企業(yè)增值稅電子發(fā)票管理問(wèn)題探析

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伴隨互聯(lián)網(wǎng)及電子商務(wù)的高速發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入電子信息化的時(shí)代。與此同時(shí)，電子發(fā)票自2012年試點(diǎn)到全面推行工作歷時(shí)七年多，全面推廣使用是時(shí)展的必然結(jié)果，從本質(zhì)上改變我國(guó)發(fā)票管理體制及企業(yè)發(fā)票使用、管理的方向，對(duì)社會(huì)發(fā)展、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。文章主要從電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票的各自特點(diǎn)、使用媒介、交易結(jié)算過(guò)程包括申領(lǐng)、開(kāi)具、傳輸、接收、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)的差異點(diǎn)出發(fā)，進(jìn)一步分析電子發(fā)票的廣泛應(yīng)用給現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作所帶來(lái)的機(jī)遇和問(wèn)題，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)建議。

一、增值稅電子發(fā)票的內(nèi)涵與特點(diǎn)

增值稅電子發(fā)票是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，是稅務(wù)管理中的一項(xiàng)重要?jiǎng)?chuàng)新，與紙質(zhì)發(fā)票相同，由稅務(wù)局統(tǒng)一發(fā)行、監(jiān)管，采用最新的防偽手段，在線開(kāi)具給客戶的電子憑據(jù)，客戶可以自行保存，無(wú)需即時(shí)打印的電子單據(jù)。增值稅電子發(fā)票表現(xiàn)為紙質(zhì)發(fā)票的電子映像，是一種無(wú)紙化形式的發(fā)票。增值稅電子發(fā)票的特點(diǎn)包括無(wú)紙化、平臺(tái)化、實(shí)名化、互聯(lián)化。無(wú)紙化又稱為電子化，電子發(fā)票最根本特征為非紙質(zhì)化，所以電子發(fā)票免除了印制、現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)購(gòu)、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)，其運(yùn)行及開(kāi)具操作均基于電文方式，這是與紙質(zhì)發(fā)票本質(zhì)的區(qū)別。從開(kāi)戶登記、申領(lǐng)申請(qǐng)、稅種核定、開(kāi)具發(fā)票、打印蓋章、作廢紅沖等流程都能在網(wǎng)上完成。發(fā)票的開(kāi)具更加迅速、查詢真?zhèn)胃颖憷?。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)及電子商務(wù)的高速發(fā)展，網(wǎng)上購(gòu)物及電子商務(wù)充分體現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)和便利性，電子發(fā)票的開(kāi)具應(yīng)用也隨之被人們接受和廣泛推廣。增值稅電子發(fā)票的全面推行，能夠節(jié)約經(jīng)營(yíng)成本、便于保存、主動(dòng)補(bǔ)充配給、瞬時(shí)生成、即開(kāi)即驗(yàn)、平臺(tái)自動(dòng)推送、方便查驗(yàn)，無(wú)工作時(shí)間、地點(diǎn)、空間限制的優(yōu)勢(shì)越來(lái)越明顯。由此，無(wú)論是對(duì)企業(yè)還是對(duì)消費(fèi)者甚至稅務(wù)機(jī)關(guān)而言都是利大于弊。

二、增值稅電子發(fā)票的全面推

行對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的作用就企業(yè)而言，能大幅節(jié)省管理成本，創(chuàng)新電子發(fā)票的管理模式、簡(jiǎn)化核對(duì)、核算流程，并可以與企業(yè)內(nèi)部管理ERP等系統(tǒng)相結(jié)合，有利于提高資源利用效率，降低人工出錯(cuò)導(dǎo)致的無(wú)效重復(fù)工作，并能及時(shí)給企業(yè)管理者提供決策所需數(shù)據(jù)支持。

