事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題與措施

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摘要：隨著我國經(jīng)濟文化水平的逐漸提升，事業(yè)單位中檔案的數(shù)量逐漸的增多，事業(yè)單位工作人員的工作難度也相對增加。如今在科學技術水平不斷發(fā)展的時代，我國的檔案管理工作可以和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，開展檔案管理的信息化管理。在事業(yè)單位檔案管理工作中，做好信息化建設工作能夠增強檔案信息的應用效果。但在開展檔案管理實際工作中，會存在一些不足，基于此，本文從事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題展開論述，詳細闡述了事業(yè)單位可以采取優(yōu)化設備配置、完善配套制度、提升工作者專業(yè)水平、引進高新信息安全技術、保持建設理念的先進性這幾項措施來緩解信息化建設問題。

關鍵詞：檔案管理；信息建設；事業(yè)單位

引言

在以往的事業(yè)單位檔案管理中，由于信息技術水平有限，導致了檔案信息的管理工作效率低下，如今出現(xiàn)了檔案管理信息化建設，利用信息化管理手段，極大方便了檔案管理工作。事業(yè)單位檔案管理信息化建設是指用計算機等智能化工具代替人工操作，提高檔案實體管理效果和檔案利用服務質(zhì)量的一系列活動，開發(fā)事業(yè)單位中的檔案信息資源，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還能有效的避免保密信息資源的外漏。因此，為了提高信息化建設效果，工作者需要深入分析建設中存在的問題，并采取有效措施，推進科學、合理的檔案管理信息化建設方案，提升檔案管理的信息化水平，只有這樣才能增強事業(yè)單位檔案信息的效用，保證事業(yè)單位的檔案管理信息化建設工作順利進行。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

1.配套設備不完善配套設備是信息化建設的主要硬件支持，其完善程度直接影響著檔案管理信息化建設的落實效果。但現(xiàn)階段，政府部門對信息化建設的投入有限，導致各項硬件設施尚未配置到位，阻礙了檔案管理信息技術的正常應用。同時，在設備使用過程中，管理部門往往會忽略設備的檢修工作，造成設備長期處于不良的工作狀態(tài)，而且會縮短設備的使用壽命，使一部分硬件設備出現(xiàn)了閑置、損壞等問題，無法正常使用，這些問題如果不能得到及時的解決，就會產(chǎn)生應用設備配置不完善的問題，為事業(yè)單位的檔案管理信息化建設增添難度。此外，配套設備的不完善還會直接影響信息化系統(tǒng)軟件的穩(wěn)定性，降低工作者的信息技術使用效果，制約了檔案管理的發(fā)展。

2.配套制度不健全信息化建設中各項工作的落實離不開配套制度的支持。然而，當前事業(yè)單位的信息化建設方案缺乏詳細的規(guī)劃和設計，導致配套制度存在模糊不清、覆蓋面小等問題，降低了制度的號召力和約束力，不利于檔案管理信息化的推進。在此過程中，由于缺乏配套制度的約束，使工作者對建設工作缺乏自覺性和積極性，同時，管理者在履行自身責任和義務的過程中也難以找到相應的依據(jù)，降低了信息化建設策略的可執(zhí)行性。此外，缺少配套制度的監(jiān)督也會造成人為的失誤操作和違規(guī)操作很難得到控制，弱化信息化建設決策和落實的準確性。

3.工作者專業(yè)水平有限在事業(yè)單位的信息化建設中，工作者的專業(yè)水平在很大程度上影響著信息技術的應用效果。就目前來看，部分工作者對于檔案管理工作的認識不足，僅將其看成程序化的邊緣性工作，未了解到檔案在事業(yè)單位決策中的重要性，因此，在信息技術上缺少自我提升意識，使得各項高新信息技術難以在檔案管理工作中推行。此外，部分領導者早已適應了以往的工作狀態(tài)，沒有意識到信息化建設為工作帶來的益處，因此，對培訓工作并不重視，使工作人員獲取信息化檔案管理知識的渠道匱乏，難以及時接觸到先進的信息化管理技術，降低了檔案管理團隊的專業(yè)水平，阻礙了檔案管理信息化建設的發(fā)展。

