事業(yè)單位人事檔案管理必要性

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摘要：人事部門在事業(yè)單位中的作用舉足輕重，其中人事檔案管理成了事業(yè)單位關(guān)注的重點，即使事業(yè)單位中的人事部門發(fā)生了巨大變革，人事檔案管理工作還是事業(yè)單位的工作重點。所以，事業(yè)單位中的管理者需要熟知人事檔案工作在單位發(fā)展中的作用，靈活地運用檔案管理優(yōu)化單位管理結(jié)構(gòu)，增強事業(yè)單位的管理工作質(zhì)量。此文簡單地闡述了事業(yè)單位人事檔案管理的必要性，從而探索了相關(guān)管理措施，以此推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；必要性；管理策略

一、事業(yè)單位中人事檔案管理工作的必要性

在實際工作中，人事檔案管理能力的提升是必然的發(fā)展趨勢。優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理能夠為事業(yè)單位指明前進(jìn)的方向，促使企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新和改革。

（一）人事檔案的基礎(chǔ)工作

在具體的事業(yè)單位人才招聘中，人事檔案可以協(xié)助部門管理者清晰地了解候選人的工作履歷和實際發(fā)展?fàn)顩r。另外，企業(yè)管理者還可以依據(jù)員工平常的檔案實施績效考核工作。所以，人事檔案在事業(yè)單位的發(fā)展中是不可或缺的一部分工作，可以協(xié)助管理者對員工實施有效的監(jiān)控和管理。

（二）人事檔案在決策中的作用

事業(yè)單位對在職員工要定期地考核和管理，這就需要人事部門對員工的日常工作表現(xiàn)做好記錄，這時人事檔案的作用就比較顯著。在實際績效考核的過程中相關(guān)考核人員可以利用員工的檔案查閱其工作表現(xiàn)和獎懲狀況，人事檔案促使績效考核工作的客觀性得以實現(xiàn)。所以，在單位管理者實施決策時會更加科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)。在具體的工作中，人事檔案有效地記錄著每位員工的工作狀態(tài)和工作表現(xiàn)，是事業(yè)單位在職位晉升和人才選用過程中對員工考核的依據(jù)，人事檔案能夠清晰地反饋員工全面的信息數(shù)據(jù)。

（三）人事檔案記載了員工成長

事業(yè)單位能夠利用人事檔案尋找出優(yōu)質(zhì)的人才，主要是因為人事檔案對單位員工的成長都會做一個清晰的記載，從而在具體人才培育和工作任務(wù)劃分時都能夠得到一個真實信息，進(jìn)而讓員工實現(xiàn)其最大化的工作價值。在事業(yè)單位的平常管理工作中強化人事檔案的管理職能對人事部的高效運轉(zhuǎn)起到關(guān)鍵性的作用，有利于人事部的信息數(shù)據(jù)交流共享以及人才靈活的分配。

二、事業(yè)單位中人事檔案管理工作的具體策略

（一）重視人事檔案管理，提高管理意識

如果事業(yè)單位的管理者想要增強人事檔案管理能力，首先要做的就是要重視人事檔案管理工作，把人事檔案管理工作作為單位中的重點內(nèi)容列入工作日程。例如，設(shè)立專門的人事檔案管理人員，嚴(yán)格把控事業(yè)單位的各個管理事項，定時指引各部門的管理工作。而且針對部門之間工作中存在的問題人事檔案管理人員需要及時指出，并給出針對性的建議。另外企業(yè)內(nèi)部需要設(shè)立人事檔案管理考核制度，對日常的人事檔案管理實施考核，促使相關(guān)管理人員時刻保持著工作激情，促使人事檔案管理逐步向科學(xué)化、正規(guī)化靠攏。

（二）做好檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)

在開展人事檔案管理工作時需要事業(yè)單位管理者提供大量支持，并與管理者做好交流，引用先進(jìn)的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)備。例如，在事業(yè)單位內(nèi)部需要設(shè)立專門的檔案管理場所，購買質(zhì)量相對較高的檔案存儲箱。并且在檔案庫房需要設(shè)置一些消防裝置和防潮裝置，預(yù)防檔案室發(fā)生火災(zāi)或者受潮情況的發(fā)生，相關(guān)管理者需要定時的對單位檔案實施查閱，確保檔案的安全放置和有效管理。做好事業(yè)單位中的人事檔案管理工作是勢在必行的，能夠推動事業(yè)單位的安全穩(wěn)定發(fā)展。

