事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理淺議
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科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展將人們帶到了信息化時(shí)代。傳統(tǒng)的人事檔案基本上是以紙質(zhì)的形式存在的，檔案一旦發(fā)生變更，就要重新打印一份檔案。這樣不僅耗費(fèi)時(shí)間，浪費(fèi)紙張，整個(gè)事業(yè)單位的工作效率也會(huì)大幅度下降。因此，事業(yè)單位的人事檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，朝著信息化管理的方向積極做出轉(zhuǎn)變，這樣人事檔案管理工作才能夠在事業(yè)單位管理中發(fā)揮更大的作用。
（一）有利于提高事業(yè)單位人事檔案管理工作效率
事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案信息管理工作過程中，如果能夠充分借助信息技術(shù)，那么它就能夠打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的桎梏，借助信息化技術(shù)完成對(duì)人事檔案信息的記錄、轉(zhuǎn)移、修改、使用、保存、規(guī)范及查閱等工作，使得這些信息能夠在短時(shí)間里全部呈現(xiàn)出來，有效解決實(shí)際問題，它相對(duì)于傳統(tǒng)的手工工作模式來說，工作效率能夠得到極大程度的提升。
（二）有利于促進(jìn)事業(yè)單位人事制度改革不斷深入
事業(yè)單位在發(fā)展過程中會(huì)面臨人員流動(dòng)頻繁的情況，而事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理能夠有效地促進(jìn)事業(yè)單位人事制度的不斷改革，能夠有效地解決一系列的招聘問題。比如，事業(yè)單位在招聘相關(guān)工作人員的時(shí)候，他們通過信息化電子檔案進(jìn)行篩選，所選擇的范圍更為廣闊，能夠挑選更為精準(zhǔn)的人才。通過這種方式選擇的人才，能夠給事業(yè)單位帶來巨大的效益，進(jìn)而深入地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事制度的改革。
二、事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理中的問題
（一）信息化技術(shù)的應(yīng)用不夠深入全面
事業(yè)單位的人事檔案管理在向電子信息化管理方面轉(zhuǎn)型的時(shí)候，其實(shí)是存在較多問題的，雖然小有成就，但是其管理并沒有落到實(shí)處。究其根源，還是事業(yè)單位在展開人事檔案管理的時(shí)候，信息化程度并不夠深，信息化技術(shù)的使用并不夠全面，部分人事檔案管理仍舊處于人工操作模式。并且有些事業(yè)單位雖然配備了相關(guān)的信息化管理機(jī)器，但是在實(shí)際工作的時(shí)候并沒有應(yīng)用，只是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查。還有一些事業(yè)單位在展開信息化檔案管理的時(shí)候，不注重優(yōu)化管理軟件功能，這樣也會(huì)直接影響人事檔案工作的效率和質(zhì)量。
（二）對(duì)人事檔案管理的重視程度有待提高
人事檔案電子信息化管理對(duì)整個(gè)事業(yè)單位的工作優(yōu)化有著十分重要的作用，但是很多事業(yè)單位在使用信息化管理的過程中，只注重一些基礎(chǔ)性的功能應(yīng)用，比如避免檔案丟失、實(shí)現(xiàn)檔案共享等，很多工作人員認(rèn)為人事檔案管理屬于一種基礎(chǔ)性、普遍性的工作，所以他們對(duì)這些工作的重視程度并不夠高，使得他們存在電子信息化檔案管理認(rèn)知簡單的問題。這其實(shí)就忽視了人事檔案電子信息化管理對(duì)事業(yè)單位人力資源優(yōu)化的重要意義，忽視了人事檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的基礎(chǔ)作用，對(duì)檔案信息化管理工作的職能劃分發(fā)揮了極為不利的影響。
三、事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理的策略
（一）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)力度
