財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)檔案電子化管理

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【摘要】21世紀(jì)是信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代。計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行業(yè)的電子化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化過程中已充分地發(fā)揮了顯著優(yōu)勢，在會(huì)計(jì)和檔案管理行業(yè)也不例外，會(huì)計(jì)檔案電子化管理實(shí)屬大勢所趨。2015年修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確了會(huì)計(jì)電子檔案管理制度。但受限于各類會(huì)計(jì)資料的電子化程度不一、電子會(huì)計(jì)資料的文件格式不符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)和電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)發(fā)展緩慢等現(xiàn)實(shí)因素，各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位仍未廣泛實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化管理。本文對(duì)財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)檔案電子化管理的現(xiàn)狀和實(shí)施方案進(jìn)行論述和探討，希望將此作為切入點(diǎn)，推動(dòng)各行業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理實(shí)施進(jìn)程。

【關(guān)鍵詞】總預(yù)算會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)資料電子化

一、引言

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（中華人民共和國財(cái)政部 國家檔案局令第79號(hào)）第三、第七條規(guī)定，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案屬于會(huì)計(jì)檔案范疇，單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。隨著信息技術(shù)日益進(jìn)步，會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)技術(shù)的運(yùn)用日益成熟，會(huì)計(jì)核算相關(guān)業(yè)務(wù)和信息均可通過電子化途徑生成和保管（即通過會(huì)計(jì)信息化途徑開展會(huì)計(jì)核算工作）。與此同時(shí)，隨著近年發(fā)票、財(cái)政票據(jù)、合同等各類經(jīng)濟(jì)文書、憑證的電子化程度大幅提高，會(huì)計(jì)原始憑證的電子化程度得到顯著提升，為會(huì)計(jì)檔案電子化管理提供了必要的前提條件。近年隨著財(cái)政部門國庫集中收付電子化改革在全國各級(jí)財(cái)政廣泛推廣應(yīng)用，作為核算、反映以及監(jiān)督財(cái)政預(yù)算資金活動(dòng)業(yè)務(wù)的總預(yù)算會(huì)計(jì)，成為探索會(huì)計(jì)檔案電子化管理的前沿陣地。本文從財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)檔案電子化概述、現(xiàn)狀分析以及解決方案等方面，對(duì)我國財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)檔案電子化管理進(jìn)行論述和探討。財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)檔案是財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)（以下簡稱“總會(huì)計(jì)”）在核算、反映、監(jiān)督政府一般公共預(yù)算資金、政府性基金預(yù)算資金、國有資本經(jīng)營預(yù)算資金、社會(huì)保險(xiǎn)基金預(yù)算資金以及財(cái)政專戶管理資金、專用基金和代管資金等資金活動(dòng)過程中，接收或形成的,記錄和反映上述各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的、屬于歸檔范圍的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的不同類型，總預(yù)算會(huì)計(jì)檔案可以分為會(huì)計(jì)憑證（包括記賬憑證和原始憑證）、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料；按照會(huì)計(jì)核算的業(yè)務(wù)內(nèi)容劃分，總預(yù)算會(huì)計(jì)檔案可分為預(yù)算資金收入、預(yù)算資金支出、資金往來款項(xiàng)等各種業(yè)務(wù)類型。總會(huì)計(jì)檔案電子化管理，顧名思義是通過電子化的形式生成、存儲(chǔ)、保管、傳遞總會(huì)計(jì)檔案資料。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八、第九條規(guī)定，可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案，不包括具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。因此，按照規(guī)定應(yīng)永久保存的政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)政總決算、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書等會(huì)計(jì)檔案，不在本文討論范圍內(nèi)。

二、財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)檔案電子化現(xiàn)狀

近年各級(jí)政府財(cái)政部門在使用會(huì)計(jì)信息化手段開展總會(huì)計(jì)核算工作的基礎(chǔ)上，積極探索總會(huì)計(jì)檔案的電子化管理。然而，電子會(huì)計(jì)資料如果未按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求，同時(shí)滿足若干條件，并不能形成真正合法有效的電子會(huì)計(jì)檔案，并未真正實(shí)現(xiàn)總會(huì)計(jì)檔案的電子化管理。