4.信息安全難以保障由于信息技術發(fā)展的速度快，并且缺乏規(guī)范的管理制度束縛，即使檔案管理技術不斷更新也難以彌補，系統(tǒng)仍然存在著很大的漏洞，在事業(yè)單位內(nèi)部所留存的檔案中涉及到許多私密的個人信息、單位保密情況等內(nèi)容，如果信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)了安全問題，就很容易引起大量重要信息失竊，引發(fā)嚴重的信息安全事故。但是，很多事業(yè)單位在信息化建設中對系統(tǒng)程序設計的審核不嚴格，不能及時地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中潛在的信息安全風險，降低了系統(tǒng)的信息安全性。此外，事業(yè)單位對職工的信息技術操作管理比較粗放，一些涉密計算機經(jīng)常被隨意使用，很多內(nèi)部工作人員對信息技術的了解不夠深入，信息安全意識十分淡薄，使內(nèi)部重要信息很有可能由于職工的錯誤操作而被泄露出去，不法分子對這些暴露在外的信息非法利用，達到不可告人的秘密，使事業(yè)單位的利益遭到威脅，降低事業(yè)單位檔案信息化管理的效果。

5.信息化建設理念落后在事業(yè)單位信息化建設中，正確、先進的建設理念，是保證信息化建設工作準確性的重要因素。但部分單位領導者對信息化的認識不夠，并且忽略了檔案管理工作的服務性質(zhì)，因此，在信息化建設中持有被動意識，無法跟上先進的信息技術建設理念，降低了檔案管理工作的發(fā)展水平。此外，有些部門干部職工習慣于以往的工作方式，對紙質(zhì)文件具有較強的依賴性，工作理念比較傳統(tǒng)，不具備足夠的學習意識，難以順利接受當前的信息化建設理念，在信息化方面的積極性較低，不利于檔案管理信息化的發(fā)展。

6.沒有合理開發(fā)檔案信息資源事業(yè)單位檔案管理工作有極大的應用價值，但目前，我國事業(yè)單位難以將所有的檔案資源加以利用和開發(fā)，很多事業(yè)單位檔案管理人員觀念比較保守，認為檔案信息比較過時，利用價值并不高，所以沒有對這些資源進行有效的管理，更多的檔案信息資源沒有被采集，出現(xiàn)了信息不斷地被重復加工的情況。因此，一些事業(yè)單位雖然實現(xiàn)了技術上的信息化建設，但是在信息技術應用和資源開發(fā)程度上還遠遠不夠，如今很多事業(yè)單位檔案信息的質(zhì)量不高。其次，我國對于檔案信息的管理嚴格，很多的檔案信息不對外開放，如今很多事業(yè)單位建立了信息化數(shù)據(jù)庫，信息化數(shù)據(jù)庫也未能得到合理的管理和開發(fā)，由于大多數(shù)事業(yè)單位信息化建設不完善，事業(yè)單位之間無法實現(xiàn)通暢的信息交流和共享。對于現(xiàn)代信息技術來說，其最大的意義在于利用信息技術的優(yōu)勢處理好數(shù)據(jù)信息，但是，現(xiàn)階段還沒有充分地發(fā)揮出檔案管理信息化技術建設的價值。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在問題的解決措施

1.優(yōu)化設備配置為了緩解設備配置問題，奠定扎實的事業(yè)單位檔案信息化建設基礎，政府部門需要加大在硬件上的投入，并完善配套的檢修維護措施，確保各項先進信息技術能夠順利應用到檔案管理中。在設備配置上，政府部門要規(guī)劃好信息技術引進計劃，并根據(jù)信息技術的作用規(guī)律，來為各個事業(yè)單位合理配置硬件設備，同時，在安排采購工作時，選擇口碑好、規(guī)模大、資質(zhì)齊全的設備供應商，從源頭保障設備的質(zhì)量。此外，領導者還要結(jié)合硬件設備的運行規(guī)律以及檔案管理工作安排，科學規(guī)劃檢修維護方案，而且要針對設備運行中容易發(fā)生的故障，提前做出應對策略，縮短故障維修的時間，保障信息化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平。對于老舊設備，事業(yè)單位要及時進行淘汰和更新，并及時提取老舊設備的剩余價值，避免出現(xiàn)浪費，進而深入優(yōu)化信息化建設工作的效果。