事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理要求員工要敢于破除傳統(tǒng)、固舊的人事檔案管理觀念，要注重提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新自己的工作觀念，只有這樣，才能夠保證自己能夠隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷發(fā)展，避免自己被時(shí)代淘汰。所以事業(yè)單位在引進(jìn)電子信息化設(shè)備和管理模式之后，就應(yīng)該注重對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，要向他們補(bǔ)充更加專業(yè)的知識(shí)，切實(shí)提高他們的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)素質(zhì)。這樣一來，事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員才能夠具備更為科學(xué)、完備的技能技巧，才能夠推動(dòng)整個(gè)電子檔案管理工作朝著電子信息化的方向發(fā)展。因此，事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員要不斷提高自身的思想覺悟，注重提高自身的業(yè)務(wù)能力，具備良好的政治責(zé)任感和靈敏的觀察力以及鑒別能力。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)該引進(jìn)更為先進(jìn)的人事檔案管理人才，讓人事檔案管理工作人員之間形成競爭力，使得整個(gè)部門得以有效發(fā)展。
（二）采取多元化管理模式和手段
傳統(tǒng)的人事檔案管理通常是以紙質(zhì)材料的形式進(jìn)行，從上文可以得知，紙質(zhì)檔案管理其實(shí)是存在諸多問題的，不僅不容易長時(shí)間保存，占據(jù)的空間大，還極容易損毀，在調(diào)查和查找的時(shí)候費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率也極其低下。所以在展開電子信息化檔案管理的時(shí)候，要采取多元化的管理模式和手段。相關(guān)工作人員要充分利用一切可以利用的資源，最大限度地建立起更加完備的電子信息化人事檔案。比如針對(duì)于檔案的查找，工作人員在錄入人事檔案系統(tǒng)的時(shí)候，就應(yīng)該將“身份證號(hào)碼”作為重要的檢索信息，將其劃分成一個(gè)“檢索源”，其他的檔案信息在后面依次補(bǔ)充，這樣就能夠方便后續(xù)的查找與應(yīng)用。又比如，在針對(duì)于人事檔案信息的共享方面，事業(yè)單位之間可以建立一個(gè)“云檔案”平臺(tái)，單獨(dú)設(shè)置密碼，要一定級(jí)別的人員才能夠打開“云檔案”平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，這樣既可以避免人事檔案信息的泄露，也可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。
（三）重視人事檔案信息的安全
人事檔案關(guān)乎各個(gè)人員的基礎(chǔ)信息，如果被別有用心的組織或者人員得到，就會(huì)造成一系列的社會(huì)問題。所以在電子信息化的人事檔案管理中，事業(yè)單位一定要重視人事檔案的安全。網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，它能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的人事檔案管理提供優(yōu)勢和便利，也會(huì)讓人事檔案存在泄露的風(fēng)險(xiǎn)，如果在管理中不注重提高安全性，就會(huì)存在各種各樣的安全隱患。對(duì)此，事業(yè)單位一定要重視信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。一方面，事業(yè)單位要完善各種保障措施，來確保人事檔案信息的安全性，要將安全防范置于人事檔案管理的重要位置。因此，事業(yè)單位要引進(jìn)更多的技術(shù)人才來建設(shè)防火墻，保證人事檔案信息的安全性，切實(shí)做好人事檔案防范工作；另一方面，事業(yè)單位要與時(shí)俱進(jìn)，注重人事檔案信息的數(shù)字化管理，檔案的變動(dòng)要有跡可循、責(zé)任到人。比如，人事檔案管理是有一個(gè)平臺(tái)的，那么在打開這個(gè)平臺(tái)的時(shí)候，一定要記錄人員身份、變動(dòng)歷史等，這樣就會(huì)在后續(xù)的問題查找與解決中找到責(zé)任人，使得整個(gè)檔案管理更為規(guī)范。事業(yè)單位開展電子信息化檔案管理的時(shí)候，一定要確保信息的安全性，讓相關(guān)的工作人員提高安全防范意識(shí)，這樣才能夠讓整個(gè)檔案管理更加契合時(shí)代特色，實(shí)現(xiàn)檔案的高效、合理、有效、科學(xué)管理。
四、結(jié)語
綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也應(yīng)該不斷發(fā)展和提升，要契合信息化時(shí)代的特色，讓整個(gè)管理工作能夠朝著電子信息化的方向發(fā)展。這樣既可以提高人事檔案管理工作的效率，發(fā)揮人事檔案管理的價(jià)值和作用；也能夠保證人事檔案的安全性，可以讓其更為長久的保存；還能夠?qū)崿F(xiàn)云共享，從整體上提高事業(yè)單位的工作效率。
作者:劉迪 單位:臨沂市蘭陵縣教育和體育局