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內(nèi)部控制在消費(fèi)品營(yíng)銷(xiāo)管理中的運(yùn)用

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內(nèi)部控制在消費(fèi)品營(yíng)銷(xiāo)管理中的運(yùn)用

一、快速消費(fèi)品企業(yè)內(nèi)部控制過(guò)程中存在的問(wèn)題

(一)內(nèi)部控制的環(huán)境不完善

1.組織結(jié)構(gòu)不合理。

例如:有些中小型企業(yè),由于股份私有化集中,導(dǎo)致一人獨(dú)大,在內(nèi)部管理上執(zhí)行“一言堂”或“一支筆”,內(nèi)控機(jī)制在這類(lèi)企業(yè)往往名存實(shí)無(wú),為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)極大風(fēng)險(xiǎn)。

2.風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制意識(shí)薄弱。

目前很多快速消費(fèi)品企業(yè)的管理者對(duì)于企業(yè)是否有完善的內(nèi)部控制機(jī)制、內(nèi)控機(jī)制是否與經(jīng)營(yíng)管理有效銜接、內(nèi)控是否落實(shí)到位并不關(guān)心,造成業(yè)務(wù)人員在為完成銷(xiāo)量目標(biāo)的同時(shí)濫用信用、盲目賒銷(xiāo),加大了應(yīng)收賬款回款風(fēng)險(xiǎn),資金使用效率下降,嚴(yán)重影響了企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)與再發(fā)展。

3.企業(yè)文化建設(shè)不到位。

企業(yè)文化作為企業(yè)的一種軟資源,它會(huì)促進(jìn)員工個(gè)人利益與企業(yè)以及社會(huì)利益保持一致,發(fā)揮整個(gè)內(nèi)控機(jī)制作用。然而很多企業(yè)忽視了企業(yè)文化建設(shè),企業(yè)缺少了向心力就會(huì)滋生出很多問(wèn)題。

4.人力資源與績(jī)效激勵(lì)不到位。

有效的內(nèi)部控制需要由高素質(zhì)的員工來(lái)貫徹執(zhí)行,但是很多快速消費(fèi)品企業(yè)并沒(méi)能很好的運(yùn)用人力資源,例如有的企業(yè)招聘時(shí)不把應(yīng)聘者的能力素質(zhì)放首位,沒(méi)有為員工開(kāi)展系統(tǒng)性培訓(xùn)活動(dòng),沒(méi)有制定完善及公平合理的考核、晉升與獎(jiǎng)勵(lì)制度等等,這些很容易導(dǎo)致個(gè)人利益得不到滿(mǎn)足而出現(xiàn)損害企業(yè)利益的情況。

(二)企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)不完善

業(yè)務(wù)授權(quán)、不相容崗位、業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范、業(yè)務(wù)記錄、規(guī)章制度、獨(dú)立檢查和控制標(biāo)準(zhǔn)等等,這些是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵控制點(diǎn),這些內(nèi)容的操作與執(zhí)行需要企業(yè)內(nèi)部所有職能部門(mén)的參與和協(xié)同運(yùn)作。而目前不少企業(yè)在其中一個(gè)或多個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)存在不合理的情況,企業(yè)內(nèi)部控制根本無(wú)法貫徹執(zhí)行,導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)法正確、真實(shí)和完整的反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)情況。

(三)企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不完善

目前很多快速消費(fèi)品企業(yè)并沒(méi)有形成有效的內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制,有些企業(yè)雖設(shè)立了內(nèi)部審計(jì)部門(mén),但部門(mén)的獨(dú)立性較差,日常工作又集中在對(duì)財(cái)務(wù)核算的檢查,無(wú)法有效的發(fā)揮內(nèi)部控制的監(jiān)督作用。

二、從財(cái)務(wù)管理角度看快速消費(fèi)品企業(yè)的營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)控