2.完善配套制度配套制度作為各級職工干部共同落實事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要支持，單位應當構(gòu)建出一套完善的配套制度，使各級職工干部在履行自身責任和義務過程中能夠?qū)崿F(xiàn)有章可循、有據(jù)可依，加速推動檔案管理的信息化進程。在配套制度建設上，領導者需要先結(jié)合當前的實際情況，制定出合理的信息化建設目標，并圍繞該目標規(guī)劃出科學、詳細的建設方案，然后針對各項工作的具體落實，制定詳盡的操作規(guī)范和細則，再在此基礎上構(gòu)建一系列的配套操作管理，提高各級職工干部對建設任務的自覺性。此外，針對建設過程中的重要環(huán)節(jié)，領導者還要建立合理的獎懲機制，并將其細化到具體的操作上，增強各級職工干部對建設工作的積極性。同時，完善檢查監(jiān)督管理制度，落實定期檢查、不定期抽查等工作，使單位能夠全面掌握建設任務的完成情況，之后再將檢查評估結(jié)果計入到個人績效中，減少干部職工的失誤操作和違規(guī)操作，保障信息化建設工作的準確落實。

3.提升工作者專業(yè)水平2019年9月8日在甘肅省舉行的脫貧攻堅檔案資料規(guī)范化管理培訓會，此次培訓有13個省的工作者參與，并在培訓會上進行了交流發(fā)言。培訓圍繞信息化、“六個精準”要求等內(nèi)容展開，優(yōu)化了檔案管理工作者的信息技術水平。為了保障工作者的專業(yè)水平得以滿足信息化建設的要求，事業(yè)單位要認識到當前人力資源市場內(nèi)優(yōu)質(zhì)人才緊缺的現(xiàn)狀，并適當提高招聘標準和待遇水平，吸引更多的高素質(zhì)、高技術的信息化人才參與到檔案管理工作中，同時，根據(jù)當前信息化建設的需求，將信息技術內(nèi)容融入到考核中，確保被錄用人才具有扎實的信息技術基礎，實現(xiàn)從源頭優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)水平，弱化信息建設中的阻礙。此外，領導者還應積極組織培訓活動，定期組織相應的考核，加深其對信息化建設、檔案管理的認識，使檔案管理工作人員逐步意識到兩者的重要性，調(diào)動他們的自我提升意識，使其能夠不斷提高計算機操作能力，掌握良好的網(wǎng)絡信息化基礎知識，豐富計算機管理經(jīng)驗，學習現(xiàn)代化信息技術應用及其操作能力，樹立起終身學習的意識，使其能夠不斷滿足檔案管理信息化建設發(fā)展對管理人員素質(zhì)的客觀要求，更好的服務于事業(yè)單位檔案管理事業(yè)。事業(yè)單位檔案管理部分為非盈利單位，調(diào)動不起積極性可以建立激勵性競爭機制。

