信息時代辦公室的檔案管理工作創(chuàng)新

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【摘要】傳統(tǒng)檔案管理過程繁瑣，缺乏信息技術(shù)和計算機的支撐，導(dǎo)致資源的浪費，嚴重影響了辦公室檔案管理的效率。因此，在信息技術(shù)時代，利用先進的科學(xué)技術(shù)和硬件設(shè)備對辦公室檔案進行創(chuàng)新管理已成為新的趨勢，在檔案管理過程中，需要強化創(chuàng)新精神，提高辦公室檔案管理的效率。

【關(guān)鍵詞】信息時代；辦公室；檔案管理；創(chuàng)新

傳統(tǒng)檔案管理方法缺乏科學(xué)方法和技術(shù)支撐，在管理工作中，出現(xiàn)了很多人工的浪費，導(dǎo)致檔案管理成本增大，管理過程復(fù)雜，流程較長，難以提高辦公室檔案管理效率。因此，在辦公室檔案管理方面進行創(chuàng)新，削減人員負擔(dān)，減少開支，提升工作效率，促使信息技術(shù)下檔案管理工作更加高效。

一、人員上的創(chuàng)新

檔案管理工作需要人員支持，工作過程中人員自身的素質(zhì)和創(chuàng)新能力是辦公室檔案管理工作質(zhì)量提升的最主觀原因。因此，在檔案管理工作的創(chuàng)新上，人員創(chuàng)新是最直接最快速的方式，能在主觀上解決辦公室檔案管理中的問題。例如，就檔案管理工作，應(yīng)該在人員上進行創(chuàng)新。首先，管理部門應(yīng)該定期組織人員培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容首先應(yīng)該是計算機技術(shù)。信息時代的檔案管理工作涉及到較多的計算機操作技能，對管理人員的計算機素質(zhì)要求較高，因此在管理過程中，可以對員工的計算機能力進行定期培訓(xùn)。其次，員工的管理概念需要及時進行更新，在人員培訓(xùn)的過程中，檔案管理的理論知識需要進一步強化，實際管理案例的解析都需要進行加強。經(jīng)過培訓(xùn)，員工的計算機操作技能會更加熟練，在信息時代，檔案管理人員的計算機技能增強能夠幫助其增強檔案管理的效率和質(zhì)量，促使管理人員通過計算機的操作來實施檔案管理，提升檔案管理的效率。信息時代的檔案管理創(chuàng)新，在人員創(chuàng)新上實施了兩種方案，計算機技能的提升和管理理論知識的提升，這兩種方案都突破了傳統(tǒng)檔案管理工作只注重管理效果，忽略管理過程，對管理人員缺乏培訓(xùn)和管理的方式，能夠在檔案管理工作中提高效率，增強檔案管理的質(zhì)量，減少資源浪費，節(jié)約人力。

二、管理上的創(chuàng)新

傳統(tǒng)辦公室檔案管理過程中，檔案較多，排列缺乏規(guī)律，在管理方式上存在一些不合理之處，因此檔案管理工作的創(chuàng)新，需要在管理方式上進創(chuàng)新，進行科學(xué)的管理方式學(xué)習(xí)，從而促進辦公室檔案管理的效率。例如，在傳統(tǒng)的管理方法中，檔案數(shù)量較多的情況下，常常出現(xiàn)檔案丟失的情況。這會在很大程度上影響到檔案信息的及時更新，影響管理信譽，造成嚴重的損失；另一方面，檔案沒有做好登記工作，導(dǎo)致在后續(xù)查找過程中，需要耗費大量人力物力，嚴重削弱整個辦公室檔案管理的效率。面對這種情況，管理方式的創(chuàng)新顯得更加重要。比如，在檔案歸類過程中，管理人員不僅僅需要將檔案進行分類，建立一個檔案總系統(tǒng)，在總系統(tǒng)下根據(jù)檔案的類別和所屬性質(zhì)將其進行分類，分派在每一個不同的子系統(tǒng)中，使得整個檔案在宏觀上層次分明，與此同時需要對檔案進行細致的備份處理，并做好相關(guān)的保密工作，以此避免檔案遺失造成的不必要損失。其次，整個檔案在初次進入辦公室檔案系統(tǒng)時，相關(guān)人員要做好登記工作，將每一份檔案的信息進行登記，建立獨立的檔案登記系統(tǒng)，將其和查找系統(tǒng)進行連接，在使用過程中方便查找，減少檔案管理過程中出現(xiàn)的一些重復(fù)性工作，從而增強檔案管理工作的效率。管理上的創(chuàng)新，強化了管理的重要性，理清了傳統(tǒng)檔案管理過程中出現(xiàn)的各種混亂，將整個檔案放置于一個層次清晰的邏輯系統(tǒng)之下，促使整個檔案管理工作在效率上有了巨大的提升，減少不必要的財力支出和人力浪費。

三、信息上的創(chuàng)新

檔案管理是一個將大量信息進行整理、分類、管理的過程，繁雜的各類資料和相關(guān)信息更新速度較快，而檔案管理人員在管理這些檔案時，由于受到各種客觀條件的限制，很難將整個檔案信息搜集齊全，因此，在檔案資料的更新上會出現(xiàn)資料和信息滯后的情況，這使得辦公室檔案管理體系缺乏及時更新的能力，難以達到管理需求。信息上的創(chuàng)新，是在檔案管理過程中，管理人員可以建立共享信息資源系統(tǒng)，將多個部門同時納入這個系統(tǒng)中，各個部門的信息更新會及時在這個系統(tǒng)中進行反饋，此時，檔案管理人員能夠在第一時間收集到需要更新的信息，能夠及時對檔案進行整理，各部門之間的探討和交流能夠促使管理人員提高管理方法，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，從而改革管理模式，促使辦公室檔案能夠在一個相對積極高效的環(huán)境下運營，全面提升管理效率。四、結(jié)語信息時代的到來，為大數(shù)據(jù)的管理提供了更加可靠、方便的技術(shù)支持，辦公室檔案管理在信息時代的背景下，能夠通過人員創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、信息創(chuàng)新等多種方式進行自我優(yōu)化和改善，調(diào)整運營模式，從管理人員自身的技能、素質(zhì)等主觀方面和管理模式、信息資源等客觀方面進行優(yōu)化，全面增強檔案管理的能力，提升辦公室檔案管理的效率。

【參考文獻】

[1]陳黎.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(01):191+194.

[2]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案,2016(03):57-58.

作者:盧偉 單位:山東魚臺經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會