1.增值稅電子發(fā)票帶來(lái)財(cái)務(wù)工作效率及質(zhì)量的提高。電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票區(qū)別在于開(kāi)具的媒介不同。電子發(fā)票是通過(guò)各種終端設(shè)備開(kāi)具，紙質(zhì)發(fā)票則是人工開(kāi)具。因此，紙質(zhì)發(fā)票的工作效率比電子發(fā)票低，而且出現(xiàn)人為誤開(kāi)錯(cuò)開(kāi)的機(jī)率也高，紙質(zhì)發(fā)票開(kāi)具后還需要定期進(jìn)行匯總數(shù)據(jù)，整理登記使用情況，并需按時(shí)到稅務(wù)部門核銷、申請(qǐng)。而電子發(fā)票從領(lǐng)、填、核、銷環(huán)節(jié)都是通過(guò)數(shù)據(jù)傳輸自動(dòng)完成，沒(méi)有時(shí)間、空間的限制，隨時(shí)登錄系統(tǒng)即可完成。由此可見(jiàn)，電子發(fā)票無(wú)論在工作效率或質(zhì)量上更適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。

2.增值稅電子發(fā)票降低了企業(yè)的管理成本。紙質(zhì)發(fā)票本身印制成本比較高，此外還存有倉(cāng)儲(chǔ)成本，發(fā)票從購(gòu)入、開(kāi)具、核銷、保存都會(huì)耗費(fèi)人力和物力。電子發(fā)票一方面沒(méi)有印刷、存儲(chǔ)成本，另一方面利于保存及集中進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。在系統(tǒng)開(kāi)具的電子票據(jù)直接存儲(chǔ)在云系統(tǒng)，保管、查詢、調(diào)閱通過(guò)電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)或其他網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)媒介平臺(tái)，不占用實(shí)際地理空間，能節(jié)約大量查閱、調(diào)用時(shí)間。從申請(qǐng)、核準(zhǔn)、配號(hào)、數(shù)據(jù)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)全程線上操作，能節(jié)約大量的辦稅時(shí)間及人力，也避免了發(fā)票在申領(lǐng)、使用、核銷、保管過(guò)程中出現(xiàn)丟失。

3.增值稅電子發(fā)票的推行有利于降低稅收風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)上購(gòu)物行為改變了商事活動(dòng)和人民的日常生活，在日益普及的當(dāng)今，商家出于成本問(wèn)題少開(kāi)或不開(kāi)發(fā)票，以此規(guī)避納稅。隨著稅務(wù)部門大力推廣使用和積極宣傳解讀，公眾對(duì)電子發(fā)票愈發(fā)了解、熟悉，提高索要電子發(fā)票的意識(shí)和積極性，有利于企業(yè)規(guī)范納稅行為。電子發(fā)票有助于促進(jìn)稅收公平，使電子交易活動(dòng)的征稅行為更具有實(shí)際操作性，在一定程度上避免偷稅漏稅的現(xiàn)象，用較小的稅收成本取得較大的經(jīng)濟(jì)效益，減少涉稅違法案例，為納稅人營(yíng)造積極公平的稅收環(huán)境。電子商務(wù)的發(fā)展將進(jìn)一步推廣電子發(fā)票的應(yīng)用，從本質(zhì)上改變我國(guó)發(fā)票管理體制及企業(yè)發(fā)票使用、管理的方向。長(zhǎng)遠(yuǎn)而言，電子發(fā)票的信息化管理，轉(zhuǎn)變了管理方式，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)工具形成自動(dòng)預(yù)警機(jī)制、綜合監(jiān)管機(jī)制，使企業(yè)走向規(guī)范化經(jīng)營(yíng)管理生態(tài)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)提供的多元化控制方式和手段，從而減少偷稅漏稅后的惡性競(jìng)爭(zhēng)，規(guī)范市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)。

三、企業(yè)在使用增值稅電子發(fā)票中給財(cái)務(wù)帶來(lái)的問(wèn)題

企業(yè)在推廣使用電子發(fā)票過(guò)程中，既提供了便利又帶來(lái)了問(wèn)題。

1.電子發(fā)票推廣使用中存在的安全問(wèn)題。為了節(jié)約開(kāi)發(fā)成本，很多電子發(fā)票系統(tǒng)在搭建時(shí)會(huì)采用某些開(kāi)源軟件。開(kāi)源軟件的修改和分發(fā)不受許可證的限制，能為企業(yè)節(jié)省一筆授權(quán)費(fèi)用。但開(kāi)源軟件與生俱來(lái)的開(kāi)放特性，也會(huì)為系統(tǒng)帶來(lái)很多不安全因素，為企業(yè)和用戶帶來(lái)安全隱患。開(kāi)源軟件由于代碼開(kāi)源，任何人都能拿到這部分代碼，甚至對(duì)它進(jìn)行惡意修改。由于發(fā)票系統(tǒng)可能與企業(yè)ERP、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和金融支付系統(tǒng)相對(duì)接，如果不法人員獲得某部分系統(tǒng)所使用的開(kāi)源源代碼，并惡意修改代碼或者利用代碼漏洞發(fā)起攻擊，就可能威脅企業(yè)信息安全，甚至為企業(yè)或用戶帶來(lái)重大的經(jīng)濟(jì)損失。

