高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理

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摘要：在精細(xì)化管理視角下，結(jié)合抽樣問卷調(diào)查結(jié)果及工作中的信息積累，分析高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作借鑒精細(xì)化管理理念的現(xiàn)狀，提出高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的精細(xì)化管理策略，重點(diǎn)是建立規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)、考評(píng)激勵(lì)等一系列精細(xì)化管理支撐體系，同時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新檔案監(jiān)督指導(dǎo)方法，引進(jìn)和培育專業(yè)化的人才隊(duì)伍，建立信息反饋機(jī)制長(zhǎng)效溝通機(jī)制。

關(guān)鍵詞：高校;檔案監(jiān)督指導(dǎo);精細(xì)化管理

一、引言

精細(xì)化管理是一種科學(xué)的管理理念，最早可追溯到“科學(xué)管理之父”泰勒的科學(xué)管理理論，真正實(shí)踐于20世紀(jì)50年代日本的企業(yè)管理中，其最大優(yōu)勢(shì)是可以極大提高企業(yè)具體管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的精準(zhǔn)性，縮短解決問題的程序。精細(xì)化管理實(shí)質(zhì)是一個(gè)不斷改進(jìn)和完善的過程，在項(xiàng)目實(shí)施過程中能精確規(guī)劃、精確決策、精準(zhǔn)控制和精細(xì)考評(píng)[1][2]。高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的主體即高校檔案部門，抱怨監(jiān)督指導(dǎo)工作阻力大、成效低、歸檔問題重復(fù)出現(xiàn)等；客體即高校內(nèi)部各歸檔單位，對(duì)檔案工作總是“說起來重要、忙起來不要”，要么嫌多事，要么嫌監(jiān)督指導(dǎo)不到位。這些問題和矛盾產(chǎn)生的主要原因在于高校監(jiān)督指導(dǎo)工作欠“管理”，尤其是欠細(xì)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化等精細(xì)化的管理。

二、高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理的現(xiàn)狀

為了了解高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的實(shí)際效果和內(nèi)部管理現(xiàn)狀，筆者以廣東省高校為樣本，專門做了抽樣問卷調(diào)查以做參考。廣東省教育廳網(wǎng)站公布出來的廣東省高校包括本科、?？啤⒏呗?、獨(dú)立學(xué)院、職工高校、電大等，共計(jì)168所[3]，筆者以調(diào)查研究為基礎(chǔ)，并結(jié)合工作交流中的信息積累，分析高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作借鑒精細(xì)化管理理念的現(xiàn)狀如下：

（一）高校檔案部門推進(jìn)監(jiān)督指導(dǎo)工作有明確的法律法規(guī)保障。新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》第九條規(guī)定企事業(yè)單位要“對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”；高校參照?qǐng)?zhí)行的國(guó)家檔案局令第13號(hào)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的第十條規(guī)定，機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)之一就是要“對(duì)機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”；教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第八條指出高校檔案部門有對(duì)檔案工作人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)的職責(zé)，第十四條還規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作”。這些都為高校檔案部門開展監(jiān)督指導(dǎo)工作提供了明確的法律法規(guī)保障。

（二）現(xiàn)代科學(xué)交叉融合發(fā)展為檔案工作的創(chuàng)新提供了機(jī)遇。人類為了提高研究和解決問題的能力，現(xiàn)代科學(xué)及相應(yīng)的實(shí)踐活動(dòng)日益趨于交叉融合。檔案學(xué)的學(xué)科包容性強(qiáng)，呈現(xiàn)了歷史學(xué)、管理學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、傳播學(xué)和信息技術(shù)等多視角的研究[4]，為檔案工作中出現(xiàn)的新問題和新挑戰(zhàn)提供了多角度的分析和指導(dǎo)。這些都為高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的變革和創(chuàng)新提供了機(jī)遇，借鑒精細(xì)化管理理念成為可能。

（三）精細(xì)化管理具有內(nèi)在的優(yōu)勢(shì)。精細(xì)化管理是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式，追求更高效率、更多效益和更強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，具有把組織引向成功的功能和可能[5]。這種工具作用蘊(yùn)含的方式和理念適用于實(shí)際工作中的方方面面。

（四）高校內(nèi)部各歸檔單位對(duì)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作有著持續(xù)的高需求。有人類實(shí)踐活動(dòng)的地方就會(huì)有檔案和檔案工作。高校內(nèi)部各歸檔單位的監(jiān)督指導(dǎo)需求有顯性和隱性之分，并且具有持續(xù)性和潛在性，隨著社會(huì)的發(fā)展，新技術(shù)的不斷產(chǎn)生和應(yīng)用，高質(zhì)量、高層次的監(jiān)督指導(dǎo)需求日趨增多。

