人力資源管理中人事檔案的運用

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【摘要】隨著二十一世紀(jì)知識經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人才資源成為組織發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。人事檔案作為儲存人才信息的載體，是發(fā)現(xiàn)人才的主要信息源，是選拔人才的重要依據(jù)。因此管好、用好人事檔案對人力資源開發(fā)具有至關(guān)重要的作用。本文就人事檔案在人力資源管理中的作用，當(dāng)前的運用現(xiàn)狀，以及改變現(xiàn)狀的對策等進(jìn)行探討，以期更好地促進(jìn)人事檔案管理工作走向良性發(fā)展的軌道，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的信息保障。

二十一世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)日新月異快速發(fā)展的時代。經(jīng)濟(jì)的快速增長帶動了人力市場的巨大變化，人成為推動社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最關(guān)鍵的資源。能否擁有高素質(zhì)的人力資源并實行有效管理對各類組織的生存、發(fā)展與成功至關(guān)重要。因此開發(fā)人力資源已成為各類組織提高組織核心競爭力的迫切需要。而開發(fā)人力資源與人事檔案工作的完善密切相關(guān)。人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，對人力資源開發(fā)具有重要的作用。

一、人事檔案在人力資源管理中的作用

人事檔案是國家機(jī)構(gòu)和社會組織在人事管理活動中直接產(chǎn)生的，記述個人活動、學(xué)識水平、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備查考利用的歷史記錄。完善、有效的人事檔案對于組織發(fā)現(xiàn)和識別人才，全面考察和正確選拔、使用、培養(yǎng)人才，優(yōu)化人力資源配置具有重要的意義。

1.可為組織發(fā)現(xiàn)和識別人才提供依據(jù)

人事檔案是人才信息的重要載體，它反映著各種人才的專業(yè)、特長、研究方向等情況。各類組織可通過記載清楚、內(nèi)容完整的人事檔案進(jìn)行人才結(jié)構(gòu)的統(tǒng)計、分析，以發(fā)現(xiàn)和識別人才，并結(jié)合組織自身情況和發(fā)展方向，了解和掌握本組織人才梯隊的薄弱環(huán)節(jié)，從而有針對性地制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)計劃，挖掘人才的潛能，使優(yōu)秀人才脫穎而出。

2.可為組織考察和選拔人才提供依據(jù)

由于人事檔案具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、認(rèn)可性等諸多特點，能夠較全面、準(zhǔn)確地反映人才各方面的情況，是各類組織了解本組織人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面數(shù)據(jù)的重要依據(jù)。因此，人事檔案是為組織的發(fā)展壯大考察、選拔、任用人才提供研究的第一手資料，是組織進(jìn)行科學(xué)分析、合理規(guī)劃人力資源發(fā)展方向，做出準(zhǔn)確的人才規(guī)劃的基石。

3.可實現(xiàn)信息共享，優(yōu)化人力資源配置

人事檔案是各類組織進(jìn)行人事管理活動形成的原始記錄，是個人信息的重要載體，亦是人事管理和人力資源開發(fā)的信息來源。各類組織通過人事檔案提供的信息建立的人才信息庫可以實現(xiàn)人力資源信息共享，有利于組織根據(jù)不同人才的能力和各類人才的特點，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，進(jìn)而在組織內(nèi)進(jìn)行合理選人、用人，最大限度地發(fā)揮人才效力，實現(xiàn)人力資源的最優(yōu)化配置。

二、人事檔案在人力資源管理中的運用現(xiàn)狀

雖然人事檔案在人力資源管理中是不可或缺的重要組成部分，然而就目前人事檔案在人力資源開發(fā)中的實際運用情況而言卻未盡如人意，存在著一些較為嚴(yán)峻的問題，這些問題嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作的發(fā)展，同時也影響了人力資源開發(fā)的正常進(jìn)行。

