企業(yè)合同管理信息化解決方案分析

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在國家全面深化體制機制改革、力求打造一大批具有創(chuàng)新能力和國際競爭力的國有骨干企業(yè)的政策機遇下，將現(xiàn)代信息技術(shù)與財務管理有機結(jié)合，形成按項目事前、事中、事后管控的財務業(yè)務一體化管理體系，提高項目信息的及時性、準確性。財務資源作為重要的戰(zhàn)略資源，而加強業(yè)財融合，提高項目管理的過程控制，是財務風險防控的前提。以合同審批、計劃進度與預算控制等信息化手段為抓手，通過實時的風險預警提示，規(guī)范運行管理，提高企業(yè)風險防控能力。首先要通過合同管理模塊建立企業(yè)合同中心概念，其次實現(xiàn)合同立項、審批、生效、履約和結(jié)算全周期管理，解決成本控制問題，提升企業(yè)運營效益，完成整個業(yè)務財務一體化運作，真正將流程、制度的標準規(guī)范化嵌入信息化管理，提升企業(yè)運行效率。下面分別從技術(shù)規(guī)格、功能架構(gòu)、業(yè)務流程和功能實現(xiàn)等方面進行分析。

技術(shù)規(guī)格

本次合同功能搭建業(yè)務，僅限于銷售合同、合同開票和收款等業(yè)務操作。在整個合同管理過程中，共包括13個模塊，全部通過配置實現(xiàn)，其功能點如下：（1）基礎(chǔ)功能設(shè)置，其特點是增加合同模塊功能，在填寫時可以在界面僅填寫關(guān)鍵字段，后面通過模板自動生成合同正文文本；（2）項目立項，包括項目的計劃、請示、招標和比價等；（3）合同錄入，合同類別要區(qū)分框架合同和非框架合同，框架合同金額字段無需填寫，非框架合同金額字段必須填寫；合同錄入目前不需要關(guān)聯(lián)其他系統(tǒng)，后期需考慮與SRM系統(tǒng)對接；合同錄入時存在主子合同關(guān)系的可以在系統(tǒng)中選擇主合同信息；還需錄入項目編號、填寫具體履約計劃；（4）合同審批，合同審批環(huán)節(jié)合同管理負責人有權(quán)對合同條款進行修改；合同審批流可根據(jù)業(yè)務需要自定義設(shè)置；合同審批可由OA代辦完成，實現(xiàn)OA代辦提醒；（5）合同用印，包括我方用印和對方用印，雙方用印全都完成后，合同才可歸檔生效；（6）系統(tǒng)支持虛擬合同，虛擬合同一樣有合同的履約、合同結(jié)算、合同發(fā)票等信息；虛擬合同可轉(zhuǎn)化為正式合同，支持一對一轉(zhuǎn)化為正式合同，支持多對一轉(zhuǎn)化為一個正式合同，也支持一對多轉(zhuǎn)化為多個正式合同；虛擬合同轉(zhuǎn)化為正式合同后合同的結(jié)算情況、發(fā)票情況也需根據(jù)虛擬合同轉(zhuǎn)化情況，轉(zhuǎn)化到正式合同中；（7）合同變更，支持關(guān)聯(lián)原合同信息，可以直接在原合同填寫界面修改相關(guān)信息，修改完畢后系統(tǒng)自動匯總更改內(nèi)容；合同變更支持上傳變更附件（補充協(xié)議等）；（8）合同狀態(tài)，按審批權(quán)限設(shè)置，可設(shè)置為凍結(jié)、反凍結(jié)、合同中止等狀態(tài)，合同凍結(jié)、中止后不允許合同結(jié)算；（9）合同結(jié)算，支持單合同結(jié)算，也支持多合同統(tǒng)一結(jié)算（相同供應商信息，相同類別）；系統(tǒng)可以根據(jù)合同收票金額、合同已付金額、本次收票金額、本次付款金額自動判斷是否需要進行沖預付、沖應付，同時根據(jù)系統(tǒng)判斷自動生成相對應的報銷憑證或沖銷憑證；框架合同結(jié)算時需引用合同標準單價；（10）合同收票登記，合同收票需在合同中進行登記；后續(xù)SRM完善后可考慮與SRM對接；合同收票需審批，審批完畢后自動生成掛賬憑證；（11）合同開票申請，所有開票業(yè)務需通過合同開票申請進行，審批完后由責任人進行發(fā)票開具，審批完畢的單據(jù)自動生成憑證；（12）合同收款登記，出納收到客戶款項在合同收款中登記，由業(yè)務部門認領(lǐng)，并關(guān)聯(lián)合同號，關(guān)聯(lián)確認完畢后自動生成收入憑證；（13）合同查詢，包括合同臺賬查詢、合同超期查詢、合同賬齡查詢等。