（三）組建優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理人員

在實際事業(yè)單位的人事檔案管理過程中需要安排專業(yè)的素質(zhì)較高的管理人員，由于人事檔案管理工作具有嚴(yán)格的保密性和業(yè)務(wù)性，所以在組建人事檔案管理團隊時需要重視人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。事業(yè)單位對于在職的工作人員要引用專業(yè)的培訓(xùn)活動增強管理人員的業(yè)務(wù)技能和道德素質(zhì)，或者開設(shè)專題講座普及相關(guān)的人事檔案管理知識，強化管理人員的基礎(chǔ)知識和專業(yè)性，事業(yè)單位還需要重視企業(yè)內(nèi)部的文化建設(shè)，關(guān)心員工的生活和工作狀況，讓員工感覺到企業(yè)的溫暖。此外，還需要對人事檔案管理人員定期考試，檢測在一定時間內(nèi)的工作表現(xiàn)和專業(yè)技能，增強員工的集體責(zé)任感和榮譽感。

（四）建立健全人事檔案管理制度

由于事業(yè)單位人事檔案管理工作的繁冗復(fù)雜性，致使在沒有正確的管理制度引導(dǎo)下的人事檔案管理工作無法得到有效開展，因此，企業(yè)管理者假如要想讓人事檔案管理工作順利地實行，務(wù)必要建立健全人事檔案管理制度來為人事檔案管理工作指引前進(jìn)的方向。在設(shè)立制度時要依照事業(yè)單位實際發(fā)展的狀況和未來發(fā)展的目標(biāo)引用新技術(shù)和新設(shè)備，預(yù)防人事檔案造假的現(xiàn)象發(fā)生。用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案管理制度牽引著事業(yè)單位的人事檔案管理工作，確保檔案的真實有效性。

（五）合理采集人事檔案資源

人事檔案管理能力得到增強才可以推動整個事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程。在實際人事檔案資源采集的過程中需要運用客觀真實的手段完善員工的個人資料。而且在經(jīng)濟逐步發(fā)展的潮流中，人事檔案資料采集的內(nèi)容異常豐富，對相關(guān)采集工作者的要求也逐步增多。所以，事業(yè)單位要重視人事檔案資料的采集，并且采集人員在詢問資料時需要具備認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和鑒別真假的眼光，選擇真實的信息記錄，對于不真實的數(shù)據(jù)及時反饋，重新采集，采集人才要保障在工作期間采集的信息都是真實有效的，能夠為后期的檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

（六）合理運用檔案功能

事業(yè)單位中人事檔案的記錄內(nèi)容日益廣泛，并趨于客觀化和真實化。所以，事業(yè)單位需要靈活地運用人事檔案的功效完善事業(yè)單位的內(nèi)部管理。其一，企業(yè)管理者需要重視人事檔案管理工作，依照法律保留資料。其二，擴充人事檔案管理范圍，其中包含員工的社保繳納、工作獎勵和懲罰、工作考核以及個人簡歷等有效的數(shù)據(jù)，這些功能能夠保障事業(yè)單位在查閱資料時的真實有效性。

（七）增強與人才服務(wù)機構(gòu)的交流

社會各部門在事業(yè)單位的發(fā)展中也起著重要作用，尤其是人才服務(wù)部門，這就需要事業(yè)單位增加與以上部門溝通的能力。學(xué)習(xí)其他企業(yè)人事檔案管理的新模式，逐步創(chuàng)新單位內(nèi)部的管理方式。人事部在這時要做好表率作用，利用優(yōu)質(zhì)的人才管理制度為人事檔案管理提供保障，在實際人事檔案管理中與人才服務(wù)部門做好交流，強化管理職能。

（八）增強人事檔案管理的信息化

事業(yè)單位人事檔案管理擁有一個專門的人才信息庫，只有相關(guān)工作人員對這些信息資源正確的使用才可以推動事業(yè)單位的高效運行。在實際檔案管理中企業(yè)需要引用信息技術(shù)增加檔案的使用時長。在現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程中，人事檔案管理需要融合人事部的相關(guān)制度強化管理職能，增加人事檔案管理的時效性。利用信息技術(shù)把檔案中的文字與視頻和音頻結(jié)合在一起，提升人事檔案的利用率。并且事業(yè)單位可以購買先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案軟件，利用網(wǎng)絡(luò)平臺有效存儲企業(yè)人員的相關(guān)檔案，在很大程度上減少了紙質(zhì)檔案的用地面積和資金成本，促使人事檔案朝著便捷化、信息化、安全化的方向發(fā)展。在信息化的人事檔案管理下，適當(dāng)?shù)販p輕了管理人員的工作，優(yōu)化了事業(yè)單位人事檔案的管理職能。

三、結(jié)束語

總而言之，在現(xiàn)代化的經(jīng)濟發(fā)展進(jìn)程中，事業(yè)單位的人事部門逐步受到關(guān)注，尤其是人事檔案管理工作。所以，事業(yè)單位如果想要在激烈的市場競爭中謀求高效的發(fā)展，就需要強化單位內(nèi)部的人事檔案管理職能，增強相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，并加大力度引用先進(jìn)的檔案軟件和管理技能推動事業(yè)單位人事檔案管理工作的正常運行，為我國社會主義市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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作者：王震 單位：吉林師范大學(xué)博達(dá)學(xué)院