(一)市場(chǎng)投入預(yù)算控制

目前快速消費(fèi)品企業(yè)經(jīng)營(yíng)一般有三個(gè)渠道,即現(xiàn)代通路、傳統(tǒng)通路和電商特渠。企業(yè)為擴(kuò)大市場(chǎng)份額提升銷(xiāo)量,往往會(huì)在這些渠道投入大量的資金,用于廣告、陳列展示、推廣、促銷(xiāo)、買(mǎi)贈(zèng)、品嘗、返利等活動(dòng)。這其中會(huì)涉及各種物料的采購(gòu)、人員的使用、場(chǎng)地的租借、陳列的投放、產(chǎn)品價(jià)格的制定等等??焖傧M(fèi)品企業(yè)的市場(chǎng)費(fèi)用的投入可以占到企業(yè)總經(jīng)營(yíng)費(fèi)用的80%以上,并且由于市場(chǎng)變動(dòng)不受控,時(shí)常會(huì)發(fā)生臨時(shí)追加投入的情況。因此,需要企業(yè)編制年度營(yíng)銷(xiāo)預(yù)算,包括市場(chǎng)固定費(fèi)用預(yù)算、推廣活動(dòng)費(fèi)用預(yù)算等,并嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行,避免出現(xiàn)費(fèi)用黑洞,影響企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)。市場(chǎng)投入預(yù)算控制關(guān)注點(diǎn):(1)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)市場(chǎng)預(yù)測(cè)提報(bào)年度活動(dòng)申請(qǐng)和市場(chǎng)渠道常規(guī)費(fèi)用投入,規(guī)劃年度總費(fèi)用;(2)市場(chǎng)活動(dòng)及物料等投放如涉及招投標(biāo)的,必須按招投標(biāo)程序執(zhí)行;(3)所有市場(chǎng)費(fèi)用投入必須要有合同支持,嚴(yán)格按合同審批流程執(zhí)行;(4)按企業(yè)事權(quán)規(guī)定進(jìn)行費(fèi)用審批;(5)提報(bào)財(cái)務(wù)部審核備案;(6)費(fèi)用執(zhí)行按預(yù)算標(biāo)準(zhǔn),任何超支、變動(dòng)需重新走申報(bào)審批流程;(7)成立專(zhuān)門(mén)的市場(chǎng)巡查部門(mén)檢測(cè)監(jiān)督費(fèi)用執(zhí)行情況;(8)業(yè)務(wù)部門(mén)需對(duì)活動(dòng)作結(jié)案報(bào)告,評(píng)估反饋活動(dòng)效果;(9)市場(chǎng)費(fèi)用核銷(xiāo)必須一一對(duì)應(yīng),財(cái)務(wù)部門(mén)定期根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的費(fèi)用投入?yún)^(qū)域、人員、時(shí)間范圍、客戶(hù)等資料形成營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表,分析核算投入產(chǎn)出,為以后的市場(chǎng)運(yùn)作做出指導(dǎo)意見(jiàn);(10)年度各運(yùn)營(yíng)渠道分客戶(hù)簽訂經(jīng)銷(xiāo)合同,合同涉及的所有費(fèi)用、扣點(diǎn)必須經(jīng)嚴(yán)格審批流程,正本協(xié)議或復(fù)印件上交財(cái)務(wù)部備案登記。

(二)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)控制

快速消費(fèi)品企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),提高風(fēng)險(xiǎn)控制,尤其是對(duì)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)的管控。因?yàn)榭焖傧M(fèi)品企業(yè)的運(yùn)作講究的就是要“快”,資產(chǎn)周轉(zhuǎn)要快,資金回籠要快,市場(chǎng)應(yīng)變更要快。但由于企業(yè)為迎合市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要,基本都會(huì)給予客戶(hù)一定的賒銷(xiāo)期,這就需要企業(yè)在賒銷(xiāo)所帶來(lái)的收益與資金占用成本之間做出權(quán)衡,企業(yè)賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的建立在結(jié)合銷(xiāo)售的實(shí)際情況下,需綜合評(píng)價(jià)客戶(hù)情況,防止過(guò)度賒銷(xiāo)、盲目賒銷(xiāo)。應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)控制關(guān)注點(diǎn):(1)建立銷(xiāo)售與收款的內(nèi)部控制體系,所有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)必須進(jìn)入公司ERP管理系統(tǒng),每筆銷(xiāo)售必須詳細(xì)記錄客戶(hù)、數(shù)量、金額、出貨日期、發(fā)運(yùn)方式、地點(diǎn)等;負(fù)責(zé)核準(zhǔn)賒銷(xiāo)條件的人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)客戶(hù)資信調(diào)查;財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一核價(jià),銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一收款等;(2)業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶(hù)資信情況制定不同賒銷(xiāo)政策和信用額度,按企業(yè)事權(quán)程序?qū)徟?,變更信用額度和賒銷(xiāo)期必須嚴(yán)格按審批流程執(zhí)行;(3)財(cái)務(wù)部適時(shí)出具賬齡分析,及時(shí)向業(yè)務(wù)部門(mén)反饋超期應(yīng)收賬款,同時(shí)加強(qiáng)預(yù)警機(jī)制,對(duì)嚴(yán)重超期客戶(hù)需取消銷(xiāo)售資格,并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)停止發(fā)貨、催款收賬;(4)業(yè)務(wù)人員必須登記銷(xiāo)售臺(tái)賬,跟蹤應(yīng)收賬款回款情況,定期與財(cái)務(wù)部核對(duì)確認(rèn)往來(lái);(5)對(duì)于以賬扣形式兌現(xiàn)的市場(chǎng)費(fèi)用,業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)從客戶(hù)手中取回賬扣發(fā)票,按事權(quán)審批流程簽字確認(rèn)后,到財(cái)務(wù)部核銷(xiāo)到期應(yīng)收賬款;(6)對(duì)于呆賬,財(cái)務(wù)部和業(yè)務(wù)部共同成立清賬小組,并將應(yīng)收款核銷(xiāo)納入業(yè)務(wù)部門(mén)績(jī)效考核范圍;(7)對(duì)于壞賬,嚴(yán)格執(zhí)行審批流程,并追究相關(guān)業(yè)務(wù)人員責(zé)任。

