內部審計下醫(yī)院經濟合同審計淺探
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摘要:本文從醫(yī)院經濟合同審計工作的現(xiàn)狀展開分析，總結醫(yī)院經濟合同審計工作的方法，對HRP系統(tǒng)中合同審計方法進行初步探討，為醫(yī)院合同審計工作發(fā)展建言獻策。
關鍵詞：醫(yī)院；經濟合同；內部審計
在新時代背景下，信息技術迅猛發(fā)展，國內醫(yī)院逐步引入醫(yī)院資源規(guī)劃（HospitalResourcePlanning），將合同管理模塊嵌入HRP系統(tǒng)。在此過程中，內部審計部門應在梳理醫(yī)院經濟合同審計方法的基礎上，及時、科學、合理的調整審計工作策略，要符合醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、緊跟時代步伐，推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。
二、醫(yī)院經濟合同審計現(xiàn)狀
1.合同送審資料不明確、不規(guī)范
現(xiàn)如今隨著醫(yī)院規(guī)模擴張，醫(yī)院的經濟活動和業(yè)務活動類型高速拓展，設備、維保、耗材、試劑、藥品、服務采購類、基建、工程修繕類、信息軟件開發(fā)、租賃、醫(yī)聯(lián)體項目等類型的合同應運而生，種類繁多。部分醫(yī)院審計部門未對送審資料類型進行規(guī)定，導致經辦部門在提供送審資料時無據(jù)可依，只能根據(jù)自身理解和經驗提供資料，不能保證資料的完整性、符合性、相關性。因資料提供不規(guī)范，極可能致使審計部門在審核經濟合同時做出不合理的判斷，或致使審計部門反復和業(yè)務部門溝通以獲得必要資料，增加溝通成本，降低審計效率，滯緩合同簽訂的時間。
2.合同審計底稿與意見評價缺失
目前，國內大部分醫(yī)院內部控制體系尚未達到高度成熟的階段，經辦部門人員內部控制意識薄弱，若審計人員對合同審計意見僅是口頭交流而未形成書面意見，致使經辦人員重視度低，錯誤重犯率上升，從而導致合同不斷被退回業(yè)務部門整改，增加合同簽訂時間。且完整編寫審計底稿，出具審計意見評價，對合同出現(xiàn)的問題進行整理歸集，有利于審計部門留存證據(jù)，總結合同管理中的共性和個性問題，為進一步完善合同管理制度提出合理的、可執(zhí)行性建議。
3.合同審計鏈條未形成閉環(huán)
目前，不乏有內部審計部門將合同審計的重點放在合同簽訂過程中，而對合同執(zhí)行中審計置若罔聞。前期簽訂前審核只能保證雙方的權利義務完整體現(xiàn)在合同文本內，不能保證后期權利義務的履行完全按照合同文本執(zhí)行。在實際的合同執(zhí)行中，前期合同簽訂過程合理合規(guī)，但仍有不良供應商會在合同簽訂之后“下功夫”。例如，有的供應商以功能齊全、性能良好的設備A中標，但在實際驗收時，卻替換為性能、功能都相對較差，但能滿足功能需求的設備B，合同價款等依然按照設備A的執(zhí)行?；蛘?，供應商以中標產品淘汰或升級更新為由，驗收時未提供中標產品，而提供“更新升級”后仍能滿足功能需求的新產品。以上兩種情況實質上都屬于虛假應標的情況，而驗收部門及使用科室因缺乏風險意識，極有可能以滿足科室需求為由通過驗收。但其實這是嚴重損害醫(yī)院利益行為，性質極其惡劣，甚至可歸類為合同詐騙。若審計部門不對后續(xù)合同執(zhí)行過程進行審計，從專業(yè)的角度提出風險點，協(xié)同多部門對合同執(zhí)行的遵從性進行探討，便會讓不良供應商有機可乘，使醫(yī)院陷入糾紛的概率大大提高，不利于維護醫(yī)院的合法利益。
4.HRP系統(tǒng)合同審計方法的滯后性
隨著現(xiàn)在信息技術的迅猛發(fā)展，醫(yī)院經濟業(yè)務活動急劇增多，為整合醫(yī)院已有信息資源，許多醫(yī)院引入醫(yī)院資源規(guī)劃（HospitalResourcePlanning），通過信息化手段，搭建HRP系統(tǒng)平臺，并將合同管理板塊嵌入其中。這無疑是對合同審計的全新考驗。部分醫(yī)院HRP系統(tǒng)中的合同管理模塊屬于運行的初期探索階段，系統(tǒng)搭建尚不成熟，系統(tǒng)合同效期計算規(guī)則不完善，經辦人員合同到期日等內容填寫不統(tǒng)一，可能導致系統(tǒng)內合同到期日與合同中實際有效期不符，影響后期有效期提醒功能的準確性。而部分審計人員在對合同進行線上審計時，仍然按照紙質合同的審計方式進行審核，不注重系統(tǒng)信息與合同文本的校對，未根據(jù)實際情況，新增審計關注點。
三、醫(yī)院經濟合同審計的建議
1.明確、規(guī)范合同送審資料
