事業(yè)單位檔案管理工作知識(shí)管理實(shí)踐

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摘要：文章深入研究了檔案管理與知識(shí)管理的概念以及兩者之間的關(guān)系，并結(jié)合事業(yè)單位管理要點(diǎn)，從知識(shí)管理來(lái)源及需求、知識(shí)管理組織架構(gòu)、知識(shí)共享與應(yīng)用、知識(shí)管理評(píng)價(jià)等方面闡述知識(shí)管理的要點(diǎn)，以期構(gòu)建事業(yè)單位知識(shí)管理體系，為事業(yè)單位管理決策和發(fā)展提供有益思考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；知識(shí)管理

檔案是企事業(yè)單位重要的知識(shí)資源，是各項(xiàng)業(yè)務(wù)、管理工作實(shí)施的證明文件，同時(shí)也是知識(shí)共享不可或缺的重要組成部分。開(kāi)發(fā)檔案中的知識(shí)，不僅能夠發(fā)現(xiàn)企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中存在的問(wèn)題，還能夠總結(jié)、挖掘、積累單位業(yè)務(wù)開(kāi)展、經(jīng)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和傳承。因此，作為事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案管理工作形成清醒的認(rèn)識(shí)，將檔案管理與知識(shí)管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，并融入檔案管理工作中，不斷提升檔案管理工作價(jià)值，為單位發(fā)展夯實(shí)知識(shí)基礎(chǔ)[1]。

一、知識(shí)管理與檔案管理概述

（一）知識(shí)管理在檔案管理工作中，知識(shí)管理是以發(fā)展創(chuàng)新能力和提高核心競(jìng)爭(zhēng)力為目的，對(duì)知識(shí)資源的有效開(kāi)放和利用。根據(jù)知識(shí)管理理論，知識(shí)可分為顯性知識(shí)與隱性知識(shí)，顯性知識(shí)是一種形式化的知識(shí)，經(jīng)編碼后可通過(guò)文字、語(yǔ)言、圖像等形式展示和表達(dá)，且能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)；隱性知識(shí)是非結(jié)構(gòu)化的知識(shí)，突出表現(xiàn)為零散、無(wú)法直接適應(yīng)文字、語(yǔ)言、圖像展示，且難以交流和掌握。在檔案管理工作中實(shí)施知識(shí)管理，其主要目的是挖掘隱性知識(shí)，使隱性知識(shí)成為顯性知識(shí)，促進(jìn)兩者相互轉(zhuǎn)換，為知識(shí)共享、培訓(xùn)、創(chuàng)新奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。當(dāng)前，隨著檔案管理信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，越來(lái)越多的事業(yè)單位檔案管理工作者逐漸從傳統(tǒng)的檔案管理工作中脫離出來(lái)，并逐漸走向知識(shí)管理法制，管理的對(duì)象不僅僅是檔案實(shí)體，而是由靜態(tài)的檔案歸檔保存向檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，主要工作是挖掘檔案中的隱性知識(shí)，加速隱性知識(shí)的“顯化”，為單位經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)提供知識(shí)服務(wù)。

（二）檔案管理檔案管理是對(duì)事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)走直接形成的原始記錄進(jìn)行整理、保存、歸檔等工作，其內(nèi)部包括招投標(biāo)資源、行政管理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、黨群資料等。檔案管理不僅包括單位發(fā)展歷史，還記載了單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成和積累的知識(shí)。文件的價(jià)值體現(xiàn)在單位的各項(xiàng)活動(dòng)中直接或間接體現(xiàn)的信息支持、管理控制和證據(jù)力等作用。檔案作為經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐活動(dòng)的最為完整的信息記錄，具有重要的信息價(jià)值。同時(shí)，檔案管理作為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的結(jié)果，是信息記錄、存儲(chǔ)、傳遞的過(guò)程，其重要價(jià)值體現(xiàn)為單位知識(shí)資源的載體。因此，知識(shí)管理的最終目的是將隱性的知識(shí)“顯化”，通過(guò)隱性知識(shí)的挖掘、開(kāi)發(fā)、整理和傳遞，達(dá)到提高單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)能力的目的。

二、知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系研究

檔案管理與知識(shí)管理是相輔相成的關(guān)系，兩者缺一不可，其內(nèi)在關(guān)系主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