功能架構(gòu)

首先，對合同中心進行初始設(shè)置，包括合同類型、合同模板及合同條款、合同卡片、編號規(guī)則及審批流程；其次通過物資管理系統(tǒng)將合同發(fā)起，通過全面預算系統(tǒng)將合同進行全生命周期預算管控；最終按項目完工進度進入財務核算系統(tǒng)。也就是說根據(jù)企業(yè)要求，合同管理將合同按類型分別進行管理，建立完整的合同檔案，以合同業(yè)務為中心，從項目立項為起始，經(jīng)合同起草錄入、合同審批、合同變更、合同履約、合同結(jié)算、合同授權(quán)用印、合同預警、合同狀態(tài)監(jiān)控、合同查詢分析，實現(xiàn)對合同全生命周期、全過程的管理。能夠及時跟蹤合同進展情況，及時掌握合同結(jié)算進度，對合同收付款計劃進行自動預警，并提供合同業(yè)務的授權(quán)、審批、權(quán)限控制功能。

業(yè)務流程

業(yè)務流程包括合同管理流程及合同結(jié)算流程。在合同管理流程方面，主要描述為：合同立項-合同錄入-合同用印-合同中心（包括合同變更、合同狀態(tài)管理、合同授權(quán)及合同附件）。在合同結(jié)算流程方面，主要描述為兩方面：①合同付款及收票-合同付款申請-財務稽核-出納支付-憑證生成；②合同收款及開票-合同收款及開票申請-合同收款確認及合同開票申請確認-財務稽核-憑證生成。

功能實現(xiàn)

1.訂立前的合同管理

企業(yè)的合同管理是從合同訂立前開始的，合同訂立前的管理是企業(yè)合同管理全過程的基礎(chǔ)和起步階段，對做好合同管理工作意義重大。在浪潮合同管理軟件中，訂立前的合同管理主要包括：職責、崗位、用戶權(quán)限的劃分、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置、項目立項管理、合同立項管理四個部分?，F(xiàn)分別描述如下：（1）職責、崗位、用戶權(quán)限劃分集團企業(yè)的授權(quán)管理是分級管理的。比如集團的管理員，直接負責分配和維護集團下級公司的人員權(quán)限是不合適的，因為一是工作量大，二是集團管理員不了解各個組織的具體情況，此外溝通較困難，應該是集團內(nèi)的各個單位各自有系統(tǒng)管理員崗位，集團管理員分配各個下級組織的管理員，然后下級管理員去做各自單位具體的權(quán)限分配和維護。職責、崗位定義標準化等可以由集團統(tǒng)一管理。（2）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置合同管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置是一個標準化的過程。合同管理軟件中，關(guān)于合同管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置主要包括：合同編碼結(jié)構(gòu)定義、合同條款分類、合同條款字典、合同類型字典、往來單位地區(qū)、往來單位類別、單位目錄、業(yè)務部門目錄、員工類別、員工目錄、期初合同錄入、單據(jù)編號定義、審批流定義、計量單位目錄、計量單位維護、合同印章定義、附件類型設(shè)置、單位權(quán)限設(shè)置等，在合同管理系統(tǒng)的初始階段完成合同管理權(quán)限的分配。合同初始信息中的合同類型指采購合同、施工合同、分包合同和租賃合同等；合同條款指為合同模版設(shè)置提供條款資料，對應每條條款需要標明該條款所影響的對象，如單價、金額、數(shù)量、時間等；合同編碼指用戶自行定義合同編號的編碼長度、分段并定義其所代表的含義；期初合同指系統(tǒng)開始時還沒有執(zhí)行完的合同信息輸入系統(tǒng)。合同管理軟件中，所有功能模塊和重要數(shù)據(jù)的權(quán)限劃分是在整個系統(tǒng)的初始過程中統(tǒng)一設(shè)置的。針對合同管理的權(quán)限劃分，主要是要求不同的人可以看到不同的合同。初始設(shè)置主要包含五部分功能：①合同類型定義：定義合同的分類，如技術(shù)服務合同、銷售合同、租賃合同、采購合同、承包合同、商務合同、聘用合同等類別。②合同屬性定義：用戶自定義合同卡片上的擴展屬性。③結(jié)算方式定義：針對收付款的結(jié)算方式進行分類，如現(xiàn)金、匯款、支票、商承等。④合同預警定義：對于即將到期的合同、結(jié)算計劃給出預警信息。⑤合同編號規(guī)則形成定義：定義合同編號的形成法則，合同編號不允許錄入。（3）合同立項管理合同立項滿足合同簽訂前的立項錄入與審批，以及審批單據(jù)的打印。

