事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題淺議

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[摘要]在經濟飛速發(fā)展的背景下，科學技術發(fā)展日新月異，信息技術已遍布生活中的各個方面，事業(yè)單位要迎接的挑戰(zhàn)也日益增多，事業(yè)單位的檔案管理工作也應緊跟時代潮流，依托信息化建設為事業(yè)單位提供便利，然而在紙質檔案轉換為電子檔案的過程中，事業(yè)單位檔案信息化建設中存在許多問題。本文針對事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題及對策進行分析，以期為提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設提供指導建議。

[關鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設；管理對策

事業(yè)單位是我國經濟中的重要組成部分,在科學技術發(fā)展迅速的背景下,事業(yè)單位檔案管理工作需不斷優(yōu)化,以此來滿足并適應社會發(fā)展的需要。信息化手段的出現正為事業(yè)單位檔案管理工作提供了動力,其依托電子設備與信息技術為事業(yè)單位檔案管理工作提供便利。事業(yè)單位在檔案管理工作中充分運用信息化建設,既可以提高工作效率又可以避免紙質檔案因時間和環(huán)境因素損壞。檔案管理信息化建設可以有序地將檔案信息進行分類整理,也可以根據索引功能快速地找到想要查閱的檔案。目前,在事業(yè)單位檔案信息化建設中存在各種各樣的問題,因此,對事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題進行改進與完善,是當下事業(yè)單位檔案信息化建設中必須要完成的首要任務。

一、事業(yè)單位檔案管理工作概述

事業(yè)單位檔案管理工作,是檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用的活動,包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。傳統環(huán)境下,事業(yè)單位檔案管理工作對象主要為紙質檔案,即以紙張作為載體的一種檔案,如公文、圖紙、信札、電報、戶籍、契約、證書、書稿等。紙質檔案具有真實性、安全性、直觀性及很強的憑證效力等優(yōu)點,但也存在歸檔、立卷、裝盒等過程投入人力物力多、工作量大、占用空間大、不易查找、易損壞、無法再生等特點。比如,某事業(yè)單位在整理單位人事檔案時,需要從檔案柜里拿取某員工類別的檔案袋或者檔案盒,根據檔案袋或檔案盒里面排列的時間順序號碼,來查找相應員工的檔案資料,用完之后再根據檔案資料排列的時間順序號碼,放回檔案袋或檔案盒的某個夾層,最終將檔案袋放回檔案柜原處以便下次取用。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設必要性

檔案管理信息化是指把傳統的紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案,即上傳到電子系統或在電腦上進行登記、錄入,這樣可以讓相關管理人員脫離尋找紙質檔案的麻煩,在電腦上更快捷地找到檔案信息。首先,隨著科學技術的發(fā)展,網絡大數據的到來,使人們的生活進入信息化時代,大數據、物聯網等新技術在很多領域的成功應用,引起了社會各界的關注,同時也引發(fā)了各種各樣的新興管理方法,這就對事業(yè)單位檔案管理提出了新要求。所以,在事業(yè)單位檔案管理工作中,需要轉變傳統的思維模式與管理觀念,利用信息化技術更好地將檔案進行收集、管理、歸檔、利用,以滿足新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的新需求。其次,在信息不斷更新的時代,不管是社會群體還是事業(yè)單位都急切希望使自己的檔案管理方式更加先進、便利,他們對檔案信息化管理懷著極強的熱忱,所以事業(yè)單位檔案管理信息化建設這一措施已是大勢所趨,檔案管理信息化建設對事業(yè)單位來說是很有必要的[1]。最后,隨著我國經濟水平不斷提高,信息化發(fā)展極為迅速,事業(yè)單位檔案管理信息化建設這一舉措可以在很大程度上提高其檔案管理水平,優(yōu)化檔案管理流程。當然,信息化的發(fā)展給事業(yè)單位帶來機遇的同時,也對事業(yè)單位發(fā)出了不小的挑戰(zhàn),如事業(yè)單位在檔案信息化管理工作中,因檔案人員缺乏相關經驗,也缺少技術的支撐,嚴重影響檔案信息化工作的效率。事業(yè)單位在檔案信息上傳環(huán)節(jié)中,應實時安排相關責任人對檔案內容進行交接管理,在將檔案信息上傳至電腦系統時,檔案管理交接雙方管理人員都應在場,時刻關注其正確性避免出現失誤,如出現錯誤,及時核對解決[2]。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）基礎設施不完善

