人力資源管理中人事檔案管理作用分析
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【摘要】在日益激烈的市場競爭中，企業(yè)之間的競爭核心在于人才的競爭，人力資源愈發(fā)得到企業(yè)經(jīng)營管理者的重視，要想優(yōu)化人力資源管理，其核心工作就是強(qiáng)化人事檔案管理。人事檔案管理將人才的信息集合在一起，建立真實(shí)的員工信息庫，優(yōu)化企業(yè)人才配置結(jié)構(gòu)，幫助企業(yè)摸清目前和未來一段時(shí)間的用工需求等，是企業(yè)用于人力資源管理的有力工具。但是，在企業(yè)實(shí)際的經(jīng)營過程中，人事檔案管理工作中存在一定的問題，阻礙了企業(yè)人力資源管理水平的提升?；诖?，文章分析了企業(yè)人力資源檔案管理過程中常見的問題，基于人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理工作中的重要性，提出了幾點(diǎn)優(yōu)化措施。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；人力資源管理；重要性
前言
企業(yè)現(xiàn)代化升級的過程中，企業(yè)管理者已經(jīng)認(rèn)識到了人力資源管理的重要性，而人事檔案管理又是人力資源管理工作中不可或缺的一部分，它將員工真實(shí)的信息以文字的形式記錄并呈現(xiàn)，涵蓋員工的個(gè)人情況、工作經(jīng)歷、過往職業(yè)表現(xiàn)等，因此做好檔案管理工作，能幫助企業(yè)在市場上選擇到合適的人才，拓寬人才引進(jìn)渠道，并幫助企業(yè)建立有效的人才畫像；做好人事檔案管理，還能確保企業(yè)在人才招納、培養(yǎng)及人才管理工作中有據(jù)可依?？梢哉f，人事檔案管理的水平是衡量企業(yè)人力資源管理水平的一個(gè)重要指標(biāo)。為此，本文主要研究如何提升企業(yè)的人事檔案管理水平，并提出幾點(diǎn)優(yōu)化措施。
1人力資源與人事檔案管理概述
企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，人力資源的管理統(tǒng)籌協(xié)調(diào)了人才的配置和人才的培養(yǎng)，人力資源管理的所有內(nèi)容都建立在企業(yè)發(fā)展的需求之上?；谌肆Y源管理的要求，企業(yè)人力資源部門制訂人才培養(yǎng)計(jì)劃、調(diào)度人力資源，最大限度地發(fā)揮人才的作用，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)合理的人員配置，為企業(yè)的發(fā)展提供人才支撐。同時(shí)，企業(yè)中的人力資源管理還承擔(dān)著為企業(yè)培養(yǎng)人才的責(zé)任，在企業(yè)的發(fā)展中不斷地向企業(yè)輸送新鮮的血液，為其提供源源不斷的活力。要想在激烈的市場競爭中保持一定的優(yōu)勢，首先，企業(yè)要定期對員工進(jìn)行相關(guān)知識和技能的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)為企業(yè)培養(yǎng)優(yōu)秀的人才；其次，企業(yè)在培養(yǎng)員工時(shí)，要注重培養(yǎng)員工的主觀能動性，通過思想上的引導(dǎo)增強(qiáng)員工和企業(yè)之間的凝聚力。人力資源管理工作就是圍繞著“人力”和“資源”兩個(gè)方面展開工作，通過有效的手段和方式，最大限度地開發(fā)員工的潛力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展；而人事檔案管理就是在人力資源管理的基礎(chǔ)上，對所有的員工工作內(nèi)容、工作的具體情況展開有效的記錄，通過這樣的方式詳細(xì)記錄每一位員工在工作中的表現(xiàn)。管理部門通過人事檔案中記錄的信息能夠科學(xué)地判斷員工的整體素質(zhì)，同時(shí)方便人力資源部門對員工進(jìn)行綜合評定。企業(yè)中的管理層也可以通過人事檔案管理報(bào)告，對每一位員工進(jìn)行考察，從中發(fā)現(xiàn)和提拔能力較強(qiáng)的員工。
2人事檔案管理中存在的問題
2.1人事檔案存在虛假性
雖然我國企業(yè)對人事檔案管理工作越來越重視，但是在一些企業(yè)中也出現(xiàn)了員工學(xué)歷造假、工作經(jīng)驗(yàn)造假等現(xiàn)象，很多企業(yè)的人事管理檔案所記錄的信息真實(shí)性有待考證。如果企業(yè)的人事檔案信息真實(shí)性不高，那么當(dāng)企業(yè)對這一類員工進(jìn)行考察時(shí)，其人事檔案就不能為企業(yè)管理層提供可靠的依據(jù)，甚至?xí)蛊髽I(yè)做出錯誤的安排，影響企業(yè)人力資源的合理配置。要解決以上問題，就需要企業(yè)在建立員工人事檔案時(shí)，采取多種辦法保證員工信息的真實(shí)性，只有這樣，才能保證企業(yè)在篩選人才時(shí)，能夠做出正確的選擇。