（五）高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作缺乏精細(xì)化的內(nèi)部管理。一是缺乏精細(xì)化的崗位責(zé)任制。高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作缺乏細(xì)化的崗位要求、職務(wù)分析和責(zé)任規(guī)定，容易導(dǎo)致崗位設(shè)置中只有工作內(nèi)容，而沒有工作責(zé)任，很難做到量才分責(zé)和量才授職，降低了檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的實(shí)施效果。二是缺乏合理、準(zhǔn)確、細(xì)致、靈活的管理制度、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)。難以精確評(píng)價(jià)什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，檔案監(jiān)督指導(dǎo)過程管理缺依據(jù)、效果管理缺準(zhǔn)繩。三是缺乏科學(xué)完善的約束激勵(lì)機(jī)制。高校檔案部門內(nèi)部缺少對(duì)監(jiān)督指導(dǎo)工作人員更細(xì)致的考評(píng)、總結(jié)和獎(jiǎng)懲，易導(dǎo)致工作任務(wù)的落實(shí)流于形式化，只有工作內(nèi)容的描述，沒有工作效果的分析、考量和評(píng)價(jià)，形成了沒有改變和創(chuàng)新激情的工作“舒適區(qū)”。

三、高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理策略

（一）轉(zhuǎn)變思維模式，培育“精細(xì)文化”。高校檔案部門內(nèi)部從上到下要求每個(gè)人從細(xì)微處著眼，每個(gè)崗位、每份工作都應(yīng)求精求細(xì)，把細(xì)節(jié)意識(shí)、規(guī)則意識(shí)、系統(tǒng)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)變?yōu)槿珕T的自覺意識(shí)。通過培訓(xùn)、宣導(dǎo)等方式，建立精細(xì)化管理的思想基礎(chǔ)[6]。

（二）建立精細(xì)化管理支撐體系。1.梳理并完善規(guī)章制度。規(guī)范、細(xì)化、可行性強(qiáng)的規(guī)章制度是高校檔案部門開展監(jiān)督指導(dǎo)工作的基礎(chǔ)保障，依法監(jiān)督、依歸指導(dǎo)的背后實(shí)際上體現(xiàn)了對(duì)科學(xué)和法治的遵從。2.制定精細(xì)化的工作流程。高校檔案部門針對(duì)監(jiān)督指導(dǎo)工作的常規(guī)工作事項(xiàng)、重點(diǎn)跟進(jìn)事項(xiàng)、專項(xiàng)工作等不同類型的工作任務(wù)和目標(biāo)，宏觀和微觀、固定和機(jī)動(dòng)相結(jié)合，制定相應(yīng)工作流程，并且隨著工作的開展不斷總結(jié)優(yōu)化。如事前溝通調(diào)研、細(xì)化工作內(nèi)容，事中嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、不走過場(chǎng)，事后及時(shí)收集反饋、登記總結(jié)、定期回訪等是開展工作的宏觀流程，針對(duì)某項(xiàng)工作需要可以制定更細(xì)化的工作流程。通過優(yōu)化的工作流程實(shí)現(xiàn)高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作全程管控和高效能運(yùn)作。3.完善崗位職責(zé)體系。高校檔案部門應(yīng)改變粗放、固化的檔案監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)體系。責(zé)任是各項(xiàng)規(guī)章制度和工作任務(wù)得以落實(shí)的最有效的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，權(quán)責(zé)清晰、責(zé)任明確，督查和追責(zé)措施到位，才有可能精準(zhǔn)完成各項(xiàng)工作。首先總結(jié)日常工作、重點(diǎn)工作、臨時(shí)工作等事項(xiàng)，以此為依據(jù)，細(xì)化崗位和責(zé)任。其次，在工作團(tuán)隊(duì)中進(jìn)行充分的調(diào)研和溝通，了解每個(gè)人對(duì)自我及其崗位的認(rèn)知，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)崗位執(zhí)行規(guī)范和其他事項(xiàng)做進(jìn)一步的確認(rèn)。最后明確不同崗位、不同角色的工作職責(zé)，并細(xì)化崗位職責(zé)履行情況的督查、追責(zé)、獎(jiǎng)懲事項(xiàng)。4.搭建精細(xì)公平的考評(píng)激勵(lì)機(jī)制。在有規(guī)章制度保障以及崗位職責(zé)和工作流程相互制約的情況下，采取考核、獎(jiǎng)懲等手段，有利于培育和推進(jìn)高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)的精細(xì)化管理。首先，基于每個(gè)人的工作特點(diǎn)和工作能力，本著有利于實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)和調(diào)動(dòng)人員積極性的原則，對(duì)每項(xiàng)工作有落實(shí)、有考評(píng)、有獎(jiǎng)懲。其次，注重考評(píng)結(jié)果的合理應(yīng)用。將考評(píng)結(jié)果與人員的獎(jiǎng)懲、任用、升級(jí)等掛鉤，真正達(dá)到以考評(píng)促管理、以考評(píng)促落實(shí)，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)人的積極性。