2.訂立階段的合同管理

（1）合同授權(quán)管理提供合同簽訂資格的法人授權(quán)的審批與授權(quán)單的打印功能。在合同用印時可以根據(jù)合同的簽訂人檢查合同簽訂的權(quán)限資格。（2）合同中心管理通過浪潮合同管理系統(tǒng)對分散的合同進行集中管理，減少信息的重復錄入，實現(xiàn)信息共享；滿足從合同錄入、合同用印、合同附件、合同變更、合同狀態(tài)、合同預算分攤初始到合同信息調(diào)整處理的全生命周期的管理。該功能主要包含兩個方面；第一，自定義合同模板；第二，依據(jù)系統(tǒng)預制的合同模板或者用戶自定義的合同模板起草合同。起草合同后生成Word格式的合同文件，用戶可以根據(jù)具體的情況修改生成的合同文檔條款信息，最后形成正式的合同，這個文檔可以作為合同錄入中的合同文件。合同卡片信息體現(xiàn)了系統(tǒng)集中管理，包括主管部門、各級部門、項目辦、關(guān)聯(lián)合同、預算項目等控制所需的關(guān)鍵信息均來自于相關(guān)系統(tǒng)，方便合同控制和費用歸集?？梢詾樵摵贤砑痈郊╓ord、Excel、txt、rar、pdf等常規(guī)的文件格式），完成合同電子信息的集中管理。合同收付款節(jié)點，是為了方便形成企業(yè)的資金使用計劃，及時安排資金及收回款項，既保證按時守信，又合理充分利用資金，降低執(zhí)行風險。合同條款是合同簽訂及收付款過程中的文字保證，約定了雙方交付的內(nèi)容和資金的分配情況。關(guān)聯(lián)合同是建立合同之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。合同信息調(diào)整是合同審批后、簽訂前的基本信息的調(diào)整。合同綜合信息是合同執(zhí)行期間所有信息的體現(xiàn)，可聯(lián)查變更單、狀態(tài)申請單、合同結(jié)算單。

3.執(zhí)行階段的合同管理

（1）合同結(jié)算處理合同的結(jié)算處理主要包括：合同的付款申請、合同收款、開票申請、財務稽核、出納支付、憑證生成、導出格式定義、支付明細導出等相關(guān)信息，該功能主要完成合同結(jié)算收付款錄入，包含合同付款金額、發(fā)票金額、合同的付款計劃、發(fā)票號等信息，既能處理發(fā)票業(yè)務，也能處理現(xiàn)金業(yè)務。合同收款是收款合同收款時生成，由財務發(fā)起，業(yè)務人員對照合同填寫信息。開票申請是收款合同需要開票時生成，包含開票金額、應稅明細的信息。財務稽核是對合同結(jié)算業(yè)務原始單據(jù)的財務稽核處理。出納支付記錄合同現(xiàn)金流的付款情況。憑證生成是合同結(jié)算單審批通過或財務稽核后，通過憑證模塊自動生成財務模塊的記賬憑證。（2）合同變更合同變更指合同在執(zhí)行過程中由于種種原因，雙方達成一致意見，需要更改合同，此時執(zhí)行合同變更功能，修改合同中的部分內(nèi)容。合同變更前后的內(nèi)容都要保留，并有合同變更說明，方便今后查詢了解合同的全過程。進行合同變更時，對已經(jīng)審核完成或正在執(zhí)行的合同進行修改，變更內(nèi)容包括合同概要信息、標的信息、條款信息等內(nèi)容。合同的其他信息不需變更，可以在原合同的基礎(chǔ)上進行修改。對于要變更的合同，允許用戶增加標的分錄，允許增加合同條款分錄。合同的進展變更模塊主要包括：合同的結(jié)算計劃、合同標的、合同條款、項目信息等功能。編制合同的結(jié)算計劃，做到事先對合同的整個過程進行分析，提高合同的可控性。系統(tǒng)可以清晰的記錄合同變更的原因、變更類型、經(jīng)辦人的具體事項。合同審批表包括合同基本信息（合同名稱、合同編號、計劃編號、合同類型、承辦單位及人員、對方單位、對方單位注冊資金）、合同有關(guān)條款（價款合計、簽訂日期、履行期限）、內(nèi)部審查意見（部門領(lǐng)導、部門會簽及合同管理員）及單位領(lǐng)導審查意見等信息。

