信息時代檔案管理工作面臨的問題

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摘要：現(xiàn)階段，人們對于檔案管理的要求已經(jīng)日益嚴格，從而使檔案管理效率的提升意義非凡。毋容置疑，只有在檔案管理工作順應(yīng)社會發(fā)展需求的基礎(chǔ)上，檔案管理才可以做到與時俱進，獲得更好的預(yù)期效果。現(xiàn)代化信息技術(shù)的日益進步發(fā)展，已經(jīng)給檔案管理帶來了全新機遇，與此同時也帶來了較大挑戰(zhàn)。所以說，若要提升檔案管理水平，必須要加快管理的網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化，有效應(yīng)對電子文件重大挑戰(zhàn)，從而為經(jīng)濟建設(shè)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文就信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策展開詳細論述。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；問題；對策

目前，我國已經(jīng)進入到了互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展時代，無論是信息管理方面，還是信息公開方面都有著相對較高的科技發(fā)展水平。然而，就檔案管理而言，本身就是工作量大且復(fù)雜性強的工作，借助信息技術(shù)可以在一定程度上促進檔案管理效率的不斷提升，確保檔案信息安全化[1]。然而，我國在檔案管理信息化應(yīng)用方面的時間相對來說還比較短，實際應(yīng)用期間問題重重，嚴重困擾著相關(guān)檔案管理人員。因此，為了更好解決上述問題，相關(guān)工作人員必須要尋找合理化的解決方案，從而使檔案管理可以緊跟時代步伐。

一、信息時代檔案管理中的問題

（一）管理軟件缺乏系統(tǒng)性

從某種程度上講，我國檔案管理期間所使用到的相關(guān)管理軟件實質(zhì)上是不具有統(tǒng)一性的，而且每個部門的管理軟件或者是系統(tǒng)都存在較大差異性，這種情況下將會給檔案管理軟件研發(fā)帶來非常嚴重的影響，增加研發(fā)難度。初次之外，檔案管理的相關(guān)系統(tǒng)也存在較大的不一致性，難以在電子政務(wù)或者是辦公自動化等系統(tǒng)中做到統(tǒng)一研發(fā)，這種因管理軟件不統(tǒng)一帶來的問題，將會導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理期間部分信息難以得到及時化共享，最終給檔案信息化發(fā)展帶來一定的消極影響。

（二）管理標準相對較低

目前，我國各地為在檔案網(wǎng)站管理方面沒有形成完整化的規(guī)范標準，因此，導(dǎo)致檔案管理后期網(wǎng)站建設(shè)方面存在較大差異化，難以采用同一標準來加強檔案管理，進而造成檔案管理工作的相關(guān)標準要求比較低，且管理標準存在不同，很難從根本上提升管理效率。

（三）檔案管理保密性相對較差

現(xiàn)有檔案管理大部分都是運用信息化管理手段開展日常管理工作的，這樣會大大降低檔案管理工作人員的實際工作量，效果顯著[2]。然而，在實際工作過程中，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊現(xiàn)象卻層出不窮，有的時候甚至?xí)馐艿讲《局踩?，進而造成檔案資料丟失，甚至還會造成檔案管理系統(tǒng)癱瘓，所帶來的損失是不可估量的。所以說，信息化時代的檔案管理是非常容易遭受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響的，從而使檔案管理所具有的保密性減弱。

二、信息時代檔案管理的對策分析

（一）注重軟件的兼容性

強化信息化建設(shè)屬于檔案管理的重要內(nèi)容。從專業(yè)化角度出發(fā)，檔案管理信息化的最終目的在于檔案資源共享，進而發(fā)揮檔案資源的價值。所以，為實現(xiàn)資源共享，檔案管理相關(guān)工作人員必須要促進信息技術(shù)的大力引進，加強管理模式創(chuàng)新，進而實現(xiàn)檔案的自動化處理，從根本上提升檔案檢索效率[3]。比如，檔案資料存儲工作中，相關(guān)部門可借助信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)等實施軟件編程，然后借助計算機技術(shù)對文字檔案或者是圖像檔案實施自動化識別，然后存儲到檔案信息庫，做到軟件兼容。接下來，運用網(wǎng)絡(luò)化平臺加強檔案資料的有效傳輸，進一步實現(xiàn)資源遠距離甚至是無障礙共享，這樣就會增加檔案資源儲量，防止檔案資料管理損毀或者是老化問題的出現(xiàn)。

（二）合理規(guī)范管理標準

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的前提下，為了提升檔案管理水平，相關(guān)管理部門應(yīng)制定出科學(xué)化的管理標準與體系，并編制出合理化的檔案管理細則，嚴格貫徹落實，實現(xiàn)管理的規(guī)范化以及專業(yè)化[4]。此外，檔案管理中應(yīng)明確各崗位職責(zé)，將不同門類以及不同載體的檔案實行統(tǒng)一管理，強化檔案管理同步考核以及同步發(fā)展。

（三）增強檔案管理的保密性

從某種程度上講，現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展，就信息來說具有兩面性，盡管可以在客觀上加快信息競爭，然而卻非常容易引發(fā)檔案資料的安全隱患[5]。所以，檔案管理人員要實現(xiàn)檔案管理的保密性以及安全性，則必須要在管理觀念上進行更新，增強網(wǎng)絡(luò)安全意識，并采用合理化的措施避免不法分子侵入，禁止不法分子竊取檔案信息。此外，檔案管理部門還應(yīng)該借助用戶身份驗證等方式，強化信息管理，全方位監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，增強檔案信息保密性。

三、結(jié)語

總而言之，對檔案管理工作實施信息時代管理，主要是在信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上建立而來的，這也是信息時展過程中的必然要求，更是檔案管理工作向著更遠方向發(fā)展的關(guān)鍵。雖然現(xiàn)在的信息時代檔案管理工作中存在諸多問題，但只要我們根據(jù)問題的原因所在，找到相應(yīng)的解決對策，一定能將信息時代檔案管理工作給做好，并保障檔案信息的安全性，讓信息時代檔案管理工作開展的更加順利，工作質(zhì)量和工作效率都提高上來。

參考文獻：

[1]張在奎,王豐霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國集體經(jīng)濟,2017,12:31-32.

[2]朱喬芙.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策分析[J].科技傳播,2015,719:104-105.DOI：10.16607/j.cnki.1674-6708.2015.19.065

[3]王學(xué)武,馬迎秋,于長海.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策探析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2017,1417:65-66.DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.17.065

[4]李愛英.信息時代下檔案管理工作面臨的問題及對策[J].城建檔案,2017,06:67-68.

[5]都業(yè)慧.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].赤子(上中旬),2017,07:208.

作者:魯明君 單位:山東省嘉祥縣疾病控制預(yù)防中心