完善的配套設備是實現檔案管理信息化建設重要硬件設施。但是在我國事業(yè)單位中,隨著年限的增加,業(yè)務工作的增長,檔案的數量日益增多,給事業(yè)單位檔案的整理與保管帶來了很大壓力。事業(yè)單位的檔案大多保存在檔案柜里,隨著檔案不斷增多,檔案柜的存放局限性越來越明顯,這就體現了基礎設施的不完善嚴重影響檔案資料的保管與完整,不利于提高檔案管理人員的工作積極性[3]。事業(yè)單位配套設施達不到當代社會信息化發(fā)展的要求,落后于社會歷史長河中。

（二）資料信息安全問題

檔案信息安全問題是事業(yè)單位必須重視的基本問題。事業(yè)單位檔案管理信息化關系到單位每一個人,一旦出現信息泄露,嚴重時可能危害整個事業(yè)單位。例如,現如今為人們所熟知的、深惡痛絕的電信、網絡詐騙,他們利用一些網上的釣魚軟件,制作帶有攻擊性的病毒,利用病毒的傳染性、破壞性、潛伏性等特性,通過微信群、朋友圈等媒介以鏈接的形式進行詐騙,獲取他人信息騙得他人信任,甚至還大膽地對事業(yè)單位網站進行網絡攻擊,使事業(yè)單位網絡遭遇崩潰的危機。此外,國家相關政策的頒布與實施首先從事業(yè)單位出發(fā),事業(yè)單位相關內容的制定關系到國家機密,所以在此基礎上,檔案管理信息化存在的資料信息安全這一問題是事業(yè)單位忽視的事情。

（三）相關信息技術應用不到位

事業(yè)單位傳統的檔案管理工作由專門的人員負責,由于相關檔案管理人員對于新興的檔案信息化技術沒有足夠的認識,且技術操作不熟練,導致存在工作效率較低的問題,同時在操作過程中存在一定的錯誤率。檔案信息化的發(fā)展,需要注入一批高端人才力量,以實現我國檔案信息化建設[4]。然而,目前我國檔案管理人員對信息化技術終端并不能夠熟練應用,他們的檔案信息化意識較為薄弱,在檔案管理信息化工作中,由于技能過于生,疏導致檔案信息化工作效率較低,檔案信息化建設工作也難以順利推進。比如,某事業(yè)單位員工在檔案信息化無法熟練應用的情況下,再加上工作量的積攢、工作進度等方面的壓力,在錄入檔案信息時就會暴露出很多問題。另外,適應力與專注力是檔案管理人員必須具備的能力,但是有些事業(yè)單位對檔案人員要求較低、管理松散,這樣將會對事業(yè)單位造成不利的影響。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策

（一）完善檔案信息化基礎設施

事業(yè)單位對檔案信息化建設的實現,需要選擇合適與之相配套的基礎設施,在基礎設施的選擇購買上面,事業(yè)單位應不吝解囊。為了使檔案信息化充分體現安全性與準確性,應提升配套設施的性能。例如,某事業(yè)單位檔案管理基礎設施不完善,就會在人員錄入或上傳信息時,致使整個電子檔案信息出現不準確的情況,嚴重的話,會使檔案信息缺失,從而造成不可挽回的局面。在檔案信息化管理工作中,配套基礎設施是單位檔案管理人員必備的工具,如果基礎設施不完善那么就算人員的工作態(tài)度很端正、工作能力很突出,也無法最大化的完成檔案信息化管理工作[5]。因此,事業(yè)單位應要求檔案管理部門不斷完善基礎設施。

