信息時(shí)代下的人事檔案管理分析

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摘要：信息化高速發(fā)展的背景之下，高職院校人事檔案管理需要及時(shí)轉(zhuǎn)型。圍繞“優(yōu)化高職院校人事檔案管理信息服務(wù)體系以提高人事檔案管理質(zhì)量”，主要從檔案管理理念的創(chuàng)新、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的建立、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入以及專業(yè)人才的培養(yǎng)等方面一一做了論述。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高職院校；人事檔案

引言

人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時(shí)代的到來，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質(zhì)向電子化的轉(zhuǎn)變不僅形成了新的檔案管理形式，也對(duì)高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當(dāng)前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴(yán)峻的轉(zhuǎn)型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會(huì)發(fā)展需求的雙重作用促使學(xué)校積極調(diào)整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務(wù)體系。

1更新管理理念，適應(yīng)信息化檔案管理變革

隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現(xiàn)。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構(gòu)建開放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應(yīng)信息化時(shí)代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹立主動(dòng)服務(wù)的理念，打破學(xué)校的邊界，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，利用檔案資源優(yōu)勢(shì)建立動(dòng)態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統(tǒng)管理中來，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化管理，以供相關(guān)部門的參考與使用。

2建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)信息資源共享

在信息時(shí)代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現(xiàn)，也是高職院校提高信息化服務(wù)能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過程中，應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行調(diào)整與完善，為人事檔案資源共享做好準(zhǔn)備。高職院校建立標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案管理體系應(yīng)從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對(duì)于人事檔案而言，形成管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也是保護(hù)個(gè)人隱私的需要。目前我國(guó)針對(duì)信息安全管理需要建立了相關(guān)管理?xiàng)l例，例如《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》等，高職院校應(yīng)基于相關(guān)規(guī)定建立信息管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全防護(hù)，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是基于業(yè)務(wù)處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設(shè)中形成的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過程中，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲(chǔ)提供依據(jù)。（3）建立技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)也不斷增加，技術(shù)人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對(duì)電子文件的存儲(chǔ)、壓縮格式進(jìn)行規(guī)范化處理，并通過加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。

3引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)

以單機(jī)和局域網(wǎng)組成的檔案信息管理平臺(tái)通常只能滿足高職院校自身對(duì)人事檔案的應(yīng)用需求，難以從社會(huì)化服務(wù)的角度體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。因此，高職院校在信息化背景下，應(yīng)積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造開放性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，為高職院校的人才供給與市場(chǎng)人才需求建立聯(lián)系，推進(jìn)人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)中，應(yīng)依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的使用范圍。技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)高職院校人事檔案管理特點(diǎn)，明確網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的目的以及用戶的類型；利用關(guān)鍵信息，如學(xué)生的基本資料、學(xué)科成績(jī)、職業(yè)資格等建立邏輯結(jié)構(gòu)，并形成網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的基本框架，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的精準(zhǔn)性［2］。（2）確定服務(wù)對(duì)象的基本需求。技術(shù)人員不僅要從高職院校內(nèi)部需求確定教師、學(xué)生以及其他管理人員對(duì)人事檔案查詢提出的要求，還需結(jié)合市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)以及企業(yè)人力資源管理，對(duì)人事檔案提出的要求，通過技術(shù)手段確定檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的整體風(fēng)格，兼顧不同服務(wù)對(duì)象的信息查詢與應(yīng)用的需要，體現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)特點(diǎn)。（3）完善服務(wù)平臺(tái)的功能模塊，包括用戶注冊(cè)，即高職院校師生以及非校內(nèi)用戶通過界面指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)身份錄入，進(jìn)而啟動(dòng)人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據(jù)用戶身份，提供不同類型信息，根據(jù)開放與非開放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護(hù)相關(guān)人員隱私；用戶服務(wù)，即系統(tǒng)根據(jù)用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務(wù)，確保用戶能夠?qū)崿F(xiàn)信息處理，同時(shí)呈現(xiàn)更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。