2.增值稅電子發(fā)票存在重復(fù)報(bào)賬的風(fēng)險(xiǎn)。電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票的法律效力、基本用途和使用規(guī)定相同，而紙質(zhì)發(fā)票復(fù)印無(wú)效，只能一次性粘貼進(jìn)行報(bào)銷。而電子發(fā)票是一個(gè)PDF文件，可以無(wú)限次重復(fù)打印，與原來(lái)發(fā)票一模一樣，缺乏紙質(zhì)發(fā)票所具有的物理防偽性能。作為財(cái)務(wù)人員根本無(wú)法通過(guò)發(fā)票表面資料及稅局查詢系統(tǒng)識(shí)別是否已重復(fù)報(bào)銷，這給財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷審核單據(jù)中帶來(lái)困難及風(fēng)險(xiǎn)。

3.篡改發(fā)票基本信息，存在稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。作為電子發(fā)票載體的PDF軟件，通過(guò)軟件修改發(fā)票內(nèi)容、金額、電子簽章在當(dāng)今發(fā)達(dá)的系統(tǒng)并不是難事。為了系統(tǒng)安全考慮，國(guó)家稅務(wù)局在構(gòu)建中采用了不利于雙向交互信息的閉環(huán)系統(tǒng)。企業(yè)是無(wú)法統(tǒng)一導(dǎo)出其他企業(yè)開(kāi)具給本單位的發(fā)票信息，只能通過(guò)網(wǎng)上稅務(wù)系統(tǒng)一張張查檢。這樣給繁重的財(cái)務(wù)工作崗位增添不少工作量，所以財(cái)務(wù)人員基本上對(duì)電子發(fā)票的內(nèi)容及金額不驗(yàn)證，這也給不法人員篡改電子發(fā)票提供了便利及機(jī)會(huì)。

四、增值稅電子發(fā)票對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理影響的應(yīng)對(duì)措施

1.改變核銷發(fā)票機(jī)制，避免重復(fù)報(bào)賬。完善財(cái)務(wù)管理制度，對(duì)于報(bào)賬事宜，不僅要審核發(fā)票，也要審核與付款相關(guān)的采購(gòu)合同、出差審批等相關(guān)資料。開(kāi)發(fā)建設(shè)已報(bào)銷發(fā)票的管理臺(tái)賬小程序，通過(guò)掃描電子發(fā)票上所顯示二維碼自動(dòng)獲得發(fā)票代碼（號(hào)碼）、金額、日期等主要電子信息，并通過(guò)類似商品條型碼方式掃描識(shí)別發(fā)票或已報(bào)銷電子信息存入臺(tái)賬后，如下次掃描輸入的信息相同將自動(dòng)提示。從而減輕財(cái)務(wù)人員審核報(bào)銷的壓力，避免重復(fù)報(bào)銷問(wèn)題的出現(xiàn)。

2.制定電子發(fā)票報(bào)銷檔案系統(tǒng)及指南說(shuō)明。電子發(fā)票是企業(yè)管理中一項(xiàng)重要?jiǎng)?chuàng)新，有利于規(guī)范稅收行為，防控發(fā)票違法行為，降低征收及納稅人成本、節(jié)約社會(huì)資源，提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量、效率。電子發(fā)票發(fā)展更符合社會(huì)發(fā)展方向，在依托企業(yè)現(xiàn)有會(huì)計(jì)核算的系統(tǒng)基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)完整接收電子發(fā)票數(shù)據(jù)，并通過(guò)建立完善電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子歸檔及查詢。企業(yè)編寫相關(guān)指引及政策，進(jìn)一步說(shuō)明電子發(fā)票的制度，列明電子發(fā)票作為會(huì)計(jì)憑證及報(bào)銷、報(bào)賬嚴(yán)肅性，全面提高企業(yè)人員對(duì)電子發(fā)票認(rèn)識(shí)。