（三）創(chuàng)新高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的方法和措施。一是宏觀管理與重點(diǎn)指導(dǎo)相結(jié)合。具體問題具體對(duì)待的同時(shí)，幫助各歸檔單位理順問題，形成可操作性強(qiáng)的長(zhǎng)效機(jī)制；二是點(diǎn)與面相結(jié)合。在開展常規(guī)的全校范圍普及性的培訓(xùn)和指導(dǎo)的同時(shí)，樹立典型，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體做法，以點(diǎn)帶面，逐步推開；三是傳統(tǒng)方法與新技術(shù)相結(jié)合。在面對(duì)面、手把手式方法的基礎(chǔ)上，利用新技術(shù)，如制作微信小視頻推送、專題視頻教學(xué)、搭建檔案監(jiān)督指導(dǎo)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等，使監(jiān)督指導(dǎo)工作更便捷易懂；四是獨(dú)立開展與聯(lián)合協(xié)同相結(jié)合。結(jié)合其他職能部門的業(yè)務(wù)，聯(lián)合校內(nèi)其他部門開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，可以減小工作難度和阻力，緩解高校檔案部門人員、技術(shù)、設(shè)備等不足的問題。

（四）改善人員結(jié)構(gòu)體系。一要健全高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人才建設(shè)政策機(jī)制，制訂人才培養(yǎng)計(jì)劃和引進(jìn)計(jì)劃，出臺(tái)培養(yǎng)、評(píng)價(jià)、管理、激勵(lì)等一系列配套政策。二要基于精細(xì)化管理重點(diǎn)引進(jìn)和培育高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的規(guī)劃者、引領(lǐng)者和管理者，營(yíng)造崇尚科學(xué)和法治，上下一心追求精細(xì)的工作氛圍。三要儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)化、有敏銳精細(xì)化管理思路的管理體系搭建者。提升高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理水平所必需的規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)、考評(píng)激勵(lì)方案等一系列的支撐體系必須由專業(yè)人員經(jīng)過細(xì)致的調(diào)研、分析、協(xié)作才能出臺(tái)，并且在實(shí)施過程中要不斷總結(jié)、調(diào)整、優(yōu)化。四要培養(yǎng)實(shí)施精細(xì)化管理的一線工作人員。繁雜的、實(shí)操性高、技術(shù)性強(qiáng)的具體檔案監(jiān)督指導(dǎo)業(yè)務(wù)離不開對(duì)精細(xì)化管理理念接受度高、檔案專業(yè)好、執(zhí)行力強(qiáng)的綜合型的工作隊(duì)伍。

（五）加強(qiáng)互動(dòng)，建立長(zhǎng)效溝通機(jī)制。針對(duì)高校內(nèi)部各單位工作內(nèi)容多樣、兼職檔案員崗位變化快的問題，高校檔案部門可以采取一對(duì)一、一對(duì)多、分片包干等方式面向各歸檔單位，建立兼職檔案員登記更新制度。通過建立工作交流群、及時(shí)通報(bào)檔案工作動(dòng)態(tài)、發(fā)送業(yè)務(wù)操作指南、校外培訓(xùn)通知、意見收集等方式建立不間斷的日常互動(dòng)，以確保歸檔渠道的暢通。

（六）建立信息反饋機(jī)制。高校檔案部門通過日常的溝通聯(lián)絡(luò)、固定的登記回訪、重點(diǎn)的調(diào)研分析等措施，一方面收集監(jiān)督指導(dǎo)對(duì)象的需求、意見和建議，另一方面要及時(shí)聽取部門內(nèi)部每個(gè)成員的心聲、工作心得及意見。通過分析反饋信息，及時(shí)調(diào)整、優(yōu)化管理措施，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，從而逐步形成高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的精細(xì)化管理模式。

（七）堅(jiān)持專業(yè)性要求，不照搬其他模式。引入精細(xì)化管理的理念，最基本的要求是精準(zhǔn)有效地對(duì)接到精細(xì)化管理的核心要求，即精、準(zhǔn)、細(xì)、實(shí)，并堅(jiān)持長(zhǎng)期推動(dòng)、持續(xù)改進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作效果最大化、管理精確高效、內(nèi)部運(yùn)行清晰規(guī)范。結(jié)合高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的專業(yè)性特點(diǎn)，在實(shí)踐過程中，要避免下面兩種偏差：一是過于追求量化，導(dǎo)致難以操作和持續(xù)；二是過于依賴流程、規(guī)范和技術(shù)，導(dǎo)致理論和實(shí)際脫節(jié)，并忽視了人的主觀能動(dòng)性作用。

四、結(jié)語(yǔ)

精細(xì)化管理理念已深受推崇，并被廣泛運(yùn)用。根據(jù)上述分析，高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作中的盲點(diǎn)、難點(diǎn)和誤區(qū)可以通過加強(qiáng)精細(xì)化管理得到緩解和突破，進(jìn)而提升高校檔案部門的管理水平、優(yōu)化高校檔案資源建設(shè)。所以，高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作中如何實(shí)施精細(xì)化管理，如何規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)等一系列課題值得檔案界持續(xù)研究探討。

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作者：趙莉 單位：廣東外語(yǔ)外貿(mào)大學(xué)