（一）除原始憑證外的會(huì)計(jì)資料的電子化情況

除原始憑證外的各類總會(huì)計(jì)核算資料，如記賬憑證和各類會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表等，由于均是各級(jí)財(cái)政部門通過總會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)，屬于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條中的“單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料”，基本能夠滿足該條款的第一、第六項(xiàng)條件，即“形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸……不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案”。但如果未按照一定技術(shù)規(guī)范和安全管理要求對(duì)總會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)進(jìn)行改造升級(jí)，第八條中的其他幾項(xiàng)條件很難完全滿足。如未經(jīng)改造升級(jí)的總會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)無法輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)資料,無法確保經(jīng)辦、審核、審批等記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中必要程序的防篡改、防抵賴要求（紙質(zhì)的記賬憑證、賬簿和報(bào)表可以通過各環(huán)節(jié)人員加蓋個(gè)人印章確保業(yè)務(wù)的防篡改、防抵賴），無法實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的有效備份等。因此，即使各級(jí)財(cái)政部門已普遍使用總會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)開展總會(huì)計(jì)核算工作，但仍只能按相關(guān)會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范等法規(guī)制度的要求，打印紙質(zhì)記賬憑證和會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，由經(jīng)辦、審核、審批等相關(guān)崗位人員手工簽名、簽章，裝訂成冊(cè)，生成、制作符合檔案管理要求的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，隨后按相關(guān)檔案管理要求進(jìn)行歸檔、存儲(chǔ)、保管或移交等工作。

（二）總會(huì)計(jì)原始憑證的電子化情況

總會(huì)計(jì)原始憑證是指開展財(cái)政預(yù)算收入、支出、往來款項(xiàng)等日常業(yè)務(wù)工作形成的各類原始憑證。根據(jù)業(yè)務(wù)種類不同，主要包括國庫收入日?qǐng)?bào)表、一般繳款書、調(diào)庫單、更正通知書、國庫往來票據(jù)、預(yù)算單位用款計(jì)劃和直接支付申請(qǐng)表、預(yù)算撥款憑證、清算通知書和申請(qǐng)單等各類國庫集中收付業(yè)務(wù)相關(guān)的原始憑證。這些原始憑證中，部分是單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，如財(cái)政部門內(nèi)部的直接支付審批單等，其他大部分均是財(cái)政部門從外部接收的會(huì)計(jì)資料，如從國庫行接收的收入日?qǐng)?bào)表、國庫往來票據(jù)，從預(yù)算單位接收的用款計(jì)劃和直接支付申請(qǐng)表，從國庫集中收付銀行接收的清算通知書和清算申請(qǐng)單等。自2013年財(cái)政部、中國人民銀行在全國范圍啟動(dòng)國庫集中收付電子化改革以來，全國各級(jí)財(cái)政部門根據(jù)地方實(shí)際積極推進(jìn)改革工作。信息化、電子化程度較高的部分財(cái)政部門，已基本實(shí)現(xiàn)了前述包括內(nèi)部生成的以及從外部獲取的各類國庫集中收付業(yè)務(wù)的電子化改造，但仍有少量業(yè)務(wù)保留了紙質(zhì)憑證傳遞的實(shí)際工作流程。而電子化改革進(jìn)展較慢的財(cái)政部門，紙質(zhì)憑證的比例仍較高。實(shí)現(xiàn)了電子化管理的國庫集中收付業(yè)務(wù)，形成的原始電子憑證符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八、第九條要求且“附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名”，可以“僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案”；而尚未實(shí)現(xiàn)電子化的紙質(zhì)憑證業(yè)務(wù)，不滿足“僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案”全部條件，仍需按照原有流程進(jìn)行紙質(zhì)歸檔管理。