(三)存貨內(nèi)部控制

快速消費(fèi)品企業(yè)在商品采購(gòu)和銷(xiāo)售過(guò)程中都會(huì)遇到免費(fèi)贈(zèng)品的情況。存貨內(nèi)部控制的關(guān)注點(diǎn):(1)企業(yè)采購(gòu)的商品必須辦理入庫(kù),按品項(xiàng)、數(shù)量、金額輸入ERP系統(tǒng);(2)企業(yè)在收到贈(zèng)品時(shí)(包括供應(yīng)商提供的途損),也必須按規(guī)定辦理入庫(kù);入庫(kù)單隔天必須傳遞至財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)部及時(shí)按品項(xiàng)與供應(yīng)商核對(duì)確認(rèn);(3)倉(cāng)庫(kù)根據(jù)業(yè)務(wù)員的銷(xiāo)售報(bào)單發(fā)貨(免費(fèi)贈(zèng)品必須在出庫(kù)單/送貨單上單列),送貨單經(jīng)客戶(hù)簽收確認(rèn)后,必須傳遞至財(cái)務(wù)部;(4)財(cái)務(wù)部根據(jù)ERP系統(tǒng)中出庫(kù)數(shù)據(jù)比對(duì)客戶(hù)簽收單,查找并調(diào)整差異,為后期開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票做前期準(zhǔn)備;(5)對(duì)于其他非銷(xiāo)售出庫(kù),必須由專(zhuān)人根據(jù)審批后的申請(qǐng)單輸入ERP系統(tǒng),單據(jù)上必須明確標(biāo)注品名、數(shù)量、金額、申請(qǐng)人、是否收款、用途等;(6)每月財(cái)務(wù)部會(huì)同倉(cāng)庫(kù)按品項(xiàng)全面盤(pán)點(diǎn),出具盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。

(四)其他內(nèi)部控制

快速消費(fèi)品企業(yè)在日常企業(yè)內(nèi)部控制中還需關(guān)注:(1)職務(wù)、崗位輪換,杜絕隱患、防止舞弊;(2)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)控制職能,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和堵塞漏洞,保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)的真實(shí)、準(zhǔn)確;(3)健全內(nèi)部控制制度,加大執(zhí)行力度,提高全員對(duì)內(nèi)部控制機(jī)制重要性的認(rèn)識(shí);(4)制定有效的人力資源和激勵(lì)績(jī)效制度,充分調(diào)動(dòng)員工積極性,提升員工素質(zhì)??傊焖傧M(fèi)品企業(yè)需要在營(yíng)銷(xiāo)管理中合理的引入內(nèi)部控制機(jī)制,使其更好的為企業(yè)服務(wù)。從長(zhǎng)期看,建立一套完整有效的內(nèi)部控制機(jī)制,盡可能在銷(xiāo)售環(huán)節(jié)杜絕出現(xiàn)弊端,保證營(yíng)銷(xiāo)效率有效提高,為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益,使企業(yè)在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出,立于不敗之地。

作者:鄧含 單位:上海市糖業(yè)煙酒(集團(tuán))有限公司