內部審計部門可根據(jù)醫(yī)院的實際情況，運用共性和個性的思維，將合同進行分類。分類的依據(jù)可以按照經濟合同本身的類型進行分類，或者根據(jù)主管業(yè)務部門對合同進行分類，還可根據(jù)資金經費來源進行分類。在對合同進行分類的基礎上，可以和相關經辦部門探討，梳理出合同送審資料清單，例如：合同文本、招投標文件、評標報告、中標通知書（采購小組的評標意見或談判紀要）、采購預算或院務會審批意見等等。其次，針對不同類型的合同，梳理審出計所必需的資料，例如部分藥品、耗材、試劑或者工程類合同，對供應商資質有特殊要求的項目，應將供應商資質也列入送審資料清單中；耗材、藥品的引進，有特殊流程的，也應將對應流程的審批文件納入送審清單中?？傊崂?、歸納送審清單是進行合同審計的第一步，明確、規(guī)范的送審資料，有利于合同審計工作的順利開展，節(jié)省溝通時間，提高合同審計效率。
2.編制審計底稿與評價意見書
審計底稿與審計評價意見書是能體現(xiàn)審計工作成果的重要形式，亦是一種嚴肅、正式的溝通方式。內部審計部門作為醫(yī)院經濟合同的審簽部門之一，應該對所審核的合同進行登記，可以設置合同審計臺賬，以備后期查證。其中，對查驗出不合理合規(guī)的合同，應以審計底稿的方式進行記錄并反饋給經辦部門確認。合同審計工作底稿至少應包含以下幾項內容：底稿編號、合同名稱、送審部門、送審時間、審計審核意見及建議、相關審計人員及復審人員簽字等。編制審計底稿的同時，應該采取影片或者掃描文件等方式對有疑問的資料進行取證留存，保證審計檔案的完整性。每月或固定時間對合同審計底稿進行歸納整理，梳理出經審計發(fā)現(xiàn)的高頻率問題，協(xié)同采購、財務、紀檢等多部門進行討論，深入挖掘問題的實質，探討解決方案。若屬于合同管理制度不健全、不合理的，應及時進行修訂、完善，共同推動醫(yī)院高質量發(fā)展。
3.完善合同執(zhí)行中審計鏈條
合同執(zhí)行過程中審計顧名思義是對合同履行、變更、解除的合規(guī)性、合理性進行檢查監(jiān)督。合同在履行過程中，審計首先應關注合同文本內容是否嚴格執(zhí)行，合同的簽約方、標的物數(shù)量、質量、金額、時間等核心條款，是否與合同內容完全保持一致。其中“時間”條款作為重點要素之一，其時效性要求供應商必須按規(guī)定的時間提供相關設備或服務，否則必須承擔相應的違約責任。在審計合同變更和解除時，應重點關注變更事項的合規(guī)性、合理性。例如，簽約方的變更包括名稱、賬戶、組織關系的變更等，除了考慮變更的合法性外，更應考慮變更的實質，謹防合同詐騙。合同的解除應關注是否經相應的內部權限人審批，需要上級審批的合同是否執(zhí)行相應的審批程序。審計是合同執(zhí)行中的重要環(huán)節(jié)，審計部門可連同法務部等多部門共同進行監(jiān)督。
4.基于HRP系統(tǒng)下合同審計方法的探討
相對于傳統(tǒng)紙質的合同審計工作，HRP系統(tǒng)中的合同審計工作關注點更多，關注范圍更廣。首先，在系統(tǒng)試運行階段，審計部門應重點關注權限設置的合理性。例如，合同附件、信息修改權限的控制。若不設置附件、信息修改權限控制策略，可能導致已審批合同信息及附件內容被隨意替換、更改，無法確保系統(tǒng)中合同信息、電子版附件的一致性和準確性。因此需要確保經辦人提交合同審簽流程后，不能隨時修改系統(tǒng)中合同信息、替換合同電子附件，只能在合同審簽者駁回合同之后才能進行修改，且系統(tǒng)應記錄最后一次修改時間。其余審簽者不得修改任何附件及合同信息。其次，還應關注合同數(shù)據(jù)查詢權限的設置情況。流程中相關人員不應有查看所有合同數(shù)據(jù)的權限，否則容易導致合同內容、產品價格等涉密信息泄露等風險，應針對不同部門、崗位人員分級設置合同數(shù)據(jù)查詢權限，并且明確合同數(shù)據(jù)查詢授權審批流程。再者，應關注審簽流程的完整性。審簽者在流程駁回時，應填寫詳細的原因和修改意見，以便后續(xù)審簽部門領導可通過系統(tǒng)審批記錄了解合同修改情況。最后，審計人員在線上審批合同時，除了注重合同內容的準確性、完整性，還應將合同信息與系統(tǒng)信息進行比對，確保系統(tǒng)字段填寫完整、準確。
四、結語
合同審計工作是醫(yī)院穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展的重要運行保障，內部審計部門應切實發(fā)揮內部的監(jiān)督、咨詢功能，內部審計工作人員更應順應時代潮流，發(fā)揚探究精神和創(chuàng)新精神，更新工作思路，創(chuàng)新工作方法，盡量避免醫(yī)院陷入合同糾紛，保障醫(yī)院合法權益不受侵害，為醫(yī)院發(fā)展保駕護航。
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作者:昌淦淋 單位:四川大學華西第二醫(yī)院