（二）保障檔案信息化資料信息安全

在經濟全球化、信息化的背景下,網絡環(huán)境也出現了很多問題,人們只要上網就會存在網頁瀏覽過的痕跡,一些不法分子或黑客通過IP地址就能夠快速地查找到另一個人上網的足跡,有可能出現信息泄露的事件。尤其是事業(yè)單位與國家相關政策緊密聯系在一起,關系到國家機密,這就使事業(yè)單位不得不高度重視這個問題。比如,事業(yè)單位可以通過聘請專業(yè)性、高素質及技術水平超高的人才,結合自身實際情況讓其編寫一套防盜信息安全軟件,在遇到不法分子或黑客攻擊單位網絡時,能夠及時、準確地阻止,從而發(fā)揮其保護事業(yè)單位網絡安全的作用。此外,事業(yè)單位應按照法律規(guī)章制度,對相關檔案信息管理人員進行約束。比如,事業(yè)單位可以與檔案信息管理人員簽訂保密協議,使其不得觸碰法律的界限,規(guī)范其道德行為,這樣就可以得到信息安全保密管理的加強；為了防止企事業(yè)單位信息泄露,可以以自身發(fā)展的需要為基礎,同時著眼于實際情況,以逐漸優(yōu)化與規(guī)范檔案信息化管理機制,為實現檔案信息化資料安全奠定堅實的基礎。

（三）加強檔案管理人員對檔案信息化的應用

要想實現檔案管理信息化建設,那么加強檔案管理人員對檔案信息化工作的應用是事業(yè)單位首先需要做的。事業(yè)單位對檔案信息化應用不熟練的員工,可以通過相關的培訓讓他們對檔案信息化有一定了解與認識,使其明白檔案信息化在日常工作中的重要性,在學習階段中定期對其進行考核、評定。這樣既可以使其對檔案信息化方面的知識更深層次的理解,又可以訓練他們日常工作中對業(yè)務的熟練程度,以此來培養(yǎng)知識涵養(yǎng)型人才,使他們的技術素養(yǎng)上升至一個新高度。為了使事業(yè)單位的培訓氛圍更加活躍、使檔案人員的積極性有所提高,事業(yè)單位可以變換多種培訓方式,比如,早會可以適當加入些小游戲、電子信息化指南講解、拓展訓練等。只有實現檔案信息化管理的充分應用,在一定程度上順應國家信息技術的要求,才能推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設的步伐[6]。

（四）構建高效的檔案信息化管理體系

構建科學、高效的檔案信息化管理體系,是為了保障檔案信息化管理工作的有效進行,能夠隨時隨地實現資源共享,避免虛假信息的傳播。此外,事業(yè)單位應結合實際情況制定合理、完善的檔案管理制度,將其推行并落到實處,對此,事業(yè)單位要規(guī)劃合理統一的電子檔案資料格式標準,避免出現信息轉移不便的問題。事業(yè)單位應對檔案人員嚴格管理,從工作本身到人員的工作態(tài)度,改變傳統檔案管理工作松散的現象。事業(yè)單位應時刻關注共享信息資源的動態(tài),提高單位檔案資料的應用價值。事業(yè)單位要加強檔案資料的開發(fā)和利用,比如,對適合公布的檔案進行宣傳,可以在單位內部公開宣傳的有員工風采、員工工作情況等；在單位外部可以宣傳單位優(yōu)秀團體以及相關福利等多樣化的宣傳方式。事業(yè)單位要充分發(fā)揮單位內外的監(jiān)督作用,提高檔案管理人員工作積極性,為搭建檔案管理信息化建設做出必要準備。綜上所述,在信息化發(fā)展的背景下,事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn),應信息時代發(fā)展的需要,事業(yè)單位迫切希望檔案管理信息化建設作為其支柱力量,只有跟隨時代發(fā)展的腳步,才不會落后于時代。事業(yè)單位應建立健全與自身相符合的檔案信息化建設制度,搭建一套完善的檔案信息化工作體系,加強對檔案人員檔案信息化管理的培訓學習,積極引進高技術、信息化人才與基礎設施,使事業(yè)單位的檔案管理工作在新時期取得優(yōu)異的成績。

參考文獻：

[1]董相冶.事業(yè)單位檔案管理信息化建設對策分析[J].蘭臺內外,2021(30):31-32.

[2]王瓊.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的發(fā)展措施[J].黑龍江檔案,2021(06):292-293.

[3]楊冬美.事業(yè)單位檔案管理信息化建設優(yōu)化策略探究[J].城建檔案,2021(10):33-34.

[4]劉宏.機關事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設探討[J].參花(下),2021(10):49-50.

[5]趙威.事業(yè)單位檔案管理信息化建設探討[J].辦公室業(yè)務,2021(17):74-75.

[6]范巍山.互聯網背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設研究[J].城建檔案,2021(05):37-38.

作者:傅英治 單位:泉州市園林綠化中心