1.人事檔案內(nèi)容的不完整降低了人力資源的管理效力

人事檔案應(yīng)該全面、歷史、完整地反映一個人的全貌，然而目前有相當(dāng)一部分人事檔案的內(nèi)容不夠完整。究其主要原因，一是終身制的用人制度被打破，使人員流動成為可能。而用工單位性質(zhì)、用工形式、用工時限的多樣化，也導(dǎo)致了相當(dāng)一部分人員的檔案無法做到檔隨人走，因此造成棄檔、重新建檔的情況屢見不鮮。少數(shù)流動人員私截檔案的現(xiàn)象也時有發(fā)生，使人力資源的管理成為新的管理盲區(qū)。二是外省籍高校應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)戶籍實行各項要素評分制，各項要素累計分值高于標(biāo)準(zhǔn)分值的方可辦理戶籍，則檔案隨其人走；而低于標(biāo)準(zhǔn)分值的，則可按相關(guān)規(guī)定申請辦理人才類《居住證》，其檔案則隨戶籍由高校直接保管或留校保管二年后退回生源地。如此，就業(yè)單位只能重新建檔，而此類人員一旦流動，人才中心(市場)卻又拒絕接收其檔案，原單位只得被迫繼續(xù)保管其檔案，直至廢棄。以上現(xiàn)象都造成了同一人員的人事檔案相對不同階段的信息在不同地區(qū)、不同機(jī)構(gòu)間的分散，導(dǎo)致了檔案工作的脫節(jié)，檔案內(nèi)容的斷層，也直接影響了人才信息的完整性，降低了人力資源的管理效力。

2.人事檔案內(nèi)容的失真阻礙了人力資源的正確評估

人事檔案具有的真實性特點是組織選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)。近年來，人事檔案中的信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢現(xiàn)，主要表現(xiàn)在兩方面：一是“三齡一歷”(即年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷)填寫不規(guī)范或隨意填寫，造成時間填寫前后不一致。二是為追逐名利弄虛作假。一段時間以來，少數(shù)干部為了個人目的在檔案上弄虛作假，有的組織人事部門審核把關(guān)不嚴(yán)，致使涂改偽造年齡、學(xué)歷、身份等問題時有發(fā)生，使得年齡、工齡、學(xué)歷、經(jīng)歷、身份等造假之風(fēng)愈演愈烈，甚至出現(xiàn)兄姐的填寫年齡竟比自己弟妹小的荒唐現(xiàn)象，這在廣大群眾中造成了不良影響。面對檔案中魚龍混雜、真假難辨的信息，檔案管理人員無從辨別，亦無渠道進(jìn)行有效的鑒定。如此被動的信息接受嚴(yán)重制約了人事檔案作為個人信息源的使用價值，使得組織在對人才的考察、選拔、任用時無法憑借人事檔案的信息數(shù)據(jù)對人力資源作出正確的分析和評估。

3.管理模式落后制約了人力資源的開發(fā)

現(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理能夠及時準(zhǔn)確地提供各種信息，為人力資源的開發(fā)和合理配置提供快速有效的服務(wù)。但現(xiàn)階段人事檔案的管理仍處于傳統(tǒng)管理模式，只著眼于看攤守點，檢索仍以手工操作為主，這與現(xiàn)代信息社會的發(fā)展不相適應(yīng)。由于軟件開發(fā)跟不上，計算機(jī)在人事檔案管理方面的作用未充分發(fā)揮出來，使得人事檔案信息化管理滯后，無法實現(xiàn)對人才信息的篩選、排序、分類、匯總，亦無法對組織內(nèi)當(dāng)前與未來的人力資源規(guī)劃中涉及的人員配置需求進(jìn)行科學(xué)預(yù)測和正確制定，這不僅影響了人事檔案的利用效率和信息價值，還影響了人事檔案社會價值的發(fā)揮。人事檔案不能為人力資源開發(fā)提供有效的服務(wù)，也就意味著人事檔案對組織選人、用人失去了其真正意義上的參考價值。