4建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

在信息化檔案管理過程中，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，搭建信息管理平臺(tái)，并利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢(shì)，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢(shì)難以轉(zhuǎn)化為實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值。在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，將檔案轉(zhuǎn)化為開發(fā)的數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)通過對(duì)大數(shù)據(jù)的分析，建立可視的數(shù)據(jù)模型，從而更加直觀立體地反映個(gè)人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢(shì)，并預(yù)測(cè)發(fā)展方向。這無論是對(duì)于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的過程中，需從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立數(shù)據(jù)庫(kù)。從人事檔案到大數(shù)據(jù)資源，需要利用技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化。隨著信息化檔案管理的推進(jìn)，電子檔案已經(jīng)成為高職院校人事檔案存儲(chǔ)的主要方式。基于此，學(xué)?？梢詫㈦娮有畔浫刖W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并根據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，形成內(nèi)容完善，邏輯清晰的大數(shù)據(jù)庫(kù)，以供信息開發(fā)與利用。（2）建立網(wǎng)絡(luò)安全管理體系。在數(shù)據(jù)資源利用過程中，高職院校應(yīng)注重信息質(zhì)量，利用技術(shù)手段建立安全防護(hù)機(jī)制，彌補(bǔ)信息系統(tǒng)漏洞，提高數(shù)據(jù)庫(kù)安全性，確保相關(guān)模型分析的真實(shí)可靠。（3）引入信息化管理流程。在數(shù)據(jù)庫(kù)的管理與維護(hù)中，高職院校應(yīng)引入信息化流程，通過檢索、收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編研等功能，打造自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，以挖掘大數(shù)據(jù)資源，提高大數(shù)據(jù)分析與利用效率。（4）完善數(shù)據(jù)處理與開發(fā)體系。立足高職院校以及社會(huì)發(fā)展需求，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)開發(fā)，形成具有指導(dǎo)意義的信息模型，為相關(guān)發(fā)展決策提供依據(jù)，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。

5加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平

在信息時(shí)代，高職院校的人事檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)型的過程中，對(duì)人才的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此，打造專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍是高職院校提高人事檔案信息化管理水平的必然選擇。在傳統(tǒng)檔案管理模式中的管理人員，不僅從技術(shù)層面難以適應(yīng)信息化管理環(huán)境，在思想認(rèn)識(shí)層面也缺乏服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致高職院校的人事檔案管理難以建立完善、主動(dòng)的服務(wù)體系。因此，高職院校要依托信息化檔案管理轉(zhuǎn)型的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)對(duì)專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。（1）培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。完整、真實(shí)、系統(tǒng)、安全是人事檔案質(zhì)量的基本要求，而要想達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)，需要管理人員具備良好的職業(yè)道德。因此，在人才培養(yǎng)中，高職院校應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案管理的基本要求對(duì)其職業(yè)責(zé)任建立標(biāo)準(zhǔn)，通過思想政治教育，提升其職業(yè)道德水平，以負(fù)責(zé)任的態(tài)度參與到檔案管理工作中來。（2）培養(yǎng)管理人員的團(tuán)隊(duì)合作精神。隨著檔案資源的開發(fā)，高職院校人事檔案的利用率也不斷提高，而在信息化管理模式下，每一個(gè)管理人員都應(yīng)該在履行自身職責(zé)的同時(shí)，兼顧整體管理效果，并通過團(tuán)隊(duì)合作不斷完善檔案服務(wù)體系?；诖?，高職院校應(yīng)加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)，利用團(tuán)隊(duì)合作優(yōu)化檔案管理模式。（3）加強(qiáng)信息化管理技術(shù)技能的訓(xùn)練。高職院校應(yīng)依托當(dāng)前信息化檔案管理平臺(tái)，為管理人員提供技術(shù)技能訓(xùn)練指導(dǎo)，例如結(jié)合專門的檔案管理軟件為管理人員設(shè)計(jì)技術(shù)培養(yǎng)方案，提高其軟件操作能力，有效利用軟件功能，降低檔案管理的失誤率。（4）提高管理人員的服務(wù)意識(shí)與服務(wù)能力。檔案管理本身具有濃厚的服務(wù)色彩，因此，高職院校在人才培養(yǎng)中，應(yīng)立足檔案管理的服務(wù)功能，對(duì)管理人員的思想觀念進(jìn)行引導(dǎo)，打破傳統(tǒng)管理理念的局限，從服務(wù)角度重新定位人事檔案管理工作；結(jié)合學(xué)校自身發(fā)展需要，將人事檔案服務(wù)納入教育教學(xué)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，并在實(shí)踐中驅(qū)動(dòng)管理人員改善服務(wù)；利用績(jī)效評(píng)價(jià)評(píng)估社會(huì)性服務(wù)體系建設(shè)效果，檢驗(yàn)管理人員的服務(wù)能力，并體現(xiàn)高職院校人事檔案管理的社會(huì)服務(wù)職能。

6結(jié)束語

在信息時(shí)代，高職院校的人事檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。無論是從自身發(fā)展，還是從社會(huì)服務(wù)的角度，高職院校都應(yīng)該立足人事檔案價(jià)值，構(gòu)建信息化管理體系，并從轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)、優(yōu)化模式、構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)、搭建平臺(tái)、培養(yǎng)人才等角度提高人事檔案管理質(zhì)量，進(jìn)而為高職院校自身建設(shè)以及社會(huì)發(fā)展提供充分的檔案支持。

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［4］左遠(yuǎn)鵬.淺談高職院校人事檔案管理的問題與對(duì)策［J］.北方經(jīng)貿(mào),2018(7):151-152.

作者：聶化晶 單位：山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院泰安校區(qū)