事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析
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1.1事業(yè)單位對檔案管理工作的重視度不夠
在事業(yè)單位檔案中儲存著大量重要信息，與事業(yè)單位的工作發(fā)展有著千絲萬縷的聯(lián)系。如單位員工的身份背景、工作流程的詳細(xì)記錄等，檔案管理工作一旦疏漏，就會發(fā)生一些數(shù)據(jù)泄露、個人隱私被侵犯等嚴(yán)重后果。所以，檔案管理對于事業(yè)單位來講絕對是至關(guān)重要的，需要事業(yè)單位以及檔案管理工作人員對該工作加以高度重視。但是實際上，情況卻不盡如人意。由于再完美的檔案管理工作也不能給事業(yè)單位帶來任何實質(zhì)上的效益，所以大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者也存在輕視檔案管理工作的現(xiàn)象，這種消極態(tài)度也會影響到下級員工，包括檔案管理工作的直接實施者———檔案管理人員。許多檔案管理人員還沒有認(rèn)識到檔案管理工作對事業(yè)單位的重要意義，將檔案管理工作單純的看成一份對檔案文件進(jìn)行整理與保管的工作，再加上受上級領(lǐng)導(dǎo)的消極態(tài)度影響，檔案管理人員很難對工作付出努力，導(dǎo)致檔案管理工作始終處于一種得過且過的狀態(tài)，員工們不能按時進(jìn)行相關(guān)檔案記錄工作，拖延工作時間，最后越積越多，只能一帶而過，致使檔案不完整，影響他人查閱檔案的查閱效果。
1.2檔案管理模式落后、設(shè)備老舊
大部分檔案管理部門仍舊以賬目記錄、書本記載為主要方法，以傳統(tǒng)的檔案管理模式低效運營著。隨著科技的進(jìn)步與信息化時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法將如此巨大的信息量快捷、有效地存入檔案庫中。同時，由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作不夠重視，不能及時更換檔案管理工作需要的新設(shè)備，很大程度上限制了檔案管理員的檔案數(shù)據(jù)記錄速度以及檔案查閱的效率。
1.3檔案管理人員的專業(yè)知識與職業(yè)素養(yǎng)不夠
檔案管理工作看似容易，但實際工作中高效的檔案管理工作是基于專業(yè)的檔案管理知識和不凡的職業(yè)素養(yǎng)。但是大多數(shù)檔案管理部門都認(rèn)為這項工作非常簡單，只要工作態(tài)度端正一些、工作效率高一些就可以完成的很好，致使大部分員工對專業(yè)知識的研究、職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)方面都遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到信息化檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。實際工作中，一些員工缺乏專業(yè)知識，沒能掌握專業(yè)的檔案管理技術(shù)，甚至不能很好地完成一些基礎(chǔ)工作項目，致使檔案管理工作效率低下，工作業(yè)績也不盡如人意;還有一些員工缺乏職業(yè)素養(yǎng)，工作穩(wěn)定性差，以至于出現(xiàn)員工突然辭職甚至是檔案數(shù)據(jù)泄露的現(xiàn)象，對事業(yè)單位來講是一個不小的安全隱患。
2完善事業(yè)單位檔案管理工作的對策
根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)完善檔案管理工作，著重抓好針對檔案管理工作現(xiàn)狀的以下幾點對策:
2.1提高員工對檔案管理工作的理解認(rèn)識、專業(yè)知識與職業(yè)素養(yǎng)
我國政府曾經(jīng)頒布了一些與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，例如《檔案法》、《檔案管理法》等，目的就是為了讓各事業(yè)單位對檔案管理工作重視起來。但實際情況卻不盡如人意，為了改善現(xiàn)狀，各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)鼓勵檔案管理員工努力學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)和專業(yè)知識，使其具備足夠的專業(yè)能力完成檔案管理工作;加大對檔案管理工作的宣傳力度，通過宣傳教育提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，保證檔案管理工作能夠安全、穩(wěn)定地進(jìn)行。同時，檔案管理人員在加強(qiáng)專業(yè)知識與職業(yè)素養(yǎng)的過程中，會越來越重視檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)其在事業(yè)單位發(fā)展道路上的重要意義，進(jìn)一步深化檔案管理人員對檔案和檔案管理的理解與認(rèn)識。
2.2建立新型檔案管理模式，加大資金投入
由于傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適用于信息化時代，需要運行新型信息化檔案管理模式來代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式完成檔案管理工作。計算機(jī)作為社會信息化的主要工具，使其逐漸成為新型檔案管理模式的重要角色。合理運用相關(guān)記錄軟件可以有效幫助檔案管理人員將檔案數(shù)據(jù)快捷、有序、完整地錄入電腦檔案庫中。檔案管理人員可以建立一個檔案查閱網(wǎng)，再把數(shù)據(jù)上傳至該網(wǎng)站，供人查閱，不管是從檔案管理人員角度還是從查閱人員角度上來看，都節(jié)省了大量精力和時間。同時，檔案管理人員還要重視網(wǎng)絡(luò)安全，加強(qiáng)防范計算機(jī)病毒的侵入，避免檔案信息被非檔案擁有者盜取。另一方面，運行新的檔案管理模式需要置辦優(yōu)越的辦公環(huán)境以及大量先進(jìn)設(shè)備引進(jìn)，巨額花銷自然少不了，而一些區(qū)域的經(jīng)濟(jì)條件并不理想。這時，檔案管理部門可以向地方政府申請資金補助，利用這些資金購進(jìn)新的相關(guān)檔案管理設(shè)備，并且置辦優(yōu)越的檔案管理辦公環(huán)境，有助于新型管理模式的運行和檔案管理工作的完善。
2.3全面開發(fā)檔案信息資源
從開發(fā)檔案管理信息資源的角度上來講，首要任務(wù)就是根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理理念做出管理方法上的優(yōu)化，關(guān)鍵在于樹立端正積極的檔案管理工作理念，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)在檔案管理工作中的重視程度，進(jìn)而在保證檔案管理價值的前提下發(fā)揮檔案信息資源的重要作用。另一方面，在優(yōu)化檔案管理的過程中，應(yīng)體現(xiàn)出事業(yè)單位的主動性與自覺性，根據(jù)各事業(yè)單位的實際情況，為事業(yè)單位管理層提供必要的參考依據(jù)進(jìn)行決策。同時，事業(yè)單位可以通過網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行傳播，宣傳事業(yè)單位面向社會的服務(wù)政策，改善民生的同時為事業(yè)單位樹立優(yōu)良公眾形象，從而營造出有利于檔案管理工作發(fā)展的社會環(huán)境?？傊瑱n案管理工作是一項日常工作，也是事業(yè)單位工作的重點，具有較強(qiáng)的持久性，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員具備超常的毅力與耐心。針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，如何抓住根源問題，進(jìn)而完善檔案管理工作方法上缺失與不足，已成為當(dāng)下事業(yè)單位工作人員重視的問題。在檔案管理工作過程中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)摒棄原來對檔案管理工作的輕視看法，加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，從而樹立正確的檔案管理理念，加強(qiáng)工作效率。同時，檔案管理部門的工作人員也要不斷進(jìn)行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高自身的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)出不凡的職業(yè)素養(yǎng)。最重要的是，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理部門要加強(qiáng)溝通、交流，互相提出建議，在二者共同努力下，從本質(zhì)上提升檔案管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位的順利發(fā)展。
作者：孫長美 單位：臨沂市人民醫(yī)院