三、以人事制度改革為契機(jī)，推進(jìn)人事檔案在人力資源開發(fā)中發(fā)揮應(yīng)有作用的策略

隨著政治經(jīng)濟(jì)體制、人事制度改革的不斷深入，人事檔案在其形成特點、管理方式和開發(fā)利用等諸多方面都發(fā)生了深刻變化。為此，我們應(yīng)當(dāng)抓住當(dāng)前人事檔案工作中存在的突出問題，以改革為契機(jī)，認(rèn)真總結(jié)，不斷改進(jìn)，努力使人事檔案管理工作跟上人力資源開發(fā)的用人新機(jī)制。

1.堅持人檔統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整準(zhǔn)確

市場經(jīng)濟(jì)體制的建立迫使用人制度也隨之進(jìn)行了一系列改革，干部能上能下、全員聘用合同制、勞動合同制、勞務(wù)派遣制等新型人事制度改革的不斷推進(jìn)，使得人才流動日益頻繁。由此，個人與工作單位之間的關(guān)系由原有的超穩(wěn)定狀態(tài)逐步向具有一定自由度的方向發(fā)展。但同時市場經(jīng)濟(jì)在追求效益的前提下，對人才的使用也越來越強(qiáng)調(diào)其現(xiàn)實業(yè)績與能力，對記錄個人經(jīng)歷與業(yè)績的人事檔案的要求也越來越高。這在客觀上要求我們?nèi)耸聶n案工作者要適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)和改革開放的發(fā)展要求，轉(zhuǎn)變觀念，將傳統(tǒng)的人事檔案管理調(diào)整到整體性的人才資源開發(fā)使用上來。一方面要在人員流動或管理權(quán)限變更時必須堅持個人的管理單位與人事檔案的管理單位相一致的人檔統(tǒng)一管理原則，以保證個人的有關(guān)材料能及時收集、整理、歸檔和利用，確保人事檔案材料在數(shù)量上和內(nèi)容上的完整無缺；另一方面，認(rèn)清維護(hù)人事檔案的完整、準(zhǔn)確是各類組織和每個人的共同責(zé)任，要加大宣傳力度，加強(qiáng)人事檔案管理的對口銜接工作，按照流動人員檔案管理法規(guī)及時轉(zhuǎn)遞檔案，做到“檔隨人走”，同時還應(yīng)將人事檔案管理與人事工作掛鉤，建立與人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理新制度。隨著戶籍制度改革的不斷深入，要積極推進(jìn)人才引進(jìn)、“居轉(zhuǎn)戶”的辦理，解決不能通過打分落戶人才的戶籍問題，及時辦理他們的人事檔案的轉(zhuǎn)移工作，以解決所需人才的后顧之憂，使人事檔案管理工作在國家政治經(jīng)濟(jì)體制改革、機(jī)構(gòu)改革、工資制度改革、人員流動、干部任免、分流轉(zhuǎn)崗等方面發(fā)揮最大的作用，以提升人力資源管理效力。

