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摘要:
作為重要的企業(yè)人力資源管理組成部分,企業(yè)人事檔案管理中企業(yè)正常運營中具有十分重要的作用。隨著社會的發(fā)展和經(jīng)濟的進步,我們切切實實的步入了信息時代,在這種大背景下,人事檔案中的資料信息越來越成為寶貴的企業(yè)信息資源,在企業(yè)人力資源管理中發(fā)揮著越來越大的作用。本文將對認識檔案管理在人力資源管理的作用進行研究分析,以期給相關(guān)研究者以有益借鑒。
關(guān)鍵詞:企業(yè);人事檔案管理;人力資源管理;作用
一、人力資源管理與人事檔案管理
1.1人力資源管理
所謂人力資源管理是指在企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下,通過科學(xué)方法的運用,以人力資源戰(zhàn)略和規(guī)劃分析為基礎(chǔ),對企業(yè)的人力資源進行配置、考核、規(guī)范等工作,以實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)和員工的價值。通常情況下,人力資源管理工作包含了培訓(xùn)與開發(fā)、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。
1.2人事檔案管理
人事檔案是在人事活動中形成,主要是記錄員工個人、家庭以及工作情況,其內(nèi)容可以反映一個人的經(jīng)歷和品行,并以個人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案的實體管理主要包含檔案的收集、鑒定等,人事檔案的管理工作是對人事檔案的實體管理,并對人事檔案信息進行適當(dāng)?shù)睦煤烷_發(fā)。1.3人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯(lián)系,人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分,其可以促進人力資源管理活動的順利開展,通常情況下,企業(yè)可以通過人事檔案來查找員工的具體資料,了解每個員工的情況。而人事檔案則記錄了每個員工的資料,是承載員工各項信息的載體,人力資源管理的各項活動也是人事檔案內(nèi)容的主要來源,兩者之間是相互依賴的關(guān)系。
二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用
人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進行分析。
2.1提高企業(yè)內(nèi)外部員工的整體質(zhì)量
企業(yè)內(nèi)部的人力資源招聘工作主要包含了內(nèi)部招聘和外部招聘兩個方面,內(nèi)部招聘主要是從企業(yè)內(nèi)部員工中招聘選擇所需人才,外部招聘是從社會和高校招聘企業(yè)需要的人才。但是在企業(yè)內(nèi)部員工招聘中,經(jīng)常會出現(xiàn)企業(yè)員工不管應(yīng)聘人員的專業(yè)和資質(zhì),隨意招聘自己老鄉(xiāng)和校友的情況,這在很大程度上降低了企業(yè)員工的整體素質(zhì),影響了企業(yè)的內(nèi)部管理。但是企業(yè)通過人事檔案管理工作,可以對員工的檔案資料進行統(tǒng)一的分析,以合理安排人事招聘人員,避免任用與招聘地區(qū)和高校相關(guān)的員工,以保障企業(yè)員工的質(zhì)量。除此之外,在實施企業(yè)內(nèi)部招聘時,企業(yè)還應(yīng)該分析員工的檔案資料,以為內(nèi)部員工的選拔提供重要依據(jù)。
2.2幫助企業(yè)進行人力資源規(guī)劃
人事檔案中包含了企業(yè)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)、人才水平以及人才數(shù)量等方面的信息資料,通過人事檔案的整理工作,可以為企業(yè)分類企業(yè)人才,幫助企業(yè)了解人類資源的存量和具體信息。比如,人事檔案管理部門對企業(yè)內(nèi)部員工退休和流動情況的分析,可以讓企業(yè)人力資源管理工作及時把握企業(yè)的人才流動情況,以為企業(yè)的未來發(fā)展提供重要的參考信息。由此可見,人事檔案管理工作可以幫助企業(yè)更好的規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部人力資源,促進企業(yè)未來更好的發(fā)展。
2.3幫助企業(yè)更針對性的實施培訓(xùn)
員工培訓(xùn)是企業(yè)內(nèi)部運行的重要組成部分,企業(yè)要想讓員工培訓(xùn)獲得所需的效果,就必須了解每個員工的工作需要,以提高員工培訓(xùn)的針對性。為此,通過人事檔案管理工作,企業(yè)可以了解每個員工的教育背景、年齡等,對于年輕的企業(yè)員工,企業(yè)可以對其進行新知識的培訓(xùn),對于年齡較大的員工,對知識培訓(xùn)的抵觸情緒較大,對此,企業(yè)可以對其進行健康保健培訓(xùn),以充分調(diào)動他們的工作積極性。
2.4促進企業(yè)跨地域文化管理
企業(yè)員工來自不同的地域,會給企業(yè)帶來不同的地域文化,為此,在企業(yè)管理中,企業(yè)應(yīng)該注意了解和分析每個員工的地域文化,促進企業(yè)跨地域文化的管理,幫助企業(yè)員工之間相互了解,避免出現(xiàn)文化沖突。人事檔案管理工作可以對員工的工作經(jīng)歷和籍貫等進行分類,相關(guān)工作人員可以對每個員工的文化特質(zhì)進行分析,并對員工在未來工作中可能遇到的沖突問題進行預(yù)測,提出解決方案。比如,企業(yè)可以安排不同文化背景的員工進行溝通合作,讓他們在工作中加強溝通,促進員工與員工之間的合作,提高企業(yè)的內(nèi)部凝聚力。
2.5對員工采取有針對性的激勵手段
員工的檔案內(nèi)容,可以幫助企業(yè)人力資源管理工作者詳細了解每個企業(yè)員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現(xiàn)的需求。也就是說,每個人都有自身的不同需求,不同的人對自身的需求層次也各不相同,對企業(yè)來說,只有通過對員工檔案資料的詳細分析,才能了解每個員工的現(xiàn)實需要,以更有針對性的采取各種激勵手段,激發(fā)員工的工作熱情。
結(jié)語:
人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中有著十分重要的作用,其中人事檔案管理資料的價值主要體現(xiàn)在檔案的具體利用上,檔案管理人員通過對檔案資料的整理、分析,幫助人力資源管理部門更好的實施人力管理工作,促進企業(yè)內(nèi)部員工的工作積極性。為此,在未來的企業(yè)發(fā)展中,必須充分重視人事檔案管理工作的重要性,并通過利用各類先進的信息技術(shù),對檔案資料進行科學(xué)的歸納管理,讓人事檔案管理工作更科學(xué),以更好的促進企業(yè)的人力資源管理工作。
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作者:李穎 單位:國網(wǎng)北京市電力公司綜合服務(wù)中心