2.2人事檔案記錄不全面
企業(yè)當(dāng)下的人事檔案管理工作中，存在信息記錄不全面的問題。一般來說，檔案管理工作并不簡單地表現(xiàn)在個(gè)人工作閱歷的記錄上，還包括員工在遇到實(shí)際問題和困難時(shí)是如何處理和解決的，以及在工作中取得了什么樣的成果，這些內(nèi)容都需要體現(xiàn)在企業(yè)的人事檔案中。要想做好人事檔案管理工作，需要企業(yè)的人力資源管理部門對人員信息的各個(gè)層面加強(qiáng)分類、記錄、存儲及分析，使企業(yè)管理層可以通過檔案內(nèi)容快速地了解員工的個(gè)人素質(zhì)和工作能力，助力企業(yè)人力資源管理做出合理決策。
2.3人事檔案信息更新不及時(shí)
隨著社會發(fā)展節(jié)奏的加快，人力資源相關(guān)信息也快速更新，但是企業(yè)的人事檔案管理卻沒有跟上信息變化的速度，存在人事檔案信息更新不及時(shí)、新舊檔案銜接不暢等問題，此類問題的出現(xiàn)會導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理信息出現(xiàn)斷層，尤其是老員工的人力資源信息缺失、錯誤等，進(jìn)而造成企業(yè)內(nèi)任命不公平現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，企業(yè)的人事檔案管理手段比較落后，未配備先進(jìn)的信息技術(shù)系統(tǒng)，而且對于舊檔案缺乏優(yōu)化管理，這就會造成人事檔案信息查閱不便和丟失的問題。所以，在人事檔案管理的過程中，電子化的記錄方式必不可少。
3企業(yè)人事檔案管理優(yōu)化措施
3.1擴(kuò)展人事檔案信息搜集范圍
在企業(yè)內(nèi)部升職和崗位調(diào)整的過程中，參考人事檔案的信息有助于企業(yè)管理者做出正確的人事決策。管理者通過查閱人事檔案中記錄的員工個(gè)人信息、素質(zhì)能力評價(jià)及工作經(jīng)歷等，可以更全面地了解員工，挖掘員工的潛力，從而做出正確的人力資源調(diào)整決策，使得企業(yè)內(nèi)部的人力結(jié)構(gòu)變得更加合理和科學(xué)。此外，人事檔案管理還可以擴(kuò)展信息搜集的范圍，對員工的個(gè)人愛好、獲獎情況、特長、工齡等信息進(jìn)行搜集和分類，建立完善的人事檔案檔案數(shù)據(jù)庫，通過信息技術(shù)分析企業(yè)人力資源特征，幫助企業(yè)挑選合適的人才，最大限度地發(fā)揮企業(yè)人力資源的效率。
3.2加強(qiáng)對人事檔案信息的分析
企業(yè)的人力資源管理部門要善于對人事檔案中記錄的信息進(jìn)行分析和總結(jié)，利用分析結(jié)果為企業(yè)各類崗位選擇合適的人才，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理的長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)。在人事檔案管理的過程中，還要注意對員工的各類信息進(jìn)行分類管理，把握同一類別信息的共性和差異，從而準(zhǔn)確地判斷企業(yè)目前的人才使用效率和人才配置的合理性，幫助企業(yè)管理者及時(shí)地對人力資源進(jìn)行調(diào)整，充分發(fā)揮人才把控作用，優(yōu)化企業(yè)資源配置，最大限度地發(fā)揮人力資源的效率。
3.3充分利用人事檔案，制定合理的激勵政策
企業(yè)的人才管理離不開對員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，對于企業(yè)的人才，開辟廣闊的職業(yè)發(fā)展舞臺是企業(yè)留住人才的核心戰(zhàn)略，在職業(yè)規(guī)劃的過程中，要幫助員工明確發(fā)展方向，并制定科學(xué)合理的人才激勵政策，激發(fā)人才潛力和工作熱情。企業(yè)在制定人才激勵政策時(shí)，可以參考人事檔案中的內(nèi)容，根據(jù)不同崗位員工的實(shí)際情況，針對性地設(shè)置激勵措施，最大限度地調(diào)動員工工作的積極性。此外，企業(yè)人力資源管理部門要更好地分析和深度挖掘人事信息，幫助企業(yè)管理者制定出具有多樣性且目的性更強(qiáng)的激勵策略。
4結(jié)語
綜上，人力資源的核心事務(wù)是做好人事檔案管理，二者之間相輔相成。在企業(yè)發(fā)展中，建立人事檔案管理體系，優(yōu)化以往人事檔案中存在的不足，幫助企業(yè)建立科學(xué)合理的人力資源管理體系，為其選拔優(yōu)秀人才，能幫助企業(yè)在競爭激烈的市場中鎖定人力資源優(yōu)勢。
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作者：郭麗 單位：安陽縣人力資源和社會保障局
