信息系統(tǒng)項(xiàng)目范圍管理分析

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【摘要】本文以我負(fù)責(zé)實(shí)施的浙江省寧?？h公務(wù)員考核管理系統(tǒng)集成開(kāi)發(fā)項(xiàng)目為例，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要性。

【關(guān)鍵字】信息系統(tǒng)；項(xiàng)目范圍管理

該系統(tǒng)要求在縣級(jí)考核平臺(tái)能夠?qū)λ?8個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道的3600臺(tái)終端電腦進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，還可通過(guò)圖文方式準(zhǔn)確地考核信息。同時(shí)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道和局級(jí)單位子賬戶也能對(duì)本轄區(qū)進(jìn)行無(wú)干擾的考核管理操作，且系統(tǒng)具備有線和無(wú)線雙重控制功能。另外該系統(tǒng)要求和各單位現(xiàn)有的考勤設(shè)備和軟件系統(tǒng)保持兼容。和以往類(lèi)似項(xiàng)目相比，本項(xiàng)目具有項(xiàng)目周期長(zhǎng)，功能復(fù)雜，中心數(shù)據(jù)庫(kù)龐大，涉及干系人眾多，用戶水平參差不齊等特點(diǎn)。項(xiàng)目范圍管理是用于確保項(xiàng)目包含且僅包含達(dá)到項(xiàng)目成功所必須完成的工作。包含如下五個(gè)子過(guò)程：范圍規(guī)劃、范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、范圍確認(rèn)、范圍控制。成功的范圍管理不僅有利于項(xiàng)目管理和實(shí)施人員明確要達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)所必須完成的工作，同時(shí)也能夠有效的明確各參與方在項(xiàng)目中的明確責(zé)任和分工。詳細(xì)的責(zé)任和分工界面不僅有利于實(shí)施中的變更管理，減少責(zé)任不清的事情發(fā)生，而且有利于項(xiàng)目結(jié)束時(shí)對(duì)項(xiàng)目范圍的清晰確認(rèn)。在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，感到這個(gè)項(xiàng)目和以往做過(guò)的同類(lèi)項(xiàng)目相比，具有一些鮮明的特點(diǎn)。首先是項(xiàng)目需求不夠清晰，從市委組織部和市人力社保局的高層領(lǐng)導(dǎo)到縣級(jí)中層領(lǐng)導(dǎo)以及局級(jí)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道等主要工作人員，大家對(duì)該項(xiàng)目都抱有很高的期望，每個(gè)人都有一些想法，但是往往不同人之間的想法存在沖突，這就給范圍定義帶來(lái)實(shí)際困難，需要做出一些取舍。其次是項(xiàng)目的功能較多，尤其是還要兼容以前的舊系統(tǒng)，但是初始的項(xiàng)目范圍書(shū)沒(méi)有提供足夠的信息，這對(duì)我們編制詳細(xì)的范圍說(shuō)明書(shū)是個(gè)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。最后是由于項(xiàng)目干系人眾多，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中如何做好范圍控制也是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)?；谝陨系睦щy，在本項(xiàng)目的范圍管理中，我們主要針對(duì)各子過(guò)程采取了如下的辦法：

一、范圍規(guī)劃

我們根據(jù)項(xiàng)目的要求首先制定了詳細(xì)的項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃。制訂范圍管理計(jì)劃時(shí)，我們借鑒了以前項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，制訂了確認(rèn)樣板、表格及標(biāo)準(zhǔn)，充分考慮了各個(gè)終端現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況，對(duì)情況復(fù)雜的終端現(xiàn)場(chǎng)適當(dāng)放寬了確認(rèn)周期，盡量多留給客戶和項(xiàng)目組成員一些時(shí)間思考，做到和客戶共同提取業(yè)務(wù)需求。對(duì)于情況相對(duì)簡(jiǎn)單的終端現(xiàn)場(chǎng)，則由項(xiàng)目組成員直接提取業(yè)務(wù)需求，然后直接拿結(jié)果請(qǐng)客戶簽字確認(rèn)，盡量縮短確認(rèn)時(shí)間。同時(shí)還預(yù)留了一些風(fēng)險(xiǎn)時(shí)間，保證應(yīng)付在范圍確認(rèn)過(guò)程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)際上范圍規(guī)劃就是制定一個(gè)項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃，它規(guī)定了如何對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義、確認(rèn)、控制以及如何創(chuàng)建WBS的過(guò)程。