3.電子發(fā)票系統(tǒng)與企業(yè)ERP系統(tǒng)銜接融合。電子發(fā)票系統(tǒng)和企業(yè)ERP系統(tǒng)是兩個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，從開(kāi)發(fā)至系統(tǒng)設(shè)計(jì)使用的場(chǎng)景都是各自研發(fā)，要實(shí)現(xiàn)兩者的無(wú)縫對(duì)接及融合，需要對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)一體化管理會(huì)計(jì)運(yùn)作有針對(duì)性地構(gòu)建以下系統(tǒng)模塊。（1）內(nèi)外用戶端模塊的構(gòu)建嵌入。企業(yè)內(nèi)部員工日常小額費(fèi)用開(kāi)支，例如零星辦公用品采購(gòu)、差旅費(fèi)報(bào)銷、車輛費(fèi)報(bào)銷以及對(duì)外客戶購(gòu)、銷業(yè)務(wù)往來(lái)是內(nèi)外用戶端實(shí)施不同系統(tǒng)財(cái)務(wù)處理和業(yè)務(wù)管理在線操作軟件系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)實(shí)時(shí)連接，使電子發(fā)票開(kāi)具、接收、入賬處理與EPR系統(tǒng)內(nèi)的合同、電子數(shù)據(jù)子系統(tǒng)對(duì)接，以最快時(shí)間進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)對(duì)碰后使出入庫(kù)管理、資金收付、賬單生成有序地、高效地聯(lián)動(dòng)起來(lái)，最終實(shí)現(xiàn)一體化全自動(dòng)業(yè)務(wù)處理流程。（2）財(cái)務(wù)處理端模塊的構(gòu)建嵌入。電子發(fā)票是財(cái)務(wù)處理端收入、成本、費(fèi)用發(fā)生憑證信息載體，通過(guò)對(duì)這些電子數(shù)據(jù)載體的審核后生成會(huì)計(jì)憑證及各種報(bào)表數(shù)據(jù)，這個(gè)在線應(yīng)用操作軟件終端稱為財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)。該終端用戶系統(tǒng)可以通過(guò)GA證書、密碼口令、人臉識(shí)別技術(shù)、指紋及加密鑰的管理方式，防范冒名者及外來(lái)黑客的入侵。處理端應(yīng)設(shè)置層級(jí)權(quán)限，通過(guò)差別化層級(jí)權(quán)限提高財(cái)務(wù)審核流程的效率和內(nèi)部控制的成效。（3）財(cái)務(wù)信息生成端模塊的構(gòu)建嵌入。財(cái)會(huì)信息端從云端數(shù)據(jù)中提取電子發(fā)票信息，進(jìn)而對(duì)信息進(jìn)行整理、調(diào)用、歸集后同步生成財(cái)務(wù)資料，從而節(jié)省人力成本、提高效率，并從根本上解決人為失誤導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)向記賬憑證轉(zhuǎn)化過(guò)程中產(chǎn)生的錯(cuò)誤。（4）賬款收付端模塊的構(gòu)建嵌入。搭建與電子發(fā)票平臺(tái)和自身ERP系統(tǒng)互聯(lián)互通的企業(yè)收付平臺(tái)，電子發(fā)票的收付款信息傳輸?shù)狡脚_(tái)，經(jīng)各級(jí)審核、授權(quán)人員審批簽章確認(rèn)后，由平臺(tái)轉(zhuǎn)化為指令發(fā)送給基于網(wǎng)上銀行系統(tǒng)或第三方支付平臺(tái)發(fā)起收付款，并將收付款結(jié)果轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)、指令接入ERP平臺(tái)及按雙方接收數(shù)據(jù)格式要求發(fā)送結(jié)果指令，最終完成應(yīng)收應(yīng)付賬款的快捷收付。在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、電子商務(wù)快速發(fā)展的今天，企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化已成為發(fā)展趨勢(shì)。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)增值稅電子發(fā)票使用、積極實(shí)施電子發(fā)票系統(tǒng)與企業(yè)管理系統(tǒng)相銜接與融合，為自身更規(guī)范、更好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

作者:黃鼎雅 單位:中山市潤(rùn)訊企業(yè)管理信息服務(wù)有限公司