配置事業(yè)單位的檔案資源。

事業(yè)單位進行檔案管理的目的是通過記錄、保存日常的工作安排，對事業(yè)單位以后的發(fā)展做出指導性的意見。因此，必須要改變事業(yè)單位檔案管理的模式，優(yōu)化檔案管理的結構，以便于進行分級管理，提高檢索率。通過分級管理，簡化了繁雜的檔案管理系統(tǒng)，便于事業(yè)單位進行信息檢索，進而提煉出可以利用的重要資源，從而提高了事業(yè)單位檔案資源的利用率。

三、總結

我國事業(yè)單位的檔案管理模式比較落后，工作人員的思想相對保守，使得檔案管理工作不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。因此，必須對事業(yè)單位現(xiàn)行的檔案管理模式進行改革，轉變事業(yè)單位的領導和工作人員的認識，才能夠在新的歷史背景下，進行高效條理的檔案管理工作。本文通過分析目前檔案管理中存在的弊端，探索了行之有效的解決辦法，以期在新的歷史背景下，提高事業(yè)單位檔案管理工作的服務水平，促進事業(yè)單位的進一步發(fā)展。

作者：張富 單位：吉林省白城市社會福利院