人力資源管理看人事檔案管理工作探析

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【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，傳統(tǒng)的人事管理以無法適應(yīng)當(dāng)前時(shí)展的要求，只有對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行大膽的改革和創(chuàng)新才能跟上時(shí)代的步伐，才能為企業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】人力資源；檔案管理；問題；措施

一、現(xiàn)代人力資源管理的特點(diǎn)

簡(jiǎn)單的說現(xiàn)代人力資源的特點(diǎn)是為公司吸引優(yōu)秀的人才，留住優(yōu)秀的人才，要保持員工發(fā)揮出最高的能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)制定的各種目標(biāo)。具體的說，現(xiàn)代人力資源管理是根據(jù)企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略要求，有計(jì)劃地對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)、合理的配置，通過招聘、對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工的培訓(xùn)、使用、考核、激勵(lì)、調(diào)整等一系列的措施，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，提高員工的責(zé)任心，積極發(fā)揮員工的潛能，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值，為企業(yè)創(chuàng)造效益。21世紀(jì)是全球化、市場(chǎng)化和信息化的時(shí)代，是以知識(shí)為主宰的時(shí)代，在新的經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的人力資源管理必然要發(fā)生相應(yīng)的變化。因此，企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)將構(gòu)筑在Internet的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，形成新型的人力資源管理模式。

二、現(xiàn)代人力資源的管理與檔案工作管理的關(guān)系

現(xiàn)代人力資源的管理強(qiáng)調(diào)的是對(duì)人的管理，不僅是管理的主體也是客體，人必須有一定的管理能力才能完成這一過程，在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，只有企業(yè)把人力資源作為首要的資源才能在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中利于不敗之地，因此人力資源管理已成為今后企業(yè)發(fā)展的重中之重。而人事檔案管理是人力資源管理過程中所有人員基本信息的主要依據(jù)，它不僅包括儲(chǔ)存了人力資源的所有基本信息，還包括儲(chǔ)存了所有人的真實(shí)歷史記錄，如獎(jiǎng)勵(lì)情況、立功情況、記過情況、處罰情況及其它情況等。企業(yè)的人事檔案是由真實(shí)的原始資料所組成，不能有絲毫的纂改，它真實(shí)的記錄和反應(yīng)了個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)情況、個(gè)性特點(diǎn)、專長(zhǎng)和愛好等，是對(duì)員工的歷史全面的考察了解和提拔使用的重要依據(jù)。因此是人力資源管理不可缺少的組成部分。人力資源管理的很多職能都與檔案管理有著密不可分的關(guān)系，完整和真實(shí)的檔案管理對(duì)人力資源的管理有著很強(qiáng)的促進(jìn)作用?？梢詾槿肆Y源管理過程中提供十分有價(jià)值的信息，可以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)人才，也可以及時(shí)阻止出現(xiàn)濫竽充數(shù)現(xiàn)象的發(fā)生，這就有效的避免埋沒人才，壓抑人才。

