事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理措施
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摘要：對(duì)于辦公室工作而言，檔案管理占據(jù)著極為重要的位置，其直接影響著單位的發(fā)展，規(guī)范化管理辦公室檔案可以有效規(guī)范事業(yè)單位的日常工作。檔案管理規(guī)范化具有系統(tǒng)性，雖然國內(nèi)部分事業(yè)單位積極引進(jìn)了各種先進(jìn)的辦公室信息技術(shù)，但是依然缺陷重重，如管理制度不健全、不注重檔案管理等均直接影響了單位工作效率與質(zhì)量。對(duì)此，該文以辦公室檔案管理特點(diǎn)及重要性為切入點(diǎn)，重點(diǎn)剖析現(xiàn)階段辦公室檔案管理存在的問題，并結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)提出規(guī)范化管理措施，旨在對(duì)辦公室檔案實(shí)現(xiàn)高效管理。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公室檔案；規(guī)范化管理；檔案管理
對(duì)于事業(yè)單位而言，辦公室重點(diǎn)在于管理單位各項(xiàng)事務(wù)，其為事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)揮著指導(dǎo)作用。對(duì)于辦公室工作而言，檔案管理尤為關(guān)鍵，其完整記錄了辦公室的所有事務(wù)，能夠?yàn)閱挝惶峁?zhǔn)確、可靠的材料與信息。新形勢(shì)下，辦公室檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展所需，且直接影響了辦公室相關(guān)職能的有效發(fā)揮。對(duì)此，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，全方位、多層次分析與總結(jié)，制定有效的檔案管理規(guī)范，進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室效能。
1辦公室檔案規(guī)范化管理的重要性
1.1有利于豐富管理形式
現(xiàn)階段，中國科學(xué)技術(shù)水平得到了顯著提升，在信息時(shí)代背景下，辦公室信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，這也使得辦公室檔案管理形式日趨多樣化。相較于傳統(tǒng)方式，使用計(jì)算機(jī)管理辦公室檔案的效率更高，可有效提高檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，進(jìn)一步提高管理規(guī)范性。運(yùn)用計(jì)算機(jī)可以快速收集、使用、管理和儲(chǔ)存檔案信息，促進(jìn)了內(nèi)部信息交流效率以及檔案利用、管理率提高。除此之外，運(yùn)用信息化手段管理辦公室檔案，可提高管理效率，緩解工作人員壓力，從而促進(jìn)管理人員提高工作質(zhì)量[1]。
1.2可以促進(jìn)檔案管理員提高素質(zhì)
對(duì)于檔案規(guī)范化管理，事業(yè)單位應(yīng)高度重視，并在培養(yǎng)人才上投入更多的精力，檔案管理人員在規(guī)范化管理辦公室檔案中發(fā)揮了極為重要的作用。人才素養(yǎng)直接影響著工作效率，轉(zhuǎn)變檔案工作的性質(zhì)會(huì)對(duì)工作人員的能力造成影響，和以往的人工操作相比，當(dāng)前規(guī)范化的檔案管理主要運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)操作[2]。工作軟件的改變對(duì)管理人員操作計(jì)算機(jī)的能力提出了較高的要求，這是此項(xiàng)工作中不可或缺的一項(xiàng)能力。如此，便在日常工作中促進(jìn)了管理人員的素質(zhì)以及個(gè)人價(jià)值和工作能力的提高。
1.3可以促進(jìn)單位和部門提高管理水平
在事業(yè)單位的正常運(yùn)營中，辦公室檔案發(fā)揮著極為重要的作用。除了對(duì)單位各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、人事變動(dòng)的信息進(jìn)行如實(shí)記載，辦公室檔案還要注重保存單位發(fā)展歷程中重大的證據(jù)與史料。而規(guī)范化管理辦公室檔案，既能使檔案管理的流程得到優(yōu)化，同時(shí)還能帶給單位良好的社會(huì)效益。當(dāng)單位和其他部門展開合作時(shí)，需要借助檔案部門和合作方展開密切聯(lián)系與溝通，以確保雙方合作的有效性。所以，在管理辦公室檔案的過程中，規(guī)范化管理檔案，對(duì)促進(jìn)單位部門工作效率提升極為有利，從而使檔案管理更加科學(xué)和準(zhǔn)確。
