企業(yè)發(fā)展過程中檔案管理工作開展分析

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一個(gè)企業(yè)從創(chuàng)立到不斷地發(fā)展壯大，在這個(gè)過程中所形成的文件文書、人事資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、科技成果、企業(yè)活動圖片、錄音、錄像、實(shí)物等有關(guān)企業(yè)的材料，這些材料都充分地反映了企業(yè)的發(fā)展歷程，這也是企業(yè)發(fā)展過程中積累的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案作為一項(xiàng)無形資產(chǎn)在企業(yè)管理中彰顯了其重要的地位和作用。要做好企業(yè)檔案管理工作，就必須認(rèn)識到企業(yè)檔案資料的重要性，不斷開拓檔案管理的各項(xiàng)職能，提高檔案管理水平，以為推動企業(yè)發(fā)展更好地服務(wù)。

一、收集檔案資料，豐富企業(yè)信息資源

檔案資料的收集是一個(gè)漫長的過程，收集的檔案資料主要包括企業(yè)運(yùn)營管理當(dāng)中的商業(yè)行為、活動以及在網(wǎng)上交易、產(chǎn)權(quán)及價(jià)值等多項(xiàng)工作當(dāng)中所直接形成的檔案信息資料。收集這些資料的主要目的就是要有效地補(bǔ)充企業(yè)信息，使企業(yè)能統(tǒng)一地管理內(nèi)外部信息，也能夠合理地對以往的信息結(jié)構(gòu)狀況進(jìn)行必要的改善，使其能夠符合企業(yè)改革形勢下對于多方面信息的急切需求。此外，還可以通過實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化促使檔案信息和企業(yè)信息獲得同步發(fā)展，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建出一個(gè)以整個(gè)集團(tuán)公司為中心的檔案信息管理中心。

二、規(guī)范檔案管理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、智能化

第一，推進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。要求凡是有國家標(biāo)準(zhǔn)的都要按照國家標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，暫時(shí)沒有國家標(biāo)準(zhǔn)的就參照國際標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第二，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，為適應(yīng)時(shí)展的需要，要努力提高計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用程度，能從計(jì)算機(jī)技術(shù)的角度對企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)技術(shù)和做法進(jìn)行重新審視，與此同時(shí)，還要根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展水平、特點(diǎn)、要求，對企業(yè)檔案管理原有的工作方式和工作理論做全新改革。第三，推進(jìn)檔案管理的智能化。使單一型向復(fù)合型、應(yīng)用型人才轉(zhuǎn)變，由單一的企業(yè)檔案管理型向企業(yè)檔案管理與文件管理一體化和企業(yè)檔案圖書工作一體化的發(fā)展趨勢轉(zhuǎn)變。

三、加大力度投入資金，完善軟硬件設(shè)施

要做好企業(yè)檔案管理工作，最重要的一點(diǎn)就是要對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，這是基本保障，也將會影響到企業(yè)檔案資源的利用效果以及企業(yè)檔案的安全保管。所以，為了使企業(yè)發(fā)展過程中檔案管理工作能夠順利地實(shí)施，企業(yè)就必須在資金方面給予扶持，尤其要提供專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用來改善檔案管理的軟硬件條件。第一，根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，可以選用單獨(dú)的庫房作為檔案庫房，但是要注意不能將檔案庫房設(shè)立在辦公樓底層，以免發(fā)生偷盜行為；第二，為了確保檔案資料能夠完好地保存下來，還要做好檔案庫房的防火、防盜、防蟲、防塵、防高溫等多項(xiàng)工作。除此之外，還要安裝檔案管理軟件，配備電腦、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，從而全面提高企業(yè)檔案管理效率。

四、開發(fā)檔案資源，將其價(jià)值發(fā)揮出來

企業(yè)檔案管理工作的根本目標(biāo)就是要合理的開發(fā)利用檔案資源，這也是企業(yè)檔案管理工作過程中的一個(gè)重要組成部分。因此，為了企業(yè)能夠長遠(yuǎn)地發(fā)展就必須要充分地開發(fā)和利用檔案資源。第一，要明確方向，增強(qiáng)服務(wù)理念。企業(yè)檔案管理工作的開展，其根本目的就是用來為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展服務(wù)的，這是檔案服務(wù)的基本方向。所以，要結(jié)合著企業(yè)檔案管理工作的目標(biāo)，時(shí)刻圍繞著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)行，服務(wù)重點(diǎn)應(yīng)尤為突出。第二，要利用先進(jìn)的信息技術(shù)，逐步更新數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。應(yīng)該擴(kuò)大企業(yè)檔案服務(wù)的對象，使得企業(yè)檔案服務(wù)趨于社會化。在不違反相關(guān)法規(guī)的前提下，可以將本企業(yè)、本系統(tǒng)外的相關(guān)潛在用戶作為潛在服務(wù)對象，為這些社會成員提供企業(yè)檔案服務(wù)。通過這樣的創(chuàng)新服務(wù)，不僅能突顯出人文性的企業(yè)檔案管理，也能夠?yàn)槠髽I(yè)樹立起良好的社會形象，提高社會競爭力。五、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)企業(yè)在重視檔案管理工作的同時(shí)，也要按照自己的需求建立適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求的檔案人員隊(duì)伍。企業(yè)的正確引導(dǎo)及政策調(diào)整，這些都有利于檔案管理人員在工作中盡職盡責(zé)，使得檔案隊(duì)伍更加穩(wěn)定。第一，注重培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德意識。培養(yǎng)企業(yè)檔案管理人員職業(yè)道德的首要任務(wù)就是要先培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德意識，培養(yǎng)企業(yè)檔案人員如何看待自己職業(yè)的社會價(jià)值，如何培養(yǎng)對自己職業(yè)的熱愛，以及對“責(zé)任、權(quán)利、地位”等職業(yè)關(guān)系的認(rèn)識。第二，提高檔案管理人員的職業(yè)道德認(rèn)識。提高企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)道德認(rèn)識也就是提高企業(yè)檔案管理人員對檔案職業(yè)道德關(guān)系的理論和行為規(guī)范的理解和掌握，正確地處理好企業(yè)檔案職業(yè)道德中產(chǎn)生的愛憎關(guān)系的態(tài)度和行為的內(nèi)在動力，以認(rèn)識為基礎(chǔ)，繼續(xù)深化意志。與此同時(shí)，還要求企業(yè)檔案管理人員積極按照職業(yè)道德的原則，有選擇和克服困難的行動能力，有強(qiáng)烈的責(zé)任感，較強(qiáng)的自控能力，這樣才能在工作進(jìn)行中逐漸養(yǎng)成良好的職業(yè)道德習(xí)慣。

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作者:閆天舟 單位:北京首創(chuàng)環(huán)境投資有限公司