內(nèi)部控制下的醫(yī)院合同管理思考

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【摘要】本文從合同管理的重要意義出發(fā)，分析了醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制存在的問題，并提出了幾點(diǎn)內(nèi)部控制下加強(qiáng)醫(yī)院合同管理的建議，目的在于提高醫(yī)院合同管理水平，促進(jìn)我國醫(yī)院得到健康穩(wěn)定的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制；醫(yī)院；合同管理；醫(yī)院管理；思考

一、合同管理的意義

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展規(guī)模也在不斷的擴(kuò)大，在醫(yī)院的發(fā)展過程中也需要簽訂大量的經(jīng)濟(jì)合同，在日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中會(huì)涉及到大量的經(jīng)濟(jì)合同。例如，在醫(yī)院運(yùn)行的各個(gè)階段和各個(gè)環(huán)節(jié)中都涉及到了合同管理，建設(shè)過程中的合同、采購設(shè)備過程中的合同、與相關(guān)的供貨藥廠的合同、與患者之間的合同，還有與醫(yī)生之間的雇傭合同及在有需求的前提下一些其他合同。由于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)數(shù)量和合同的種類也較多，例如一所大型的三甲醫(yī)院，一年需要簽訂的經(jīng)濟(jì)合同的經(jīng)濟(jì)價(jià)值大約占了現(xiàn)金比例的百分之五十。經(jīng)濟(jì)合同的簽訂主要目的在于保證合作的順利進(jìn)行，將合同主體雙方的義務(wù)和權(quán)力予以明確，促進(jìn)醫(yī)療活動(dòng)的順利開展。合同文檔是整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中重要的法律憑證和重要依據(jù)，一方面能夠詳細(xì)的對發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行反應(yīng)，更是保障醫(yī)院權(quán)利和義務(wù)施行的關(guān)鍵性因素。

二、醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制存在的問題

從實(shí)際情況來看，現(xiàn)階段我國醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制存在一些問題，其中問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.缺乏健全的合同管理制度。由于醫(yī)院涉及到的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)比較復(fù)雜，因此也就加大了設(shè)計(jì)經(jīng)濟(jì)合同管理制度的難度，一些醫(yī)院并沒有制定出完善的合同管理制度，在簽訂合同之前，并沒有做好意見征集、資信調(diào)查、研討合法合規(guī)性等工作。由于合同管理制度的不完善會(huì)直接導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目內(nèi)容研判不科學(xué)、評估不力的問題，在訂立合同的過程中內(nèi)容不完整、描述文字不完整、使用合同公章無規(guī)制的問題，在執(zhí)行合同的過程中出現(xiàn)變更條件、經(jīng)濟(jì)糾紛的問題。

2.缺乏規(guī)范的合同審批和決策流程。審核合同是合同管理的一個(gè)比較重要的環(huán)節(jié)，其中的每一個(gè)細(xì)節(jié)都會(huì)涉及到醫(yī)院的不同部門，例如財(cái)務(wù)部、服務(wù)部、護(hù)理部、人事部等等，如果缺乏集體對合同的審批、會(huì)簽，就會(huì)出現(xiàn)合同不全面、不周到的問題，最終影響到執(zhí)行合同的效果。然而從實(shí)際情況來看一些醫(yī)院在簽訂重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)合同的過程中，并沒有聘請專業(yè)的法律顧問，因此在經(jīng)濟(jì)合同中也存在著較大的法律風(fēng)險(xiǎn)。

3.合同管理信息化不足。從實(shí)際情況來看，很多醫(yī)院將工作的重點(diǎn)放在了提高醫(yī)療水平上，在對合同管理上并沒有實(shí)現(xiàn)信息化的管理，很多經(jīng)濟(jì)合同的簽訂是以紙質(zhì)的形式完成的。在傳統(tǒng)的發(fā)展中，所有的合同都是紙質(zhì)的，可以說紙質(zhì)合同代表了一個(gè)時(shí)代，但是在互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)發(fā)展的今天，在實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的過程中紙質(zhì)合同的弊端逐漸的凸顯。例如，如果需要不同管理層審核，那么紙質(zhì)合同在遞交的過程中就會(huì)耗費(fèi)大量的人工成本。同時(shí)紙質(zhì)合同并不能進(jìn)行及時(shí)的查閱，不能準(zhǔn)確的對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

三、內(nèi)部控制下加強(qiáng)醫(yī)院合同管理的建議

從上述情況來看，現(xiàn)階段我國醫(yī)院合同管理的內(nèi)部控制還存在著一些問題，因此醫(yī)院的管理者要從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，加強(qiáng)對醫(yī)院合同的管理，主要可以采用以下方法：

1.不斷完善醫(yī)院合同管理制度。為了更好的提升內(nèi)部控制下醫(yī)院合同管理的整體水平，醫(yī)院在實(shí)際運(yùn)行和發(fā)展的過程中應(yīng)該根據(jù)自身的基本情況，結(jié)合我國的《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》、《中華人民共和國合同法》、《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》等相關(guān)法律法規(guī)，制定出適合本醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展的醫(yī)院合同管理制度，聘請專業(yè)的法律人員參與到合同管理制度的工作當(dāng)中去。在醫(yī)院合同管理制度中要將工作人員的職責(zé)與分工予以明確，在簽訂合同之前要由財(cái)務(wù)部門、項(xiàng)目部門、合同主管部門、法律部門共同研討項(xiàng)目的可行性；在訂立合同的階段，項(xiàng)目部門要帶頭做好合同的起草工作，相關(guān)部門要參與到合同的修訂、審核、談判等工作當(dāng)中去，然后再經(jīng)過醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的修訂、審核、決策、審批；在執(zhí)行合同的階段，審計(jì)部門、相關(guān)的其他部門要強(qiáng)化合同執(zhí)行力度，參詳合同細(xì)節(jié)積極的發(fā)現(xiàn)問題，從而采用科學(xué)合理的方法來解決問題。同時(shí)醫(yī)院在制定合同管理制度的時(shí)候要明確合同公章的管理，要有相關(guān)的集體聯(lián)簽、會(huì)議紀(jì)要、審批記錄等決策性的文件，這些文件需要合同蓋章才能夠生效，對于沒有蓋章的合同，合同就不具備法律效率。建立起履行合同的制度，將責(zé)任明確到人，并且針對相關(guān)合同的執(zhí)行情況，與醫(yī)院的考核制度相結(jié)合，從而保證個(gè)人利益與醫(yī)院利益發(fā)展的一致性。