（三）各地財(cái)政總會(huì)計(jì)檔案電子化管理現(xiàn)狀

各地財(cái)政部門推進(jìn)國庫集中收付電子化改革的進(jìn)程不一，總會(huì)計(jì)檔案電子化管理的進(jìn)展也參差不齊。部分省市由于電子化程度不高或囿于沒有上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的政策引導(dǎo)和文件規(guī)定，尚未啟動(dòng)總會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作，仍沿用原有流程，將大量電子渠道生成的會(huì)計(jì)資料打印后裝訂，工作效率未得到有效提高。甚至由于按照國庫集中收付電子化改革后“誰需要誰打印”原則，原來從外部獲取的會(huì)計(jì)資料，需要由財(cái)政部門總會(huì)計(jì)工作人員自行打印，反而增加了工作量，也并未節(jié)約行政成本。部分省市地區(qū)積極探索嘗試總會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作，但由于并不是全部業(yè)務(wù)均實(shí)現(xiàn)電子化，因此仍存在數(shù)量、種類不一的紙質(zhì)憑證，需要通過拍照、掃描等途徑形成電子文件，進(jìn)行電子化存儲(chǔ)和管理。由于并未完全按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八、第九條要求，因此仍需同步保存原始紙質(zhì)憑證作為會(huì)計(jì)檔案，從而造成同一項(xiàng)業(yè)務(wù)、同一批會(huì)計(jì)檔案，電子化和紙質(zhì)模式歸檔并存的局面。這既不符合規(guī)范管理要求，也沒有真正有效提高工作效率。探索總會(huì)計(jì)檔案電子化管理的財(cái)政部門，大部分也沒有會(huì)同相關(guān)檔案管理部門出臺(tái)具體制度，明確該項(xiàng)工作的合法合規(guī)性和規(guī)范的操作流程，也沒有按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)文件規(guī)定，配置符合要求的電子檔案管理系統(tǒng)。

三、財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)檔案電子化實(shí)現(xiàn)途徑

綜上所述，為真正實(shí)現(xiàn)總預(yù)算會(huì)計(jì)檔案電子化管理，需要從以下方面加強(qiáng)規(guī)范和建設(shè)：

（一）有關(guān)部門出臺(tái)制度依據(jù)和實(shí)施規(guī)范

由財(cái)政部結(jié)合總會(huì)計(jì)制度完善和改革工作，出臺(tái)國家層面的總會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度和操作指南，明確有條件的地方財(cái)政部門可以按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及總會(huì)計(jì)制度相關(guān)規(guī)定，制定總會(huì)計(jì)檔案電子化管理實(shí)施方案和步驟，根據(jù)各地實(shí)際情況，分批、穩(wěn)妥地開展總會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作，為該項(xiàng)工作的順利實(shí)施提供制度和理論依據(jù)。另外也可以同步嘗試采用地方先行先試、摸著石頭過河的改革模式，但地方財(cái)政部門在試點(diǎn)應(yīng)用時(shí)，也應(yīng)注意及時(shí)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門研究制定相關(guān)制度，確保改革工作有政策制度加以保障。

（二）制定規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案格式國家標(biāo)準(zhǔn)

國家有關(guān)職能部門應(yīng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，同時(shí)結(jié)合會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的特殊管理要求，制定規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案格式國家標(biāo)準(zhǔn)，明確僅以電子形式保存、形成電子會(huì)計(jì)檔案的電子文件格式、元數(shù)據(jù)等格式要求。如考慮到會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)多附件、記賬憑證與原始憑證之間必然且緊密的關(guān)聯(lián)性等特點(diǎn)，建議采用數(shù)據(jù)包形式規(guī)范會(huì)計(jì)憑證電子檔案格式，通過信息技術(shù)和安全手段，將完成制單、審核等業(yè)務(wù)流程的會(huì)計(jì)憑證電子文件固化為數(shù)據(jù)包（包含記賬憑證電子文件和若干原始憑證電子文件）。該數(shù)據(jù)包將不能被分離和篡改，從而確保電子會(huì)計(jì)資料的完整性、真實(shí)性和合法性。

（三）升級(jí)改造總會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)

對(duì)現(xiàn)有總會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，建立記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表與原始電子憑證之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系；同時(shí)改造后的總會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)要求會(huì)計(jì)核算經(jīng)辦人員和審核人員能夠使用數(shù)字證書電子簽名等信息安全技術(shù)，對(duì)通過總會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)生成的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表進(jìn)行制單、審核、審批等業(yè)務(wù)操作，確?？倳?huì)計(jì)核算系統(tǒng)生成的電子會(huì)計(jì)資料能夠長期安全保存、不被篡改，各崗位人員職責(zé)清晰；也能夠向會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)移交符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的電子會(huì)計(jì)資料，并建立移交前的電子會(huì)計(jì)資料備份制度。