三、現(xiàn)代人事檔案管理過程中存在的一些常見的問題

1.一些主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基層的人事檔案管理漠不關(guān)心，對(duì)人事提拔和重用只看表面和其他人的推薦，使人事檔案管理形同虛設(shè)。一個(gè)人的檔案記錄了在此之前很多真實(shí)的歷史，也具體體現(xiàn)了他真實(shí)的一面，如其性格、世界觀及價(jià)值觀等，大家都知道，世界上最難改變的就是人的習(xí)慣和性格，一旦忽視這方面的工作，在選人用人時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)失誤。2.檔案管理不規(guī)范，不能及時(shí)將一些人的獎(jiǎng)勵(lì)及劣跡清楚的記錄在案，給今后的人力資源管理帶來很大的困難?，F(xiàn)代人力資源的管理是如何選人、用人和淘汰人等，而由于檔案管理的不規(guī)范造成使一些人的檔案中幾乎什么都沒有，使人力資源的領(lǐng)導(dǎo)無法從檔案中看到任何有價(jià)值的東西。這不光是檔案管理部門的問題，也存在人力資源管理方面的問題，如一些單位管理沒有做到系統(tǒng)化，一些受到的獎(jiǎng)勵(lì)情況、處罰情況等沒有及時(shí)的報(bào)到檔案管理部門，造成檔案記錄不全面。3.檔案管理質(zhì)量達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，真實(shí)性、準(zhǔn)確性及完整性不足。（1）在錄用人員時(shí)，基本信息缺乏真實(shí)性，對(duì)關(guān)鍵的項(xiàng)目沒有經(jīng)過任何考究就歸檔，同時(shí)一些檔案管理人員隨意更改檔案內(nèi)容，造成檔案缺乏真實(shí)性。（2）一些檔案管理人員對(duì)工作不細(xì)心，在一些檔案的記錄中，大學(xué)畢業(yè)時(shí)的年齡、參加工作時(shí)的年齡等對(duì)不上，造成一些檔案缺乏準(zhǔn)確性。（3）一些檔案存在許多不完整的部分，不是時(shí)間對(duì)不上，就是很長(zhǎng)一段時(shí)間是空白的，很不完整。4.一些部門人事檔案落后，到目前為止還仍然存在手工編輯和檢索的檔案管理工作。當(dāng)前我國(guó)已進(jìn)入信息時(shí)代，檔案信息自動(dòng)化在很多城市早已普及，但在一些單位仍存在手工編輯和檢索檔案工作，造成一些關(guān)鍵的材料不能及時(shí)歸檔，在查找一些信息時(shí)，有時(shí)無法及時(shí)的查閱到。四、按照現(xiàn)代化人力資源管理的要求，構(gòu)建新型的人事檔案管理模式1.做到管理要系統(tǒng)化。人力資源的管理設(shè)計(jì)到單位的各個(gè)部門，而各個(gè)部門對(duì)人員的獎(jiǎng)懲、錄用、提拔等都要經(jīng)過人力資源部門的審查，審查結(jié)束后各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后要下發(fā)，所下發(fā)的各種文件一定要及時(shí)到檔案部門存檔，存檔過程中一定要及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確，存檔的項(xiàng)目要完整。同時(shí)管理要有連續(xù)性，要將管理進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，使各個(gè)部門的管理形成一種職業(yè)習(xí)慣，最終使管理形成一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)。2.要加強(qiáng)檔案人員的管理工作，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要經(jīng)常檢查檔案記錄的質(zhì)量，如檔案記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性等；應(yīng)該保密的是否做到位；檢查有無被漏掉的內(nèi)容以及歸檔的及時(shí)性等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)的糾正，對(duì)出現(xiàn)問題的責(zé)任人要及時(shí)的處理，以免重復(fù)發(fā)生。同時(shí)要制定檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想品德修養(yǎng)，使他們認(rèn)真工作，樹立他們愛崗敬業(yè)的思想，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求。3.加快建設(shè)人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化工作。人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括先進(jìn)的管理手段，又包括科學(xué)的管理理念。而管理手段和科學(xué)管理理念最終是要在企業(yè)中建立一個(gè)以單位員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)的自動(dòng)化，而這個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。結(jié)束語我們已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)將更加激烈，而市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)其實(shí)就是人才競(jìng)爭(zhēng)，檔案凝聚著企業(yè)的所有創(chuàng)造、所有知識(shí)，檔案承載著企業(yè)人才的信息，檔案管理不再是無足輕重，他為人力資源管理提供第一手基礎(chǔ)材料，這就要求我們?nèi)耸聶n案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)，適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代賦予我們新的要求，為檔案管理工作做出我們應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文件：

[1]青松.試論現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的發(fā)展趨勢(shì)[J].理論與當(dāng)代,2009年09期.

[2]崔娜.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].價(jià)值工程,2011年24期.

作者:張民