事業(yè)單位人事檔案管理存在問題及對策

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事業(yè)單位人事檔案真實(shí)記錄了個人進(jìn)單位的途徑、學(xué)歷、思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、獎懲等多項(xiàng)內(nèi)容，同時也為組織人事部門選人用人、人才流動、職稱評聘、調(diào)資、人員退休等提供動態(tài)、真實(shí)、有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此，管好、用好事業(yè)單位人事檔案對人才結(jié)構(gòu)優(yōu)化、合理配置及事業(yè)單位發(fā)展有著重要作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

1.對人事檔案重要性認(rèn)識不夠。

人事檔案雖與我們事業(yè)單位干部職工工作和生活息息相關(guān)，但不是時刻都在發(fā)揮作用，而是在用時才想起它，不用時就不聞不問。很多人，包括些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為檔案工作好壞對本單位發(fā)展影響不大，認(rèn)為檔案管理只是保管事務(wù)性工作，不是單位主要工作，收集、整理檔案材料是輕而易舉的，誰都能干，無需多少學(xué)問，只要做到所管檔案不丟失，不泄密、能應(yīng)付外查、外調(diào)就行，從而使事業(yè)單位人事檔案管理工作處于被動的局面。

2.無專職檔案管理員，且人員流動性大。

據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，每管理一千人的檔案需配備一名專職干部，應(yīng)建立相應(yīng)干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)。對所管理檔案數(shù)量達(dá)不到千人的單位，無需建立機(jī)構(gòu)，但須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職工作人員。實(shí)際工作中，這樣的機(jī)構(gòu)不健全，檔案管理業(yè)務(wù)只是隸屬于辦公室或人事科，沒有設(shè)置專職人員管理，而是由其他人員兼任的一項(xiàng)附屬工作。因單位人員調(diào)整、調(diào)動等原因，檔案管理員一般3—5年變動一次。加之檔案管理較冗繁，事無巨細(xì)，一年到頭也干不出什么大業(yè)績，因而管理人員提拔重用機(jī)會少，社會價(jià)值和個人價(jià)值難以實(shí)現(xiàn)，是造成檔案人才流失的一原因。

3.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。

人事檔案工作是項(xiàng)業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)化程度高的工作，有自己一套完整理論、法律法規(guī)、管理方式、方法及管理要求，要想熟悉掌握人事檔案業(yè)務(wù)需一個過程。而目前大部分事業(yè)單位檔案管理人員沒經(jīng)專業(yè)、系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，即使培訓(xùn)，也只是短期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，只了解檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，對檔案管理要求、材料收集、整理、裝訂、鑒別、信息化管理等業(yè)務(wù)了解不夠深入。因大多數(shù)檔案管理員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，加之人員調(diào)整，新上任的檔案管理員沒有經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，倉促上陣，在檔案管理工作中出現(xiàn)不知從何入手、適應(yīng)期長等情況，導(dǎo)致檔案管理連貫性差。

4.材料歸檔不及時。

檔案材料收集、整理、裝訂、鑒別是檔案管理工作重要組成部分。因大部分事業(yè)單位人事檔案管理工作屬于兼職，平日工作量大、事務(wù)繁多，歸檔材料時常被擱置，等到用時才查找，時有出現(xiàn)重要資料遺失現(xiàn)象；其次，職工個人對哪些屬于歸檔材料不太了解，常把一些職稱晉升、學(xué)歷等資料拿在自已手中，造成年久丟失，影響到后來職稱評定、調(diào)資、考察考核等工作。

5.檔案室不符合標(biāo)準(zhǔn)，管理方式落后。

一是目前很多單位檔案室條件及設(shè)置不符合標(biāo)準(zhǔn)，防火、防盜、防霉、防腐蝕等防范措施也不到位，更談不上現(xiàn)代化硬件設(shè)施配備；二是相關(guān)檔案管理、轉(zhuǎn)遞、借閱、鑒別等制度不健全，很多單位人事檔案還是散頁，沒有整理裝訂，經(jīng)幾任管理員交接后，時有出現(xiàn)“有人無檔或有檔無人”等情況；第三，管理方式停留在傳統(tǒng)紙制登記、人工查找模式上，跟不上檔案服務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化要求，管理水平相對落后，嚴(yán)重制約人事檔案服務(wù)功能正常發(fā)揮。

二、事業(yè)單位人事檔案管理對策

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化意識。

各部門各事業(yè)單位，應(yīng)成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長的人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并按檔案管理要求設(shè)置機(jī)構(gòu)，配備人員，建立網(wǎng)絡(luò)，疏通渠道，構(gòu)建起一級抓一級、層層抓落實(shí)的人事檔案工作組織體系。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期聽取匯報(bào)，研究解決問題，真正把人事檔案重視起來，避免出現(xiàn)人事檔案工作“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”現(xiàn)象。