2.優(yōu)化合同管理流程。醫(yī)院的管理者要從以下幾方面入手優(yōu)化合同管理流程：一方面要優(yōu)化合同的審批管理流程。由于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的種類較多，不同合同的技術(shù)要求也會(huì)有所差異，因此就需要各個(gè)部門各司其責(zé)，嚴(yán)格的對合同的條款和內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)。審計(jì)部門要不斷完善合同管理的審批流程，加強(qiáng)對合同審批環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，這樣才能提高審批合同的時(shí)效性，提高合同管理的科學(xué)性。在合同簽訂之前，醫(yī)院的管理者應(yīng)該進(jìn)行項(xiàng)目的論證，主管合同部門要負(fù)責(zé)草擬合同的工作，監(jiān)察、審計(jì)、財(cái)務(wù)等部門要共同參與合同的審核工作當(dāng)中去，最好經(jīng)過分管院長的審批、確認(rèn)后才可以辦理簽訂合同。在簽訂合同之后，合同經(jīng)辦部門要將與合同有關(guān)的資料，例如合同的草稿、修改稿、正式合同原件等，移送到醫(yī)院辦公室，醫(yī)院的管理者要設(shè)置專門的人員進(jìn)行管理，主要負(fù)責(zé)合同類別的登記、復(fù)印、編號、簽收、歸檔等工作。與此同時(shí)，還需要不斷的完善合同付款等相關(guān)的管理環(huán)節(jié)。合同涉及到的相關(guān)款項(xiàng)支付可以說是合同履行過程中最為核心的環(huán)節(jié)之一，更是內(nèi)部控制重點(diǎn)管控環(huán)節(jié)。因此，醫(yī)院在實(shí)際合同款項(xiàng)支付的過程中，應(yīng)該積極構(gòu)建詳細(xì)的流程和規(guī)制，從而保證相關(guān)款項(xiàng)支付的安全性、合理性、科學(xué)性。

3.實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同的信息化管理。在互聯(lián)網(wǎng)＋時(shí)代的推進(jìn)下，醫(yī)院合同管理信息化不僅僅是未來發(fā)展的重要趨勢，更是醫(yī)院構(gòu)建完善合同管理的必然需求，通過現(xiàn)金的信息化手段，將醫(yī)院合同管理的相關(guān)細(xì)則進(jìn)行分類，從準(zhǔn)備、定力發(fā)起、簽署、履行等相關(guān)的環(huán)節(jié)入手，建立完善的信息化和無紙化辦公，從而及時(shí)的掌握合同的審核、修訂等情況，提高管理合同的效率，避免出現(xiàn)合同誤差的問題，也可以對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行事前的預(yù)警，提高醫(yī)院管理的水平。

4.對合同進(jìn)行全面的審核。在簽訂經(jīng)濟(jì)合同之前，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門要對醫(yī)院相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格的審計(jì)，從而保證對經(jīng)濟(jì)合同的內(nèi)容進(jìn)行全面的了解，做好對經(jīng)濟(jì)合同簽訂的準(zhǔn)備工作。在經(jīng)濟(jì)合同的形成過程中，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門要對合同中的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格的審查，通過嚴(yán)格的審查將涉及到的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)價(jià)格通過招標(biāo)、議價(jià)、競爭、談判等多種手段，控制在合理的范圍之內(nèi)，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)該積極的參與到經(jīng)濟(jì)合同的招標(biāo)過程當(dāng)中去，要對合同中的設(shè)備配置、服務(wù)條款、付款條件以及其他特殊條款進(jìn)行全面的了解。當(dāng)經(jīng)濟(jì)合同簽訂之后就有了一定的法律效力，審計(jì)部門要審核合同文本，對簽訂合同一方的履約能力、資信能力進(jìn)行審核，例如審核合同主體資格是否合法，要合同嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行嚴(yán)格的審查，審查招標(biāo)方式和條件是否與招標(biāo)、議標(biāo)的結(jié)果相一致；審計(jì)部門要對報(bào)送資料的完整性進(jìn)行審核，例如合同資料要包括招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、談判資料等，保證合同文本的內(nèi)容真實(shí)，語言真實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)，這樣可以降低簽訂合同的風(fēng)險(xiǎn)性。

四、總結(jié)

相對于醫(yī)院發(fā)展而言，內(nèi)部控制角度下醫(yī)院的合同管理完善和提升是一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的工作，不是一朝一夕能夠完成的。因此，醫(yī)院在實(shí)際強(qiáng)化合同管理的過程中要不斷的總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)，在現(xiàn)有合同管理的基礎(chǔ)上整合資源，優(yōu)化管理和配置，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，才能更好的促進(jìn)其整體發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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［2］余廉，范慧明.醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理內(nèi)部控制有效性研究［J］.衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)研究，2015，（8）：56－58.

作者：朱文坤 單位：惠州市中大惠亞醫(yī)院