（一）檔案管理是知識(shí)管理的基礎(chǔ)基于檔案管理信息的知識(shí)庫(kù)包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)、技術(shù)資源、規(guī)程規(guī)范等內(nèi)容，其中，大部分內(nèi)容經(jīng)檔案管理部門接收、梳理、歸檔和保管，屬于檔案管理部門的管理內(nèi)容。由于檔案管理屬于不可逆的管理過(guò)程，如管理不當(dāng)將造成管理檔案的丟失，即造成知識(shí)的流失，進(jìn)而影響檔案知識(shí)挖掘、開(kāi)發(fā)和利用，因此，加強(qiáng)檔案收集管理工作，尤其是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的檔案收集與整理，包括合同、投標(biāo)文件、施工技術(shù)資源、工程設(shè)計(jì)變更資料等，將全過(guò)程檔案資料納入檔案管理范疇，強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)資料的統(tǒng)一管理，防止出現(xiàn)隱性知識(shí)丟失的情況，客觀記錄各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程和結(jié)果，才能夯實(shí)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。

（二）知識(shí)管理提升檔案管理價(jià)值在檔案管理工作中實(shí)施知識(shí)管理，通過(guò)挖掘業(yè)務(wù)、行政管理工作形成檔案中的價(jià)值，發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)勢(shì)，能夠形成單位的知識(shí)寶庫(kù)，挖掘、吸收、借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的創(chuàng)造、知識(shí)共享和知識(shí)應(yīng)用，促進(jìn)發(fā)展中形成的知識(shí)直接應(yīng)用于價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)中。因此，基于知識(shí)管理的檔案管理活動(dòng)更體現(xiàn)其價(jià)值，而不是局限于檔案實(shí)體的保存、保管活動(dòng)。為實(shí)現(xiàn)檔案管理知識(shí)化，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)一步加大檔案編研力度，通過(guò)知識(shí)挖掘，整合、提取、分析、歸納知識(shí)要素，將隱性知識(shí)以直觀化、形象化、具體化的形式展示，以高效、優(yōu)質(zhì)的知識(shí)獲得單位的認(rèn)可和支持。

三、檔案管理工作中知識(shí)管理與實(shí)踐

（一）檔案知識(shí)來(lái)源及需求在單位行政管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，知識(shí)多以隱性知識(shí)存在，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合不同部門不同知識(shí)管理需求來(lái)挖掘檔案中的隱性知識(shí)。例如，在漳州市龍文區(qū)風(fēng)景名勝區(qū)等檔案管理過(guò)程中，園林植物栽植、養(yǎng)護(hù)管理經(jīng)驗(yàn)，深入研究植物病蟲(chóng)害防治經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合區(qū)域性病蟲(chóng)害發(fā)生規(guī)律，采用人工防治、藥物防治等措施的檔案記錄和保存，都為該單位開(kāi)展園林植物養(yǎng)護(hù)管理提供有益借鑒。在風(fēng)景名勝區(qū)景觀提質(zhì)改造工程項(xiàng)目中，又可根據(jù)承包單位、分包單位近年來(lái)承建項(xiàng)目類型、合同金額、承建工程獲獎(jiǎng)情況、糾紛索賠等，建立優(yōu)質(zhì)承包單位名錄，為承包單位的選擇提供有效依據(jù)。在項(xiàng)目成本控制方面，通過(guò)分析已完工項(xiàng)目、在建項(xiàng)目費(fèi)用支出情況，分析苗木價(jià)格波動(dòng)、技術(shù)方案選擇、新材料應(yīng)用等對(duì)項(xiàng)目成本的影響，分析項(xiàng)目成本超支情況和原因，為項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理工作提供有效的指導(dǎo)和參考。由此可見(jiàn)，檔案知識(shí)管理是一項(xiàng)專業(yè)化工作，不僅要求檔案管理人員具備檔案管理知識(shí)，還需要了解人力資源、財(cái)務(wù)、專業(yè)技術(shù)、質(zhì)量管理、安全管理、采購(gòu)等專業(yè)知識(shí)，因此，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門、職能部門、項(xiàng)目組合作，調(diào)研各部門知識(shí)管理需求[3]。