2.加大宣傳力度，提高認(rèn)識。

一是組織人事部門、檔案管理職能部門要充分發(fā)揮作用，利用網(wǎng)絡(luò)、電視、法制宣傳日（周）等途徑，大力宣傳《檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》等相關(guān)知識，提高領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案重要性認(rèn)識。二是各部門各單位也要加大對人事檔案工作目的、意義及相關(guān)業(yè)務(wù)知識宣傳力度，要讓職工群眾充分認(rèn)識人事檔案重要性，增強(qiáng)檔案意識，在填報(bào)個人信息時做到慎重如實(shí)填寫，從源頭上保證檔案材料真實(shí)性、準(zhǔn)確性；要善于借勢用力，積極營造人人重視檔案、人人關(guān)心檔案、人人維護(hù)檔案的濃厚氛圍，使廣大干部職工在了解檔案知識時，重視檔案對自己以后的工作、生活的作用，真正從思想上認(rèn)識檔案重要性。

3.加強(qiáng)檔案室建設(shè)，規(guī)范管理。

首先，各單位各部門應(yīng)增加在檔案管理方面資金及現(xiàn)代化設(shè)備投入。如計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)施投入及檔案庫房空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、加濕器和消防、監(jiān)控等“六防”措施投入，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作科學(xué)化、信息化、規(guī)范化管理。其次，各部門各事業(yè)單位要建立健全一套完整、科學(xué)、符合自身工作實(shí)際的事業(yè)單位人事檔案管理辦法及檔案利用、借閱、轉(zhuǎn)遞、保密、歸檔、鑒別等規(guī)章制度和工作流程。使檔案工作有據(jù)可依，有章可遁，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理法制化、制度化、規(guī)范化。

4.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提升人員素質(zhì)。

人事檔案管理工作具有政策性、專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)的特征，而檔案管理人員在檔案管理工作中有主導(dǎo)作用。所以提高人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)是人事檔案管理工作的保證。第一，加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)。人事檔案工作人員要充分認(rèn)識其重要性，全面貫徹落實(shí)黨十八大、十八屆三中、四中全會重要精神，始終保持高度政治敏銳性和政治責(zé)任心，嚴(yán)肅政治紀(jì)律。在人事檔案工作中實(shí)事求是、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規(guī)定，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《干部檔案工作條例》。真正做到對歷史負(fù)責(zé)，對每個干部職工負(fù)責(zé)。樹立全心全意服務(wù)意識，培養(yǎng)良好作風(fēng)和職業(yè)道德修養(yǎng)。第二，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。人事檔案工作的專業(yè)性、政策性很強(qiáng)，新時期檔案工作者須具備較強(qiáng)專業(yè)知識，擁有較強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理技能。這就要求管理人員須注重自身專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力提高，以自學(xué)或參加培訓(xùn)等方式，熟練掌握科學(xué)管理方法并運(yùn)用到工作中。隨計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷更新發(fā)展以及無紙化資源出現(xiàn)，事業(yè)單位人事檔案工作人員也要跟上時代步伐，不斷更新知識結(jié)構(gòu)來適應(yīng)人事檔案管理需要。同時積極探索新管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利資源。第三，強(qiáng)化服務(wù)意識，提升服務(wù)水平。檔案管理工作單一、冗繁、枯燥，要求工作者要能靜下心、沉下身，端正工作態(tài)度，樹立“工作就是服務(wù)”的觀念，把“我服務(wù)我快樂”作為工作出發(fā)點(diǎn)和歸宿，并結(jié)合新形勢下對檔案工作的要求，繼續(xù)發(fā)揚(yáng)吃苦耐勞革命傳統(tǒng)，不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，提升服務(wù)質(zhì)量，使原本枯燥的工作變得有色彩。

5.加強(qiáng)監(jiān)督檢查，建立檔案管理長效機(jī)制。

組織人事部門和檔案職能部門充分發(fā)揮其管理部門監(jiān)督作用，定期對各單位人事檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查。同時結(jié)合實(shí)際，建立一套行之有效的獎懲及激勵機(jī)制，對那些為檔案工作做出貢獻(xiàn)的同志，應(yīng)給予表揚(yáng)和獎勵；對失職者，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予批評教育直至紀(jì)律處分。鼓勵各部門、各單位爭創(chuàng)“AAA”級檔案管理單位，以促進(jìn)檔案管理水平持續(xù)、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展。總之，管好、用好事業(yè)單位人事檔案關(guān)系到事業(yè)單位每位干部職工切身利益，對事業(yè)單位發(fā)展也有十分重要的意義。在新歷史條件下，應(yīng)緊跟時展要求，采取積極有效措施，不斷提高檔案管理員專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)水平，建立健全檔案管理及監(jiān)管機(jī)制，積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式，不斷優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度，促進(jìn)社會和諧健康發(fā)展。

作者：王梅 單位：戶縣城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)基金管理中心