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摘要:信息化建設在當今企業(yè)管理中具有不可替代的作用,通過信息化輔助辦公提高效率和集團化管控,將信息化平臺的終端數(shù)據(jù)有序鏈接整合,實現(xiàn)多端信息聯(lián)動,結果集中呈現(xiàn)的效果,打通企業(yè)“信息孤島”,實現(xiàn)高效運行,提升管理效益。
關鍵詞:信息化企業(yè)管理效率
企業(yè)信息化建設是指通過計算機技術的部署來提高企業(yè)的生產(chǎn)運營效率,降低運營風險和成本,從而提高企業(yè)整體管理水平和持續(xù)經(jīng)營的能力。
一、信息化管理的優(yōu)勢
一是實現(xiàn)信息有效的流通。信息化消除了企業(yè)內(nèi)部信息流通不暢不及時的問題,促進企業(yè)內(nèi)部人員的有效便捷溝通,提高了員工的合作意識,增強了企業(yè)的凝聚力。二是實現(xiàn)資源和信息集中管理和共享。將員工的經(jīng)驗與技術轉(zhuǎn)化成企業(yè)內(nèi)部資源,支持企業(yè)內(nèi)部用戶信息共享,既提高了員工的學習和創(chuàng)新能力,也避免了因人員的流動而導致的工作延誤。三是提高工作效率。通過公文流轉(zhuǎn)的自動化,避免了傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)時由于手工遞送而帶來的工作延誤以及人員、時間的浪費,保證了工作能夠快捷、準確地被處理。四是實現(xiàn)有效管理。有效監(jiān)管工作人員的工作情況,實現(xiàn)實時工作任務的監(jiān)督與催辦。五是職責分明。明確工作崗位與工作職責,增強人員的責任感,減少工作中的推諉、扯皮等現(xiàn)象。六是降低管理成本。大大減少辦公開支,降低管理成本。節(jié)約時間、節(jié)約紙張、節(jié)約電話費、傳真費用等,減少了差錯率,提高整體的工作效率。七是方便便捷。瀏覽器使用方式,無須安裝專用程序,實現(xiàn)遠程辦公和移動辦公,使辦公不再受地域的影響,可以通過網(wǎng)絡連接隨時隨地辦公。八是支持流程表單自定義、工作流程自定義,迎合不同企業(yè)的內(nèi)部流程。九是采取對敏感數(shù)據(jù)的加密手段,保障數(shù)據(jù)傳送過程的安全。
二、信息化的具體應用
在辦公自動化方面,可以實現(xiàn)文稿起草、會務管理、會議紀要、通訊錄管理、督查信息、財務報銷、設備臺賬管理、文件防偽識別、文件檔案查詢、授權委托書、請銷假、信訪信息及時報送等業(yè)務進一步信息化優(yōu)化,流程化的工作可以借助信息化來提升效率,把標準化操作的事項全部流程化,最終以提高效率為目的。以匯報材料起草為例,通過軟件功能統(tǒng)一模板格式,根據(jù)不同的匯報對象挑選不同的模塊內(nèi)容,自動生成文稿,實現(xiàn)定制化生成材料。比如,第一部分企業(yè)簡介,基礎數(shù)據(jù)發(fā)生變動后由相關部門填報并自動生成匯總到企業(yè)文化宣傳部,由該部門審核把關確定通稿上傳至模板;第二部分經(jīng)營指標數(shù)據(jù),每月由相關部門填列后自動匯總到企業(yè)經(jīng)營管理部,由該部門審核后上傳至模板;第三部分企業(yè)年度工作完成情況,分板塊由相關部門填列后自動匯總到綜合材料起草部門,由該部門定期修改匯總后上傳至模板;第四部分由相關部門跟據(jù)需要幫助解決的困難列個問題庫,匯總至模板,直至解決后再銷號,不能解決的問題可以根據(jù)匯報對象不同,摘列出不同的問題向?qū)止艿纳霞夁M行匯報。通過辦公自動化可以實現(xiàn)提高效率,提高準確率,最終達到匯報精準訴求的目的。類似的文稿材料、會議紀要等常規(guī)性、程序化的材料全部可以實現(xiàn)通過模塊化,實現(xiàn)信息化流水線操作。以會務管理為例,會議通知的模板流程化到信息系統(tǒng)中,把時間、地點、參會人員、參會要求等要素設置為可根據(jù)需求更改的變量,自動生成會議通知,同時自動通過文件和微信通知的形式發(fā)至參會人員手中,參會人員可以一鍵選擇參會與否,做出的選擇又自動統(tǒng)計到會務管理人員的操作系統(tǒng)中,然后流程的下一步自動進行會簽處置和會場座次圖布置??梢詫崿F(xiàn)全過程任何環(huán)節(jié)一目了然、異常變動一人掌控、受眾人員避免重復騷擾、組織人員避免重復工作,最終達到高效會務管理的目的。以機要文件管理為例,通過文件“掃碼機”的運用,通過掃描二維碼,實現(xiàn)文件真?zhèn)蔚淖R別,以及文件信息的快速上線流轉(zhuǎn)及歸檔。以通訊錄管理和檔案管理為例,通過分級分層設置權限,實現(xiàn)對本權限范圍的電話和文件實現(xiàn)一鍵查找,方便急事辦理。以數(shù)據(jù)統(tǒng)計為例,通過大數(shù)據(jù)的運用,用于分析經(jīng)營指標完成情況,包括產(chǎn)銷量、人力資源、庫存供應、經(jīng)營數(shù)據(jù)等,通過橫向縱向(同行業(yè)、不同時間節(jié)點)的對比分析,來判斷各要素的結構對經(jīng)營質(zhì)量的影響,實現(xiàn)信息對不同需求部門的分級分層共享。以督查督辦為例,通過將督查督辦信息化系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)進行無縫銜接,方便集團各層級領導、業(yè)務人員的高效辦理各項督查督辦任務,實現(xiàn)方式如下:一是運用現(xiàn)有“工作流程”模式,單獨開辟“督察督辦”模塊,增加一套周期辦理、超時提醒、完成存檔和統(tǒng)計查詢機制。二是模塊內(nèi)借鑒現(xiàn)有督察督辦信息化系統(tǒng)形式,分“13710”(點對點督辦)、“年度行動計劃督辦”、“月度重點工作任務督辦”三套流程。有一個恰當?shù)淖鲬?zhàn)工具的比喻是:“13710”是狙擊槍,特點是指哪打哪,針對性強;年度行動計劃是機關槍,特點是全面性、系統(tǒng)性;月度工作任務是步槍,特點是臨時性、指引性。三是流程發(fā)起形式使用“督辦卡”填報形式,發(fā)送給事項責任人,“點對點”地督促各項任務的落實??傊?,企業(yè)信息化建設可以幫助解決企業(yè)發(fā)展過程的統(tǒng)一性、便捷性、實時性、協(xié)同性、安全性等問題,實現(xiàn)企業(yè)管理的智能化,提高管理的效率。
參考文獻:
[1]楊寶安.基于自主開發(fā)模式的C公司企業(yè)信息化項目管理研究.蘇州大學碩士論文,2013
[2]唐州歡.公司的綜合管理平臺的設計與實現(xiàn).北京交通大學碩士論文,2015
作者:賈京京 單位:山西焦煤集團有限責任公司