2當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問題
2.1缺少健全的制度
新形勢(shì)下，事業(yè)單位尚未就辦公室檔案管理制度制定健全的制度，造成辦公室工作效率不理想，對(duì)辦公室職能的發(fā)揮造成了極大的影響[3]。過去，事業(yè)單位在開展辦公室檔案管理工作時(shí)，只是一味地整理和歸檔檔案，并未運(yùn)用先進(jìn)的科技展開分類和管理。而且往往因管理制度不健全或辦公室人員違規(guī)操作，導(dǎo)致管理制度流于形式，致使辦公室諸多檔案資料丟失，對(duì)辦公室職能的發(fā)揮造成了極大的影響。
2.2忽視辦公室檔案管理
在實(shí)際工作中，檔案管理工作只是檔案管理部門的工作任務(wù)，在單位中往往被認(rèn)為并非主要工作，僅僅只是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，通常單位的領(lǐng)導(dǎo)者都在主要業(yè)務(wù)上投入了諸多精力，而忽視了檔案管理工作。大部分單位，對(duì)辦公室檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在開展工作的過程中運(yùn)用的仍是傳統(tǒng)的管理理念和模式。此外，在辦公室檔案管理中由于資金投入力度不夠，從而造成在檔案管理中缺乏健全的基礎(chǔ)設(shè)施，這在一定程度上威脅了辦公室檔案管理的安全，對(duì)有序開展辦公室檔案管理工作極為不利。
2.3缺少專業(yè)的檔案管理人員
縱觀事業(yè)單位管理體系，辦公室檔案管理是不可或缺的組成部分[4]。但是，現(xiàn)階段單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室檔案管理工作的重視度較低，諸多事業(yè)單位均安排辦公室人員兼任檔案管理人員，因?yàn)檫@一類工作人員對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)了解得較少，在技術(shù)操作方面不夠熟練，所以很多時(shí)候都無法規(guī)范管理辦公室檔案。同時(shí)，這些工作人員中大部分都并未接受過系統(tǒng)教育，且所掌握的檔案管理知識(shí)與技能均不夠?qū)I(yè)，不熟悉辦公室檔案管理工作，同時(shí)在工作過程中也很容易出現(xiàn)問題，使得辦公室檔案管理工作職能無法充分發(fā)揮出來。
2.4缺少先進(jìn)的管理設(shè)備
在檔案管理設(shè)備方面，事業(yè)單位未有較大的投入，對(duì)信息技術(shù)與科技產(chǎn)品的引進(jìn)不及時(shí)，難以與時(shí)展保持同步。同時(shí)辦公設(shè)備十分落后，大部分單位依然采取的是人工管理模式，嚴(yán)重影響了辦公室檔案管理效率，加大了工作人員的工作量，使其在工作上耗費(fèi)了較多時(shí)間。且在人為因素的影響下，也無法順利實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理目標(biāo)，甚至導(dǎo)致檔案管理缺乏秩序性。
3新時(shí)期加強(qiáng)辦公室檔案管理規(guī)范的措施
3.1高度重視檔案管理工作
若要真正做好事業(yè)單位辦公室檔案管理工作，就必須從根本上將部門領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的認(rèn)識(shí)改變，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，運(yùn)用諸多有效手段積極宣傳事業(yè)單位的現(xiàn)代化;檔案管理模式，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員可以充分了解到在單位整體工作發(fā)展中，檔案管理工作效率發(fā)揮的重要作用，并高度重視辦公室檔案管理工作，使每一位工作人員均可以積極對(duì)待此類工作。同時(shí)構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)助力檔案管理工作的良好發(fā)展。辦公室檔案管理工作人員應(yīng)和時(shí)展保持同步，立足于工作需求，積極促進(jìn)自身檔案管理意識(shí)和相關(guān)法律意識(shí)的增強(qiáng)，特別是主要將自身保密意識(shí)加強(qiáng)，確保自身檔案管理觀念正確。工作人員要主動(dòng)參加相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，把更為豐富的檔案管理工作技能切實(shí)掌握好，促進(jìn)自身工作素質(zhì)水平提高，對(duì)檔案管理工作的重要性有更加充分的認(rèn)識(shí)。
3.2構(gòu)建合理科學(xué)的規(guī)章制度