（二）知識(shí)管理組織架構(gòu)由于檔案管理中的知識(shí)具有專業(yè)性、復(fù)雜性，且檔案資料一般以各部門資料報(bào)送形式歸檔，不利于知識(shí)挖掘。針對(duì)該問(wèn)題，相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)知識(shí)管理架構(gòu)調(diào)整，以檔案管理部門為主導(dǎo)，形成以專項(xiàng)項(xiàng)目為核心的三維矩陣式知識(shí)管理中心，為項(xiàng)目決策管理提供支持。例如，在日常管理中，各部門、檔案管理部門保持原職能、組織結(jié)構(gòu)運(yùn)作，但在風(fēng)景名勝區(qū)實(shí)施提質(zhì)改造工程過(guò)程中，則可獨(dú)立成立項(xiàng)目組，并建立專職崗位負(fù)責(zé)各類數(shù)據(jù)、信息的分類報(bào)送、歸檔、移交等工作，將項(xiàng)目中相關(guān)知識(shí)以電子文檔、視頻、圖片、紙質(zhì)文檔等形式報(bào)送信息管理和檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)各類信息的收集和分類存儲(chǔ)，減少檔案資料報(bào)送層級(jí)，提高信息傳遞速度，降低檔案管理部門工作量，提高檔案管理人員知識(shí)挖掘的效率[4]。

（三）檔案知識(shí)共享與應(yīng)用通過(guò)收集、整理、總結(jié)單位顯性、隱性知識(shí)，研究在建景觀工程項(xiàng)目與已完成項(xiàng)目之間的聯(lián)系，并整理形成圖表、文本，基于單位信息化平臺(tái)（如OA平臺(tái)、知識(shí)管理系統(tǒng)等），建立健全單位檔案知識(shí)庫(kù)，并結(jié)合各類知識(shí)關(guān)鍵要點(diǎn)提煉知識(shí)描述，單位各部門可通過(guò)檢索知識(shí)類別、知識(shí)描述等方式，了解關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用情況、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)超預(yù)算原因分析及控制要點(diǎn)等內(nèi)容。在風(fēng)景名勝區(qū)各業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中，檔案管理部門應(yīng)積極參與到單位重點(diǎn)工作中，根據(jù)各類工程項(xiàng)目管理情況，結(jié)合已完成項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，分別從進(jìn)度、質(zhì)量、成本控制和安全管理等方面形成分析報(bào)告，并通過(guò)與項(xiàng)目組、管理人員、技術(shù)人員溝通，了解項(xiàng)目管理偏差原因，為項(xiàng)目管理工作和決策提供直觀化、可量化的參考依據(jù)。此外，除挖掘隱性知識(shí)外，結(jié)合單位特點(diǎn)，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)積極梳理各類技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)等應(yīng)用情況，形成單位施工技術(shù)體系，闡明各類技術(shù)適用條件、應(yīng)用優(yōu)勢(shì)、不足和控制要點(diǎn)，可用于項(xiàng)目技術(shù)管理和員工培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和傳承。

（四）以項(xiàng)目為核心的知識(shí)管理評(píng)價(jià)檔案管理工作中知識(shí)挖掘是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，是各部門協(xié)作的結(jié)果，涉及信息技術(shù)、施工技術(shù)、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理等專業(yè)知識(shí)。為保障單位知識(shí)管理工作有序開(kāi)展，強(qiáng)化檔案管理部門開(kāi)展知識(shí)管理的積極性，督促各部門密切配合協(xié)調(diào)檔案管理部門知識(shí)挖掘工作，應(yīng)以項(xiàng)目管理成效為導(dǎo)向，通過(guò)項(xiàng)目組管理者評(píng)價(jià)、效果評(píng)估等方式，建立可量化的知識(shí)管理評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)檔案知識(shí)管理情況進(jìn)行測(cè)度，推動(dòng)檔案管理工作專業(yè)化、體系化發(fā)展。綜上所述，檔案管理部門應(yīng)以服務(wù)單位發(fā)展為導(dǎo)向，加強(qiáng)與各部門溝通協(xié)調(diào)，深入挖掘單位內(nèi)部行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、項(xiàng)目管理和實(shí)施過(guò)程中的顯性、隱性知識(shí)，并形成知識(shí)管理成果，服務(wù)于單位決策、行政管理、教育培訓(xùn)等方面，建立系統(tǒng)性的知識(shí)體系，為單位發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊杰.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探討[J].中外企業(yè)家,2020(02):139.

[2]張麗.知識(shí)管理對(duì)事業(yè)單位檔案管理的啟示[J].農(nóng)家參謀,2017(24):243.

[3]門勝偉.知識(shí)管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].人才資源開(kāi)發(fā),2017(12):77-78.

[4]劉素云.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(07):31+66.

作者：唐瑋 單位：福建省漳州市龍文區(qū)風(fēng)景名勝區(qū)服務(wù)中心