（四）實(shí)現(xiàn)國庫集中收付全業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)電子化

各級(jí)財(cái)政部門也應(yīng)該嚴(yán)格按照財(cái)政部、中國人民銀行統(tǒng)一制定的國庫集中收付電子化報(bào)文規(guī)范和接口標(biāo)準(zhǔn)，繼續(xù)推進(jìn)和拓展國庫集中收付電子化管理改革的深度和廣度，突破業(yè)務(wù)和技術(shù)壁壘，重點(diǎn)改造尚未電子化的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。通過使用符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的電子憑證，取消紙質(zhì)憑證流轉(zhuǎn)，真正實(shí)現(xiàn)國庫集中收付業(yè)務(wù)全流程電子化。只有實(shí)現(xiàn)了總會(huì)計(jì)核算所需的全部原始憑證電子化，才能最終實(shí)現(xiàn)總預(yù)算會(huì)計(jì)檔案電子化。

（五）建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

各級(jí)財(cái)政部門應(yīng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等規(guī)定，建設(shè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，并與總會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)有效對(duì)接，接收總會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)移交的電子總會(huì)計(jì)資料，對(duì)電子總會(huì)計(jì)資料進(jìn)行歸檔、編目、管理等檔案管理相關(guān)操作。同時(shí)還應(yīng)能夠滿足總會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、內(nèi)外部監(jiān)督檢查審計(jì)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)歸檔后的總會(huì)計(jì)檔案的實(shí)時(shí)調(diào)閱、查詢功能。

（六）培養(yǎng)提高相關(guān)人員素質(zhì)

財(cái)政部門總會(huì)計(jì)崗位相關(guān)工作人員是電子總會(huì)計(jì)資料和檔案的收集、形成者，總會(huì)計(jì)資料和檔案的電子化管理，除需要總會(huì)計(jì)人員在具備總會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能之外，還應(yīng)掌握相應(yīng)的信息技術(shù)和電子檔案管理知識(shí)，熟練使用總會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)收集、生成和應(yīng)用電子會(huì)計(jì)資料，并向檔案管理部門移交電子總會(huì)計(jì)檔案；同時(shí)也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)政部門檔案管理相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)既精通檔案管理，又懂信息技術(shù)和會(huì)計(jì)管理的綜合型檔案管理人才，掌握相應(yīng)的軟件運(yùn)用方法與數(shù)據(jù)管理方法，能夠適應(yīng)檔案管理電子化的需求。

（七）提高電子總會(huì)計(jì)檔案的使用效率

總會(huì)計(jì)的核算目標(biāo)是向會(huì)計(jì)信息使用者提供政府財(cái)政預(yù)算執(zhí)行情況、財(cái)務(wù)狀況等會(huì)計(jì)信息，反映政府財(cái)政受托責(zé)任履行情況。總會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)信息使用者包括人民代表大會(huì)、政府財(cái)政部門和其他相關(guān)部門以及其他會(huì)計(jì)信息使用者?？倳?huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理后，總會(huì)計(jì)信息的使用者要相應(yīng)改變總會(huì)計(jì)信息的獲取、使用方式，通過信息化手段調(diào)用、分析報(bào)表、賬簿、憑證等各類總會(huì)計(jì)信息，提高電子總會(huì)計(jì)檔案的使用效率。

四、結(jié)語

會(huì)計(jì)檔案電子化管理是信息化時(shí)代背景下提升會(huì)計(jì)和檔案管理工作效能的必然發(fā)展方向，有別于企事業(yè)單位會(huì)計(jì)憑證來源的多樣性和復(fù)雜性，財(cái)政部門應(yīng)充分利用總預(yù)算會(huì)計(jì)核算的憑證來源較為簡單、規(guī)范、電子化程度高等先發(fā)優(yōu)勢，以實(shí)施財(cái)政核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)為契機(jī)，探索制訂相關(guān)管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，升級(jí)改造完善信息系統(tǒng)，培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才等，夯實(shí)總預(yù)算會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作基礎(chǔ)，進(jìn)而推動(dòng)全社會(huì)各行業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理實(shí)施進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

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作者：劉涓 單位：上海市注冊(cè)會(huì)計(jì)師服務(wù)中心