二、范圍定義

詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)定義了項(xiàng)目邊界，能夠明確的判定變更是在項(xiàng)目范圍內(nèi)還是項(xiàng)目范圍外，也是進(jìn)行成本、質(zhì)量和進(jìn)度管理的基礎(chǔ)。由于不同項(xiàng)目干系人之間有不同的期望，如何管理好這些期望，變成明確清晰的項(xiàng)目范圍，是一個(gè)值得討論的問(wèn)題。在本項(xiàng)目中，我們采取的方法是先進(jìn)行干系人分析，將不同干系人的需求和期望以及他們的重要程度和對(duì)項(xiàng)目的影響力識(shí)別出來(lái)，再進(jìn)行篩選和優(yōu)先級(jí)排序。對(duì)項(xiàng)目成功完成有重要意義的基本需求，要全力滿足，而對(duì)于影響力較高的干系人需求，即使對(duì)項(xiàng)目的意義不大，也要予以考慮，以避免對(duì)項(xiàng)目造成負(fù)面的影響。

三、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)

創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)是將項(xiàng)目主要可交付成果和項(xiàng)目工作細(xì)分為更小更易于管理的部分。根據(jù)本項(xiàng)目的特點(diǎn)，結(jié)合項(xiàng)目小組成員討論，應(yīng)用分解技術(shù)，以項(xiàng)目的生命周期的各個(gè)階段為工作分解結(jié)構(gòu)的第一層，即需求分析、設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備檢驗(yàn)、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收作為第一層次。把第一層次中的項(xiàng)目具體內(nèi)容在第二階段繼續(xù)進(jìn)行劃分。以設(shè)備檢驗(yàn)為例，產(chǎn)生的第二層次內(nèi)容分別是現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試、開(kāi)機(jī)測(cè)試、聯(lián)網(wǎng)測(cè)試。另外對(duì)分解的詳細(xì)程度，我們也制定了一套規(guī)則。對(duì)部分工作不需要在當(dāng)前完成的，分解較粗，并且只列出需要完成的功能，但是在三周內(nèi)要開(kāi)展的工作，必須分解到工作包的水平，即80個(gè)小時(shí)人能夠完成的工作。

四、范圍確認(rèn)

范圍確認(rèn)是對(duì)已完成項(xiàng)目范圍正式確認(rèn)的過(guò)程。在范圍管理計(jì)劃中我們明確規(guī)定，對(duì)被確認(rèn)的可交付物，必須有客戶正式的簽字確認(rèn)文件，比如，公務(wù)員崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)（樣表），公務(wù)員年度考核基本稱職、不稱職等次確定的具體情形，公務(wù)員平時(shí)考核評(píng)分表，公務(wù)員年度考核登記表，公務(wù)員年度民主測(cè)評(píng)表，公務(wù)員年度考核測(cè)評(píng)情況匯總表，公務(wù)員年度考核結(jié)果審核表，公務(wù)員年度考核優(yōu)秀、基本稱職、不稱職人員名單表，公務(wù)員年度考核結(jié)果通知書(shū)等硬性指標(biāo)，對(duì)于客戶沒(méi)有通過(guò)的，也要書(shū)面記錄該結(jié)果以及被拒絕的原因，以待分析檢查。

五、范圍控制

范圍控制的核心是管理變更。范圍變更應(yīng)該遵循項(xiàng)目整體變更的變更申請(qǐng)-變更初審-變更論證-CCB變更評(píng)審-變更通知-變更實(shí)施-變更監(jiān)控-變更跟蹤和評(píng)估的變更流程。同時(shí)，我們引進(jìn)了配置管理系統(tǒng)，將所有的通過(guò)的變更請(qǐng)求作為配置項(xiàng)管理，并委派配置人員不定期檢查配置項(xiàng)狀態(tài)。

作者：溫錦明 單位：浙江京航系統(tǒng)集成有限公司