4.合同履行后的管理

（1）合同狀態(tài)處理合同狀態(tài)管理主要實現(xiàn)對合同狀態(tài)進行統(tǒng)一管理，合同狀態(tài)包含：待簽、生效、凍結(jié)、終止、變更中和歸檔。該功能主要是對待簽、生效、凍結(jié)、終止、完成和歸檔幾種狀態(tài)進行相互轉(zhuǎn)化，處于凍結(jié)、終止、變更、完成和歸檔狀態(tài)的合同不能進行日常的合同業(yè)務，如：付款申請、合同收款和開票申請等。（2）合同查詢分析提供合同臺賬查詢、標的信息查詢、合同結(jié)算查詢、合同變更查詢、項目匯總查詢及合同多維分析。系統(tǒng)提供了多種查詢組合方式以便對大量的合同信息進行快速的檢索。查詢合同及其明細情況，可以按照合同的不同類型、往來單位或日期等條件來查詢合同的整體情況，合同執(zhí)行過程中發(fā)生的收付款（在收、付款單據(jù)中錄入合同編碼作為關(guān)聯(lián)）情況，以及合同變更等情況在相應的報表中都可以查到，方便合同的管理。提供合同臺賬信息的查詢。合同管理通過與財務和業(yè)務系統(tǒng)的連接，可以實現(xiàn)實時的查詢合同的收付款情況，及時了解合同履行的情況，分析合同的執(zhí)行情況，展示符合條件的合同數(shù)量、合同金額與執(zhí)行數(shù)量、執(zhí)行金額的對比信息。分析合同收/付款情況。展示合同的收付款計劃、合同金額、已經(jīng)收付金額、收付金額占合同金額的比例、收付日期情況、計劃收付日期、合同標的明細信息情況。在合同查詢、統(tǒng)計匯總分析功能上進一步優(yōu)化，為所內(nèi)經(jīng)濟運行體系提供決策依據(jù)。合同管理軟件提供了針對合同管理的完善的權(quán)限管理體系，可以詳細的定制哪一類合同甚至是哪一份具體合同的權(quán)限劃分。合同管理軟件提供了統(tǒng)一的工作流平臺，本單位可以方便靈活的定制跨部門、跨單位的合同審批流程。（3）合同預警設(shè)置可根據(jù)即將到期的合同或者結(jié)算業(yè)務進行預警，發(fā)出預警信息。比如，合同付款計劃預警、合同計劃進度預警等。

5.價值分析

（1）合同生命周期管理。規(guī)范合同管理流程，對合同全生命周期的合同錄入、審批、用印簽訂及合同付款計劃、合同結(jié)算、合同變更等管理活動能夠按照公司合同管理制度納入規(guī)范化管理，從而提高管理效率、防范法律風險，全面提升整體管理能力與核心競爭實力。（2）合同信息集中管理。建立合同管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)企業(yè)各級合同文本信息的結(jié)構(gòu)化、集中管理，減少合同信息的重復錄入，充分有效地實現(xiàn)合同信息共享，實現(xiàn)在合同管理部門、財務部門、合同執(zhí)行部門及領(lǐng)導授權(quán)范圍內(nèi)的信息共享，工作協(xié)同。（3）合同預警功能。定制符合需求的合同預警周期、預警方式、預警條件、預警標題、預警信息內(nèi)容、預警次數(shù)等。能夠按照合同信息、合同進度、合同結(jié)算預警。（4）符合客戶簡潔、直觀、易用并能兼顧日常管理習慣。提供合同文檔支持如jpeg、bmp、doc等多種格式，并能夠完好保存合同電子版本和合同相關(guān)附件，方便合同的歸檔整理。（5）提供靈活豐富的統(tǒng)計報表，動態(tài)及時掌握合同情況，包括合同業(yè)務臺賬查詢、合同結(jié)算查詢、合同變更查詢、合同標的查詢及合同多維分析。（6）與其他業(yè)務系統(tǒng)的一體化集成，為將來預算、核算、預算控制、合同管理以及決策支持五大系統(tǒng)實現(xiàn)預算管理數(shù)據(jù)、核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)、合同管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效集成打下基礎(chǔ)，最終結(jié)合企業(yè)信息化建設(shè)的具體情況，整合預算管理、集中核算、合同管理的數(shù)據(jù)資源，高效、準確地實現(xiàn)單位內(nèi)部預算管控，通過系統(tǒng)可快速匯總、統(tǒng)計、分析、審核、調(diào)整，及時提供合同狀態(tài)、合同付款情況，形成合同統(tǒng)計和分析數(shù)據(jù)，提高合同管理水平和效率。通過合同分析為領(lǐng)導提供決策參考依據(jù)，并為考核評價各責任主體工作業(yè)績提供依據(jù)。

作者：張煒鈺 單位：中電科投資控股有限公司