信息化背景的高校人事檔案管理分析

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【摘要】高校人事檔案管理是高校對人才基本信息的管理，它涉及人員的隱私，是具有機密性的。隨著全球信息化，高校傳統的人事檔案管理方法已經面臨新的問題和挑戰(zhàn)。由于人事檔案記錄著人員的基本信息，成了學校選拔人才首先需要的資料。目前在人事檔案管理工作上還存在著許多問題，需要進一步的完善與創(chuàng)新。

【關鍵詞】信息化；高校人事檔案管理；創(chuàng)新

在這個飛速發(fā)展的時代，高校的建設越來越重要，對人才的需求量也與日俱增，人事檔案管理工作在高校人事管理工作中就顯得尤為重要。近年來，高校人事管理工作在進行著改革，但在人事檔案管理工作上還是有很多不足與缺陷。因此，高校應該采取新的相關措施來增強人事檔案管理者的素質與能力，提高人事管理工作的質量。

一、信息化背景下做好高校人事檔案管理工作的必要性

隨著科技的不斷進步與發(fā)展，信息化已逐漸成為衡量一個國家綜合國力的標志，也是社會發(fā)展的一個重要環(huán)節(jié)。在這種信息化背景下，高校人事檔案管理工作有著極其重要的作用。它主要的內容包括：將使用頻率較高的、重要的人事檔案進行網絡化和數字化保存，以方便日后的查閱和使用。增加人事檔案數據庫的規(guī)模和容量。使高校人事檔案信息的存儲更為方便。此外，它能為高校的人才聘用提供有效的信息和依據。

（一）為高校人才的選拔提供參考。

隨著高校的建設發(fā)展，人才的流動量加大，檔案信息也更為復雜。高校人事信息檔案的信息化，能夠使領導更為直接快捷地了解到相關人員各方面的信息。如對員工最基本的業(yè)務能力、興趣愛好、目標追求、專業(yè)特長等做一個全方位的了解。

（二）高校人事檔案管理工作能有效促進檔案信息的完整與準確。

在信息化背景下，做好人事檔案管理工作可以及時更新各種數據、檔案信息，以確保信息更為準確、完整。能夠快速地統計分析出各類人事檔案信息，提高工作效率。

二、高校人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理工作的認識不夠、重視程度不夠。

在人事檔案管理工作中，很多工作人員認為這只是一項輔助性的工作，并不能為高校的發(fā)展起到實質性的作用。而高校也沒有對人事管理工作引起重視，忽視了其對人才選拔任用的重要性?；蛘哂械墓芾韱T認為，人事檔案只要沒有損壞、丟失、泄密，對工作造不成多大影響，這就從一定程度上降低了工作人員對它的重視度。并且由于認識上的不足，管理者并不重視對人事檔案管理工作，淡化了其地位和作用。

（二）管理模式還很落后，效率較低。

許多高校人事檔案管理仍舊在使用傳統的管理模式，也就是檔案的提供和儲存以紙質為主。它也具有一定的優(yōu)勢，如利用范圍廣、適應性較強、還可作為原始憑證。但紙質文檔的利用效率很低，并且容易丟失和損壞，儲存起來不方便等。很多高校并沒有對此引起重視，沒有制定相關的崗位，明確管理人員的職責，缺乏完善的制度。而在材料的真實性等方面，工作人員也沒有進行嚴格審查，造成了檔案的不完整以及失實等，對日后的各項工作的開展帶來很大的麻煩。

（三）缺乏統一的人事檔案管理系統及管理人員。

在部分高校的人事管理工作中，由于領導的忽視、資金的缺乏等種種原因，對專門的人事管理部門的設置及管理人員的培養(yǎng)上存在著很多缺陷。高校沒有形成科學專業(yè)的人事管理隊伍，也不設置專門的管理部門和專業(yè)的人事檔案管理員，而是隨便任用其他部門的人員兼職此項工作，這就造成了人事管理不規(guī)范，管理過程中出現各種問題。

三、信息化背景下高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）提高對人事檔案管理的重視，認識到檔案管理工作

的重要性。要了解到人事檔案管理的工作關系著高校對人才選拔的重要性，它對學校的發(fā)展有著重要作用。人事部門可通過各種方式進行傳播，加大宣傳的力度，提高學院領導及教職工對它的重視。

（二）提高管理人員的素質，改進管理模式。

人事檔案管理人員自己要先重視這項工作，認識到檔案管理工作在高校發(fā)展中的重要性，不能產生消極心理。積極提高自身的管理能力，加強對工作的責任感，掌握現今的網絡環(huán)境和先進的科學技術，跟上時代的發(fā)展。

（三）加大對人事檔案管理工作的人力物力投資。

對檔案管理工作給予物質上的支撐，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，保證人事管理工作順利進行，解決檔案管理工作中財力方面的問題。

四、結束語

總而言之，在信息化背景下，高校人事檔案管理工作對于高校的發(fā)展有著重大意義。做好人事檔案管理工作，有利于學校選拔優(yōu)秀人才，提升工作人員的質量。因此，高校應利用當今的科學技術，整合資源、提高認識、創(chuàng)新管理方式，使人事管理工作的進行更加科學合理。這樣才能更好地促進高校和社會的進步與發(fā)展。

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作者：李霞 單位：山西農業(yè)大學檔案館人事檔案室