2.嚴(yán)把個人信息審核關(guān)，確保檔案內(nèi)容真實、可靠

人事檔案材料不是雜亂無章的堆積，也不是任意放進(jìn)去或隨意編選的個人材料。人事檔案中的材料必須是經(jīng)過組織程序，由組織審查認(rèn)可的個人的真實材料。人事檔案的真實性是檔案工作嚴(yán)肅性的基本保證，不允許不實和虛假個人信息材料歸入人事檔案，凡歸檔的材料必須真實可靠、實事求是、完全符合人員的實際情況。嚴(yán)禁涂改人事檔案，嚴(yán)禁在“三齡二歷一身份”(即年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份)等方面弄虛作假，必須“檔如其人”，應(yīng)明確涂改偽造人事檔案屬于違法違紀(jì)行為。人事檔案管理部門要嚴(yán)審歸檔材料，杜絕一味追求人事檔案的現(xiàn)實效用而熱衷于更改個人信息的違規(guī)行為的發(fā)生；嚴(yán)格實行干部檔案任前審核制度，發(fā)現(xiàn)檔案涂改、材料和信息涉嫌造假的，要立即查核，未核準(zhǔn)前一律暫緩考察并停止任職、錄用程序；凡已經(jīng)組織認(rèn)定的干部出生日期而本人要求更改的，均不予辦理。也就是說，人事檔案記載的就應(yīng)當(dāng)是這個人真實情況的準(zhǔn)確反映。個人信息材料的真實性是人事檔案最基本的特性，是人事檔案發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴以存在的前提，它直接關(guān)系到人事檔案的使用價值，關(guān)系到組織部門對人才的正確評價和使用，關(guān)系到貫徹落實黨的干部路線和干部的政治前途?？梢哉f，人事檔案的真實性是為組織部門了解、選拔、任用干部和挑選使用人才提供可靠依據(jù)的重要保證。因此，要在制度上保證歸檔材料必須是經(jīng)由組織嚴(yán)格審查認(rèn)可并與本人見面的、內(nèi)容準(zhǔn)確、手續(xù)完備、符合歸檔要求的材料，由此確保人事檔案內(nèi)容的真實、可靠。

3.轉(zhuǎn)變觀念，改變固有模式，實現(xiàn)人事檔案信息化管理

二十一世紀(jì)是信息化快速發(fā)展的時代，社會的需求和人事檔案信息自身的特性使人事檔案現(xiàn)代化管理成為必然。各級組織的決策部門在根據(jù)本組織發(fā)展戰(zhàn)略要求進(jìn)行經(jīng)營規(guī)劃、人力資源開發(fā)等科學(xué)決策時，在人事的安排和調(diào)整、生產(chǎn)力的組織分配、各類崗位的人員合理配置時，都要求人事檔案管理部門必須迅速、準(zhǔn)確、有效地提供所需的個人信息和各類數(shù)據(jù)，而若繼續(xù)靠人工摘錄、統(tǒng)計、分析各種人事檔案數(shù)據(jù)，既費力又費時，且極易造成漏檢、誤判等。因此必須轉(zhuǎn)變觀念，探索信息化管理新模式，借助計算機(jī)建立科研成果、干部管理、技能人才等不同類型的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案管理模式由實體型向信息型轉(zhuǎn)變，為組織全面、快速地根據(jù)各種人才數(shù)據(jù)庫提供的信息來了解、預(yù)測組織內(nèi)的人力資源供給并進(jìn)行合理配置提供更有力的保障，避免人才積壓和“用非所長”的現(xiàn)象發(fā)生。綜上所述，在市場經(jīng)濟(jì)競爭激烈的今天，我們應(yīng)準(zhǔn)確把握人事工作的發(fā)展規(guī)律，以快速、有效地提供人力資源信息服務(wù)為核心，改革人事檔案管理制度。通過對制度的設(shè)計，體現(xiàn)人本管理和動態(tài)管理的原則，合理規(guī)范人員配置，使人才在崗位上的作用獲得最大限度的發(fā)揮，積極推進(jìn)組織發(fā)展戰(zhàn)略和人力資源開發(fā)戰(zhàn)略的穩(wěn)步實施，使組織和個人在工作目標(biāo)實施過程中獲得雙贏?？偠灾?，通過改革將人事檔案進(jìn)一步管好、用活，使人事檔案這一財富在新的歷史時期發(fā)揮更大的作用，藉此逐步實現(xiàn)對人才的相對全面、科學(xué)的衡量與評估，最終實現(xiàn)人事檔案管理工作自身生存與發(fā)展的良性循環(huán)。

參考文獻(xiàn)：

[1]任勝云，楊秀平，周梅.高校實施“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略與人事檔案管理.山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報，2009(6)(總第142期)

[2]陳幀.人事檔案管理和人力資源開發(fā)的關(guān)系.建材與裝飾——政工•管理，2013年5月

作者：中船重工集團(tuán)公司第七二六研究所 單位：王海唐