健全的檔案管理制度是有序開展辦公室檔案管理工作的重要保障。事業(yè)單位只有構(gòu)建合理、科學(xué)的規(guī)章制度，才能有效開展辦公室檔案管理工作。新形勢(shì)下，辦公室檔案管理工作要和時(shí)展保持同步，在對(duì)新的檔案管理制度進(jìn)行制定的過程中，要將以往規(guī)章制度的束縛摒棄，積極創(chuàng)新制度的內(nèi)容和形式，如此，才可以為檔案管理工作的開展提供重要的制度保證。除此之外，在對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行制定的過程中，要充分運(yùn)用現(xiàn)代化手段，確保檔案管理制度更加完整、科學(xué)、安全[5]。構(gòu)建檔案管理制度還要涉及檔案銷毀制度，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定第一時(shí)間銷毀部分保存到期的檔案，為充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作職能提供保障。
3.3提高辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)
辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理水平具有決定性影響。所以，為了確保檔案管理的質(zhì)量，就必須有效提升檔案管理人員的素質(zhì)。具體來說，一方面，要加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員的檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能，提升其水平；另一方面，要求檔案管理人員及時(shí)了解現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，可以熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)在選拔辦公室檔案管理人員過程中一定要做到嚴(yán)格仔細(xì)，以制度為依據(jù)。當(dāng)然，單位還要針對(duì)檔案管理人員展開專業(yè)培訓(xùn)，幫助其將專業(yè)的管理知識(shí)與技能掌握，切實(shí)提高他們的綜合素質(zhì)，如此，才可以順利實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。
3.4采用現(xiàn)代化的管理手段促進(jìn)檔案工作管理質(zhì)量提升
檔案工作運(yùn)行中，所運(yùn)用的設(shè)備器材和技術(shù)手段、管理質(zhì)量以及落實(shí)規(guī)范化的程度息息相關(guān)，其具有可把控性[6]。但通過當(dāng)前實(shí)施的辦公室檔案管理體系可以看出，紙質(zhì)檔案管理仍占較大比例，在意識(shí)不足、技術(shù)有限等問題的影響下，數(shù)字檔案建設(shè)方案還是只在小范圍內(nèi)應(yīng)用，對(duì)順利落實(shí)規(guī)范化管理工作造成了阻礙。所以，可以考慮從下述幾個(gè)方面入手，改進(jìn)此類問題：首先，各單位需結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)革新需求，在檔案管理室中靈活應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，并把現(xiàn)代化設(shè)備和紙質(zhì)檔案管理工作聯(lián)系起來；其次，以不同形態(tài)的電子檔案為基礎(chǔ)，在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的地區(qū)，有效采用以數(shù)字模式形成的電子信息檔案，此形態(tài)的電子檔案十分完整、便捷，實(shí)用性較高；最后，就信息技術(shù)發(fā)展落后的地區(qū)，可以借助再加工紙質(zhì)檔案，將原件數(shù)字檔案形成。此手段可以不斷完善原有的紙質(zhì)檔案，對(duì)檔案規(guī)范化管理意義較大。
4結(jié)語
綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位極為重要的一部分。辦公室工作效率的高低，單位運(yùn)行的正常與否，在很大程度上均受到檔案管理規(guī)范化水平的影響。辦公室檔案管理相較于其他單位工作來說，內(nèi)容繁瑣、復(fù)雜，因此，需要相關(guān)人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，積極對(duì)檔案管理方式進(jìn)行更新，增強(qiáng)檔案管理的便捷性、高效性。除此之外，該項(xiàng)工作的開展還要求檔案管理人員具備較高的素質(zhì)，同時(shí)需要加大檔案信息化建設(shè)?？傊瑸檩^好地滿足現(xiàn)代化辦公室檔案管理工作的需求，需要各方面一同努力，齊心協(xié)力促進(jìn)檔案管理工作效率的提高，相信把現(xiàn)代化的管理手段應(yīng)用到辦公室檔案管理工作中，勢(shì)必能夠促進(jìn)事業(yè)單位的良好發(fā)展。
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作者：林泓鈺 單位：廈門產(chǎn)業(yè)技術(shù)研究院