4.積極引進高新信息安全技術為了保護事業(yè)單位的信息安全，優(yōu)化信息化建設工作的效果，首先，預警工作是極其重要的因素。事業(yè)單位對于可能預見的危險性隱患防患于未然，起到預見的作用。在事業(yè)單位計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)當中，保證每個成員能夠相互協(xié)作、相互配合，降低網(wǎng)絡信息風險發(fā)生的幾率，通過防御不法分子通過惡意手段入侵，提高事業(yè)單位的網(wǎng)絡安全性。其次，事業(yè)單位應積極引進高新信息安全技術，并加以有效的推廣和落實，強化各級干部職工的信息安全意識，排除威脅檔案管理技術應用安全的因子，使檔案管理的信息化建設任務得以順利落實。例如，利用防火墻技術，實現(xiàn)信息的互聯(lián)互動，還可以通過反擊使網(wǎng)絡入侵者無法實施入侵，破壞檢測系統(tǒng)難以得逞。在信息安全技術方面，領導者要注意規(guī)范工作者的日常操作，嚴禁隨意使用涉密計算機，在主觀上落實信息安全技術。同時，領導者要及時將高新安全技術引入到事業(yè)單位的信息化檔案管理中，深入優(yōu)化檔案管理工作的安全性，為檔案信息技術提供可靠保障。例如，在甘肅省檔案管理中推行的文字材料雙層PDF、設備工程圖紙DWF或矢量化，使檔案的交接、存儲、調(diào)取等環(huán)節(jié)實現(xiàn)了規(guī)范化和信息化，全面提升了檔案的抗風險能力，深化了檔案管理信息化的落實?？傊聵I(yè)單位檔案管理工作必須做到嚴格把關，嚴守規(guī)定，將機密文件和管理資料的安全性工作落實。

5.保持建設理念的先進性在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設中，各級領導干部應當保持在理念上的先進性，深刻意識到檔案資料對于事業(yè)單位運作、決策等方面的重要作用，并了解到檔案管理工作所具備的服務功能和性質(zhì)，從主觀上積極適應當前的無紙化辦公模式，牢固樹立全局意識，配合事業(yè)單位完成信息化建設任務，使檔案管理為事業(yè)單位的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。此外，各級領導干部還要具有足夠的學習意識，時刻關注當前時代的發(fā)展，貫徹自我提升思想，構(gòu)建新的思維模式，使信息化建設工作能夠適應當前各方面形勢的變化，并及時抓住信息化改革契機，將先進的管理模式、技術引入到檔案管理中，放大信息化建設的價值。

6.對檔案信息資源進行合理開發(fā)如今，在事業(yè)單位檔案管理工作中還沒有對檔案信息資源進行充分的開發(fā)和利用，檔案資源的共享還沒有實現(xiàn)，想要實現(xiàn)檔案信息的有效共享可以從以下兩個方面來進行：首先，由于部分檔案管理信息較為保密，沒有被開發(fā)利用，還有一些檔案管理信息由于技術水平的限制也沒有被開發(fā)，不易進行共享，為了解決這個問題，可以通過網(wǎng)絡云計算工程進行，因為云計算中有龐大的數(shù)據(jù)，并且有專業(yè)水平極高的技術人員進行數(shù)據(jù)的管理，他們利用尖端的科學技術進行數(shù)據(jù)的分析和處理，能夠?qū)崿F(xiàn)和時代的同步發(fā)展，因此，可以通過云計算實現(xiàn)不同計算機網(wǎng)絡平臺的資源共享。其次，要加強對開放事業(yè)單位檔案信息的宣傳工作，做好檔案信息的報道和交流，例如，通過微信公眾平臺推出檔案館的工作性質(zhì)，檔案信息的含義、意義和現(xiàn)狀，引導人們正確的認識檔案館，科學合理的利用檔案資源。

三、結(jié)論

綜上所述，有效緩解事業(yè)單位檔案管理信息化建設中的問題，能夠提升單位檔案管理水平。作為事業(yè)單位相關管理工作人員，要充分重視檔案信息化管理建設，并不斷提高信息化管理水平，解決在檔案管理實際工作中存在的問題，要提高對信息化管理的重視程度，提升管理人員的信息技術水平，通過采取各種解決措施，可以優(yōu)化硬件設備配置、規(guī)范化各級領導職工的操作、增強工作者業(yè)務能力、保護事業(yè)單位信息安全、放大信息化建設的價值，從而推動檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展，構(gòu)建一個公正、權威的事業(yè)單位檔案管理體系，為我國檔案信息化的建設和管理奠定堅實的基礎。

參考文獻：

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[2]李欣.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].科學大眾(科學教育)，2019

[3]王麗.檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].中外企業(yè)家，2019

作者：吳曉偉 單位：甘肅省民勤縣檔案館